جستجو
Close this search box.

سامانه فروش یا صندوق مکانیزه فروش چیست؟

نوشته شده توسط علیرضا مهاجر تهرانی
زمان مطالعه این مقاله: 6 دقیقه

در چند دهه اخیر و با تغییراتی که به واسطه تحولات و پیشرفت فناوری‌های جدید رخ داده، شکل و شمایل تجارت و مدیریت کسب و کارهای مختلف به کلی دچار تحول شده است. حتما شما هم قبول دارید که مثلا نحوه خرید و پرداخت مایحتاج روزانه از سوپرمارکت‌ها (همان بقالی‌های قدیمی) نسبت به چند سال پیش کاملا فرق کرده است. این روزها فروشگاه‌ها و خرده‌ فروشی‌های کوچک و بزرگ مملو از اجناس و مشتریان مختلف هستند و مدیریت این حجم از تراکنش‌ و فعالیت‌های این کسب و کارها فقط با ابزار و تجیزات خاص امکان‌پذیر است. در اینجاست که سامانه فروش یا صندوق مکانیزه فروش یک ابزار ضروری و کاربردی به نظر می‌رسد.

فهرست مطالب

از طرف دیگر، بنابر قوانین مالیاتی و به منظور شفافیت در معاملات و اخذ مالیات به صورت عادلانه، استفاده از صندوق مکانیزه فروش یا سامانه فروش برای بسیاری از اصناف و کسب و کارها الزامی شده است و عدم استفاده از سامانه فروش مشمول جریمه‌های مالیاتی می‌گردد.

سامانه فروش چیست؟

سامانه فروش چیست؟

سامانه فروش که با عناوین مختلفی مثل صندوق مکانیزه فروش، سامانه صندوق فروش و حتی پایانه فروش (POS) نیز شناخته می‌شود یک سیستم رایانه‌ای متشکل از یک یا چند نرم افزار و چندین سخت افزار متصل به هم است که برای انجام، کنترل، ثبت و مدیریت امور حسابداری، فروش، انبارداری، پرداخت و ارسال کالا یا ارائه خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در واقع این سامانه جریان نقدینگی یک کسب و کار (همان فروشگاه‌ها و خرده‌فروشی‌ها) یا به عبارتی میزان خرید و فروش کالا و خدمات را به صورت روزانه ثبت و ذخیره می‌کند، موجودی کالا را به صورت خودکار از انبار کم می‌کند، درآمد حاصل از فروش محصولات و خدمات را محاسبه و گزارش می‌کند و ورودی و خروجی‌های بانکی و نقدی را ردگیری و پیگیری می‌کند. سیستم سامانه فروش با یکپارچه سازی بخش‌های حسابداری، انبار، فروش و غیره به مدیریت هر چه آسان‌تر و دقیق‌تر فعالیت‌های کسب و کار کمک می‌کند و درست به دلیل همین شفافیت و دقت در ثبت و مدیریت امور مالی، استفاده از آن از سوی سازمان امور مالیاتی کشور الزامی شده است.

سیستم‌های سامانه فروش پیشرفته‌تر می‌توانند علاوه بر مدیریت فرایندهای فروش، حسابداری و انبارداری، به سیستم‌های مدیریت پرسنل و کارکنان، سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و ابزارهای مختلف گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل داده‌ها متصل و مجهز شوند.

تفاوت سامانه فروش با پایانه فروش چیست؟

استفاده از سامانه فروش برای فروشگاه‌ها و خرده‌فروشی‌ها یک نیاز اساسی محسوب می‌شود. یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای فروشگاه ها ثبت و مدیریت دقیق و سریع فعالیت‌هایی است که در قسمت پایانه فروش (POS) اتفاق می‌افتد – منظور از فعالیت همان فروش کالا و محصولات و دریافت وجه است. از آنجایی که برای درک عملکرد یک کسب و کار و میزان موفقیت آن معمولا به میزان فروش توجه می‌شود، بنابراین باید برای مدیریت و اندازه‌گیری میزان فروش ابزارها و زیرساخت‌های لازم را تدارک دید.

شاید وقتی صحبت از پایانه فروش یا سیستم پوز می‌شود بیشتر ما یاد دستگاه کارتخوان و لحظه پرداخت می‌افتیم. درست است که منظور از پایانه فروش همان نقطه و جایی است که مشتری در ازای محصول یا سرویس دریافتی هزینه پراخت می‌کند، اما این پرداخت فقط به دستگاه کارتخوان محدود نمی‌شود.

