نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی | این نرم افزارها چه هستند و چه مشخصاتی دارند؟

مقدمه

امروزه اداره یک فروشگاه بسیار متفاوت از یک دهه پیش است. خریداران انتخاب­های بیشماری دارند و رقابت نیز بین فروشگاه­ها بیش از پیش شده است. در این رابطه صاحبان فروشگاه برای درک بهتر تقاضا و در نتیجه پاسخگویی به آن، به نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی روی آورده‌­اند. این نرم افزارها بسیار پیچیده‌تر و فراتر از دریافت وجه کالا در صندوق فروشگاه هستند. صاحبان فروشگاه امروزه به سرویس­های نرم افزاری علاقه‌مندند که تمامی جنبه‌های کسب و کار آنها را از سفارش کالا گرفته تا درک رفتار خرید مشتریان را یکپارچه کند.

فهرست مطالب

 در عین اینکه شما باید بدانید که کدام محصول به بهترین وجه می­تواند سبب موفقیت کسب و کار شما شود، یکسری ویژگی­های مهم نیز وجود دارد که باید آنها را در نرم افزار حسابداری خود مدنظر قرار دهید. در ادامه به توضیح این ویژگی­ها خواهیم پرداخت.

نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی چه کمکی به کسب‌و‌کار شما می‌کنند؟

حسابداری دقیق یک فروشگاه امری ضروری است و به کمک آن می­توان خطای انسانی را به حداقل رساند و در هزینه و زمان صرفه جویی کرد. نرم افزارهای حسابداری به فروشگاه‌ها کمک می‌کنند تا وظایف دشوار و پیچیده حسابداری را با سرعت و کیفیت قابل قبولی انجام دهند. در یک نرم افزار حسابداری خوب شما می­توانید داده­های تراکنش را به سادگی وارد کرده و یک گزارش قابل سنجش از خریدها را دریافت کنید. همچنین بسیار مهم است که بتوانید دارایی­ها، بدهی­ها، هزینه­ها و درآمدهایتان را ثبت کرده و دیدی واقعی و در لحظه از سود ناخالص خود به دست بیاورید.

نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی امروزه صرفا برای استفاده­ی حسابداران طراحی نشده‌اند. نرم افزارهای حسابداری امروزی قادر به اتصال به اپلیکیشن­های مختلف بوده و امکان دسترسی بالقوه به هزاران ابزاری دارند که به شما در مدیریت فروشگاه کمک می‌کنند. در این رابطه، و برای هرچه کاربردی­تر و سودمندتر بودن یک نرم افزار بهتر است به ویژگی­های زیر توجه کنید:

• کاملا مطابق با نیازهای فروشگاه شما طراحی شده باشد
• سطوح دسترسی چندگانه داشته باشد
• بتواند وجوه پرداختی را ثبت کرده و دستمزد کارکنان را مدیریت کند
• بتواند موجودی انبار را پیگیری کند
• نرم افزار بر مبنای دسترسی به فضای ابری طراحی شده باشد
• نرم افزار قابلیت ارتقا و توسعه داشته باشد.

عملکردهای ضروری برای هر نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

وقتی می­‌خواهید نرم افزار حسابداری فروشگاهی مناسب کسب و کارتان را انتخاب کنید، موارد متعددی را باید در نظر بگیرید. اولین مهمترین مورد این است که سرویس نرم افزاری حسابداری فروشگاهی شما باید اختصاصاً برای کاربردهای خاص فروشگاه شما طراحی شده باشد. همچنین در صورت امکان بهتر است نرم افزارهای فروشگاهی سطوح دسترسی متفاوتی داشته باشند به طوری که با استفاده از آن بتوان با کارمندان تعامل برقرار کرده و در عین حال اطلاعات کامل کسب و کار شما برای آنها نشان داده نشود. با وجود چنین امکاناتی، این نرم افزار می­‌تواند بازده مدیریت کسب و کار شما را افزایش دهد.

شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که افزونه­های جانبی در دسترس داشته باشد. بیشتر نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی دریافت وجوه کالا را مدیریت می­‌کنند اما در صورتی که بخواهید پرداخت دستمزد و کنترل موجودی خود را هم مدیریت کنید، باید به دنبال یک نرم افزار جامع و کامل باشید. در ادامه عملکردهای ضروری مورد نیاز برای یک نرم افزار حسابداری جامع و کامل را به تفصیل شرح می­دهیم.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به شما کمک می­کند تا رفتار خرید کردن مشتری­های خود را راحت­تتر درک کنید. به کمک این نرم افزار شما می­توانید چگونگی ارتباط برقرار کردن مشتری را زمانی که احتمال خرید کردن آنها بیشتر است بفهمید. همچنین با استفاده از این نرم افزار می­توانید متوجه شوید که هر قشر مشتری تمایل دارد چه نوع کالایی را بخرد. پلتفرم مدیریت ارتباط با مشتری که قابلیت یکپارچه شدن با نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی را دارد برای خریدهای حضوری و آنلاین بسیار مناسب بوده و استراتژی‌های فروش و بازاریابی بسیاری را در اختیار شما قرار می­دهد.

