بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی را چطور شناسایی و انتخاب کنیم؟

مقدمه

نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی با توجه به زمینه‌ای که برای آن طراحی می‌شوند دارای اجزای مختلفی هستند. برای مثال بهترین نرم ‌افزار حسابداری فروشگاهی نیاز به بخش‌های متفاوتی از بهترین نرم‌ افزار حسابداری شرکتی دارد. شرکت‌ها ممکن است به مراحل حسابداری پیچیده‌تر و اجزای گسترده‌تری در نرم افزارهای حسابداری خود نیاز داشته باشند، در حالی که فروشگاه‌ها به بسته‌های محدودتر اما با ظاهری جذاب‌تر و کاربرپسندتر نیاز دارند. به این ترتیب شرکت‌های طراحی نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری، چندین نوع محصول برای مخاطبان و مشتریان با زمینه‌های شغلی متفاوت طراحی و تولید می‌کنند.

فهرست مطالب

در واقع اصول حسابداری شرکت ‌ها و مفروضات آن از جمله  مفاهیم مهمی است که آشنایی با آن برای تمام افراد فعال در زمینه حسابداری شرکتها ضروری است.در این مطلب سعی می‌کنیم مشخصات ضروری و مفید حسابداری در بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی را معرفی کنیم. نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی با توجه به زمینه فعالیت شرکت به شاخه‌های مختلفی تقسیم می‌شوند که در این مطلب آنها را معرفی می‌کنیم. این برنامه‌ها در هر یک از زمینه‌های شرکتی به نوعی طراحی می‌شوند که پاسخگوی نیازهای مشخص آن حوزه باشند. به همین علت به بررسی موضوع خواهیم پرداخت که هر یک از این زمینه‌ها باید واجد چه ویژگی‌های حسابداری و نرم‌افزاری باشد. به این ترتیب با خواندن این مطلب تا انتها می‌توانید به درکی کلی از ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری شرکتی برسید که به احتمال زیاد در انتخاب یک سیستم مناسب به شما کمک خواهد کرد.

اجزای بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی

وقتی بحث از حسابداری می‌شود همه ما قبل از هر چیز به یاد چیزهایی مثل دفتر کل، حساب‌های پرداختی و دریافتی، صورتحساب و فاکتوردهی، و عناصری مانند این می‌افتیم. این امکانات اولیه حسابداری حداقل انتظاری است که ما از یک سیستم حسابداری می‌توانیم داشته باشیم. نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی پیشرفته کارهای به مراتب بیشتری از این وظایف اولیه انجام می‌دهند. آنها از قابلیت‌های امور مدیریتی مثل تردد و ساعت ورود و خروج کارکنان گرفته تا سیستم‌های انبارداری و مدیریت منابع بانکی را به سادگی در خود جای می‌دهند. نمونه‌های پیشرفته‌تر حتی امکاناتی برای پیگیری توزیع محصولات و سیستم‌های یکپارچه سی‌آر‌ام (CRM) دارند.

با این حساب ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری شرکتی مناسب بیشتر از هر چیز در کامل بودن سیستم‌ها و اجزایی است که ارائه می‌دهد. به همین دلیل معمولا نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری در چند سطح مختلف برای پاسخگویی به نیازهای مختلف شرکت‌ها ارائه می‌شوند. برنامه‌های حسابداری نرم‌افزارهای مالی هستند که اطلاعات مالی مختلف شرکت در آنها ثبت می‌شود. سطح‌های مختلف یک نرم‌افزار تخصصی حسابداری به نیازهای مختلفی پاسخ می‌دهند و برای کاربران متفاوتی طراحی می‌شوند.

به صورت کلی، اطلاعات مالی مختلف در یک شرکت شامل موارد زیر می‌شود:

• اموال: منابع اقتصادی تحت مالکیت یک شرکت که در حال حاضر یا در آینده می‌تواند ارزش مثبت اقتصادی ایجاد کند
• هزینه‌ها: هزینه‌های اقتصادی که یک شرکت به دلیل فعالیت‌های کسب و کاری خود با هدف به دست آوردن سود در یک دوره مشخص زیر بار آنها می‌رود
• درآمد: مبلغ پولی که یک شرکت از طریق فعالیت‌های کسب و کار خود در یک دوره مشخص دریافت می‌کند
• تعهدات: قرض مالی و تعهدات پرداختی که یک شرکت در طول فعالیت خود ایجاد کرده است
• دارایی خالص: ارزش دارایی‌ها منهای مبلغ تمام تعهدات پرداختی آن دارایی‌ها
• حقوق و دستمزد: موارد مرتبط با حقوق کارکنان و مسائل مرتبط با آن مثل بیمه، اضافه کار و …

