چکیده
گاهی استخدام یک حسابدار پاره‌وقت هم می‌تواند پاسخگوی نیازهای یک شرکت در سازمان‌دهی و مدیریت امور مالی باشد. بااین‌حال، همکاری پاره‌وقت، همواره چالش‌هایی را پیش روی شرکت قرار می‌دهد و به همین دلیل، باید آگاهانه و حساب‌شده در این مسیر گام نهاد. نکات زیادی در زمینه استخدام حسابدار پاره‌وقت وجود دارند که توجه به آن‌ها، شانس شما را در جذب یک نیروی شایسته افزایش می‌دهد. حصول اطمینان از شایستگی حرفه‌ای، تعیین حدود اختیارات، ارزیابی مهارت‌های دیجیتال، برقراری ارتباط مؤثر و … ازجمله مهم‌ترین نکاتی هستند که باید قبل از شروع همکاری با یک حسابدار نیمه‌وقت آن‌ها را مدنظر قرار دهید.
فهرست مطالب
مقدمه
استخدام حسابدار پاره‌وقت بعضاً می‌تواند ایده خوبی برای مدیریت امور مالی شرکت باشد. حجم امور مالی برخی شرکت‌ها، حداقل در ابتدای آغاز فعالیت، آن‌قدر زیاد نیست که مدیریت آن‌ها مستلزم استخدام حسابدار تمام‌وقت باشد.
در این شرایط، استخدام حسابدار تمام‌وقت برای این دسته از شرکت‌ها، نه‌تنها از نظر ساختاری بی‌معناست، بلکه هزینه زیادی را هم به مجموعه تحمیل می‌کند. اینجاست که شرکت می‌تواند از طریق همکاری با یک حسابدار پاره‌وقت، ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، از عهده سازمان‌دهی و مدیریت امور مالی نیز برآید.
11 نکته برای استخدام حسابدار پاره‌وقت
برای استخدام حسابدار پاره‌وقت یا پارت تایم، باید نکات و ملاحظات خاصی را در نظر بگیرید تا بتوانید امور مالی شرکت را به فردی شایسته محول کنید. در ادامه به معرفی 11 نکته اساسی در این زمینه می‌پردازیم.
1. اعتماد کنید اما ابتدا مطمئن شوید
اولین نکته در ارتباط با استخدام حسابدار پاره‌وقت این است که کسی را صرفاً به دلیل هزینه کمتر برای همکاری انتخاب نکنید. در اغلب مواقع، ارزانی بی‌دلیل نیست و یادتان باشد که نباید با استخدام یک حسابدار ضعیف، پولتان را دور بریزید.
از سوی دیگر، اینکه به حسابدارتان اعتماد داشته باشید، اهمیت زیادی دارد اما قبل از اعتماد به او، بهتر است از درستی آنچه انجام می‌دهد، اطمینان حاصل کنید. برای این منظور می‌توانید حسابدار دیگری را استخدام کنید که صرفاً روی کار حسابدار اول نظارت داشته باشد و درستی کارهایش را مورد تأیید قرار دهد. هیچ شکلی از نظارت نمی‌تواند به اندازه Peer review (ارزیابی عملکرد توسط یک فرد همکار یا هم‌تراز) درستی عملکرد یک حسابدار را تضمین کند.
2. برای اختیارات، محدودیت‌های منطقی وضع کنید
حسابدار پاره‌وقت نباید مُجاز به نوشتن چک یا خرج کردن پول باشد و از سوی دیگر، افرادی هم که اختیار انجام چنین کارهایی را دارند، نباید در ثبت داده‌های مالی، دخل و تصرفی داشته باشند. اگر ساختار مشخصی برای تفکیک وظایف و تعیین حدود اختیارات ایجاد نکرده باشید و افراد بتوانند در پوشش هزینه‌های کاری، مخارج شخصی‌شان را خزانه شما انجام دهند، فاجعه بزرگی در انتظار کسب‌وکارتان خواهد بود. اغلب انسان‌ها، فراتر از آنچه تصور می‌کنید، وسوسه می‌شوند!
