بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی چیست |شرایط و مشخصات

مقدمه

نرم‌افزارهای حسابداری به کسب و کارها و فروشگاه‌ها کمک می‌کنند تا وظایف دشوار و پیچیده حسابداری را با سرعت و کیفیت قابل قبولی انجام دهند. برنامه‌های حسابداری امروزه پیشرفته و تخصصی شده‌اند و برای حسابداری محیط‌ها و موقعیت‌های مختلف طراحی و ساخته می‌شوند. به این ترتیب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب برای فروشگاه تفاوت زیادی با یک نرم‌افزار حسابداری مناسب برای کارگاه تولیدی دارد. در این مطلب به این موضوع می‌پردازیم که بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

فهرست مطالب

برنامه‌های حسابداری مختلف برای کارکردهای مختلفی طراحی و ساخته می‌شوند. یک برنامه حسابداری مناسب لازم است از پس وظایف مرتبط با کسب و کار بر آمده و امکاناتی هم برای ساده‌سازی فرآیندهای مختلف ارائه بدهد. با بررسی اجزای مختلف برنامه‌های حسابداری فروشگاهی سعی می‌کنیم پاسخ مناسبی برای این سوال پیدا کنیم.

برنامه‌های حسابداری تخصصی

بسیاری از برنامه‌های حسابداری برای اهداف و کارکردهای خاصی طراحی می‌شوند. برنامه‌های حسابداری فروشگاهی عموما به شکلی طراحی می‌شوند که امکان تعریف کالاها و انبار، و همچنین فروش و فاکتوردهی در آن ها قرار بگیرد. دلیل این موضوع به سادگی کاربرد این موارد در این نوع برنامه‌ها است. با این حال روش‌های مختلفی برای انجام همین وظایف در برنامه‌های مختلف حسابداری وجود دارد. همچنین علاوه بر این موارد، امکاناتی مثل حقوق و دستمزد، انبارگردانی پیشرفته، محاسبه فروش و منابع، و انواع گزینه‌های هوش تجاری و تحلیل فروش نیز در برنامه‌های حسابداری تخصصی‌تر ارائه می‌شود.

بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی شامل برنامه‌ای می‌شود که وظایف حسابداری مرتبط با فروشگاه، از ورود و خروج کالا به انبار تا صدور فاکتور و ثبت مشتریان را گرفته تا وظایف حقوق و دستمزد و بودجه و زمانبندی را تحت نظارت گرفته و به سادگی مدیریت کند. برای همین پوشش دادن تمام فعالیت‌های مرتبط با فروشگاه را می‌توانیم یکی از ویژگی‌های مهم در تشخیص کارایی این برنامه حسابداری در نظر بگیریم.

بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی چه بخش‌هایی دارد؟

برنامه‌های حسابداری مختلف با سطح امکانات و گزینه‌های متفاوتی ارائه می‌شوند. بازار نرم‌افزارهای حسابداری درست مثل بسیاری از بازارهای دیگر از منطق ساده‌ای پیروی می‌کند: برنامه‌هایی که کارایی بیشتری داشته باشند، قیمت بیشتری هم دارند. کارایی‌های مختلف برنامه‌های حسابداری در بخش‌های مختلفی تعریف شده و کنار هم قرار می‌گیرند که گاهی به آن ها «ماژول» یا «افزونه» گفته می‌شود.

برای مثال، یک برنامه حسابداری فروشگاهی ساده ممکن است فقط شامل یک سیستم فروش و فاکتوردهی ساده باشد. دقت در این نکته مهم است که همین قابلیت با چه کیفیتی ارائه می‌شود؟ بسیاری از نرم‌افزارهایی که سیستم فروش و فاکتوردهی دارند به شکل پیش‌فرض قابلیت ثبت انبار و کالاهای مختلف را دارند و فرآیند صدور فاکتور با محاسباتی در موجودی کالا و انبار انجام می‌شود. این در حالی است که نرم‌افزارهای ضعیف چنین امکاناتی ندارند.

به صورت کلی نوع خدمات و کیفیت ارائه خدمات یکی از مهم‌ترین نکات در انتخاب بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی محسوب می‌شود. برخی از مهم‌ترین اجزای یک برنامه حسابداری فروشگاهی شامل موارد زیر می‌شود:

• حسابداری
• فروش و فاکتوردهی
• بودجه و پیش‌بینی
• مدیریت انبار
• حقوق و دستمزد

در ادامه راجع به این اجزای مختلف که هر یک شامل بسیاری از عملیات‌های پیشرفته حسابداری می‌شوند اطلاعاتی ارائه می‌کنیم.