بخش‌های اصلی نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی

در مجموع نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند. هر یک از  این دو دسته بر روی بخش‌های مختلفی از فعالیت اقتصادی شرکت متمرکز هستند. این دو بخش شامل موارد زیر می‌شود:

• حسابداری مدیریتی: که روی جمع‌آوری، پردازش، و گزارش اطلاعات برای کاربران داخلی (مدیران، تحلیل‌گران، عوامل اجرایی و غیره) در داخل شرکت با هدف برنامه‌ریزی، نظارت و بهبود فعالیت‌های کسب و کار و اتخاذ تصمیم‌های بهتر در کسب و کار متمرکز است.
• حسابداری مالی: که روی جمع‌آوری، پردازش و گزارش اطلاعات برای کاربران خارجی (سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، بانک‌ها، نهادهای دولتی، مالیات و غیره) در خارج از شرکت برای اهداف گوناگون متمرکز است.

بدیهی است که بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی باید امکاناتی برای ارائه در هر دو دسته فعالیت داشته باشد. با این حال بعضی از نرم‌افزارهای تخصصی تمرکز بسیار بیشتری روی جنبه‌های مدیریتی دارند حال آن که بعضی دیگر از آنها روی حسابداری مالی تمرکز بیشتری دارند.

شرکت‌ها کسب و کارهایی هستند که فعالیت‌های مختلف مالی در آنها انجام می‌شود. برای همین نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی دارای بخش‌های گوناگونی برای پوشش دادن این فعالیت‌ها هستند.

از جمله مهم‌ترین امکانات پایه‌ای مورد نیاز در یک برنامه حسابداری شرکتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• عملیات دریافت و پرداخت و گردش حساب اشخاص
• گزارشات موجودی کالا
• عملیات فروش و خرید و پیش فاکتور
• عملیات مربوط به صندوق و چک و بانک
• محاسبه مالیات
• سود و زیان
• ترازنامه
• خروجی گزارش مورد تائید فصلی اداره مالیات
• امکان تعریف چندین صندوق و انبار
• تعریف کاربران مختلف و تعیین سطوح دسترسی
• دفاتر روزنامه کل و معین و تفضیلی
• ثبت شرکا و سهامداران
• نمایش میزان سهم هر سهامدار از سود و سرمایه

 بخش‌های مختلف نرم افزار حسابداری شرکتی

بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی علاوه بر امکانات پایه‌ای حسابداری، مجموعه‌ای از گزینه‌ها را برای مدیریت منابع انسانی ارائه می‌دهد که از قبل با قواعد و مقررات قانونی و حقوقی هماهنگ شده‌اند. آنها همچنان که عملیات فروش، فاکتوردهی و صدور پیش فاکتور را با بالاترین کیفیت انجام می‌دهند، امکان ثبت اطلاعات کارمندان و کارکنان، ثبت قراردادهای کار و حکم‌های کارگزینی، تعیین جداول مالیاتی، محاسبه بیمه و مالیات به صورت خودکار و همچنین امکاناتی برای ثبت اموال تولیدی و ماشین‌آلات و دستگاه‌های مختلف مرتبط در کسب کار را نیز دارند.

به این ترتیب بهترین نرم‌افزارهای حسابداری آنهایی هستند که قابلیت‌های بیشتری ارائه داده و فعالیت‌های مختلف را به شکل یکپارچه انجام می‌دهند. این که یک برنامه حسابداری دارای زمینه‌های بیشتری برای ورود اطلاعات باشد به خودی خود یک مزیت محسوب نمی‌شود، بلکه توانایی این برنامه برای پردازش یکپارچه این اطلاعات است که می‌تواند باعث خودکار شدن بسیاری از فرآیندها در شرکت شود.

