بهترین نرم ‌افزار مدیریت مالی چیست و باید چه قابلیت ‌هایی داشته باشد؟

مقدمه

امروزه نرم‌افزارهای مدیریت مالی بخش مهمی‌ از هر سازمان هستند. این نرم‌افزارها به کسب و کارها کمک می‌کنند تا درک عمیق‌تری از تجارت خود و مدیریت آن به‌دست آورده و در واقع از حسابداری صرف به سمت مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی استراتژیک حرکت کنند. نرم‌افزار مدیریت مالی به شما کمک می‌کند تا جریان مالی کارخانه یا کسب و کار خود را دنبال کرده و شرایط مالی خود را بسنجید. با داشتن چنین نرم­افزاری شما می‌توانید داد و ستدهای خود را ثبت کرده، از معاملات خود گزارش تهیه کرده، مشتریان خود را مدیریت کرده و با فروشندگان دیگر ارتباط برقرار کنید. بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی به شما امکان می‌دهد دستور خرید صادر کرده، موجودی انبار خود را پیگیری کرده، صورتحساب مشتریان را تهیه کرده و حساب بانکی خود را تحت کنترل داشته باشید.

چرا کسب و کارهای کوچک و بزرگ باید از نرم ­افزار مدیریت مالی استفاده کنند؟

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مالی برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک مزایای زیادی را به دنبال دارد. برخی از این مزایا را در ادامه مقاله بیان خواهیم کرد.

درک اطلاعات و شرایط مالی به صورت آنی

بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی می‌­تواند تصویری از دریافتی‌ها، هزینه‌ها، سود و همینطور ضرر را در زمان واقعی به شما بدهد. با متصل کردن حساب بانکی تجاری خود به یک برنامه مدیریت مالی می‌توانید به تمامی‌ جزئیات مالی مهم روی کامپیوتر یا گوشی هوشمند خود دسترسی داشته باشید؛ دستمزدها را مدیریت کرده، صورتحساب‌های اختصاصی شده را بفرستید و حساب بانکی خود را به جریان مالی نقدی متصل کنید چنین نرم افزارهایی شما را قادر می‌سازند تا نسبت به شرایط مالی و سود و زیان خود آگاهی پیدا کنید. همچنین به شما کمک می‌کنند که برای زمان پرداخت مالیات سالانه برنامه‌ریزی کرده و بتوانید تقریباً تمامی‌ هزینه‌های خود را مستند کنید.

مدیریت معاملات با مشتری‌ها

وجود مشتری برای تمامی‌ کسب و کارها بسیار مهم است و هر کسب و کاری تلاش می‌کند تا مشتری خود را راضی نگه دارد. با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی می‌توانید محاسبات و صورتحساب‌ها را مستقیماً از محیط نرم‌افزار برای مشتری ایمیل کنید و بدین ترتیب تاخیرهای مدیریتی را حذف کنید. مطمئن باشید با این کار مشتریان شما خوشحال‌تر و راضی‌تر خواهند بود.

بهترین نرم­افزار مدیریت مالی به شما امکان می‌دهد بدون نیاز به وارد کردن داده‌ها بتوانید به صورت اتوماتیک داده‌های حساب بانکی خود را در دسترس داشته و عملیات‌های مورد نیاز را انجام دهید. بدین ترتیب می‌توانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید.

به حداقل رساندن احتمال خطا

همه ما تا بحال حداقل یکبار تجربه کرده‌ایم که یک صفر اضافه گذاشتن، فراموش کردن یک اعشار و گاهاً یک اشتباه تایپی حساب و کتاب دفاتر ما را به یک فاجعه تبدیل می‌­کند. پیدا کردن خطاها و سپس اصلاح کردن آنها طبیعتا بسیار زمان‌بر است و برای هر کسب و کاری بهتر است، این زمان صرف تعیین استراتژی‌های کسب و کار، تعامل با مشتری و سرمایه‌گذاری شود. وقتی که بانک بتواند داده‌های شما را مستقیما از نرم‌افزار مدیریت مالی شما دریافت کند احتمال رخ داد این خطاها بسیار پایین آمده و در زمان صرفه­ جویی خواهد شد.

