چرا هر کسب و کاری به سیستم حسابداری نیاز دارد؟

پیش‌پرداخت

شاید بهتر باشد که پیش از بررسی ضرورت سیستم حسابداری، گریزی کوتاه و جامع در کلیات علم حسابداری داشته باشیم. خلاصه‌ترین تعریف از حسابداری را می‌توان تهیه صورت‌های مالی براساس اسناد معتبر و تنظیم شده از فرآیند‌های اقتصادی هر کسب و کاری دانست. بنابراین حسابداری، نظام پولی و مالی تجارت و زبان کسب و کار است. اسناد حسابداری ملاک سود و زیان اقتصادی مشاغل محسوب می‌شود. به این ترتیب برای هر کسب و کاری، اعم از کوچک یا بزرگ و در حوزه‌های مختلف، پیاده کردن این نظام به زبان مخصوصش، لازمه‌ موفقیت آن است.

فهرست مطالب

از طریق حسابداری می‌توان به صورت‌های مخارج و هزینه‌ها، درآمدها و بهره‌وری‌ها، سودها و زیان‌ها و در یک کلام تمام مسائل مالی کسب و کار نظم و برنامه داد. با پیش رفتن امور مالی براساس اصول علمی و قانونی هر کسب و کار، رونق و سوددهی و پیشرفت آن تضمین خواهد شد.

لزوم استفاده از علم حسابداری

زمانی، در گذشته‌ نه چندان دور، رسیدگی به صورت‌های مالی و در واقع دخل و خرج کسب و کارهای کوچک کار چندان پیچیده‌ای محسوب نمی‌شد و صاحبان مشاغل خرد معمولا با بررسی دفاتر حساب خود در دوره‌های مالی مشخص، سود و زیان کسب و کارشان را محاسبه کرده و تدابیر لازم را برای ادامه‌ راه در پیش می‌گرفتند. اما امروزه، با پیشرفت تکنولوژی و گسترش آن در علم اقتصاد رسیدگی به نظام مالی در هر کسب و کاری پیچیدگی‌های خاص خود را پیدا کرده است. استفاده از بانکداری مجازی، پرداخت‌های غیر حضوری و آنلاین، استفاده از کارتخوان‌ها برای دریافت و پرداخت وجوه و حتی ارائه اظهارنامه‌های مالیاتی به صورت اینترنتی باعث شده است که تهیه‌ صورت‌های مالی نیازمند اشراف به حرفه‌ حسابداری به صورت علمی و اصولی‌تر باشد. به موارد ذکر شده باید محدودیت منابع اقتصادی، گسترش بازارهای تجاری و داغ‌تر شدن فضای رقابتی در کسب و کارهای مختلف را نیز افزود.

استفاده از حسابدار شخصی!

اما با وجود نیازهای غیرقابل انکار کسب و کارهای کوچک و بزرگ امروزی به استفاده از علم حسابداری در امور مالی و پولی خود، نمی‌توان تصور کرد که تمام مشاغل از حسابداری حرفه‌ای و مشرف به علم اقتصاد و اصول حساب و کتاب مالی بهره‌مند شوند. برای مثال در خدمت گرفتن چنین حسابداری از سوی یک سوپرمارکت یا فروشگاه لباس کار چندان منطقی و قابل توجیهی به نظر نمی‌رسد.

این مهم با توجه به نیازهای مختلف این کسب و کارها به استفاده از علم حسابداری نیز پررنگ‌تر می‌شود. به این ترتیب که با کوچک شدن کسب و کار و صورت‌های مالی و دخل و خرج آن، نیاز به بهره‌مندی از علم حسابداری نیز ابعاد کوچکتری پیدا می‌کند. به این ترتیب صاحبان مشاغل با تناقضی مدرن در این حوزه روبرو می‌شوند. دو راهی پیچیدگی حساب‌ها و صورت‌های مالی امروزی و مقرون به صرفه نبودن به کار گرفتن حسابداری خبره و حرفه‌ای.

نرم افزار حسابداری چیست؟

در مواجه با این دو راهی، نرم افزارهای حسابداری راه حل معضلات پیش آمده بودند. درواقع برنامه نویسان کامپیوتری در پاسخ به این نیاز جدید، اقدام به طراحی و ساخت نرم افزارهای حسابداری و مالی کردند تا صاحبان مشاغل مختلف بتوانند تمامی امور مالی که پیشتر توسط انسان انجام می‌شد را به سیستم‌های خودکار و هوشمند بسپارند. استفاده از این سیستم‌ها که معمولا برای مشاغل مختلف و با توجه به نیاز‌های آن شخصی‌سازی می‌شوند، ردیابی دارایی‌ها و گزارش‌های مالی هر کسب و کاری را ساده‌تر می‌کند. سیستم‌های حسابداری هوشمند قابلیت پردازش داده‌های مالی و ارائه‌ صورت‌های مالی براساس آن‌ها را دارند. در ادامه با اهمیت نرم افزار حسابداری در رونق هر کسب و کار بیشتر آشنا خواهیم شد.

