اشتباه‌ های مالی که در مدیریت رستوران باید از آن‌ها اجتناب کنید

مقدمه

ناکارآمدی‌های مالی در مدیریت رستوران، به‌سرعت می‌توانند به تعطیلی و ورشکستگی کسب‌وکارتان منجر شوند. صنعت رستوران‌داری، حوزه‌ای است که بی‌توجهی به کوچک‌ترین علائم هشداردهنده می‌تواند ناگهان به یک بحران بزرگ و حتی فاجعه تبدیل شود. دراین‌بین ارتکاب اشتباه‌ های مالی رستوران، می‌توانند وضعیت را بدتر کنند. اشتباهاتی که اغراق نیست اگر بگوییم به ‌نوعی خودکشی تجاری شبیه هستند و می‌توانند هر کسب‌وکاری را از مسیر درستی که در آن قرار گرفته، منحرف کنند.

فهرست مطالب

بنابراین مهم است که ضمن آشنایی با رایج‌ترین و درعین‌حال، مهلک‌ترین اشتباه‌های مالی رستوران، از مبادرت به آن‌ها پرهیز کنیم. برای آشنایی با 7 مورد از این اشتباهات تا انتهای این مطلب با نرم افزار حسابداری محک همراه باشید.

1- فقدان یک سیستم حسابداری مناسب

یکی از بزرگ‌ترین اشتباه‌های مالی رستوران یا به‌عبارت‌دیگر، اشتباه‌های حسابداری رستوران، عدم استفاده از یک سیستم حسابداری مناسب است. پیچیدگی امور مالی رستوران، نیاز به یک سیستم حسابداری را به یک ضرورت برایتان تبدیل می‌کند. بسیاری از مدیران رستوران‌ها، مهارت خوبی در مدیریت کارکنان و آشپزخانه دارند، اما با جنبه‌های مالی و حسابداری کسب‌وکارشان، چندان آشنا نیستند. البته استخدام یک حسابدار برای مدیریت امور مالی رستوران می‌توان ایده خوبی باشد اما چنین کاری باز هم رستورانتان را از یک سیستم حسابداری مناسب، بی‌نیاز نمی‌کند. یک سیستم حسابداری خوب باید ضمن پیروی از استانداردهای روز صنعت، به درک بهتر وضعیت مالی کسب‌وکار و کنترل معیارها و شاخص‌های مهم کمک کند

از دیگر ویژگی‌های یک سیستم حسابداری مناسب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سهولت استفاده
• انسجام
• قابلیت توسعه به‌موازات رشد کسب‌وکار
• امنیت

قویاً توصیه می‌کنیم از اتکا به سیستم‌های حسابداری ناکارآمد یا من‌درآوردی پرهیز کنید تا از تبعات سنگین یکی از بزرگ‌ترین اشتباه‌های مالی رستوران، در امان باشید.

2- عدم هزینه‌یابی و آنالیز حاشیه سود

هدف نهایی هر کسب‌وکار، دستیابی به سود است و اگر ایده مشخصی برای محاسبه میزان سودتان نداشته باشید، بی‌تردید در مدیریتتان، مرتکب یکی دیگر از اشتباه‌های مالی رستوران شده‌اید. شما به‌عنوان مدیر یک رستوران باید بدانید که از سِرو هر پرس غذا در رستوران، چقدر سود عایدتان می‌شود و این کار، تنها از طریق هزینه‌یابی درست، امکان‌پذیر است. منظور از هزینه‌یابی آن است که همه اقلامی را که برای تهیه و سِروِ یک پرس غذای خاص، بابت آن‌ها هزینه کرده‌اید، شناسایی کنید و ازآنجاکه قیمت مواد غذایی، دائماً در حال تغییر (معمولاً افزایش) است، لازم است با هر تغییر قیمتی که در یکی از اقلام هزینه اتفاق می‌افتد، فرایند هزینه‌یابی را مجدداً انجام دهید. هزینه‌یابی، یک معیار بسیار مهم در قیمت‌گذاری است. اگر قیمت اقلام هزینه‌ای کاهش پیدا کند، واضح است که درآمد بیشتری به ازای سِرو یک پرس غذا به دست می‌آورید. اما در صورت افزایش قیمت‌ها، باید مطمئن شوید که قیمت آن غذا، آن‌قدری باشد که بتواند سود مدنظرتان را تأمین کند. تجزیه‌وتحلیل حاشیه سود، اطلاعات ارزشمندی در اختیارتان می‌گذارد. با انجام این آنالیز درمی‌یابید که مثلاً:

• غذای X، 35% سود برایتان دارد
• حاشیه سود غذای Y فقط 5% است بنابراین شاید بهتر باشد قیمت آن را در منو مقداری افزایش دهید
• حاشیه سود غذای Z بسیار بالاتر از میزان مطلوبتان است؛ بنابراین شاید بتوانید با کاهش قیمت آن، به افزایش تقاضا برای این غذا کمک کنید

توجه داشته باشید که نرم‌افزارهای حسابداری مختلفی وجود دارند که برای آنالیز سود می‌توانید از آن‌ها کمک بگیرید. اگر جدیتی برای شناسایی هزینه‌ها و تحلیل سود نداشته باشید، مطمئن باشید که به‌واسطه ارتکاب یکی از بزرگ‌ترین اشتباه‌های مالی، چیزی جز شکست، انتظارتان را نمی‌کشد!