هنگامی که یک سیستم حسابداری دارای قابلیت پردازش یکپارچه باشد نیازی به وارد کردن چندین و چند باره اطلاعات و داده‌ها در آن وجود ندارد. این سیستم‌ها از روش‌های پیشرفته حسابداری استفاده می‌کنند که در آنها ارزش‌ها و مقادیر مختلف مطابق تعریف‌های حسابداری در فرآیندهای کسب و کار پیگیری می‌شوند. برای مثال، برخی از سیستم‌های پیشرفته‌ ای‌آر‌پی (ERP) که سیستم‌های یکپارچه برنامه‌ریزی و مدیریت منابع سازمانی هستند، توانایی پیگیری مواد اولیه تا کالا و همچنین توزیع کالا تا مصرف کننده و روابط عمومی امور مشتریان را به صورت یکپارچه می‌توانند دنبال کنند.

به همین ترتیب بسیاری از نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری شرکتی، به خصوص برنامه‌های سطح بالای حسابداری، دارای قابلیت‌های تخصصی تعریف انبار بر اساس شاخص‌های مختلف، تعریف سطوح چند گانه کالا و افراد، و همچنین امکاناتی برای روابط عمومی و پیگیری امور مشتریان هستند. این سیستم‌های کلیه این اطلاعات را به صورت یکپارچه بررسی و پردازش می‌کنند.

نکات مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی

تا به اینجا متوجه شدید که هر چه یک برنامه حسابداری شرکتی به شکل یکپارچه افزونه‌ها و قابلیت‌های بیشتری داشته باشد، کارایی بیشتری نیز خواهد داشت. در ادامه برخی از ویژگی‌هایی که در انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری شرکتی مناسب نقش مهمی ایفا می‌کنند را معرفی می‌کنیم.

سیستم یکپارچه

لازم است روی این نکته تاکید ویژه داشته باشیم که بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی نرم‌افزاری است که بتواند از پس ثبت و پردازش اطلاعات مالی فعالیت‌های مختلف شرکت به سادگی بر بیاید. به همین دلیل ارائه خدمات یکپارچه و ایجاد ارتباط بین جدول‌های مختلف داده یکی از ویژگی‌هایی است که در هنگام انتخاب یک سیستم حسابداری شرکت بهتر است مورد توجه جدی قرار بگیرد.

برای مثال سیستم‌های فاکتوردهی یکپارچه فقط گزارشی چاپی برای ارائه به مشتری تولید نمی‌کنند بلکه به خوبی موجودی انبار، موجودی حساب و امور مرتبط با مشتریان را هنگام صدور فاکتور به روز رسانی می‌کنند. با انتخاب یک سیستم یکپارچه به ساده شدن کارهای مدیریت کسب و کار شرکت خود در آینده کمک قابل توجهی می‌کنید.

امکان اختصاصی‌سازی

شرکت‌های مختلف در زمینه‌های متفاوتی فعالیت دارند. برای مثال یک شرکت تولیدی لباس اطلاعات مالی متفاوتی با یک شرکت خدمات تحویل کالا دارد. بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی نرم‌افزاری نیست که بتواند تمام این فعالیت‌ها را از پیش پوشش دهد. بلکه نرم‌افزاری است که قابلیت خصوصی‌سازی و ارائه خدماتی که کاملا مطابق با اطلاعات مالی شرکت شما باشد را داشته باشد.

در هنگام انتخاب بهترین برنامه حسابداری شرکتی بهتر است روی این جنبه توجه کافی داشته باشید. علاوه بر این، ممکن است شما در کسب و کار خود به بخش‌های ویژه‌ای نیاز داشته باشید که در نسخه اولیه نرم‌افزار وجود ندارد. در این موارد، قابلیت افزودن افزونه‌های مختلف به سیستم حسابداری یکی از نکاتی است که باید در هنگام انتخاب به آن توجه ویژه داشته باشید.

امنیت

نیازی به توضیح نیست که اطلاعات مالی شرکت شما اطلاعات بسیار مهم و محرمانه‌ای است که نباید در اختیار هر کسی قرار بگیرد. برنامه‌های حسابداری شرکتی پیشرفته به شکلی طراحی می‌شوند که امکان تعریف کاربران مختلف با سطوح مختلف دسترسی را داشته باشند. علاوه بر این، آنها معمولا امکانات امنیتی به نسبت متنوع و گسترده‌ای ارائه می‌دهند.