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

صاحبان کسب و کار از ابزارهای مختلفی برای مدیریت زنجیره تامین استفاده می­کنند این ابزارها شامل مدیریت سفارش، اجرا، مدیریت انبار، مدیریت مرجوعی­ها و دیگر ابزارها است. در این میان برخی از صاحبان مشاغل ترجیح می­دهند نرم افزاری که همه این ویژگی­ها را با هم دارد استفاده کنند در حالی که برخی دیگر یک یا دو سیستم نرم افزاری متفاوت را مورد استفاده قرار می­دهند.

اگر بتوانید سرویس نرم افزاری حسابداری یا فروشگاهی پیدا کنید که چندین مورد از موارد گفته شده در بالا را در خود جای داده باشد می‌توانید در هزینه و زمان فرایند مدیریت زنجیره تامین خود صرفه­جویی کنید چراکه تمامی این ابزارها همگی در یک سیستم وجود دارند.

 با استفاده از چنین سیستمی شما می­توانید بفهمید که کدام کالاها در فروشگاه کم هستند، و یا حتی می­توانید در صورت امکان از روش مدیریت دراپ شیپینگ در زنجیره­ی تامین خود استفاده کنید. لذا بهتر است است به دنبال نرم افزاری باشید که بتواند داده­های فروش و موجودی شما را با ویژگی­های اصلی زنجیره تامین مانند مدیریت سفارش و اجرا در هم ادغام کند.

کنترل موجودی

تعداد کالاها و همچنین روش­های فروش این محصولات بسیار متفاوت است، بنابراین کنترل موجودی نیازمند داشتن نوعی سرویس نرم افزاری حسابرسی است که بتواند نیاز و خواسته­های خاص هر فروشگاه را برآورده کند. ممکن است شما فقط صاحب یک فروشگاه باشید، و یا ممکن است فروشگاه شما چندین شعبه و انبار داشته و کالاها به روش­های مختلف بین این شعبات یا انبارها جابجا شوند. اگر می­‌خواهید سود خود را افزایش داده و هزینه­های اضافی را کاهش دهید سعی کنید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید که بتواند موجودی شما را کنترل و پیگیری کند.

همچنین اگر نرم افزار شما بتواند هزینه­ی کالای فروخته شده، سود کالای فروخته شده، مدت زمانی که هر کالا در طبقات فروشگاه می­ماند تا به فروش برسد، نرخ تعویض کارکنان و کاهش کالاهای موجود در نتیجه­ی دزدی یا آسیب دیدگی را برای شما محاسبه کند بسیار سودمند خواهد بود.

به خاطر داشته باشید که مدیریت موجودی، تضمین کننده­ی سود ناخالص شماست. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی مناسب می‌توانید در زمان درست تصمیم درست را بگیرید و مطمئن باشید که کنترل موجودی شما هرگز از دستتان خارج نخواهد شد.

کانال­های فروش چندگانه

نرم افزار حسابداری شما باید بتواند هر کانال فروش را با توجه به اطلاعات موجودی محصول به صورت اتوماتیک آپدیت کند. این موضوع وقتی اهمیت بیشتری می­یابد که شما سایت فروش آنلاین و یا ترکیبی از سایت­های فروش آنلاین و حضوری را اداره می‌کنید. در این حالت باید به دنبال نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی باشید؛ نرم افزاری که بتواند به صورت لحظه‌ای ذخیره موجودی را با توجه به سفارشات جدید محاسبه کند. با وجود چنین نرم افزاری شما هرگز دچار اشتباه نخواهید شد و یک کالا را به بیش از یک نفر نخواهید فروخت همچنین با داشتن این نرم افزار هرگز انبار شما خالی نخواهد ماند.

صندوق فروش (PoS)

نرم افزار صندوق فروشگاهی چیزی بسیار حرفه ای تر از یک صندوق پول کلاسیک است. این نرم افزار نه تنها باید خرید کردن را برای مشتری‌ها راحت­تر کند، بلکه باید اطلاعات ضروری مورد نیاز را به دستیاران فروشنده بدهد تا آنها بتوانند مشتری­ها را بهتر راهنمایی کنند. یک سرویس حسابداری فروشگاهی مدرن با در حافظه نگه داشتن تاریخچه فروش و اطلاعات شخصی می­تواند به اهداف مورد نظر نائل آید. همچنین برخی نرم افزارهای حسابداری صندوق فروش می­توانند اطلاعاتی راجع به عملکرد فروش کارکنان ارائه دهند؛ شما می­توانید از این اطلاعات به عنوان معیاری برای مدیریت و تشویق کارمندان خود استفاده کنید.