3- بیشتر بودن موجودی در مقایسه با فروش

پر کردن انبار با موجودی‌های غیرضروری، یکی از رایج‌ترین اشتباه‌های مالی رستوران است. شما همواره باید سطح بهینه‌ای از موجودی داشته باشید. افزایش غیرضروری سطح موجودی به‌واسطه خرابی یا فساد مواد غذایی اضافی، می‌تواند هزینه زیادی روی دستتان بگذارد و از آن مهم‌تر، باعث کاهش جریان نقدینگی‌تان شود.

یک قاعده کلی در حوزه رستوران‌داری این است که بهتر است به اندازه هفت روز کاری، در انبارتان موجودی ذخیره کنید. یک روش ساده برای تعیین این مقدار این است که میزان فروشتان در هر ماه را بر عدد 30 تقسیم کنید. عدد حاصل، موجودی موردنیاز روزانه‌تان را نشان می‌دهد که با ضرب کردن این عدد در 7، می‌توانید موجودی لازم برای یک هفته را تخمین بزنید. اگر میزان موجودی فعلی‌تان، خیلی بیشتر از این رقم است، سریعاً آن را کم کنید. به‌این‌ترتیب علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید و کمک به بهبود جریان نقدینگی، از اسراف و خراب شدن درصد قابل‌توجهی از مواد غذایی نیز جلوگیری می‌کنید.

4- عدم حسابرسی موجودی

حسابرسی موجودی، بخش مهمی از فعالیت‌های تجاری محسوب می‌شود و با عدم توجه کافی به این موضوع، مرتکب یکی دیگر از اشتباه‌های مالی رستوران شده‌اید. اگر کنترل دقیقی روی موجودی کالاها نداشته باشید، آنگاه به‌سختی می‌توانید متوجه مسائلی مثل خرابی یا به سرقت رفتن آن‌ها شوید و همین مسئله می‌تواند ضررهای اقتصادی هنگفتی برایتان در پی داشته باشد. رستوران‌ها باید در پایان هر هفته میزان موجودی مواد را موردبررسی قرار دهند. داده‌های حاصل از حسابرسی موجودی به رستوران‌ها در مواردی مثل کاهش هزینه‌های اضافی، شناسایی کمبودها و سرقت‌های احتمالی و همین‌طور ضایعات کمک می‌کند. بنابراین با جدیت و پیگیری، احتمال ارتکاب چهارمین مورد از اشتباه‌های مالی رستوران را به حداقل برسانید.

5- بیشتر بودن بدهی‌ها از دارایی‌ها

بدهی‌ها و دارایی‌ها، دو مفهوم کاملاً آشنا در عالم تجارت هستند و واضح است که همه کسب‌وکارها علاوه بر دارایی، بدهی هم دارند. اما زمانی که بدهی‌های رستوران شما بیشتر از دارایی‌هایتان شود، به این معناست که باید تغییراتی اساسی در کسب‌وکارتان ایجاد کنید و تعلل در مبادرت به این اقدام، یکی دیگر از اشتباه‌های مالی رستوران است.

نسبت دارایی به بدهی جاری، یکی از شاخص‌های مهم در ارزیابی عملکرد مالی یک کسب‌وکار محسوب می‌شود. این نسبت همان‌طور که از نامش پیداست، از طریق تقسیم دارایی‌های جاری بر بدهی‌های جاری به دست می‌آید. حالت ایده‌آل آن است که این نسبت حداقل 1 باشد و هر چه قدر این میزان بیشتر شود، طبیعتاً به معنای دارایی‌های بیشتر یا بدهی‌های کمتر خواهد بود. مهم‌ترین دارایی‌های جاری یک رستوران مواردی مثل موجودی مواد غذایی و نوشیدنی، میزان پول نقد و حساب‌های دریافتنی هستند. از سوی دیگر، مواردی مثل اجاره، وام‌های کوتاه‌مدت، صورت‌حساب‌های پرداختی و مالیات فروش، جزء مهم‌ترین بدهی‌های جاری یک رستوران محسوب می‌شوند. فراموش نکنید که هدف اصلی کسب‌وکار، کسب سود مناسب و پایدار است و زمانی که نسبت دارایی به بدهی جاری کمتر از 1 باشد، این هدف، سخت‌تر از شرایط عادی تحقق می‌یابد.

