مقدمه
مدیریت امور مالی کسب و کارهای کوچک همواره برای کارآفرینان و صاحبان مشاغل، یک چالش بزرگ است که می‌تواند آن‌ها را حسابی خسته و سردرگم کند. ازآنجایی‌که دریافت وام برای تأمین هزینه‌های کسب‌وکار، کار چندان آسانی نیست، داشتن یک استراتژی مناسب برای مدیریت امور مالی، امری ضروری به نظر می‌رسد.
فهرست مطالب
خوشبختانه مدیریت امور مالی کسب و کارهای کوچک به‌شرط در نظر گرفتن چند قاعده مهم، اصلاً کار سختی نیست و ما هم در این مطلب از نرم افزار حسابداری محک قصد داریم 9 قاعده طلایی را در این خصوص با شما همراهان گرامی در میان بگذاریم. پس بدون توضیحات بیشتر، برویم سر اصل مطلب!
1. تا می‌توانید یاد بگیرید
واضح است هرگز نمی‌توانید در حوزه‌ای که چیزی درباره آن نمی‌دانید، موفق شوید. بنابراین نخستین گام در مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک، یادگیری و آموختن است. هرچند آموختن، بالأخص زمانی که هیچ سررشته‌ای درباره موضوع ندارید، در نگاه اول ممکن است تا حدی استرس‌زا باشد، اما مطمئن باشید یادگیری چند اصطلاح و مفهوم پرکاربرد در مباحث مالی و حسابداری، آن‌قدرها هم کار دشواری نیست.
خوشبختانه شما نیازی به یادگیری همه جزئیات مالی ندارید و همین که بتوانید چند مفهوم اصلی را بیاموزید، کفایت می‌کند. آموختن خواندن و تحلیل صورت‌های مالی اساسی می‌تواند نقطه خوبی برای شروع کار باشد. این صورت‌های مالی عبارت‌اند از:
- ترازنامه
- صورت سود و زیان
- صورت جریان وجوه نقد
- صورت حقوق صاحبان سهام
داشتن درک منسجم از موارد فوق به شما در مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک کمک شایان‌ذکری می‌کند و باعث می‌شود بتوانید روی جنبه‌های حساس کسب‌وکارتان کنترل بهتری داشته باشید.
2. امور مالی شخصی و تجاری را از یکدیگر تفکیک کنید
دلایل زیادی برای تفکیک امور مالی کسب و کار از امور مالی شخصی وجود دارد که مالیات، مهم‌ترین آن است. این کار علاوه بر آنکه ساماندهی امور مالی کسب‌وکار را برایتان به کار ساده‌تری تبدیل می‌کند، باعث می‌شود تا در صورت وضع قوانین مالی یا مالیاتی غیرمنتظره در محیط تجارت، منابع مالی شخصی‌تان، در معرض خطر قرار نگیرند.
3. از فناوری و نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید
حتی اگر هم یک حسابدار حرفه‌ای نباشید، این واقعیت مانعی در مسیر استفاده‌تان از نرم‌افزارهای حسابداری، ایجاد نمی‌کند. درحالی‌که بسیاری از افراد برای مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک از نرم‌افزارهایی مثل اکسل استفاده می‌کنند، نرم‌افزارهای زیاد دیگری هم در حوزه حسابداری وجود دارند که در عین رایگان یا ارزان بودن، بسیار کارآمد بوده و کار با آن‌ها هم ساده است که در این ارتباط می‌توانیم از نرم‌افزارهای زیر نام ببریم:
- FreeAGent
- QuickBooks
- FreshBooks
- Zero
- Kashoo
- Wave
- Zoho Books
این نرم‌افزارها با ارائه قابلیت‌هایی مثل امکان نظارت بر سود سرمایه، تفکیک حساب‌ها، فیلتر سوابق مالی و بسیاری از قابلیت‌های دیگر، مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک را برایتان بسیار آسان می‌کنند.
