بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه چه نرم‌افزاری با چه امکاناتی است؟

مقدمه

مغازه‌ها یا فروشگاه‌های کوچک، محل‌هایی هستند که کالا یا خدمات خاصی را به مشتریان خود عرضه می‌کنند. آنها در ازای خدمات و محصولاتی که به فروش می‌رسانند، فاکتورها و سندهایی تولید می‌کنند و به مشتریان خود تحویل می‌دهند. آنها همچنین لازم است که اسناد خرید و فروش، سود و زیان، و میزان کارکرد و حقوق کارکنان خود را به نهادهای مالیاتی و دارایی ارائه بدهند. بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه سیستم یکپارچه‌ای است که بدون سختی توسط کارکنان مغازه اداره شود و انواع اسناد مالی و حسابداری را پردازش کند. مطابق قوانین جدید مالیاتی، داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب که توانایی تولید اسناد مورد تائید اداره دارایی را داشته باشد ضروری است.

فهرست مطالب

در این مطلب از وبسایت محک، بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه ها معرفی و بررسی می‌شود. انواع ویژگی‌های لازم در این نرم‌افزار، امکاناتی که لازم است به آنها توجه شود، و مواردی از این دست در این مطلب ارائه می‌شود.

آیا باید از نرم افزار حسابداری در مغازه‌ها استفاده کرد؟

امور حسابداری مغازه ها شامل مجموعه‌ای از کارهای محاسباتی روی اسناد مالی و کارکرد تجاری کسب و کارها می‌شود. معمولا وقتی صحبت از حسابداری می‌شود دفاتر بزرگی که در آن بدهکار-بستانکار مشخص می‌شد و یا دفتر کل به ذهن می‌آید، این در حالی است که سیستم‌های نرم‌افزاری فقط با ردیف‌ها سر و کار دارند و ثبت و صدور اسناد مالی را تا حد زیادی آسان‌تر کرده‌اند. این سیستم‌ها برای این طراحی می‌شوند که امور پیچیده حسابداری را به شکلی ساده و توسط افراد غیر متخصص انجام دهند.

در مغازه‌های بزرگ معمولا از حسابداران حرفه‌ای برای انجام امور مالی و حسابداری استفاده می‌شود. برنامه‌هایی که برای این دسته از کاربران طراحی می‌شوند اغلب دارای اجزای بسیار بیشتری از برنامه‌های مناسب برای کاربران عام مانند صاحبان مغازه‌ها و کسب و کارهای کوچک است. برای مثال نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک، به خصوص سطح 4 این نرم‌افزار، برای مغازه‌های بزرگ که دارای چندین انبار و سیستم‌های پیچیده ویزیتوری و نیازمند انواع امکانات پیشرفته محاسبات مالی باشند مناسب است. این در حالی است که سیستم صندوق فروشگاهی محک، برای تمام مغازه‌های کوچک کاربرد دارد. همان طور که پیشتر اشاره شد، امروزه داشتن یک سیستم حسابداری حداقلی و جامع، مثل صندوق فروشگاهی محک، از جمله ملزومات قانونی اصناف و مغازه‌ها محسوب می‌شود.

مزایای بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه

داشتن یک سیستم حسابداری مناسب در مغازه از جهات مختلف به شما کمک می‌کند. در ادامه برخی از مهم‌ترین مزایایی که بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه ها دارد معرفی می‌شود:

• دقت در محاسبات: داشتن یک سیستم تخصصی حسابداری باعث می‌شود به خوبی بدانید که اوضاع مالی مغازه شما چطور است و کجای برنامه‌های تجاری خود قرار دارید. با وجود انواع نوسان‌های قیمت و تغییر محصولات در بازارهای مختلف، یک سیستم حسابداری مناسب به مغازه‌ها کمک می‌کند جلوی زیان احتمالی بابت عدم محاسبه درست هزینه‌ها را بگیرند.
• جلوگیری از ورشکستگی: بیشتر مغازه‌هایی که اسناد مالی و حسابداری مناسبی ایجاد نمی‌کنند پس از یک دوره فعالیت به مشکلات مختلف خورده و تعطیل یا ورشکسته می‌شوند. داشتن بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه به کسب و کار در مقابل این نوع اتفاقات مصونیت می‌دهد.
• سادگی: بسیاری از افراد تصور می‌کنند نرم‌افزارهای حسابداری سیستم‌های پیچیده‌ای هستند که کار کردن با آنها نیاز به تخصص‌های خاص حسابداری دارد. این در مورد بسیاری از نرم‌افزارهای شرکتی و تخصصی مورد استفاده در سازمان‌ها درست است. اما نرم‌افزار حسابداری مناسب مغازه به شکلی طراحی می‌شود که کاربران غیر متخصص بتوانند امور مالی خود را از طریق آن مدیریت کنند.
• محاسبه خودکار مالیات: نرم‌افزارهای حسابداری به شکلی طراحی می‌شوند که محاسبات مالیاتی مختلف را به شکلی ساده و با استفاده از تنظیمات مرتبط قانونی انجام می‌دهند. با داشتن یک سیستم حسابداری مناسب در مغازه کوچک یا بزرگ خود دیگر دلیلی بابت نگرانی از اشتباهات محاسباتی به خصوص در زمینه مالیات که تبعات قانونی دارد، نخواهید داشت.
• کم هزینه بودن: ممکن است فکر کنید هزینه کردن بابت یک سیستم حسابداری در یک مغازه کوچک کار معقولی نیست. این در حالی است که با در نظر گرفتن مزیت‌های آن و اینکه می‌تواند مانع بسیاری از آسیب‌ها به مغازه شود، یک سرمایه‌گذاری بسیار منطقی است که بسیاری از هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.

اجزای بهترین نرم افزار حسابداری مغازه

 کسب و کارهایی که با فروش کالا یا خدمات سر و کار دارند، قبل از هر چیز برای این فعالیت خود نیاز به یک سیستم مناسب و قابل اتکا دارند. بخش «فروش و صدور فاکتور» در بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه لازم است به شکلی یکپارچه با موجودی کالا و انبار تعریف شود. به این ترتیب سیستم در هنگام صدور فاکتور، محصول فروخته شده را از موجودی انبار کم می‌کند.

انواع نرم‌افزارهای حسابداری معمولا مجموعه‌ای از اجزا و ویژگی‌های مرتبط با هر فعالیتی را در بسته‌های مخصوص این فعالیت‌ها قرار می‌دهند. به همین دلیل فقط تعداد ویژگی‌ها و امکانات برای بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه مهم نیست، بلکه همچنین کیفیت ارائه این خدمات و نحوه فعالیت آنها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه لازم است ضمن سادگی بتواند با کیفیت بالایی امور مالی را پردازش کند. ارائه یک سیستم یکپارچه، از جمله ویژگی‌هایی است که به حتم باعث افزایش کیفیت و سهولت استفاده از آن در محاسبه امور مالی می‌شود.

به هر ترتیب، مهم‌ترین اجزای بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه شامل موارد زیر می‌شود:

• عملیات فروش و فاکتوردهی
• انبار و تعریف سطوح مختلف کاربری برای دسترسی به موجودی انبار
• مدیریت زمان و هزینه
• سیستم حقوق و دستمزد (اختیاری)

این اجزا حداقل ویژگی‌های مورد نیاز برای انجام امور حسابداری یک مغازه را تشکیل می‌دهند. همان طور که پیشتر اشاره شد، یک سیستم با کیفیت این وظایف را به شکل یکپارچه و با حداکثر سهولت ارائه می‌دهد. سیستم‌های مناسب قابلیت هماهنگی و یکپارچه شدن با انواع تجهیزات فروش مانند بارکدخوان‌ها و پرینترهای فروش و تولید فاکتور را دارند. آنها همچنین قادر به تفکیک انواع موجودی‌های کالایی با توجه به نوع محصول یا کالا هستند.

