چکیده
نقش اصلی را در شکل‌گیری روندهای جدید حسابداری، فناوری ایفا می‌کند. پیشرفت فناوری باعث می‌شود که عملیات حسابداری از جنبه‌های مختلف، دستخوش تحولات گسترده شوند و بسیاری از سازوکارهای جدید، جای روش‌های متداول و قدیمی را بگیرند. مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ را می‌توان یکی از موضوعات داغ این روزهای صنعت دانست. سیستمی که حالا همه کسب‌وکارها، اعم از قدیمی و نوپا به‌تدریج آن را به بخش لاینفکی از عملیات حسابداری‌شان تبدیل می‌کنند. Cloud Accounting علاوه بر تسهیل فرایندها و بهبود امنیت داده‌ها، به شرکت‌ها در استفاده بهینه از منابع مالی و زمانی‌شان کمک می‌کند. به همین سبب، شایسته است که ضمن آشنایی با مزایای حسابداری ابری، خود را برای همگامی با یکی از روندهای جدید تجاری، آماده کنیم.
فهرست مطالب
مقدمه
این روزها درباره مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ زیاد صحبت می‌کنند. اینکه موفقیت یک شرکت نوپا تا حد بسیار زیادی به گردش کارآمد جریان نقدی، حسابداری سازمان‌یافته و برنامه‌ریزی مالی مؤثر بستگی دارد، بر کسی پوشیده نیست. طی سال‌های اخیر، شاهد تحولات قابل‌توجهی در صنعت حسابداری بوده‌ایم که پیشرفت در فناوری و وضع قوانین جدید مالیاتی، از آن جمله‌اند. این تحولات، بر سازوکار فعالیت استارت‌آپ‌ها نیز تأثیرگذار هستند.
باید بپذیریم که عدم مدیریت مالی صحیح، یکی از متداول‌ترین دلایل شکست بسیاری از استارت‌آپ‌هاست. نتایج تحقیقات شرکت CB Insights روی 101 استارت‌آپ ناموفق نشان می‌دهد که جریان نقدی، دومین دلیل ناکامی آن‌ها در مسیر تجاری‌شان بوده است. اما راه‌حل چیست؟!
بسیاری از کسب‌وکارهای نوپا و کوچک برای حفظ سازمان‌دهی، افزایش کارایی، بهبود امنیت، بهینه‌سازی عملکرد و پیشی گرفتن از رقبا تدریجاً به سوی استفاده از فناوری ابری حرکت می‌کنند و حالا حسابداری ابری، به یکی از روندهای تجاری غالب تبدیل شده است. در ادامه قصد داریم به مرور چند مورد از مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ بپردازیم و بدانیم که این همه سروصدا پیرامون این موضوع، چه دلایلی دارد؟
اِشراف مالی
استفاده از حسابداری ابری، امکان نظارت لحظه‌ای به هر آنچه را بخواهید، برایتان فراهم می‌کند. این بدان معناست که برای مرور داده‌های مالی، دیگر نیاز نیست منتظر افراد یا تیم‌های حسابداری شرکت بمانید زیرا همه چیز فقط با چند کلیک ساده و در کمتر از چند دقیقه روی صفحه‌نمایش در مقابلتان ظاهر شده و می‌توانید به داده‌های مالی مدنظرتان در فرمت‌ها و قالب‌های مختلف دسترسی پیدا کنید.
بهبود امنیت
امنیت یکی از پررنگ‌ترین جنبه‌های مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ است. انتقال همه اطلاعات محرمانه به یک سیستم ابری ممکن است برای استارت‌آپ‌ها بالأخص سازمان‌هایی که با اطلاعات مالی حساس سروکار دارند، در ابتدا قدری نگران‌کننده باشد. اما واقعیت این است که یک سیستم ابری، ضریب ایمنی و اطمینان بسیار بالایی دارد و به همین سبب، یکی از مطلوب‌ترین گزینه‌ها برای ذخیره اطلاعات محسوب می‌شود.
ارائه‌دهندگان سرورهای ابری برای محافظت از اطلاعات شما از تکنیک‌های امنیتی متنوعی مثل تعریف رمزهای عبور پیچیده، دیواره‌های آتش، کدگذاری اطلاعات و آنتی‌ویروس‌های قدرتمند استفاده می‌کنند. بنابراین حتی اگر لپ‌تاپ شما به سرقت برود، هیچ‌کس نمی‌تواند جز از طریق نفوذ به پورتال ابری، به داده‌های مالی‌تان دسترسی پیدا کند و همان‌طور که گفتیم، احتمال نفوذ غیرمجاز به پورتال ابری نیز به‌واسطه لایه‌های محافظتی قدرتمند، بسیار بسیار اندک و تقریباً صفر است.
دسترسی از راه دور و همکاری چندکاربره
یکی از دیگر از مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ این است که فناوری Cloud، امکان مدیریت کسب‌وکار را در هر زمان، از هر مکان و از طریق هر دستگاهی که به اینترنت متصل شود، امکان‌پذیر می‌سازد و به‌این‌ترتیب، شما می‌توانید در هر موقعیتی، به داده‌های تجاری‌تان دسترسی بلادرنگی داشته باشید. از طرف دیگر، در یک سیستم حسابداری ابری، چند کاربر می‌توانند به شکل از راه دور، ضمن دسترسی به فایل‌ها، آن‌ها را مشاهده کرده و در صورت نیاز آن‌ها را با کاربران دیگر به اشتراک بگذارند.
