سرعت و هیجان جاری در زندگی قرن ۲۱، نیاز بشر به رعایت نظم و داشتن برنامه‌ریزی در تمام امور کاری و روزانه خود را بیش از پیش کرده است. امروزه نمی‌توان بدون یک برنامه زمان بندی شده دقیق به همه کارها و وظایف شخصی رسیدگی کرد. بنابراین تکنولوژی قدم به قدم وارد بخش‌های مختلف زندگی بشری می‌شود تا به او در برقراری این نظم و انضباط کمک کند. این مساله در انجام امور مالی نیز دیده می‌شود.
فهرست مطالب
بسیاری از افراد به دلیل مشغله فراوان روزانه، بررسی مسائل مالی را فراموش کرده و کنترل حساب و کتاب دخل و خرجشان را از دست می‌دهند. در این مواقع استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری شخصی که به امور مالی فردی اشخاص رسیدگی کرده و با حسابرسی درآمدها و مخارج آن‌ها به سرمایه و نقدینگی‌شان نظم می‌بخشد راهگشایی کارآمد و مفید است.
نرم افزار حسابدار شخصی چیست؟
گاهی ممکن است با شنیدن اسم نرم افزارهای حسابدار شخصی با خود فکر کنید که نیازی به حسابدار نداشته و می‌توانید درآمدها و مخارج‌تان را به همان روش‌های قدیمی حساب و کتاب کرده و امور مالی خود را پیش ببرید. اما درواقع این نرم افزارها چیزی فراتر از ماشین حساب جیبی یا اندرویدی هستند. با کمک نرم افزارها و اپلیکیشن‌های حسابدار شخصی می‌توانید به سرمایه شخصی خود به صورت منظم و مستمر افزوده و از ایجاد مشکلات مالی احتمالی پیشگیری نمایید. علاوه‌بر اینکه این نرم افزارها در دنیای جدید و سرشار از تجلی‌های تکنولوژیک کمک فراوانی به افراد برای انجام امور مالی‌شان می‌کنند.
این روزها که تمام پرداخت‌های دوره‌ای مانند قبوض حامل‌های انرژی، بازپرداخت‌های دوره‌ای وام‌ها، بسیاری خرید‌ها و پرداخت‌های‌شان، جابجایی پول و دریافت و پرداخت بدهی‌ها و حتی واریز‌های حقوقی به صورت غیرحضوری انجام می‌شود، از کنترل خارج شدن حساب و کتاب‌های مالی روزانه بسیار محتمل است. در این مواقع است که نرم افزار حسابدار شخصی شما، در غیاب‌تان به همه آنچه باید توجه ویژه دارد.
نکاتی که باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری شخصی به آن‌ها توجه داشت
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری باید به دو نکته توجه داشت. اینکه نرم افزارهای حسابداری شخصی چه ویژگی‌ها و خصوصیاتی دارند و نکته بعدی نیاز‌ها و خواست‌های شما از نرم افزار حسابدار شخصی‌تان چیست. درواقع نرم افزارهای حسابدار شخصی تفاوت بسیاری با نرم افزار حسابداری شرکتی، فروشگاهی یا مشاغل دارد. نرم افزار حسابدار شخصی مانند یک کیف پول مدیریت شده برای شما عمل می‌کند.
بهترین نرم افزار حسابداری شخصی قابلیت نصب روی گوشی همراه با هر دو سیستم عامل انروید و آی اُ اس را دارد و اپلکیشنی قابل دسترس در استورهای مربوط به این سیستم‌ها است. همچنین این نرم افزارها معمولا قابلیت نصب روی ویندوز و کامپیوترهای شخصی را هم دارند و بنا به نیاز افراد از آن‌ها در کامپیوتر یا گوشی می‌توان بهره برد.
در بخش بررسی نیاز‌ها و خواست‌های شما از نرم افزار حسابداری شخصی، باید دید شما دانشجو هستید، یا دانش‌آموز، خانه‌دار و کارمند. به طور قطع امور مالی هر یک از این افراد متفاوت خواهد بود. برای مثال یک دانش‌آموز ممکن است در حق برداشت وجه از حساب خود و خرید اینترنتی محدودیت‌های بانکی داشته باشد و یک فرد خانه‌دار نظام حقوقی متفاوتی با یک کارمند دارد. بنابراین باید دید که نیاز شخصی شما به کنترل نقدینگی، مدیریت پرداخت و دریافت، واریز وجوه و خرید اینترنتی خلاصه می‌شود و یا ممکن است مواردی مانند پرداخت قبوض، بررسی زمان‌بندی چک‌های دریافتی و پرداختی، اقساط و بازپرداخت وام و تعدد حساب‌های بانکی نیز به آن‌ها اضافه خواهد شد.
ممکن است جا‌بجایی‌های پولی شما تنها به صورت کارت به کارت‌های ساده باشد و یا انواع جا‌بجایی‌ها مانند ساتنا و پایا را نیز دربر می‌گیرد. پس از این بررسی‌های دقیق به نتیجه‌ای مشخص خواهید رسید و خواهید دانست که از نرم افزار حسابدار شخصی خود چه خواسته‌هایی دارد. براساس این آگاهی بررسی ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مد نظر شما هدف‌مند و با برنامه پیش می‌رود.