سیستم پایانه فروش می‌تواند شامل نرم افزارها و سخت افزارهای دیگری مثل بارکدخوان، پرینتر چاپ فاکتور و غیره نیز باشد. از طرف دیگر، همان طور که ذکر شد، سامانه فروش (البته سامانه‌های فروش پیشرفته) به غیر از مراحل فروش و پرداخت، مدیریت قسمت‌های دیگر مثل انبار، حمل و ارسال را نیز پوشش می‌دهند. بنابراین می‌توان گفت پایانه فروش (POS) تنها یک بخش از اجزای سامانه فروش است.

سامانه فروش قابلیت سفارشی سازی دارد

سامانه فروش قابلیت سفارشی سازی دارد

همانطور که گفتیم، سیستم‌های سامانه فروش، به‌ویژه در دهه اخیر، مسیر طولانی را طی کرده‌اند و انعطاف‌پذیری زیادی را برای صاحبان کسب و کارها به خصوص در مورد نحوه عملکرد و کنترل هزینه‌ها به وجود آورده‌اند. شرکت‌های نرم‌افزاری با استفاده از مدل SaaS (نرم افزارهای خدماتی که در فضای ابری به کاربران عرضه می‌شوند) و بر اساس نیازهای مختلف کسب و کارهای کوچک تا بزرگ، خدمات و راه‌حل‌های مفید و موثری فراهم کرده‌اند. برخی از این شرکت‌های نرم افزاری با پرداخت هزینه‌ای معین امکانات خاصی را به کاربران و کسب و کارها ارائه می‌دهند. برخی دیگر نیز تا آنجا پیش رفته‌اند که نسخه‌های رایگان نرم‌افزار خود را برای جذب حتی بدبین‌ترین مشتریان و صاحبان کسب و کارهای خرد طراحی کرده‌اند.

به عنوان مثال، اگر شما یک مغازه خرده فروشی دارید و می‌خواهید در یک پایگاه داده اختصاصی اطلاعات مشتریان خود اعم از نام، آدرس، تاریخچه معاملات و غیره را نگهداری کنید می‌توانید پایانه فروش و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را نیز به سامانه فروش وصل کنید.

ارائه امکانات اضافی بر روی نرم افزارهای سامانه فروش بر اساس نیازهای هر کسب و کاری انجام می‌شود، بنابراین حتی باعث کاهش هزینه‌های یک کسب و کار می‌شود چرا که شما را از خرید تجهیزات و ابزارهای اضافی که کاربردی هم ندارند معاف می‌کند.

از سامانه فروش رایگان استفاده نکنید

شاید بسیاری از کسب و کارها، به خصوص کسب و کارهای نوپا، برای کاهش هزینه‌های خود وسوسه شوند که از نسخه‌های رایگان نرم افزارهای سامانه فروش استفاده کنند. اما به یاد داشته باشید که برای راه‌اندازی سامانه فروش اول نیاز به خرید سخت افزار دارید. و اما، برای تهیه نرم افزار، نرم افزارهای رایگان گزینه خوبی نیستند چرا که به مرور زمان نیاز به خدمات پشتیبانی و نگهداری پیدا خواهید کرد و نرم افزارهای رایگان این امکان را به شما نمی‌دهند.

هزینه خرید نرم افزار و پشتیبانی و نگهداری سخت افزار در مقایسه با مزایای بیشماری که سامانه فروش برای کسب و کار شما دارد واقعا ناچیز است. با این حال، قبل از تهیه و خرید سامانه فروش باید چند نکته را مدنظر قرار دهید:

  • هزینه کل مالکیت را در نظر بگیرید. آیا می‌خواهید یکبار و برای همیشه یک نرم افزار جامع تهیه کنید؟ آیا نیاز به به‌روزرسانی نرم افزار نخواهید داشت؟ آیا می‌خواهید یک نرم افزار ساده بدون امکانات خاص تهیه کنید یا به امکانات پیشرفته‌تری نیاز دارید؟
  • آیا خرید سخت افزارهای سامانه فروش و پایانه فروش را یک سرمایه‌گذاری می‌دانید یا آن را بخشی از هزینه‌های متناوب حساب می‌کنید؟
  • آیا می‌توانید تجهیزات و سخت افزارهای سامانه فروش را اجاره کنید و هر زمان که خواستید آن‌ها را پس دهید؟
  • از شرکت ارائه دهنده بپرسید آیا نسخه آزمایشی ارائه می‌کند تا ببینید نرم افزار سامانه فروش پاسخگوی نیازهای کسب و کار شما می‌باشد یا خیر؟
  • مطمئن شوید که سیستم سامانه فروش قابل ارتقا است. شاید آنچه که امروز مناسب کسب و کار شما است فردا که کسب و کار شما بزرگ‌تر می‌شود و پیشرفت می‌کند جوابگو نباشد. پس سامانه فروش شما باید بتواند همگام با پیشرفت کسب و کار شما ارتقا پیدا کند.
صندوق مکانیزه فروش چطور کسب و کار شما را ارتقا می‌دهد؟