اهمیت نرم افزار حسابداری در کسب و کارها

گفتیم که نرم افزارهای حسابداری حاصل تلفیق علم برنامه نویسی و فناوری اطلاعات با علم حسابداری است. به کمک این محصول مشترک، انجام فعالیت خدماتی حسابداری به سیستم‌های کامپیوتری سپرده می‌شود. درواقع با وارد‌کردن اطلاعات مالی لازم به سیستم تمامی فعالیت‌های جمع‌آوری، پردازش و صدور رسیدها و صورت‌های مورد نیاز انجام خواهد شد. به این ترتیب مشکلات رایج در حسابرسی‌ها مانند اطلاعات روی‌ هم‌ انباشته ‌شده و صورت‌های مالی در هم‌ریخته و بلاتکلیف حل خواهد شد. در این بحث بیان خلاصه‌ خروجی‌های مهمی که این سیستم‌ها برای هر کسب و کاری می‌توانند به همراه داشته باشند بیش از هر چیز نشانگر اهمیت نرم افزار حسابداری در اداره و مدیریت مشاغل گوناگون است. این خروجی‌ها عبارتند از:

بیانه سود یا صورت حساب‌های سود و زیان

این گزارش بیانگر میزان تولید خالص و فروش هر کسب و کار و همچنین درصد سود و زیان و درآمد با توجه به داده‌های اولیه و تجزیه و تحلیل آن‌ها است. بازه زمانی این صورت توسط صاحبان مشاغل و مصرف کننده نرم افزار مشخص می‌شود.

صورت وضعیت مالی

این صورت نشان دهده وضعیت مالی یک کسب و کار در بازه زمانی مشخص است. براساس آن می‌توان میزان افزایش دارایی‌های کسب و کار را با در نظر گرفتن بدهی‌های آن در دوره‌ زمانی مشخص شده اعلام کرد. این گزارش با مقایسه میانگین درآمدها و بدهی‌های مشاغل به دست می‌آید.

صورت جریان نقدی

تغییرات روند سود و زیان کسب و کار را در یک دوره زمانی مشخص نشان می‌دهد. در واقع براساس این گزارش نتایج عملکردها و فعالیت‌ها و تاثیر تغییرات اعمال شده در روند کاری هر کسب و کار در طول هر دوره‌ مشخص می‌شود.

با در دست داشتن تمام اطلاعات و گزارش‌های ذکر شده علاوه بر برنامه‌ریزی دقیق‌تر و صحیح‌تر برای ادامه‌ فعالیت‌ها در هر کسب و کاری، می‌توان تصمیمات آتی را نیز اصولی‌تر و مناسب‌تر اتخاذ نمود. چرا که با بررسی این صورت‌ها به یک ارزیابی دقیق و علمی از عملکرد بنگاه کاری مورد نظر دست می‌یابیم که اشراف به آن تاثیر مثبتی در پیشرفت و موفقیت کسب و کارها خواهد داشت. بنابراین اصلی‌ترین اهمیت نرم افزار حسابداری را می‌توان نقش موثر آن در سوددهی و بهره‌برداری صد درصد از مشاغل مختلف دانست. همچنین نقش آگاهی حاصل از این صورت‌های دقیق در عملکرد بهتر در بازارهای رقابتی تنگاتنگ و سخت امروزی نیز نباید نادیده گرفته شود.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

استفاده از نرم افزارهای حسابداری، مزایای درخور توجهی دارد که بر ضرورت سیستم حسابداری در مشاغل و کسب و کارهای مختلف می‌افزاید. این مزایا عبارتند از:

سرعت

تسریع انجام فعالیت‌های مالی، اعم از دریافت و پرداخت وجوه، صدور فاکتور دقیق بخشی از این مزیت است. در ادامه باید تهیه‌ صورت‌های مالی و گزارش‌های لازم با سرعت و دقت بیشتر را نیز به این بخش اضافه نمود.

دقت

به کمک این نرم افزارها، احتمال خطاهای انسانی در تهیه صورت‌ها مالی و انجام هرگونه عملیات مالی تا حد قابل توجهی کاهش خواهد یافت.

اعتماد و رضایت

این نکته‌ مثبت در ادامه دو مزیت قبلی حاصل خواهد شد. در واقع حذف خطاهای انسانی در جلب اعتماد مشتری و افزایش سرعت در کسب رضایت او تاثیر بسزایی خواهند داشت.

موارد ذکر شده را می‌توان از مزایای عمومی استفاده از نرم افزارهای حسابداری در مشاغل خرد دانست. اما سیستم‌های حسابداری مزایایی شخصی‌تر نیز برای هر کسب و کاری دارند که عبارتند از:

نظم دادن به داده‌ها

به کمک این سیستم‌ها می‌توان داده‌های مالی کسب و کارهای کوچک و بزرگ را مانند لیست درآمد‌ها، هزینه‌ها و مخارج آتی نظم داد. این نظم در داشتن هریک از این اطلاعات در مواقع لازم بسیار کمک کننده است.

انجام فعالیت‌های مالی در چهارچوب قانون

به کمک یک سیستم حسابداری دقیق و جامع، می‌توان پرداخت‌های مالی هر کسب و کاری را در زمان مشخص برنامه‌ریزی و صورت داد. محاسبه مالیات بر درآمد‌ها و تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی نیز به کمک آن‌ها با دقت بیشتری انجام می‌شود.

کنترل نقدینگی

باتوجه به در دست داشتن صورت‌های مالی دوره‌ای، می‌توان کنترل بهتری بر نقدینگی کسب و کار داشت و سرمایه‌گذاری‌های مناسب را در بهترین زمان انجام داد.

جمع بندی

بنابراین می‌توان گفت در عصر حاضر و با پیشرفت ساعتی تکنولوژی در همه زمینه‌های زندگی بشری، استفاده از علوم و فنون نوین در کسب و کارهای گوناگون اجتناب ناپذیر است. بقا در بازارهای رقابتی، کسب رضایت و اعتماد مشتری و پیشرفت و موفقیت در کار، از عوامل ضرورت سیستم حسابداری در مشاغل بزرگ و کوچک هستند. اهمیت نرم افزار حسابداری در تجارت‌ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ فراتر از حساب و کتاب‌های دفتری ساده بوده و به عملکرد دقیق و اصولی، برنامه ریزی علمی برای آینده و اطلاع کامل از امور مالی کسب و کارها ختم می‌شود.