حالا سیستم‌های سنتی حسابداری را تصور کنید. شما یک نرم‌افزار را روی لپ‌تاپتان نصب کرده‌اید و دسترسی به داده‌های موجود در آن، با انواع و اقسام محدودیت‌ها مواجه است. چنین حالتی در مقایسه با مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ، ناامیدکننده به نظر می‌رسد؛ این‌طور نیست؟!
صرفه‌جویی در هزینه
بهبود کارایی مالی، ملموس‌ترین جنبه مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ است. حسابداری ابری مخصوصاً در شرایطی که یک استارت‌آپ، فعالیتش را به‌تازگی آغاز کرده و با محدودیت‌های اقتصادی زیادی روبروست، یک گزینه ایده‌آل است. این سیستم به کاهش چشمگیر هزینه‌های تجاری کمک زیادی می‌کند زیرا دیگر برای سخت‌افزارهای پیشرفته و استخدام متخصصین IT برای به‌روزرسانی و مدیریت نرم‌افزاری آن‌ها به صرف هزینه‌های سنگین نیاز نیست. به‌واسطه برنامه‌های موسوم به pay-as-you-go (پرداخت به میزان مصرف) در سیستم‌های ابری، شما فقط در مواقع نیاز دست‌به‌جیب می‌شوید و از این طریق، بهتر می‌توانید جریان‌های نقدی شرکت را مدیریت کنید.
نسخه‌های محلی نرم‌افزارهای حسابداری به دلیل هزینه افزودن قابلیت‌های بیشتر (مثلاً تعریف کاربران جدید)، هزینه پشتیبانی و همین‌طور هزینه‌های سخت‌افزاری، در مقایسه با سیستم حسابداری ابری، چندان مقرون‌به‌صرفه نیستند. به همین دلیل، اگر به‌عنوان یک کسب‌وکار نوپا در جستجوی کارایی مالی بیشتری هستید، ما قویاً سیستم‌های حسابداری ابری را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
به‌روزرسانی‌های خودکار
به‌روزرسانی‌های خودکار، یکی دیگر از مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ محسوب می‌شود. این فرایندهای به‌روزرسانی، هیچ اخلال و وقفه‌ای در عملیات اصلی حسابداری ایجاد نمی‌کنند و این از نظر زمانی، بسیار ارزشمند و مقرون‌به‌صرفه است. حین کار با یک سیستم حسابداری ابری، دیگر دغدغه‌ای برای ذخیره‌سازی نخواهید داشت. این سیستم‌ها به‌صورت خودکار، همواره آخرین نسخه از فایل‌های مالی‌تان را ذخیره می‌کنند؛ این بدان معناست که دیگر هیچ‌وقت به‌اشتباه روی نسخه‌های قدیمی یک فایل کار نمی‌کنید.
نصب یک نرم‌افزار حسابداری محلی روی سیستم، انجام به‌روزرسانی‌های دستی را می‌طلبد که این کاری دشوار، وقت‌گیر و هزینه‌بر است که به‌واسطه مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ، دیگر نیازی نیست برای پرداختن به مسائلی ازاین‌دست، زمان صرف کنید.
سخن آخر
آگاهی از مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ، شرکت‌های زیادی را به سوی استفاده از این نوع سیستم سوق داده است. البته این فقط شرکت‌های نوپا نیستند که از حسابداری ابری استفاده می‌کنند و تقریباً همه شرکت‌های بزرگ و شناخته‌شده، با این تحول همراه شده‌اند.
بااین‌حال با توجه به مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ، ضرورت استفاده شرکت‌های نوپا از این سازوکار بیشتر احساس می‌شود. همان‌طور که گفتیم استارت‌آپ‌های نوپا در ابتدای مسیر، چالش‌های مالی و محدودیت‌های اقتصادی زیادی دارند و ادامه فعالیت‌هایشان، در گرو مدیریت صحیح و اثربخش این چالش‌هاست. این شرکت‌ها برای عبور از گردنه‌ی پرپیچ‌وخم ابتدایی، باید در استفاده از منابع مالی‌شان، تا می‌توانند صرفه‌جویی کنند و ازآنجایی‌که حسابداری ابری، در مقایسه با سیستم‌های سنتی، بسیار کم‌هزینه‌تر است، پیش‌بینی می‌شود که روند استقبال استارت‌آپ‌های نوپا از Cloud Accounting تسریع شود.
از سوی دیگر صاحب‌نظران روی این موضوع که دورکاری به یکی از روندهای جدید حسابداری تبدیل می‌شود، اتفاق‌نظر دارند و سیستم حسابداری ابری، زمینه‌ای مناسب را برای پیدایش و تثبیت این روند خلق می‌کند. بنابراین شرکت‌های تجاری باید ضمن ایجاد زمینه لازم برای پذیرش تحول از طریق همگامی با روندهای جدید تجاری، از مزایای حسابداری ابری برای استارت‌آپ منتفع شوند.
استفاده از حسابداری ابری، انتخابی آسان و بی‌دردسر است که شما را از صرف هزینه‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری بی‌نیاز ساخته و زمان بیشتری را برایتان آزاد می‌کند. درنتیجه می‌توانید انرژی و تمرکز بیشتری را به بهره‌وری و بهبود ارتباط در سطح شرکت اختصاص دهید و از این طریق، با سرعت و شتاب بیشتری در جاده موفقیت گام بردارید.