بهترین نرم افزار حسابداری مغازه ها چه کارهایی می‌کند؟

نرم‌افزارها و سیستم‌های حسابداری تخصصی که برای استفاده در مغازه‌ها طراحی می‌شوند، به شکلی ساده مجموعه‌ای از وظایف حسابداری را انجام می‌دهند. در ادامه برخی از فعالیت‌هایی که از طریق این نرم‌افزارها ثبت و مورد مدیریت قرار می‌گیرند معرفی می‌شود.

حسابداری مغازه

مجموعه وظایف محاسباتی مرتبط با امور مالی یک کسب و کار یا مغازه در این بخش قرار می‌گیرد. انواع اسناد موجودی کالا، انبار، حساب‌های بدهکار/بستانکار، دفتر کل، و مواردی مانند این در همین بخش تعریف و عملیاتی می‌شوند. امروزه دیگر اکثر سیستم‌های حسابداری از پس محاسبات ریاضی این بخش به خوبی بر می‌آیند. به همین دلیل لازم است در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه به نکاتی مانند قابلیت محاسبه مالیات با توجه به قوانین محلی، ارائه سیستم یکپارچه که شما را بی‌نیاز از ورود مجدد اطلاعات می‌کند، و همچنین سازگاری با سیستم‌های مختلف توجه کنید.

عملیات فروش و فاکتوردهی

در هنگام فروش یک محصول در یک مغازه کوچک مجموعه‌ای از تغییرات حسابداری اتفاق می‌افتد: یک محصول از انبار یا موجودی کالای یک مغازه کم می‌شود، یک فاکتور برای این محصول صادر می‌شود، مبلغ محصول از حساب مشتری کم شده و به حساب مغازه وارد می‌شود، حساب مغازه به نسبت کم شدن یک محصول از انبار افزایش پیدا می‌کند. این جدای از دریافت شماره تلفن مشتری و وارد کردن آن به سیستم برای ارسال پیام تشکر، یا خواندن بارکد محصول و غیر فعال کردن اتیکت امنیتی محصول و مواردی مانند این است. با توجه به این جزئیات لازم است که یک سیستم حسابداری مناسب برای مغازه بتواند عملیات فروش و صدور فاکتور را به شکلی ساده و یکپارچه انجام دهد.

یکپارچه بودن سیستم حسابداری در این بخش بسیار کمک کننده است. هنگامی که از یک نرم‌افزار یکپارچه حسابداری استفاده می‌کنید، فقط یک بار برخی از حساب‌ها یا محصولات را تعریف می‌کنید و نرم‌افزار برای همیشه اطلاعات را به روز کرده و محاسبات را با توجه به فروش و موجودی جدید انجام می‌دهد. برای مثال، صندوق فروشگاهی محک یک سیستم یکپارچه است که با سادگی هر چه بیشتر به مغازه‌داران اجازه می‌دهد عملیات فروش و فاکتوردهی را با بالاترین کیفیت انجام بدهند.

عملیات انبار

با توجه به اندازه مغازه و نوع معاملاتی که در آن انجام می‌شود یا محصولی که کسب و کار ارائه می‌دهد، عملیات انبار در برنامه‌های مختلف حسابداری به شکل‌های مختلفی طراحی و ارائه می‌شود. برای مثال، اگر مغازه شما یک دفتر پخش است که چندین ویزیتور در نقاط مختلف شهر دارد و محصولات را در نقاط مختلف به مشتریان ارائه می‌دهید، لازم است نرم‌افزار حسابداری شما در بخش عملیات انبار خدماتی مناسب با سطح فعالیت‌های شما ارائه بدهد. امکان دسترسی ویزیتورها به موجودی انبار از طریق موبایل، تعریف انبارهای مختلف، و احتمالا سیستم محاسبه هزینه تحویل خدمات و مواردی مانند این، اجزای عملیات انبار مورد نیاز در این نرم‌افزار هستند.