در هنگام انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی بهتر است به این نکته توجه داشته باشید که سیستمی با امنیت مناسب انتخاب کنید. با توجه به نوع کسب و کار و فعالیت شرکت، ممکن است به سطوح مختلفی از امنیت نیاز داشته باشید که در هنگام انتخاب برنامه، لازم است متوجه آن باشید.

پشتیبانی فنی مناسب

نرم‌افزارهای تخصصی دارای جزئیات دقیقی هستند که باعث می‌شود فرایند پشتیبانی فنی از آنها نقش مهمی در کیفیت آنها داشته باشد. همه ما با برنامه‌های پیشرفته‌ای مواجه شده‌ایم که از فرط امکانات زیادی که ارائه می‌دهند به سختی قابل استفاده هستند. نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی بدون داشتن پشتیبانی فنی مناسب شباهت زیادی به این قبیل نرم‌افزارها پیدا می‌کنند.

بهتر است قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی خود به کیفیت پشتیبانی در شرکت سازنده توجه کنید. لازم به بازگویی نیست که تمام شرکت‌ها مدعی داشتن تیم‌های متخصص و پاسخگوی پشتیبانی هستند. بهتر است قبل از این که محصول مورد نظر خود را انتخاب کنید از کیفیت خدمات پشتیبانی مطمئن شوید.

سهولت در استفاده

حسابداری رشته ساده‌ای نیست. کوچک‌ترین اشتباهات در این کار می‌تواند نتایج جبران‌ناپذیری ایجاد کند. به همین دلیل بهتر است در هنگام انتخاب یک برنامه حسابداری شرکتی، به سادگی استفاده از آن توجه کنید. این موضوع باعث می‌شود هم خودتان و هم کارمندانی که از این سیستم استفاده می‌کنند تمایل بیشتری به استفاده از آن داشته باشند. هنگامی که وارد کردن اطلاعات در سیستم ساده باشد احتمال بروز خطا و اشتباه نیز کاهش پیدا می‌‌کند.

اتصال‌پذیری به سیستم‌های مختلف

بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی لازم است سیستمی داشته باشد که از طریق دستگاه‌ها و سیستم‌های مختلف بتوان به آن وصل شد. همچنین این سیستم باید امکان استفاده از دستگاه‌ها و سیستم‌های گوناگون را داشته باشد. امروزه نرم‌افزارهای یکپارچه حسابداری شرکتی از دستگاه‌های حضور و غیاب و پرینترهای بارکد و صدور فاکتور گرفته تا انواع تگ‌های امنیتی محصولات را ثبت و پردازش می‌کنند.

آیا شرکت شما از ویزیتورها استفاده می‌کند و لازم است به آنها دسترسی به موجودی کالا از طریق موبایل بدهید؟ یک سیستم حسابداری مناسب چنین قابلیتی را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد.

سخن پایانی

نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی برنامه‌هایی هستند که فعالیت‌های مالی مختلف شرکت‌ها را ثبت و پردازش می‌کنند. این نرم‌افزارها دو کاربرد و مخاطب اصلی دارند: مخاطب داخلی که مدیریت شرکت است، و مخاطب خارجی که اداره‌ها، شرکت‌‌ها و مشتریان مختلف شرکت می‌شود. نرم‌افزارهای شرکتی هر دو این کاربردها را انجام داده و گزارش‌های مختلفی برای مخاطبان متفاوت تولید می‌کنند. به این ترتیب می‌توانیم مهم‌ترین عامل در تعیین بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی را کاربردهای آن در نظر گرفت.

نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری مثل نرم‌ افزار حسابداری شرکتی محک، در سطوح مختلف ارائه می‌شوند. معمولا هر چه سطح یک نرم‌افزار بالاتر باشد گزینه‌ها و قابلیت‌هایی بیشتر و در نتیجه قیمت بالاتری هم خواهد داشت. در هنگام انتخاب یک برنامه حسابداری مناسب لازم است به نیازهای فعلی و همچنین نیازهای احتمالی شرکت خود در آینده نزدیک توجه کنید. انتخاب یک سیستم با قابلیت ارتقای سطح و اضافه کردن افزونه‌های تخصصی انتخابی هوشیارانه، به ویژه در اوائل تاسیس شرکت و زمانی است که هنوز نمی‌خواهید هزینه به نسبت زیادی برای نرم‌افزار حسابداری شرکتی خود انجام بدهید.محک پرکاربردترین نرم افزار حسابداری است.

منبع: https://www.flexi.com/