صندوق مکانیزه فروش چطور کسب و کار شما را ارتقا می‌دهد؟

در وهله اول، استفاده از صندوق مکانیزه فروش با خودکارسازی بسیاری از فرایندهای روزانه و یکپارچه سازی بخش‌های مختلف باعث ارتقا و بهبود وضعیت و عملکرد کسب و کار شما می‌شود. هدف از خرید نرم افزار سامانه فروش خودکارسازی فرایندهای عملیاتی و تجاری است؛ نرم افزاری که از هر جایی و در هر زمانی می‌تواند در دسترس مدیران باشد و به آن‌ها گزارش ارائه کند.

اگر سامانه فروش را با صندوق‌های قدیمی مقایسه کنید متوجه تفاوت سرعت و دقت در انجام و تکمیل فرایند پرداخت می‌شوید. سامانه فروش یعنی مدیریت دقیق موجودی انبار، ساد‌ه‌تر شدن رسیدگی به امور حسابداری، چاپ سریع فاکتور فروش و معطلی کمتر مشتری در صف پرداخت؛ مواردی که در نهایت باعث رضایت‌مندی بیشتر هم مشتریان و هم کارکنان خواهد شد.

مزایای سامانه فروش در مدیریت کارکنان

کسب و کاری را تصور کنید که هنوز از صندوق پرداخت سنتی استفاده می‌کند و کارمندان آن باید هنگام تغییر شیفت زمان ورود و خروج خود را به نوعی ثبت کنند. این اطلاعات باید روی انبوهی از برگه‌ها ثبت شوند و حسابداران نیز مجبورند هنگام محاسبه حقوق و دستمزد کلی وقت صرف کنند و این اطلاعات را بررسی کنند.

حالا با وجود سامانه فروش می‌توان تمامی این دغدغه‌ها را حذف کرد. حتی استفاده‌های بیشتری نیز از آن برد. کارایی و بهره‌وری کسب و کار شما چقدر افزایش می‌یابد؟ قطعا، خیلی زیاد! ساعت ورود و خروج کارمندان یا زمان تحویل شیفت در نرم افزار ثبت می‌شود. آخر هر هفته یا هر ماه گزارش خروجی ساعات کاری و تحویل شیفت تهیه و چاپ شده و به حسابداری تحویل داده می‌شود یا حتی اگر سامانه فروش پیشرفته‌تری در اختیار داشته باشید، تمامی محاسبات حقوق و دستمزد با چند کلیلک محاسبه می‌شود.

از طرف دیگر می‌توانید برای هر کدام از کارکنان میزان کمیسیون‌ و درصد فروش خاصی تعریف کنید و نرم افزار با دقت بالا و بدون اشتباه این ارقام را محاسبه می‌کند.

بر خلاف صندوق های قدیمی که هر کسی می‌توانست به محتویات آن دسترسی پیدا کند، در سامانه فروش می‌توانید برای هر کسی سطح دسترسی تعریف کنید، مثلا شاید بخواهید که فقط مدیریت اجازه مرجوعی کالا را صادر کند نه کارمندان. برای این کار، نرم افزار مجوز می‌خواهد و مدیر کدی را به عنوان مجوز وارد می‌کند و بقیه فرایند مرجوعی را به یکی از کارمندان واگذار می‌کند.

ضمنا، گزارشاتی که از میزان فروش به مدیران ارائه‌ می‌شوند در تدوین استراتژی فروش بسیار کارایی دارند و حتی به شناسایی کارمندان نمونه کمک می‌کنند.

افزایش دقت، صرفه جویی در وقت و جلوگیری از خطا

سامانه فروش به طرز قابل توجهی درصد دقت را افزایش می‌دهد و از بروز خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند. برای مثال، با خودکارسازی مواردی مثل وارد کردن کالا به موجودی انبار با استفاده از بارکدخوان و اسکن همان بارکد در زمان فروش و تحویل کالا به مشتری دیگر هیچ خطا و اشتباهی رخ نخواهد داد. کاهش همین خطاها کمک می‌کند تا گزارشات دقیق‌تری از نحوه عملکرد و میزان پیشرفت کسب و کار خود به دست آورید.