6- خرج کردن بدون توجه به صورت جریان وجوه نقد

اگر در مدیریت رستوران، بدون مبنایی محکم و منسجم، دست‌به‌جیب شوید، در دام یکی دیگر از اشتباه‌های مالی رستوران گرفتار می‌شوید. صورت جریان وجوه نقد یا همان صورت جریان‌های نقدی در مقایسه با موجودی حساب بانکی، معیار بسیار قابل‌اطمینان‌تری برای خرج کردن است.

بگذارید برای تشریح ششمین مورد از اشتباه‌های مالی رستوران، یک مثال ساده برایتان بزنیم. فرض کنید قصد دارید به‌اندازه‌ی نیاز یک هفته رستورانتان، برای آن موجودی (مثلاً مواد غذایی) بخرید. پس از بررسی حساب بانکی‌تان می‌بینید که 10 میلیون تومان پول دارید و برای خرید موجودی، 9 میلیون 700 هزار تومان پول لازم است. در این شرایط ظاهراً با خرید موجودی موردنیازتان، 300 هزار تومان هم برایتان باقی می‌ماند اما چنین رویکردی در هزینه کردن، خیلی جاها می‌تواند باعث شود در محاسباتتان دچار خطا شوید. اصلاً بعید نیست در آن لحظه، چک 2 میلیون تومانی را که هفته قبل بابت خرید نوشیدنی به فروشنده داده بودید و تا چند روز دیگر باید نقد شود، فراموش کرده باشید. به نظرتان در این صورت چه اتفاقی می‌افتد؟ پاسخ ساده است! حالا با خرج 9 میلیون و 700 هزار تومان از 10 میلیون موجودی حسابتان، نه‌تنها 300 هزار تومان برایتان باقی نمانده، بلکه شما 1 میلیون و 700 هزار تومان هم بیش‌ازحد مجاز از حسابتان برداشت کرده‌اید که همین امر می‌تواند دستتان را برای پرداخت مخارج مهم دیگر مثل حقوق یکی از کارکنانتان به دردسر بیندازد.

بنابراین به‌عنوان یک اصل مهم به خاطر بسپارید که هرگز بر اساس موجودی حساب بانکی‌تان برای رستوران خرج نکنید. این یکی از وسوسه‌انگیزترین اشتباه‌های مالی رستوران است. به جای این کار، همواره باید صورت وجوه نقد را مبنایی برای هزینه کردن قرار دهید. این صورت مالی اساسی، با نمایش کلیه جریان‌های نقدی ورودی و خروجی جاری، کمکتان می‌کند که هیچ موردی از نظرتان دور نماند.

7- عدم تهیه صورت‌های مالی یا عدم توانایی تحلیل آن‌ها

آیا می‌دانید صورت سود و زیان رستورانتان را چطور باید تهیه کنید یا بخوانید؟ ترازنامه را چطور؟ اگر پاسخ منفی باشد، باید بگوییم که همین تعللتان در آشنایی با این صورت‌های مالی، یکی از خطرناک‌ترین اشتباه‌های مالی رستوران بوده است که سریعاً باید برای آن، فکری کنید. یکی از مهم‌ترین کارها در ارتباط با مدیریت مالی رستوران، تهیه صورت‌های مالی اساسی برای آن است. این صورت‌ های مالی اساسی عبارت‌اند از:

• ترازنامه
• صورت جریان‌های نقدی
• صورت سود و زیان

آگاهی از این صورت‌های مالی اساسی و درک آن‌ها، یکی از لازمه‌های اساسی در حفظ حاشیه سود رستوران شماست. اگر دانش یا مهارت کافی را در تحلیل این صورت‌های مالی ندارید، حتماً باید از یک فرد حرفه‌ای اعم از حسابدار یا مشاور در این زمینه کمک بگیرید تا به‌تدریج در حوزه مدیریت مالی نیز قوی شوید.

سخن آخر

موفقیت، همواره از مسیر انجام “بایدها” نمی‌گذرد و گاهی امتناع از انجام بعضی “نبایدها” شما را به اهدافتان می‌رساند. آنچه در این مطلب از نظرتان گذشت، فهرستی از مهم‌ترین اشتباه‌های مالی رستوران بود که هرگز نباید مرتکب آن‌ها شوید. بسیاری از مجموعه‌های خدماتی، بالأخص رستوران‌ها، در اثر مبادرت به همین خطاها، مسیر درست را گم می‌کنند و خیلی زود به انتهای راه می‌رسند. اما آگاهی از این اشتباه‌های مالی رستوران، می‌تواند کمک کند که به‌عنوان مالک یا مدیر یک رستوران، رویکردهای مالی نادرستتان را بشناسید و نسبت به اصلاح آن‌ها اقدام کنید. مخلص کلام آنکه این هفت مورد از اشتباه‌های مالی رستوران را انجام ندهید تا بتوانید مسیرتان را برای موفقیت در رستوران‌داری هموار کنید.