از سوی دیگر، ثبت و ضبط سوابق مالی کسب‌وکار، فرایندی پیچیده است و هم‌زمان با توسعه کسب‌وکار، پیچیده‌تر هم می‌شود که این پیچیدگی می‌تواند برای صاحبان مشاغل، تنش و دغدغه فکری زیادی ایجاد کند. اما خوشبختانه، فناوری همه چیز را ساده‌تر کرده است. به‌عنوان‌مثال، سیستم‌های حسابداری، امکان خلاصه‌سازی و ارزیابی فعالیت‌های تجاری را برایتان فراهم می‌کنند تا بتوانید با تفسیر بهتر اطلاعات، تصمیمات مالی اثربخش‌تری اتخاذ کنید.
بااین‌حال، همواره از داشتن یک نسخه پشتیبان (فیزیکی یا دیجیتالی) از تراکنش‌ها، بالأخص رسیدهای مالی، اطمینان حاصل کنید. داشتن این نسخه‌های پشتیبان، در مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک، یک ضرورت است زیرا در صورت مواجهه با مغایرت‌های مالی، امکان بازبینی مجدد و حصول اطمینان از درستی اعداد و ارقام را برایتان مقدور می‌سازد.
4. استراتژی مناسبی برای دریافت مطالبات‌تان داشته باشید
فقدان پس‌انداز کافی، یکی از متداول‌ترین مشکلات کسب‌وکارهای کوچک است و این یعنی تأخیر در دریافت مطالبات، می‌تواند سرمایه‌ی در گردش آن‌ها را به‌شدت تحت تأثیر قرار دهد. بنابراین یکی از مهم‌ترین موضوعات در ارتباط با مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک، داشتن یک استراتژی هوشمندانه برای دریافت به‌موقع مطالبات از مشتریان است. پس به جای آنکه خودتان را درگیر ماجراهای فرسایشی مثل ارسال ایمیل‌های پیاپی یا تماس‌های تلفنی برای دریافت مطالبات از مشتریان بدحساب کنید، روش‌های دیگری را به کار بگیرید. مثلاً می‌توانید از مشتریان، مبلغی را تحت عنوان پیش‌پرداخت دریافت کنید یا شرایط پرداخت را در قرارداد بنویسید تا جنبه قانونی پیدا کند و در صورت نیاز، بندهایی را مثل جریمه دیرکرد به آن اضافه کنید. ضمناً در صورت امکان می‌توانید به جای دریافت یک‌باره‌ی مطالبات، ترتیبی دهید تا مشتریان، وجوه پرداختنی را در چند نوبت به شما بپردازند.
5. روی دفاتر مالی‌تان نظارت داشته باشید
اهمیت نظارت روی دفاتر و اسناد مالی، هرچند بدیهی به نظر می‌رسد اما این چیزی از ضرورت تأکید روی این موضوع کم نمی‌کند. صاحبان مشاغل کوچک باید برای نظارت روی دفاتر مالی، روز مشخصی را در هر ماه تعیین کنند و فارغ از داشتن یا نداشتن یک حسابدار، خودشان به بررسی این دفاتر بپردازند. نظارت مستمر بر این دفاتر به افراد در آشنایی هر چه بیشتر آن‌ها با مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک کمک زیادی می‌کند. آن‌ها همچنین می‌توانند از طریق این نظارت، به موارد نادرست، مغایرت‌ها و حتی تخلفات احتمالی پی ببرند.
6. تا کاملاً آماده نشده‌اید، کسب‌وکارتان را توسعه ندهید
یکی از مهم‌ترین دلایل شکست کارآفرینان و کسب‌وکارهای کوچک، اصرار آن‌ها بر توسعه کسب‌وکار، بدون برخورداری از پشتوانه‌ی مالی کافی است. رشد و توسعه کسب‌وکار، در وهله نخست به منابع مالی زیاد نیاز دارد و باید بپذیریم که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، حداقل در ابتدای راه، فاقد این قدرت مالی چشمگیر هستند. بنابراین حتی اگر احساس می‌کنید برای ورود به بازارهای جدید یا مانور در حوزه‌های تازه، آمادگی دارید، قبل از هر اقدامی، اول مطمئن شوید که سرمایه و منابع مالی کافی داشته باشید. هرگز بی‌گدار به آب نزنید! رشد سریع کسب‌وکار بدون فراهم‌سازی زیربنای مالی کافی، چیزی شبیه به یک خودزنی تمام‌عیار است!