ویژگی­های دیگری که یک سیستم حسابداری صندوق می‌تواند داشته باشد شامل پردازش وجه، اسکن بارکد، سفارشات خاص، مرجوعی­ها و گزارش-دهی در پایان روز است. شما هرگز نباید به مشتری بگویید که از محل کالای مورد نظر او اطلاع ندارید و یا نمی­دانید که خرید قبلی آنها چه بوده است. نرم افزار حسابداری صندوق فروش باید بتوانند این اطلاعات را به سادگی پیدا کرده و اطلاعات مورد نیاز مشتری را در اختیارش قرار دهد.

توجه داشته باشید که اگر فروشگاه شما ایترنتی است، نرم افزار حسابداری شما نیازی به قابلیت هایی چون دریافت پول و یا بارکدخوان ندارد در عوض نیازمند داشتن قابلیت­هایی چون سبد خرید آنلاین و پرداخت آنلاین و احتمالا نرم افزار کنترل موجودی در لحظه می‌باشد.

گزارش­دهی

اطلاعات زمانی که در وقت مقرر خودشان ارائه شوند می‌توانند ارزشمندترین منبع ما باشند. برای صاحبان فروشگاه­های بزرگ و یا آن دسته از صاحبان کسب و کار که می­خواهند درک بهتری از روند موجود به دست آورند، ابزارهایی که می‌توانند داده­ها را آنالیز کرده و گزارش ارائه کنند بسیار مفید هستند.

این نرم افزارها می‌تواند درک صاحبان کسب و کار از عوامل پشت‌پرده­ی موثر بر سوددهی را افزایش داده و گزینه‌های موجود برای توسعه­ی فروشگاه و پیشرفت در سطح محلی را تعیین کند. برای به دست آوردن چنین اطلاعاتی باید نرم افزار حسابداری داشته باشید که تمامی این ویژگی­ها را داشته باشد. در این صورت شما به راحتی می‌توانید روند کسب و کار خود را به صورت دقیق و جزئی بررسی کرده و تصمیمات تجاری مناسب را بگیرید.

بهترین نرم افزار فروشگاهی را انتخاب کنید

امروزه کسب و کار فروشگاه­ ها متکی به نرم افزارهای حسابداری است. از جهت انتخاب سیستم نرم افزاری حسابداری گزینه‌های مختلفی برای فروشگاه وجود دارد. پس از این که متوجه شدید چه نوع نرم افزار حسابداری فروشگاهی متناسب با کسب و کار شماست، باید به دنبال نرم افزار جامعی بگردید که بتواند پایانه فروش، روش مدیریت ارتباط با مشتری، حسابداری، مدیریت زنجیره تامین، کنترل موجودی و گزارش­دهی را برمبنای نیاز شما ارائه دهد. سرویس نرم افزاری حسابداری فروشگاهی شما بایستی به راحتی قابل استفاده بوده و یادگیری کار کردن با آن وقت زیادی از شما نگیرد. همچنین این نرم افزار حسابداری باید به کسب و کار شما کمک کند تا خود را در بازار و بین رقبا مطرح کنید.

نکته مهم در برنامه‌های حسابداری پیشرفته این است که علاوه بر محاسبه دقیق و امکانات پیگیری مختلف، بر اساس قواعد حقوقی و قانونی محلی برای محاسبه مالیات‌های مختلف عمل می‌کنند. به همین دلیل الزاما باید از برنامه‌های حسابداری داخلی برای امور حسابداری استفاده کرد. برنامه­‌های حسابداری فروشگاهی در هر کشور با کشور دیگر فرق دارد چرا که محاسبات حسابداری کشورهای مختلف با هم متفاوت است.

برنامه حسابداری فروشگاهی محک یکی از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی بسیار پیشرفته است که تمام ویژگی‌های یک برنامه تخصصی را دارد. این برنامه برای فعالیت‌های گوناگون امکانات مختلفی داشته و توسط تیم فنی این شرکت به خوبی پشتیبانی می‌شود. برنامه حسابداری فروشگاهی محک یکی از کامل‌ترین بسته‌های نرم افزاری حسابداری برای فروشگاه­هاست و قابلیت بالایی برای خصوصی‌سازی دارد. این نرم افزار همچنین از امکانات متنوعی برای یکپارچه‌سازی فرایندهای حسابداری و مدیریت کسب و کار برخوردار است. با استفاده از این برنامه همچنین به سادگی می‌توانید انواع سیستم‌ها و دستگاه‌های مرتبط با حسابداری را تعریف کرده و از آنها استفاده کنید.