ویژگی‌های اصلی بهترین نرم افزار حسابداری شخصی
در انتخاب یک اپلیکیشن حسابداری کاربردی و مفید باید دانست که اصلی‌ترین و مهم‌ترین ویژگی‌هایی که لازمه عملکرد مناسب و مفید به فایده آن‌ها است شامل چه مواردی می‌شود. درواقع برخی از امکانات این دست اپلیکیشن‌ها مشترک نبوده و از برتری‌های یک نرم افزار حسابدار شخصی محسوب می‌شود. اما تعدادی از این ویژگی‌ها عمومی بوده و باید آن‌ها را در تمام نرم افزارهای حسابدار شخصی دید. این ویژگی‌ها عبارتند از:
- عملکرد درست و بدون خطا در همه قسمت‌ها
- دقت در انجام محاسبات
- ارائه نمودارها و گزارش‌های دوره‌ای کامل و قابل فهم
- امکانات جانبی جامع و کاربردی
- رابط کاربری آسان و زیبا
درواقع مهندسان و طراحان بهترین نرم افزار حسابداری شخصی باید این مهم را هنگام برنامه‌ریزی و ساخت این اپیکیشن‌ها در نظر بگیرند که مصرف کننده محصول آن‌ها یک متخصص خبره با حساب‌های بزرگ و پیچیده مالی نیست. این محصول توسط عامه مردم و برای نظم دادن به حساب و کتاب‌های شخصی آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین همزمان با حفظ دقت و سرعت در معادلات، استفاده از آن نیز باید فاقد پیچیدگی و آسان باشد. همچنین گزارش‌های ارائه شده توسط آن به صورت قابل استفاده برای عموم طراحی شود.
قابلیت‌های بهترین نرم افزار حسابداری شخصی
اکنون سایر ویژگی‌هایی که باید در انتخاب نرم افزار حسابداری شخصی مورد توجه قرار بگیرد را بررسی می‌کنیم. بهترین نرم افزار حسابدار شخصی، مطمئنا تمام این ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را دارد و امکانات کاملی را به مصرف کننده ارائه می‌دهد.
دقت در ثبت تمام تراکنش‌های مالی
این تراکنش‌ها می‌توانند شامل پرداخت و دریافت‌ها و انتقال موجودی شوند. بهتر است در بخش دریافت‌ها، حقوق ماهیانه و وام‌ها قابلیت تفکیک داشته باشند. همچنین در بخش پرداخت‌ها، واریز اقساط وام و بانک و موسسه‌مالی دریافت کننده اقساط، زمان‌بندی پرداخت آن‌ها و میزان هر قسط نیز قابل تعریف باشد. در این بخش اپلیکیشن باید بتواند مغایرت‌های احتمالی موجودی را محاسبه کرده و به کاربر اطلاع دهد.
ارائه گزارش عملکرد مالی دوره‌ای
اپلیکیشن نرم افزار شخصی باید قادر باشد که با ثبت تمام امور مالی افراد یک گزارش دوره‌ای از عملکرد آن‌ها و هزینه‌ها و درآمد‌هایشان ارائه دهد. این گزارش‌ها باید به تفکیک، صورت هزینه و درآمد، بدهی و طلب‌ها و نقدینگی و سرمایه را اعلام کند. گزارش‌ها باید قابل فهم باشند. بهترین نرم افزار حسابدار شخصی این گزارش‌ها را تفکیک کرده و به صورت نمودارهای مالی ارائه می‌دهد.
ارائه صورت‌های مورد نیاز کاربر
نرم افزار حسابدار شخصی محک این قابلیت را نیز دارد که لیست کاملی را از وام‌ها و اقساط‌شان، چک‌ها و فرآیند دریافت و پرداخت‌شان، گردش‌‌ها و مانده‌های حساب‌های مختلف، تراکنش‌های موفق و ناموفق در اختیار کاربر قرار دهد. این صورت‌ها که به کاربر امکان بررسی و تحلیل عملکرد مالی‌اش را در دوره‌های زمانی مشخص می‌دهد برای ارائه به بعضی سازمان‌ها و مراکز در مواقع لزوم نیز مفید خواهد بود.
پس از این بررسی‌های دقیق موارد ذکر شده، بهتر است وجود ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که در ادامه خواهد آمد را نیز در نرم افزار حسابداری مورد نظر خود بررسی کنید.
- امکان تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات وارد شده و انتقال اطلاعات به دراپ‌باکس
- قابلیت اختصاص رمز عبور به نرم افزار و محافظت از اطلاعات شخصی به این وسیله
- امکان بازیابی رمز عبور از طریق پست الکترونیک
- قابل نصب بر روی نسخه‌های مختلف اندروید و آی او اس
- امنیت بالای تضمین شده از سوی شرکت سازنده
- هزینه نصب و پشتیبانی (برخی اپلیکیشن‌های حسابداری شخصی به صورت رایگان ارائه می‌شوند)
- قابلیت بروزرسانی به صورت خودکار
- قابلیت تغییر واحد پول
لازم به ذکر است ممکن است قابلیت‌های نسخه‌های رایگان اپلیکیشن‌های حسابدار شخصی با نسخه‌های پولی تفاوت چشمگیری داشته باشد. در این مواقع بهتر است گزینه ارزش در برابر خرید نرم افزار را بررسی کرد.
سخن آخر
در اخر باید یک نکته مهم را یادآور شد و آن امتیاز کاربران به نرم افزار و میزان رضایت‌مندی آن‌ها از عملکرد برنامه است. می‌توان با تحقیق و بررسی نظرات آن‌ها از کیفیت، قابلیت‌ها و کارایی نرم افزار برداشتی کامل داشت و باتوجه به این نظرات از انتخاب خود اطمینان لازم را حاصل کرد. مجموعه نرم افرار حسابداری محک امیدوار است با ارائه این راهنمای جامع و خلاصه، اطلاعات لازم برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شخصی را در اختیار شما قرار داده باشد.
