سیستم اطلاعات منابع انسانی یک ابزار قدرتمند برای مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها است. این سیستم توانایی ذخیره و مدیریت اطلاعات مربوط به کارکنان را دارد و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های منابع انسانی خود را بهبود بخشند و به بهترین شکل مدیریت کنند. در ادامه این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به این سؤال پاسخ می‌دهیم که سیستم اطلاعات منابع انسانی چیست و چه اهمیت برای سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد؟ با ما همراه باشید.
فهرست مطالب
سیستم اطلاعات منابع انسانی چیست؟
سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک نرم افزار یا سیستم کامپیوتری است که به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مرتبط با منابع انسانی خود را به صورت دقیق و سازماندهی شده ذخیره و مدیریت کنند. این سیستم معمولاً از یک پایگاه داده مرکزی برای جمع‌آوری و نمایش اطلاعات منابع انسانی استفاده می‌کند و به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا فرایندهای مختلف مانند مدیریت حضور و غیاب، تعیین حقوق و دستمزد و ارزیابی عملکرد پرسنل را به صورت مؤثرتری انجام دهند و باعث بهبود کارایی سازمان شوند.
مزایا سیستم اطلاعات منابع انسانی
استفاده از سیستم اطلاعات منابع انسانی در سازمان‌ها و شرکت‌ها با مزایا زیادی همراه است. در زیر برخی از مزایای استفاده از سیستم اطلاعات منابع انسانی را بررسی می‌کنیم:
مدیریت مؤثر پرسنل: با استفاده از HRIS، سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات کارکنان خود را به صورت سازماندهی شده در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره کنند. این اطلاعات شامل جزئیات شخصی، سوابق تحصیلی و شغلی، مهارت‌ها و مشخصات دیگری است که به مدیران کمک می‌کند تا بهترین تصمیمات را درباره استخدام، ارتقا، ترفیع و انتقال کارکنان بگیرند.
اتمام فرایندهای دستی: با استفاده از سیستم اطلاعات منابع انسانی، فرایندهای دستی و وابسته به کاغذ که ممکن است زمان‌بر و پر خطا باشند، به شدت کاهش می‌یابد. به عنوان مثال، فرایند استخدام و انتقال کارکنان می‌تواند به طور خودکار انجام شود و از روندهای تکراری و وابسته به کاغذ جلوگیری شود.
بهبود دسترسی و انتشار اطلاعات: HRIS امکان دسترسی آسان و سریع به اطلاعات مربوط به کارکنان را برای تمامی اعضای سازمان فراهم می‌کند. این قابلیت به کارمندان امکان مشاهده و به‌روزرسانی اطلاعات شخصی و مهارت‌ها را می‌دهد و به مدیران کمک می‌کند تا از اطلاعات به‌روز و دقیق برای تصمیم‌گیری استفاده کنند.
آنالیز و گزارش‌دهی بهتر: HRIS امکان جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های منابع انسانی را فراهم می‌کند. این سیستم می‌تواند از طریق گزارش‌های کاربردی به مدیران کمک کند تا الگوها و نحوه عملکرد کارکنان را تشخیص دهند و تصمیمات بهتری در خصوص حضور و غیاب، عملکرد و پاداش آنها بگیرند.
افزایش بهره‌وری: با استفاده از HRIS، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش دهند. این سیستم بهبود فرایندهای کاری را تسهیل می‌کند، زمان و هزینه‌های مربوط به مدیریت منابع انسانی را کاهش می‌دهد و به مدیران کمک می‌کند تا بیشتر تمرکز خود را بر روی استراتژی‌ها و رشد سازمانی بگذارند.
امنیت اطلاعات: HRIS می‌تواند سطح امنیت اطلاعات را افزایش دهد. اطلاعات حساس مربوط به کارکنان می‌تواند با استفاده از مجوزها و سیاست‌های دسترسی مدیریت شود، به این ترتیب فرصت دسترسی غیرمجاز به اطلاعات کاهش می‌یابد.
اتصال به سایر سیستم‌ها: HRIS می‌تواند با سایر سیستم‌ها مانند سیستم‌های حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، مدیریت عملکرد و غیره یکپارچه شود. این قابلیت منجر به یکپارچه‌سازی و هماهنگی بین اطلاعات مختلف شده و از دوگانگی و تکرار آنها جلوگیری می‌کند.
چالش‌های سیستم اطلاعات منابع انسانی
چالش‌های سیستم‌های منابع انسانی می‌تواند به عوامل مختلفی از جمله اندازه سازمان، صنعت، فرهنگ و فناوری بستگی داشته باشد. با این حال، برخی از چالش‌های رایج عبارتند از:
- عدم انطباق با نیازهای سازمان: سیستم منابع انسانی باید با نیازهای خاص سازمان مطابقت داشته باشند. اگر سیستم با این نیازها انطباق نداشته باشد، می‌تواند منجر به مشکلاتی مانند افزایش هزینه‌ها، کاهش بهره وری و نارضایتی کارکنان شود.
- تطابق با قوانین و مقررات: تغییر قوانین و مقررات مرتبط با منابع انسانی (مانند مقررات حقوقی و مالی) ممکن است نیاز به تغییر و به‌روزرسانی‌های مداوم این سیستم‌ها داشته باشد.
- آموزش به کارکنان: کارکنان نیاز به آموزش مناسب برای استفاده از سیستم HRIS دارند؛ از این رو یکی از چالش‌های این سیستم آموزش آن به کارکنان است.