7. بدهی‌های بد را کاهش دهید
یکی از قواعد مهم برای موفقیت در مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک آن است که کاهش بدهی‌های بد را در اولویت قرار دهید. منظور از بدهی‌های بد، آن دسته از بدهی‌هایی هستند که نرخ بهره بالایی داشته و منشأ خلق ارزش‌افزوده نیستند. این بدهی‌ها می‌توانند روی فعالیت‌های تجاری‌تان، اثرات منفی معناداری بگذارند و درصورتی‌که به بانک‌ها یا مؤسسات مالی مربوط باشند، به رتبه اعتباری‌تان ضربه بزنند.
8. یک پشتوانه مالی اضطراری داشته باشید
اگر سرعت رشد کسب‌وکارتان چندان بالا نباشد و تا رسیدن به نقطه سودآوری، فاصله زمانی قابل‌توجهی وجود داشته باشد، آنگاه باید برای بزنگاه‌های حساس کسب‌وکارتان و شرایطی که در آن نیاز مبرمی به پول پیدا می‌کنید، برنامه ویژه‌ای داشته باشید. مواجهه با چنین شرایطی هرچند کمی ترسناک به نظر می‌رسد اما بی‌تردید یکی از چالش‌های مهم در مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک است. ضمن آنکه با توجه به نوع کسب‌وکارتان، ممکن است جریان‌های درآمدی در بعضی ماه‌های سال، کندتر باشد و ازآنجایی‌که همواره احتمال مواجهه با هزینه‌های برنامه‌ریزی نشده، وجود دارد، باید برای گذار از این مقاطع بحرانی، یک منبع مالی اضطراری داشته باشید.
9. از متخصصان برای مدیریت امور مالی کمک بگیرید
درست است که اکثر صاحبان استارت‌آپ‌های نوپا، تمایل عجیبی به این دارند که همه امور کاری را خودشان انجام دهند، اما گاهی برون‌سپاری بعضی موارد بالأخص مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک، به یک لازمه‌ی حیاتی تبدیل می‌شود. این امر به‌ویژه در مواقعی که کسب‌وکار کوچکتان به‌سرعت در حال رشد است و شما هم به‌عنوان صاحب کسب‌وکار، مهارت یا دانش زیادی در امور مدیریتی یا مالی ندارید، اهمیت مضاعفی پیدا می‌کند.
حتی اگر فکر می‌کنید که روی مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک، اِشراف و مهارت کافی دارید، باز هم نباید خودتان را از درخواست کمک بی‌نیاز بدانید. عدم پای‌بندی به برخی الزامات مالی مثل ارائه اظهارنامه‌های مالیاتی و مواردی ازاین‌دست، می‌تواند کسب‌وکارتان را با مشکلات جدی روبرو کنید. در چنین شرایطی کمک گرفتن از یک حسابدار مالیاتی، خیالتان را از این جنبه‌ها راحت می‌کند و باعث می‌شود بتوانید بدون نگرانی، تمرکزتان را به جنبه‌هایی که با ماهیت کسب‌وکارتان ارتباط مستقیم دارند، معطوف کنید.
سخن آخر
مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک، یک ضرورت حیاتی برای بقا و ادامه مسیر در عالم تجارت است. اما با وجود حساسیت و ماهیت تخصصی این کار، نکاتی وجود دارند که حتی اگر هیچ سررشته‌ای دراین‌باره نداشته باشید، باز هم با رعایت آن‌ها می‌توانید مهارت خوبی در این حوزه کسب کنید که در این مطلب به 9 مورد از مهم‌ترین این نکات اشاره کردیم. فراموش نکنید که گاهی در این مسیر، درخواست کمک از متخصصان به امری تبدیل می‌شود؛ بنابراین بهتر است در صورت احساس نیاز به کمک، در مبادرت به این کار حتی لحظه‌ای هم تردید نکنید.