3. مهارت‌های دیجیتال فرد متقاضی را ارزیابی کنید
مهارت دیجیتال، یکی از ویژگی‌های بسیار مهم فرد متقاضی برای حسابداری پاره‌وقت است. روندهای جدید حسابداری، پیرامون فناوری و استفاده از فرایندها و ابزارهای دیجیتال شکل گرفته‌اند و دیگر باید فناوری را مؤلفه‌ای بی‌جایگزین در صنعت حسابداری بدانیم.
دوره کار با دفاتر فیزیکی و بایگانی انبوهی از اسناد مالی کاغذی در قفسه‌ها مدت‌هاست به سر رسیده و یک حسابدار پاره‌وقت باید ضمن درک نقش فناوری در انجام امور، مهارت دیجیتالی مطلوبی برای استفاده مؤثر از آن داشته باشد.
4. نیازهایتان را ارزیابی کنید
استخدام حسابدار پاره‌وقت باید با توجه به نیازسنجی درست انجام شود و این گزینه در همه حالات نمی‌تواند انتخاب مناسبی باشد. در اغلب موارد، استارت‌آپ‌های نوپا و کسب‌وکارهای کوچکی که حداقل در ابتدای مسیر، با امور مالی زیادی درگیر نیستند می‌توانند روی ایده همکاری با یک حسابدار نیمه‌وقت فکر کنند. میزان مخارج ماهانه، مقیاس کسب‌وکار و تعداد کارکنان ازجمله عواملی هستند که باید آن‌ها را در نیازسنجی‌هایتان برای استخدام یا عدم استخدام حسابدار پاره‌وقت مدنظر قرار دهید.
5. برنامه‌ریزی منظمی برای بررسی امور مالی داشته باشید
بعد از استخدام حسابدار پاره‌وقت باید از وجود یک توالی زمانی ثابت و مشخص برای بازبینی و هماهنگی امور اطمینان حاصل کنید. ارزیابی مداوم و سازمان‌دهی مؤثر امور مالی به شما کمک می‌کند تا در بازه‌های زمانی سخت و فشرده‌ای که با وظایفی مثل تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی، ارائه گزارش‌های مالی یا جذب سرمایه سروکار دارید، همه چیز طبق پیش‌بینی جلو برود و از برنامه عقب نمانید. با توجه به حجم کار بهتر است به‌صورت ماهانه یا دو هفته یک‌بار، روال انجام امور را مورد بررسی قرار دهید.
6. مسئولیت‌ها را به‌وضوح تعیین کنید
تشریح دقیق مسئولیت‌ها و نیز تبیین روشن شرح شغل و وظایفی که بر عهده فرد قرار دارند، از دیگر نکات مهم در خصوص استخدام یک حسابدار پاره‌وقت است. ایفای نقش روشن و عاری از ابهام برای فردی که با شرکت شما کار می‌کند، اهمیت زیادی دارد. انجام هر وظیفه بستر، الزامات و منابع خاصی را می‌طلبد و همه این موارد باید قبل از شروع کار به‌روشنی تعیین و تفهیم شوند. در غیر این صورت، حسابدار در انجام وظایف محوله با مشکلات زیادی روبرو می‌شود و این امر نیز متعاقباً به کاهش بهره‌وری او و همین‌طور کل مجموعه می‌انجامد.