امکانات حسابداری بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی

بدیهی است که اصلی‌ترین عملیاتی که یک برنامه حسابداری لازم است ارائه دهد، عملیات حسابداری است. این عملیات با دفتر کل، حساب‌های قابل پرداخت و قابل دریافت، حساب‌های بانکی، دارایی‌های ثابت و موجودی کالا و سرمایه است. نرم‌افزارهای حسابداری مختلف این قابلیت‌ها را به شکل‌های گوناگونی ارائه می‌دهند. برای انتخاب برنامه‌ مناسب فروشگاه خود، لازم است به امکانات اصلی حسابداری برنامه توجه کنید. نکته مهم نه نحوه محاسبه بخش‌های مختلف، که داشتن امکاناتی برای یکپارچه‌سازی است.

با استفاده از این امکانات نیازی به وارد کردن دوباره و چند باره اطلاعات مختلف در سیستم حسابداری شما وجود ندارد. به این ترتیب می‌توانید با یک بار وارد کردن محصولات و قیمت‌ها، تمام محاسبات حسابداری مرتبط با آن ها را در تمام بخش‌های سیستم حسابداری خود داشته باشید.

فروش و فاکتوردهی

شکی نیست که بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی باید قابلیت فروش و صدور فاکتور مناسبی داشته باشد. همان طور که پیشتر اشاره شد، کیفیت ارائه این خدمات از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. سیستم‌های یکپارچه تخصصی حسابداری فروشگاهی تمرکز بالایی روی بخش فروش و فاکتوردهی دارند.

در این سیستم‌ها فرآیند فروش با داده‌های انبارگردانی از یک طرف، و امور منابع انسانی مثل حقوق و دستمزد از طرف دیگر ارتباط دارد. به این ترتیب هنگامی که یک کالا فروخته و برای آن فاکتور صادر می‌شود، سیستم به صورت خودکار آن را از انبار خارج کرده و مشخص می‌کند مبلغ آن توسط کدام فروشنده وارد حساب فروشگاه شده است. این سیستم‌ها همچنین امکاناتی برای دریافت اطلاعات مشتری و به این ترتیب متصل کردن او به بخش سی‌آر‌ام (CRM) ارائه می‌دهند.

نکته حائز اهمیت در انتخاب و بررسی قابلیت فروش و فاکتوردهی یک برنامه حسابداری میزان اتصال و یکپارچگی آن با بخش‌های مختلف برنامه است. نرم‌افزاری که فاکتور را بدون این اتصال‌ها صادر کند چندان قابلیت اتکا ندارد.

بودجه و پیشبینی

یکی از وظایف مهم در مدیریت مالی یک کسب و کار فروشگاهی در بخش بودجه و پیشبینی قرار دارد. بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی برنامه‌ای است که بر اساس تحلیل میزان فروش در سال جاری، اطلاعات مفیدی برای بودجه‌بندی سال بعد به دست دهد و به این ترتیب باری از وظایف مدیریت مالی فروشگاه کم کند. نرم‌افزارهای حرفه‌ای و تخصصی حسابداری معمولا در این زمینه نیز مواردی برای ارائه دارند.

مدیریت انبار

بخش مدیریت انبار و ثبت کالاها یکی از مهم‌ترین و پایه‌ای ترین بخش‌های یک برنامه حسابداری فروشگاهی مناسب است. امکان وارد کردن کالاهای مختلف در انبار، امکان وارد کردن چند انبار، تقسیم کالاهای انبار و محاسبه موجودی کالایی انبار و فروشگاه از جمله بخش‌های مهم این قسمت از نرم‌افزارهای حسابداری است. از آنجا که در فروشگاه‌ها ابتدا کالا باید تامین شود تا فعالیت تجاری جریان پیدا کند، قبل از هر چیز این کالاها هستند که در بخش مدیریت انبار تعریف می‌شوند.

بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی لازم است به خوبی بتواند کالاهای مختلف را بر پایه ویژگی‌های آن ها طبقه‌بندی و ثبت کرده، و همچنین امکاناتی برای پیگیری آن ها ارائه دهد. امروزه برخی از نرم‌افزارهای یکپارچه حسابداری بعد از وارد کردن کالاها به انبار، وضعیت آن ها را پیگیری کرده و هنگام صدور فاکتور موجودی کالا را تبدیل به موجودی مالی کرده و در محاسبات در نظر می‌گیرند. با توجه به اهمیت زیرساختی این بخش، توصیه می‌کنیم هنگام انتخاب یک برنامه حسابداری فروشگاهی حتما به قابلیت‌های مدیریت انبار در آن توجه کنید.

حقوق و دستمزد

بخش حقوق و دستمزد یکی از بخش‌های بسیار مهم در حسابداری کسب و کارهای فروشگاهی است. این عملیات دارای جزئیات زیادی است که با در نظر گرفتن عملیات‌های پیچیده حسابداری محاسبه می‌شود. یک برنامه حسابداری فروشگاهی یکپارچه به خوبی توانایی مدیریت این بخش از امور حسابداری فروشگاه را نیز باید داشته باشد.

فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس زمان کار و فعالیت کارکنان، حقوق دریافتی آن ها، مبلغ بیمه و مالیات و مواردی مانند این محاسبه می‌شود. انجام این فرآیند به صورت دستی کار بسیار سخت و زمان‌بری است به همین دلیل لازم است برای انجام آن از نرم‌افزارهای مناسب استفاده کنید. نرم‌افزارهای تخصصی به خوبی از پس محاسبه مالیات، میزان کارکرد و اضافه کاری با ضریب‌های مختلف و مواردی مانند این بر می‌آیند. آن ها همچنین به نحوی طراحی می‌شوند که محاسبات مالیاتی را در نظر بگیرند و به این ترتیب به شما کمک می‌کنند بدون هیچ دغدغه حقوقی به فعالیت تجاری خود ادامه دهید.

نکات مهم در خرید بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی

هیچ کدام از برنامه‌های حسابداری حرفه‌ای برای تمام فروشگاه‌ها مناسب نیستند. دلیل این موضوع به سادگی این است که کسب و کارهای مختلف روش‌های مختلفی برای درآمد دارند و سیستم‌های حسابداری نمی‌توانند از پیش با همه آن ها هماهنگ باشند. برای همین، بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی برای هر کسب و کار یا فروشگاه می‌تواند با فروشگاه دیگر متفاوت باشد. به همین دلیل امکان خصوصی‌سازی یا افزودن ویژگی‌های فروشگاه به برنامه، یکی از امکانات مهمی است که باید هنگام انتخاب به آن توجه کنید.

بعضی از مهم‌ترین نکات و امکاناتی که در هنگام خرید برنامه حسابداری بهتر است به آن ها توجه کنید شامل مواردی می‌شود که در ادامه معرفی می‌شود.

امکان خصوصی‌سازی

همان طور که پیشتر اشاره شد، این قابلیت باعث می‌شود بتوانید نکات مهم و کلیدی در حسابداری فروشگاه خود را به برنامه منتقل کنید. به عبارت دیگر، با استفاده از این قابلیت می‌توانید روی انواع محاسبات کنترل داشته باشید و معیارهای خود را به سیستم وارد کنید.

بعضی از برنامه‌ها به سادگی این امکان را به کاربر می‌دهند تا مقادیر و نحوه‌های محاسبه مورد نظر خودش را در برنامه اعمال کند. این دسته از برنامه‌ها امکاناتی برای اضافه کردن قابلیت‌ها و افزونه‌های مختلف نیز دارند. بهتر است هنگام خرید برنامه حسابداری فروشگاهی به این قابلیت توجه خاصی کنید.

فاکتوردهی یکپارچه

فرآیند صدور فاکتور و فروش یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های هر فروشگاهی محسوب می‌شود. بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی برنامه‌ای است که این فرآیند را به صورت یکپارچه انجام دهد. به عبارت دیگر هنگام صدور فاکتور، موجودی انبار و همین طور مبلغ دریافتی را در نظر گرفته و تغییرات مرتبط را در حساب‌های مختلف ایجاد کند. این دسته از برنامه‌های حسابداری نسبت به برنامه‌های ساده صندوق فروش امکانات بسیار بیشتری داشته و طبیعتا قیمت بالاتری هم دارند. اما نقش قابل توجهی در کاهش وظایف و مدیریت مالی موثر امور فروشگاه دارند.