همگام‌سازی داده‌ها، گرفتن شرح معاملات، مدیریت و کنترل کارت‌های اعتباری

بهترین نرم‌افزارهای مدیریت مالی به شما امکان همگام‌سازی اطلاعات حساب بانکی تجاری خود را می‌دهند. شما هر زمان که اراده کنید می‌توانید اطلاعات حاصل از معاملات انجام شده با کارت‌های اعتباری حساب‌های بانکی خود را در اختیار داشته باشید. امروزه بسیاری از شرکت‌ها به کارمندان خود کارت اعتباری می‌دهند. استفاده از کارت اعتباری ممکن است منجر به کاغذ بازی و پر کردن فرم‌های بی‌شمار شود چرا که هر شخصی می‌خواهد تا از تمامی‌ پرداختی‌های خود یک رسید داشته باشد، در حالی که با وصل کردن نرم‌افزار مدیریت مالی به کارت اعتباری نه تنها باعث می‌توان در زمان صرفه‌جویی کنید بلکه می‌توانید اطلاعات ثبت شده­ و به روز شده­ دقیق از تمامی‌ خریدها و فروش‌های تمامی‌ کارت اعتباری را نیز در اختیار داشته باشید.

آسان‌تر شدن پرداخت مالیات

تمامی‌ صاحبان کسب و کار درک می‌کنند که پر کردن اظهارنامه مالیاتی سالیانه چقدر آزاردهنده و تکراری است برای مثال پر کردن دوباره­ مدارک و رسیدها، تلاش برای مطابقت دادن حساب‌های بانکی و… کاری بسیار خسته‌کننده است.

اما به محض اینکه شما حساب‌های بانکی تجاری خود را به یک نرم‌افزار مدیریت مالی متصل کنید مدارک مربوط به حساب‌های شما در زمان واقعی به صورت اتوماتیک پر خواهند شد. در طول سال هر زمانی که شما با معاملات قبلی شده خود سر و کار داشته باشید نرم‌افزار اقدامات انجام شده را ثبت می‌‌کند و هنگامی‌ که زمان پرداخت مالیات فرا می‌رسد معاملات شما از جمله هزینه‌ها و دریافتی‌ها تا آن لحظه دسته‌بندی خواهند شد. این ثبت اتوماتیک اطلاعات سبب می‌شود که فرایند پرداخت مالیات سریع‌تر و دقیق‌تر انجام گیرد.

نکات مهم برای انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی

برای اینکه ببینیم یک نرم‌افزار مدیریت مالی و کارایی لازم را دارد یا نه باید سه مورد را مد نظر قرار دهیم:

 ۱. گزارش‌دهی

 ۲. قابلیت یکپارچه شدن با دیگر سیستم­ها

 3. عملکرد

گزارش‌دهی

تهیه گزارش مالی از روی حساب‌های نوشته شده روی کاغذ و یا صفحات اکسل متعدد بسیار خسته کننده است. در فرآیند تولید یک گزارش داده‌ها باید از سیستم‌های مختلف جمع‌آوری شده، اطلاعات مورد نظر از آن‌ها استخراج شده و در تلفیق با یکدیگر آنالیز شوند. این مراحل بسیار پیچیده بوده و با اشتباه وارد کردن حتی یک داده می‌تواند منجر به تولید اطلاعات بدرد نخور شود. در نتیجه گزارشاتی که به صورت دستی تهیه می‌شوند معمولاً دید واضحی از عملکرد کسب و کار نمی‌دهند. بلکه یک سری اطلاعات انبوه و گیج کننده تولید کرده که قابلیت استفاده برای تصمیم‌گیری راجع به فعالیت‌های آتی مالی شرکت نخواهد داشت. چنین گزارشاتی معمولاً دارای خطا و اشتباه بوده و زمان تهیه آنها نیز بسیار طولانی است.