7. بستگانِ فاقد دانش مالی را استخدام نکنید
از استخدام بستگان خانوادگی که فاقد دانش و تخصص در زمینه امور مالی هستند، جداً اجتناب کنید. متأسفانه بسیاری از صاحبان مشاغل، مرتکب این خطای راهبردی می‌شوند. آن‌ها این‌طور استدلال می‌کنند که به‌واسطه این اقدام، در مخارج کسب‌وکار صرفه‌جویی می‌کنند و درعین‌حال، امور مالی را به دست فردی می‌سپارند که به او اعتماد دارند. بااین‌حال بدانید که انجام کارهایی مثل مدیریت دفاتر و اسناد مالی و همین‌طور بودجه‌بندی، به دانش و تخصص نیاز دارد و سپردن زمام امور به دست یک فرد کار نابلد می‌تواند منشأ ایجاد مشکلات زیادی باشد. بنابراین بهتر است برای استخدام حسابدار پاره‌وقت، روی بهترین گزینه‌ای که می‌شناسید، دست بگذارید. فردی که در کنار تجربه و دانش، درک درستی از نیازها و انتظارات شما داشته باشد.
8. ارتباط مؤثر برقرار کنید
برای اینکه استخدام حسابدار پاره‌وقت، تجربه خوشایندی برایتان باشد، باید اهمیت ارتباط باز و مؤثر را درک کنید و برای این منظور، مجاری و سازوکارهای ویژه‌ای را در نظر بگیرید. ارتباط مؤثر، بستر لازم برای تعیین دقیق مسئولیت‌ها و تشریح روشن شرح وظایف و انتظارات را فراهم می‌سازد. هر چقدر زودتر بتوانید با حسابدار، ارتباط سازنده برقرار کنید، سریع‌تر شاهد ایجاد اعتماد، تعامل و پیشرفت امور خواهید بود.
9. خساست به خرج ندهید
حین استخدام حسابدار پاره‌وقت، یادتان باشد که قرار است یکی از مهم‌ترین جنبه‌های کسب‌وکارتان را به او بسپارید؛ بنابراین دستمزدی به او بدهید که با شأن و ارزش آنچه برایتان انجام می‌دهد، همخوانی داشته باشد. اگر می‌بینید دستمزد پیشنهادی یکی از نامزدهای استخدام، بیش‌ازحد پایین است می‌تواند نشانه کم‌تجربگی و بعضاً فقدان شایستگی کافی باشد. بنابراین خساست به خرج ندهید و برای استخدام یک حسابدار پاره‌وقت ایده‌آل که پاسخگوی نیازهایتان باشد، همان‌قدر که لازم است دست‌به‌جیب شوید.
10. فردی را انتخاب کنید که صنعت را به‌خوبی درک کند
اگر واقعاً می‌خواهید همکاری با یک حسابدار پاره‌وقت، به ایجاد ارزش‌افزوده برایی کسب‌وکارتان منجر شود، مطمئن شوید فردی که قصد همکاری با او را دارید، درک خوبی از صنعت و مدل تجاری‌تان دارد. بنابراین از او سؤال کنید که درباره صنعت و مدل کسب‌وکارتان چه نظری دارد؟ اگر در پاسخ نتواند نکته جدیدی به دانسته‌های قبلی‌تان اضافه کند، آنگاه شاید بهتر باشد روی استخدام آن نامزد شغلی، بیشتر فکر کنید.
11. همسوسازی مؤثر را از یاد نبرید
شخصاً انجام فرایند آنبوردینگ یا همان همسوسازی حسابدار پاره‌وقت را بر عهده بگیرید و ضمن آشنا کردنش با فرهنگ کسب‌وکارتان، چالش‌ها و نگرانی‌هایتان را با او در میان بگذارید.
باید روی اهداف، ابزارها، خط‌مشی‌ها، فرایندها و انتظارات اتفاق‌نظر ایجاد شود. همکاری پاره‌وقت هرگز نباید انسجام عملکرد و وحدت استراتژیک را زیر سؤال ببرد.
سخن آخر
استخدام حسابدار پاره‌وقت، ملاحظاتی دارد که در این مطلب 11 مورد از مهم‌ترین آن‌ها را به‌اتفاق شما همراهان همیشگی وبلاگ محک مرور کردیم. با وجود اینکه برخی از نکات گفته‌شده، درباره همه اَشکال حسابداری من‌جمله حسابداری تمام‌وقت، مهم هستند اما وقتی موضوع حسابداری پارت تایم به میان می‌آید، اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند.
