مقدمه
بهترین نرم افزارهای مدیریت مالی بخش مهمی از هر سازمان هستند. این نرم افزارها به کسب و کارها کمک می‌کنند تا درک عمیق‌تری از تجارت خود و مدیریت آن به‌دست آورده و در واقع از حسابداری صرف به سمت مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی استراتژیک حرکت کنند. نرم افزار مدیریت مالی به شما کمک میکند تا جریان مالی کارخانه یا کسب و کار خود را دنبال کرده و شرایط مالی خود را بسنجید. با داشتن مدیریت نرم افزار شما می‌توانید داد و ستدهای خود را ثبت کرده، از معاملات خود گزارش تهیه کرده، مشتریان خود را مدیریت کرده و با فروشندگان دیگر ارتباط برقرار کنید. بهترین نرم افزار مدیریت مالی به شما امکان می‌دهد دستور خرید صادر کرده، موجودی انبار خود را پیگیری کرده، صورتحساب مشتریان را تهیه کرده و حساب بانکی خود را تحت کنترل داشته باشید.
فهرست مطالب
ضرورت استفاده از نرم افزار مالی چیست؟
استفاده از نرم افزار مالی برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک مزایای زیادی را به دنبال دارد. برخی از این مزایا را در ادامه مقاله بیان خواهیم کرد.
درک اطلاعات و شرایط مالی به صورت آنی به کمک نرم افزارهای مدیریت مالی
بهترین نرم افزار مدیریت مالی می‌تواند تصویری از دریافتی‌ها، هزینه‌ها، سود و همینطور ضرر را در زمان واقعی به شما بدهد. با متصل کردن حساب بانکی تجاری خود به یک برنامه مدیریت مالی می‌توانید به تمامی جزئیات مالی مهم روی کامپیوتر یا گوشی هوشمند خود دسترسی داشته باشید؛ دستمزدها را مدیریت کرده، صورتحساب‌های اختصاصی شده را بفرستید و حساب بانکی خود را به جریان مالی نقدی متصل کنید چنین نرم افزارهای مدیریتی شما را قادر می‌سازند تا نسبت به شرایط مالی و سود و زیان خود آگاهی پیدا کنید. همچنین به شما کمک می‌کنند که برای زمان پرداخت مالیات سالانه برنامه‌ریزی کرده و بتوانید تقریباً تمامی هزینه‌های خود را مستند کنید.
مدیریت معاملات با مشتری‌ها به واسطه نرم افزارهای مدیریت مالی
وجود مشتری برای تمامی کسب و کارها بسیار مهم است و هر کسب و کاری تلاش میکند تا مشتری خود را راضی نگه دارد. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مدیریت مالی می‌توانید محاسبات و صورتحساب‌ها را مستقیماً از محیط نرم افزار برای مشتری ایمیل کنید و بدین ترتیب تاخیرهای مدیریتی را حذف کنید. مطمئن باشید با این کار مشتریان شما خوشحال‌تر و راضی‌تر خواهند بود.بهترین نرم افزار مدیریت مالی به شما امکان می‌دهد بدون نیاز به وارد کردن دادهها بتوانید به صورت اتوماتیک داده‌های حساب بانکی خود را در دسترس داشته و عملیات‌های مورد نیاز را انجام دهید. بدین ترتیب می‌توانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید.
به حداقل رساندن احتمال خطا با نرم افزارهای مدیریت مالی
همه ما تا بحال حداقل یکبار تجربه کرده‌ایم که یک صفر اضافه گذاشتن، فراموش کردن یک اعشار و گاهاً یک اشتباه تایپی حساب و کتاب دفاتر ما را به یک فاجعه تبدیل میکند. پیدا کردن خطاها و سپس اصلاح کردن آنها طبیعتا بسیار زمان‌بر است و برای هر کسب و کاری بهتر است، این زمان صرف تعیین استراتژی‌های کسب و کار، تعامل با مشتری و سرمایه‌گذاری شود. وقتی که بانک بتواند داده‌های شما را مستقیما از نرم افزار مدیریت مالی شما دریافت کند احتمال رخ داد این خطاها بسیار پایین آمده و در زمان صرفه جویی خواهد شد.