برای اجتناب از موارد گفته شده در بالا، شما به یک سرویس نرم‌افزار مالی نیاز دارید که بتوانید به سرعت و به آسانی داده‌های خود را را وارد کرده و همچنین به راحتی داده‌های خود را را از آن بگیرید. بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی به شما اجازه می‌دهد که داده‌های خود را از منابع و سیستم‌های مختلف جمع‌آوری کرده و به صورت خودکار آن‌ها را به اطلاعات مالی کامل و معنا‌دار تبدیل کند. این کار نسبتا آسان است و به پشتیبانی فنی چندانی نیاز ندارد.

بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی دارای یک سری عملکردهای خاص است که از جمله آن‌‌ها می‌­توان به موارد زیر اشاره کرد:

• توانایی تولید گزارشات با کیفیت در مدت زمان کوتاه
•  توانایی تولید گزارشات مختلف با فرمت‌های متفاوت بنا بر نیاز
• توانایی به تصویر کشیدن داده­ها
• توانایی آنالیز “چه شود اگر؟” (What-if analyses)
• توانایی انطباق یافتن با تغییرات ساختار کسب و کار بدون نیاز به تعویض نرم‌افزار
• توانایی جمع‌آوری خودکار داده‌ها از منابع مختلف
• عدم نیاز زیاد به پشتیبانی فنی تیم IT

یکپارچه شدن با سیستم‌ها

معمولاً یک نرم‌افزار مالی به تنهایی نمی‌تواند تمامی‌ عملکردهای ضروری و لازم مورد نیاز کاربران را فراهم کند. لذا بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی باید بتواند با اپلیکیشن‌های نرم­افزاری مختلف یکپارچه شود تا سیستم یکپارچه‌ای که مورد نظر کاربر است به دست آید. با این حال نرم‌افزارهای مدیریت مالی معمولاً پلتفرم مناسبی ندارند که قادر باشد چندین سیستم را همگی در یک سیستم یکپارچه کند. برای مثال برخی از اپلیکیشن‌های کاربردی مانند اپلیکیشن‌های حسابداری یا منابع انسانی برای عمل کردن نیازمند پلتفرم‌های پر هزینه هستند و همچنین به دلیل ورود داده‌های تکراری و یا حتی تکه تکه، ممکن است اطلاعات نهایی اشتباه تولید کنند.

درنتیجه اگر شما نمی‌توانید از سیستمی‌ با عملکردهای چندگانه استفاده کنید، باید به دنبال نرم­افزاری باشید که خود به عنوان یک پلتفرم جداگانه عمل کرده و به اپلیکیشن‌های متفاوت اجازه دهد تا با یکدیگر یکپارچه شوند. اگر بخواهیم به صورت مفصل‌تر توضیح دهیم، بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی که قادر به ادغام کردن سیستم‌های مختلف با یکدیگر است باید موارد زیر را دارا باشد:

• این نرم‌افزار باید بتواند در یک پلتفرم جداگانه میزبان اپلیکیشن‌ها و سیستم‌های مختلف باشد
• نرم‌افزار باید بتواند داده‌های حاصل از منابع مختلف را با یکدیگر یکپارچه کرده و مانع از ورود داده‌های تکراری یا تکه‌تکه بشود
• نرم‌افزار باید به­حدی انعطاف پذیر باشد که نیاز نباشد هیچ داده‌ای خارج از آن ذخیره شود
• نرم‌افزار باید بتوانند نیازمندی‌های خاص هر کسب و کار را برآورده کند

عملکرد

از بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی انتظار دارید کدام مشکلات حال حاضر و یا حتی مشکلات بالقوه­ی آتی شما را حل کند؟ بسیاری از مردم به دنبال نرم‌افزاری هستند که مشکلات حال حاضر آنها را برطرف کند اما فراموش می‌کنند که به نیازها و مشکلات طولانی مدت خود فکر کنند. به دلیل اینکه برخی نرم‌افزارهای مالی بسیار بسیار ارزان‌تر از دیگر نرم‌افزارها هستند، بسیاری از شرکت‌ها نوعی از سیستم‌های مدیریت مالی را می‌­خرند که ارزان‌تر از بقیه هستند؛ معمولا چنین نرم افزارهایی ماژول‌ها و عملکرد‌های بسیار محدودی دارند.

بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی بایستی بتواند عملکردهای اصلی حسابداری را اجرا کند تا حجم اطلاعاتی که فرد باید بازیابی و پردازش کند کاهش یابد. این به این معنی است که داده‌های به دست آمده ممکن است ناکافی، نادرست، و یا ثابت باشند. در عمل برخی کمپانی‌ها سعی می‌کنند اطلاعات ورودی را با ذخیره‌سازی در زیر_سیستم‌ها یا زیر نرم‌افزارها کاهش دهند. به دلیل اینکه چنین سیستم‌هایی با نرم افزارهای مدیریت مالی اصلی کاملاً یکپارچه نیستند معمولاً داده‌های حاصل از آن‌ها دچار نوسان بوده و یا تکراری است.

برخی از ویژگی‌های کلیدی یک نرم افزار مدیریت مالی

راه حلی این است که از سرویس‌های نرم‌افزاری که دارای ماژول‌ها و عملکردهای متنوع هستند و می‌توانند مطابق با نیاز شکل بگیرند، استفاده شود. برخی از ویژگی‌های مهمی‌ که بهترین سیستم مدیریت مالی با عملکرد کامل می‌تواند داشته باشد به شرح زیر است:

• به غیر از ماژول‌های اصلی مانند دفتر کل، حساب‌های پرداختی، حساب‌های دریافتی و خریدها؛ عملکردهای دیگری نیز دارند. برای مثال می‌توانند هزینه پروژه یا کار، موجودی، دارایی‌های ثابت، حقوق و دستمزد، منابع انسانی، گزارش‌های مالی را محاسبه کرده و همچنین قابلیت هوش/تحلیل تجاری نیز دارند.
• بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی انعطاف­ پذیری لازم برای تطابق با تغییرات مدل کسب و کار را دارد بدون اینکه تاثیری روی سازمان‌بندی ساختار، هدف و مدل تجارت داشته باشد.

هنگام انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی باید دقت کنید که حتما سه ویژگی ذکر شده در بالا را داشته باشد تا سبب بهبود بازده و انعطاف‌ پذیری گزارش‌دهی آن شود. بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی باید مجموعه کاملی از ماژول‌ها و عملکردهای گسترده‌ای که برای کسب و کارتان نیاز است را داشته باشد. همچنین برای همپارچه شدن بهتر با دیگر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط باید تکنولوژی باز داشته باشد.

سخن پایانی

همانطور که در این مطلب از وبلاگ محک بیان شد، بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی نرم‌افزاری است که بتواند گزارشات مالی مختلف را در فرمت‌های گوناگون در اختیار فرد قرار دهد. این نرم افزار باید بتواند خطاهای احتمالی ناشی از ورود اشتباه داده را کاهش داده و در زمان و هزینه‌ی فرد صرفه‌جویی کند. بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی باید قابلیت یکپارچه شدن با سیستم­های دیگر را دارا بوده و همچنین عملکردهای بسیار متنوع و کاربردی داشته باشد. در این مقاله نرم­افزار مدیریت مالی محک را به عنوان بهترین نرم‌افزار مدیریت مالی موجود در بازار معرفی کردیم. این نرم افزار با اتصال به حساب‌های بانکی فرد و فراهم کردن اطلاعات در لحظه از وضعیت مالی و میزان سود و ضرر فرد، به او در تصمیم­گیری‌های آتی برای ارتقای کسب و کار کمک خواهد کرد.