مدیریت زمان و هزینه

این بخش بیشتر برای مدیریت مالی مغازه شما اهمیت دارد. مدیریت زمان و هزینه بخشی تحلیلی از نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی است که در آن سیستم با تحلیل فروش انواع محصولات و میزان درآمد مغازه، فهرستی از پیشنهادات برای انجام سفارش‌های جدید و بودجه‌بندی سال بعد ارائه می‌دهد.

سیستم حقوق و دستمزد

اگر در مغازه خود فروشندگان و کارکنانی دارید، لازم است که نرم‌افزار حسابداری شما دارای قابلیت انجام عملیات حقوق و دستمزد باشد. بهتر است توجه داشته باشید که این عملیات فقط برای محاسبه میزان کارکرد کارکنان و ضرب کردن حقوق آنها در میزان کارکرد آنها نیست. بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه علاوه بر محاسبه میزان حقوق و دستمزد کارکنان، به شکل مناسبی می‌تواند میزان مالیات آنها را محاسبه کند. این قابلیت با توجه به هزینه‌های سنگین جریمه‌های مالیاتی و مشکلات احتمالی مانند این از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

نکات مهم در انتخاب بهترین برنامه حسابداری برای مغازه

همان طور که پیشتر اشاره شد، بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه ها لازم است به شکلی طراحی شود که نیازی به تخصص حسابداری برای استفاده از آن نداشته باشد. علاوه بر این، چنین سیستمی بهتر است محاسبات حسابداری را به شکل یکپارچه انجام دهد تا نیازی به ورود مجدد اطلاعات که منجر به خطاهای احتمالی می‌شود، نداشته باشد.

برخی از مهم‌ترین نکات در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه شامل موارد زیر می‌شود:

• عملیات فروش و فاکتوردهی یکپارچه
• امکانات انبار و تعریف موجودی کالا
• اتصال‌پذیری به دستگاه‌های مختلف فروش
• استفاده آسان
• امنیت
• پشتیبانی قابل اعتماد
• قیمت منطقی

برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه خوب تحقیق کنید

 مغازه‌ها کسب و کارهای نسبتا کوچکی هستند که انواع محصولات و خدمات مورد نیاز مردم و مشتریان را تامین و ارائه می‌کنند. بهترین نرم افزار حسابداری برای مغازه شامل سیستمی ساده و یکپارچه می‌شود که کاربران غیر متخصص صاحب مغازه یا فعال در مغازه بتوانند با مهارت متوسط در کامپیوتر آن را مدیریت کنند. یک سیستم پیچیده حسابداری که برای استفاده متخصصان طراحی شده، در مغازه کاربرد زیادی نمی‌تواند داشته باشد. سیستم صندوق فروشگاهی محک یک سیستم مکانیزه فروش و حسابداری است که داشتن آن برای اصناف و مغازه‌ها از نظر قانونی ضروری است.

این سیستم با یک صفحه نمایشگر لمسی ارائه می‌شود که دارای یک رابط کاربری بسیار ساده و کاربر پسند است. فعالیت‌های مختلف این نرم‌افزار از طریق آیکون‌های بزرگ و قابل لمس در صفحه و پنجره‌های مختلف آن قابل مشاهده و دسترسی هستند. کاربران بدون داشتن تخصص حسابداری به راحتی می‌توانند از این سیستم استفاده کرده و فعالیت مورد نظر خود را انجام دهند. با استفاده از این سیستم مغازه‌ها می‌توانند به شفافیت مالی کامل دست پیدا کرده و کلیه امور حسابداری فعالیت‌های خود را مدیریت کنند. این سیستم با قیمتی بسیار منطقی و ارزان، و خدمات پشتیبانی بسیار مسئول و پاسخگو، توسط گروه نرم‌افزاری محک به مغازه‌ها ارائه می‌شود.

منبع: https://financesonline.com/