وقتی مشتری کالایی را خریداری می‌کند آن فقره به طور خودکار از موجوی انبار کسر می‌شود. با تعریف و فعالسازی امکان “نقطه سفارش“، هر زمان که موجودی یک کالا کم‌تر از حد تعریف شده برسد، نرم افزار هشدار داده و برای شارژ مجدد به شما یادآوری می‌کند. تمامی این تراکنش‌ها را می‌توان در گزارشات روزانه، صورت‌های خرید و فروش، گزارشات موجودی انبار و غیره مشاهده کرد. حتی می‌توانید به مشتریان، کارمندان و سهامداران نیز گزارش و صورت وضعیت ارائه کنید.

با سامانه فروش یک ردپای دیجیتالی از کلیه تراکنش‌ها در اختیار دارید. حالا می‌دانید که یک فقره چه زمانی فروخته شده، چه کسی و در کدام صندوق آن را فروخته، به چه کسی فروخته شده و روش پرداخت چه بوده است.

از همه مهم‌تر اینکه، در عین بالا رفتن دقت، زمان تلف شده نیز کاهش می‌یابد. برای مثال، استفاده از بارکدخوان هنگام ورود اقلام انبار و نیز تحویل کالا به مشتری باعث صرفه جویی در وقت و افزایش بهره‌وری می‌شود.

سامانه فروش محک یک انتخاب مطمئن

همان طور که ملاحظه فرمودید، سامانه فروش ابزاری است که برای فروشگاه‌ها و خرده فروشی‌ها مزایای زیادی به همراه دارد. یکپارچه سازی بخش‌های مختلف، افزایش سرعت و دقت، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و همگام شدن با فناوری روز دنیا مواردی هستند که صاحبان همه کسب و کارها به دنبال آن هستد. ضمن اینکه، بنابر الزامات و قوانین مالیاتی استفاده از سامانه فروش برای اصناف مختلف الزامی شده است. سامانه‌های فروش زیادی در بازار وجود دارند و هر کدام بنابر امکانات و قیمتی که دارند می‌توانند پاسخگوی نیازهای کسب و کارهای مختلف باشند. با این حال به شما توصیه می‌کنیم جدا از سخت افزار مناسب، نرم افزار سامانه فروشی را انتخاب کنید که مورد تایید اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی کشور باشد.

منابع: https://www.surepayroll.com/ – https://www.mahaksoft.com/

برای دریافت جدید ترین مقالات، ایمیل خود را وارد کنید:

با نشر این محتوا، جامعه وبلاگ محک را گسترش دهید

علیرضا مهاجر تهرانی
علیرضا مهاجر تهرانی
علیرضا طهرانی در یک روز گرم تابستانی به دنیا اومده و اهل افراط و تفریطه... مدرک کارشناسی ارشد رو از دانشگاه تهران در رشته مترجمی زبان انگلیسی گرفته و چون به نوشتن علاقه داره وارد دنیای تولید محتوا شده.
بازاریابی محتوا چیست؟ مراحل بازاریابی محتوا

بازاریابی محتوا چیست؟ مراحل بازاریابی محتوا

زمان مطالعه این مقاله: 7 دقیقه آیا می‌دانید که ۷۰ درصد مشتریان قبل از خرید یک محصول یا خدمت، محتوای مرتبط با آن را می‌خوانند؟ این نشان می‌دهد که محتوا یک عامل تعیین‌کننده برای تصمیم‌گیری مشتریان است. بنابراین، اگر می‌خواهید بازاریابی مؤثری داشته باشید، باید محتوایی

اطلاعات بیشتر
بهترین سایت‌های هوش مصنوعی

بهترین سایت‌های هوش مصنوعی

زمان مطالعه این مقاله: 4 دقیقه در دنیای مدرن امروز هوش مصنوعی در راس اخبار قرار می‌گیرد. هوش مصنوعی در حال حاضر در زندگی روزمره ما حضور فراوانی دارد. از سیستم‌های موسیقی و اسپیکرهای هوشمند گرفته تا الگوریتم‌های پیشنهاد سفر در وب‌سایت‌ها، این فناوری به سرعت

اطلاعات بیشتر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

جستجو

مشاهده رایگان دمو نرم افزارحسابداری