همگام‌سازی دادهها، گرفتن شرح معاملات، مدیریت و کنترل کارت‌های اعتباری با نرم افزارهای مدیریت مالی
بهترین نرم افزارهای مدیریتی اعم از مدیریت مالی به شما امکان همگام‌سازی اطلاعات حساب بانکی تجاری خود را می‌دهند. شما هر زمان که اراده کنید می‌توانید اطلاعات حاصل از معاملات انجام شده با کارت‌های اعتباری حسابهای بانکی خود را در اختیار داشته باشید. امروزه بسیاری از شرکت‌ها به کارمندان خود کارت اعتباری می‌دهند. استفاده از کارت اعتباری ممکن است منجر به کاغذ بازی و پر کردن فرم‌های بی‌شمار شود چرا که هر شخصی می‌خواهد تا از تمامی پرداختی‌های خود یک رسید داشته باشد، در حالی که با وصل کردن نرم افزار مدیریت مالی به کارت اعتباری نه تنها باعث میتوان در زمان صرفه‌جویی کنید بلکه می‌توانید اطلاعات ثبت شده و به روز شده دقیق از تمامی خریدها و فروش‌های تمامی کارت اعتباری را نیز در اختیار داشته باشید.
آسان‌تر شدن پرداخت مالیات با استفاده از نرم افزارهای مدیریت مالی
تمامی صاحبان کسب و کار درک می‌کنند که پر کردن اظهارنامه مالیاتی سالیانه چقدر آزاردهنده و تکراری است برای مثال پر کردن دوباره مدارک و رسیدها، تلاش برای مطابقت دادن حسابهای بانکی و… کاری بسیار خسته‌کننده است.
اما به محض اینکه شما حسابهای بانکی تجاری خود را به یک نرم افزار مدیریت مالی متصل کنید مدارک مربوط به حسابهای شما در زمان واقعی به صورت اتوماتیک پر خواهند شد. در طول سال هر زمانی که شما با معاملات قبلی شده خود سر و کار داشته باشید نرم افزار اقدامات انجام شده را ثبت میکند و هنگامی که زمان پرداخت مالیات فرا می‌رسد معاملات شما از جمله هزینه‌ها و دریافتی‌ها تا آن لحظه دسته‌بندی خواهند شد. این ثبت اتوماتیک اطلاعات سبب می‌شود که فرایند پرداخت مالیات سریع‌تر و دقیق‌تر انجام گیرد.
نکات مهم برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت مالی
برای اینکه ببینیم یک نرم افزار مدیریت مالی و کارایی لازم را دارد یا نه باید سه مورد را مد نظر قرار دهیم:
۱. گزارش‌دهی
۲. قابلیت یکپارچه شدن با دیگر سیستمها
3. عملکرد
1. گزارش‌دهی
تهیه گزارش مالی از روی حسابهای نوشته شده روی کاغذ و یا صفحات اکسل متعدد بسیار خسته کننده است. در فرآیند تولید یک گزارش دادهها باید از سیستمهای مختلف جمع‌آوری شده، اطلاعات مورد نظر از آنها استخراج شده و در تلفیق با یکدیگر آنالیز شوند. این مراحل بسیار پیچیده بوده و با اشتباه وارد کردن حتی یک داده می‌تواند منجر به تولید اطلاعات بدرد نخور شود. در نتیجه گزارشاتی که به صورت دستی تهیه می‌شوند معمولاً دید واضحی از عملکرد کسب و کار نمی‌دهند. بلکه یک سری اطلاعات انبوه و گیج کننده تولید کرده که قابلیت استفاده برای تصمیم‌گیری راجع به فعالیت‌های آتی مالی شرکت نخواهد داشت. چنین گزارشاتی معمولاً دارای خطا و اشتباه بوده و زمان تهیه آنها نیز بسیار طولانی است.
برای اجتناب از موارد گفته شده در بالا، شما به یک سرویس نرم افزار مالی نیاز دارید که بتوانید به سرعت و به آسانی داده‌های خود را را وارد کرده و همچنین به راحتی داده‌های خود را را از آن بگیرید. بهترین
به شما اجازه می‌دهد که داده‌های خود را از منابع و سیستمهای مختلف جمع‌آوری کرده و به صورت خودکار آنها را به اطلاعات مالی کامل و معنا‌دار تبدیل کند. این کار نسبتا آسان است و به پشتیبانی فنی چندانی نیاز ندارد.