- مشکلات انتقال اطلاعات: انتقال اطلاعات از سیستم‌های قدیمی اطلاعات منابع انسانی به سیستم جدید ممکن است پیچیده باشد و مشکلات فنی ایجاد کند.
- عدم امنیت: سیستم‌های منابع انسانی باید ایمن باشند تا از داده‌های حساس کارکنان محافظت کنند. حفاظت از اطلاعات در برابر تهدیدهای امنیتی مانند هکرها یکی از چالش‌های مهم است.
برای مواجهه با این چالش‌ها، سازمان‌ها باید استراتژی‌ها و برنامه‌های مناسبی برای پیاده‌سازی و مدیریت HRIS داشته باشند و مطالعه و آموزش مناسبی را برای کارکنان فراهم کنند. همچنین، امنیت اطلاعات و نیازهای قانونی نیز باید به دقت مدیریت شوند.
کارکرد سیستم اطلاعاتی منابع انسانی
سیستم اطلاعات منابع انسانی معمولاً به عنوان یک پلتفرم یکپارچه عمل می‌کند و عملکردها و کارکردهای مختلفی را در بر می‌گیرد. برخی از این عملکردها عبارتند از:
- مدیریت اطلاعات پرسنلی
- مدیریت حضور و غیاب
- مدیریت حقوق و دستمزد
- مدیریت عملکرد پرسنل
- گزارش‌دهی و تحلیل اطلاعات
- مدیریت اسناد و پرونده‌های پرسنلی
- استخدام و بررسی متقاضیان شغلی
- مدیریت جبران خدمات کارکنان
سیستم اطلاعات منابع انسانی علاوه بر عملکردهای فوق، کارکردهای دیگری نیز دارد. این تنوع در عملکردها و قابلیت‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا HRIS را مطابق با نیازها و فرایندهای خود سفارشی‌سازی کنند و مدیریت منابع انسانی را بهبود بخشند.
نمونه‌هایی از سیستم اطلاعات منابع انسانی
سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی متعددی در بازار وجود دارند که هرکدام از آنها ممکن است ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختلفی داشته باشند. در زیر، چند نمونه از سیستم‌های HRIS معتبر معرفی شده است:
- سیستم SuccessFactors : SAP SuccessFactors یکی از سیستم‌های HRIS مطرح و معتبر است که به سازمان‌ها در مدیریت منابع انسانی، ارزیابی عملکرد، مدیریت استخدام، توسعه کارکنان و مدیریت توانمندی‌ها کمک می‌کند. این سیستم به صورت ابری (Cloud-Based) ارائه می‌شود و از ویژگی‌های پیشرفته گزارش‌دهی و تحلیل داده‌های پرسنلی نیز برخوردار است.
- سیستم Oracle HCM : Oracle Human Capital Management یک سیستم جامع اطلاعات منابع انسانی است که تمامی عملکردهای منابع انسانی از جمله مدیریت اطلاعات پرسنلی، پرداخت حقوق و دستمزد و مدیریت عملکرد کارکنان را پوشش می‌دهد. این سیستم از پایگاه داده ابری بهره می‌برد و امکان اتصال به سایر سیستم‌ها را دارا است.
- سیستم Workday : Workday Human Capital Management یکی از سیستم‌های HRIS پیشرفته است که از طریق پایگاه داده ابری ارائه می‌شود. این سیستم از ویژگی‌های مدیریت استخدام، مدیریت عملکرد، حقوق و دستمزد، آموزش و توسعه، و گزارش‌دهی پیشرفته برخوردار است.
- سیستم ADP : ADP Workforce Now یکی از شناخته‌شده‌ترین شرکت‌های ارائه سرویس‌های منابع انسانی است و سیستم Workforce Now از جمله محصولات آن است. این سیستم شامل مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت حضور و غیاب، گزارش‌دهی و اتصال به سایر سیستم‌ها می‌شود.
تفاوت HRIS و HCM
HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی) و HCM (مدیریت سرمایه انسانی) دو نوع سیستم مدیریت منابع انسانی هستند که در سازمان‌ها استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های مهمی دارند. در جدول زیر تفاوت‌های اصلی بین این دو را بررسی خواهیم کرد:
ویژگی HRIS HCM تمرکز جمع آوری، ذخیره و مدیریت داده‌های منابع انسانی مدیریت کل فرآیندهای منابع انسانی دامنه محدود به فرآیندهای HRIS گسترده‌تر از HRIS و شامل سایر فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی هدف ارائه اطلاعات و پشتیبانی برای فرآیندهای منابع انسانی بهبود عملکرد سازمان از طریق مدیریت مؤثر منابع انسانی
سیستم اطلاعات منابع انسانی ابزاری ارزشمند برای سازمان‌ها
سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک ابزار ارزشمند برای سازمان‌هایی است که می‌خواهند سرمایه انسانی خود را به طور مؤثر مدیریت کنند. این سیستم می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرایندهای منابع انسانی را کارآمدتر کنند، داده‌های منابع انسانی را جمع‌آوری و ذخیره کنند و تصمیمات دقیق مبتنی بر داده بگیرند.
با این حال؛ HRIS تنها بخشی از یک رویکرد جامع برای مدیریت سرمایه انسانی است. سازمان‌هایی که می‌خواهند بیشترین بهره را از سرمایه انسانی خود ببرند، باید یک رویکرد HCM (مدیریت سرمایه انسانی) را اتخاذ کنند که شامل فرایندهای HRIS و سایر موارد مرتبط با منابع انسانی است.
منابع:
https://www.aihr.com/blog/human-resources-information-system-hris
https://www.adp.com/resources/articles-and-insights/articles/w/what-is-hris.aspx