امنیت

یکی دیگر از نکاتی که باید هنگام انتخاب برنامه حسابداری مناسب به آن توجه کنید بحث امنیت است. همان طور که می‌دانید اطلاعات حسابداری مهم‌ترین اطلاعات یک کسب و کار هستند. دسترسی دیگران به این اطلاعات، یا امکان دستکاری در آن ها، می‌تواند باعث لطمات جدی و جبران‌ناپذیر به کسب و کار شود. برای همین برنامه‌های حسابداری پیشرفته با انواع قفل‌ها و امکانات امنیتی ارائه می‌شوند تا امکان دسترسی افراد به آن ها محدود شود. 

پشتیبانی

هنگام خرید نرم‌افزارهای تخصصی توجه به کیفیت پشتیبانی فنی نقش مهمی دارد. برای مثال ممکن است قصد داشته باشید برای مدت خاصی یک تخفیف برای بعضی از کالاهای خود در نظر بگیرید اما راه وارد کردن این تخفیف به سیستم صدور فاکتور را نمی‌دانید. تیم پشتیبانی بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی باید قادر باشد در کمترین زمان ممکن مشکل شما را حل کرده و به شما راهکار مناسب ارائه دهد. بهتر است برای پیشگیری از مشکلات احتمالی بعدی، قبل از انتخاب برنامه، تیم پشتیبانی آن را امتحان کنید.

اتصال‌پذیری

امروزه راه‌های زیادی برای نظارت از راه دور روی سیستم‌های مختلف وجود دارد. اتصال‌پذیری برنامه حسابداری به این معنا است که بتوانید از طریق دستگاه‌ها و سیستم‌های مختلف با آن ارتباط برقرار کنید. برای مثال بسیاری از برنامه‌های تخصصی امکان رصد کردن امور حسابداری کسب و کار از طریق موبایل را فراهم می‌کنند. همچنین آن ها توانایی اتصال به مجموعه گسترده‌ای از دستگاه‌های اداری و تجاری، مثل پرینترهای بارکد و فاکتور، دستگاه‌های بارکد خوان، سیستم حضور و غیاب و مواردی از این قبیل را دارند.

سادگی استفاده

برنامه‌های حسابداری به شکلی طراحی می‌شوند که فرآیندهای پیچیده و دشوار حسابداری را آسان و ساده نمایش دهند. در آن ها هر چیزی باید در جای خودش تعریف شود و هیچ نوع ابهامی برای کاربر به وجود نیاید. توجه به این نکته در هنگام انتخاب برنامه حسابداری فروشگاهی مناسب از اهمیت قابل توجهی برخوردار است. اگر احساس می‌کنید برنامه بیش از حد پیچیده است و نیاز به آموزش طولانی دارد، پس به احتمال زیاد چندان برای کسب و کار فروشگاهی شما مناسب نیست.

سخن پایانی

 نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری فروشگاهی به شکلی طراحی می‌شوند که از پس وظایف مختلف به شکلی ساده و آسان بر بیایند. نکته مهم در برنامه‌های حسابداری پیشرفته این است که آن ها علاوه بر محاسبه دقیق و امکانات پیگیری مختلف، بر اساس قواعد حقوقی و قانونی محلی برای محاسبه مالیات‌های مختلف عمل می‌کنند. به همین دلیل استفاده از برنامه‌های خارجی برای امور حسابداری به هیچ وجه توصیه نمی‌شود. بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی در هر کشور با کشور دیگر فرق دارد و این موضوع به این دلیل ساده است که محاسبات حسابداری در کشورهای مختلف با هم متفاوت است.

برنامه حسابداری فروشگاهی محک یکی از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی بسیار پیشرفته است که تمام ویژگی‌های یک برنامه تخصصی را دارد. این برنامه با امکانات مختلفی برای فعالیت‌های گوناگون ارائه می‌شود و توسط تیم فنی این شرکت به خوبی مورد پشتیبانی قرار می‌گیرد. برنامه حسابداری فروشگاهی محک یکی از کامل‌ترین بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری را به کسب و کارهای فروشگاهی مختلف ارائه می‌کند. این برنامه قابلیت بالایی برای خصوصی‌سازی دارد. همچنین از امکانات متنوعی برای یکپارچه‌سازی فرآیندهای حسابداری و مدیریت کسب و کار برخوردار است. با استفاده از این برنامه همچنین به سادگی می‌توانید انواع سیستم‌ها و دستگاه‌های مرتبط با حسابداری را تعریف کرده و از آن ها استفاده کنید.