بهترین نرم افزار مدیریت مالی دارای یک سری عملکردهای خاص است که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- توانایی تولید گزارشات با کیفیت در مدت زمان کوتاه
- توانایی تولید گزارشات مختلف با فرمت‌های متفاوت بنا بر نیاز
- توانایی به تصویر کشیدن دادهها
- توانایی آنالیز “چه شود اگر؟” (What-if analyses)
- توانایی انطباق یافتن با تغییرات ساختار کسب و کار بدون نیاز به تعویض نرم افزار
- توانایی جمع‌آوری خودکار دادهها از منابع مختلف
- عدم نیاز زیاد به پشتیبانی فنی تیم IT
2. یکپارچه شدن با سیستمها
معمولاً یک نرم افزار مالی به تنهایی نمی‌تواند تمامی عملکردهای ضروری و لازم مورد نیاز کاربران را فراهم کند. لذا بهترین نرمافزار مدیریت مالی باید بتواند با اپلیکیشن‌های نرمافزاری مختلف یکپارچه شود تا سیستم یکپارچه‌ای که مورد نظر کاربر است به دست آید. با این حال نرم‌افزارهای مدیریت مالی معمولاً پلتفرم مناسبی ندارند که قادر باشد چندین سیستم را همگی در یک سیستم یکپارچه کند. برای مثال برخی از اپلیکیشن‌های کاربردی مانند اپلیکیشن‌های حسابداری یا منابع انسانی برای عمل کردن نیازمند پلتفرم‌های پر هزینه هستند و همچنین به دلیل ورود داده‌های تکراری و یا حتی تکه تکه، ممکن است اطلاعات نهایی اشتباه تولید کنند.
درنتیجه اگر شما نمی‌توانید از سیستمی با عملکردهای چندگانه استفاده کنید، باید به دنبال نرم افزاری باشید که خود به عنوان یک پلتفرم جداگانه عمل کرده و به اپلیکیشن‌های متفاوت اجازه دهد تا با یکدیگر یکپارچه شوند. اگر بخواهیم به صورت مفصل‌تر توضیح دهیم، بهترین نرم افزار مدیریت مالی که قادر به ادغام کردن سیستمهای مختلف با یکدیگر است باید موارد زیر را دارا باشد:
- این نرم افزار باید بتواند در یک پلتفرم جداگانه میزبان اپلیکیشن‌ها و سیستمهای مختلف باشد
- نرم افزار باید بتواند داده‌های حاصل از منابع مختلف را با یکدیگر یکپارچه کرده و مانع از ورود داده‌های تکراری یا تکه‌تکه بشود
- نرم افزار باید به حدی انعطاف پذیر باشد که نیاز نباشد هیچ داده‌ای خارج از آن ذخیره شود
- نرم افزار باید بتوانند نیازمندی‌های خاص هر کسب و کار را برآورده کند
3. عملکرد
از بهترین نرم افزار مدیریت مالی انتظار دارید کدام مشکلات حال حاضر و یا حتی مشکلات بالقوهی آتی شما را حل کند؟ بسیاری از مردم به دنبال نرم افزارهای مدیریتی هستند که مشکلات حال حاضر آنها را برطرف کند اما فراموش می‌کنند که به نیازها و مشکلات طولانی مدت خود فکر کنند. به دلیل اینکه برخی نرم افزارهای مالی بسیار بسیار ارزان‌تر از دیگر نرم‌افزارها هستند، بسیاری از شرکت‌ها نوعی از سیستمهای مدیریت مالی را می‌خرند که ارزان‌تر از بقیه هستند؛ معمولا چنین نرم افزار های مدیریت مالی ماژول‌ها و عملکردهای بسیار محدودی دارند.
بهترین نرم افزار های مدیریت مالی بایستی بتواند عملکردهای اصلی حسابداری را اجرا کند تا حجم اطلاعاتی که فرد باید بازیابی و پردازش کند کاهش یابد. این به این معنی است که داده‌های به دست آمده ممکن است ناکافی، نادرست، و یا ثابت باشند. در عمل برخی کمپانی‌ها سعی می‌کنند اطلاعات ورودی را با ذخیره‌سازی در زیر_سیستمها یا زیر نرم‌افزارها کاهش دهند. به دلیل اینکه چنین سیستم‌هایی با نرم افزار های مدیریت مالی اصلی کاملاً یکپارچه نیستند معمولاً داده‌های حاصل از آنها دچار نوسان بوده و یا تکراری است.
برخی از ویژگیهای کلیدی یک نرم افزار مدیریت مالی
راه حلی این است که از سرویس‌های نرمافزاری که دارای ماژول‌ها و عملکردهای متنوع هستند و میتوانند مطابق با نیاز شکل بگیرند، استفاده شود. برخی از ویژگیهای مهمی که بهترین سیستم مدیریت مالی با عملکرد کامل می‌تواند داشته باشد به شرح زیر است:
- به غیر از ماژولهای اصلی مانند دفتر کل، حسابهای پرداختی، حسابهای دریافتی و خریدها؛ عملکردهای دیگری نیز دارند. برای مثال میتوانند هزینه پروژه یا کار، موجودی، داراییهای ثابت، حقوق و دستمزد، منابع انسانی، گزارشهای مالی را محاسبه کرده و همچنین قابلیت هوش/تحلیل تجاری نیز دارند.
- بهترین نرمافزار مدیریت مالی انعطاف پذیری لازم برای تطابق با تغییرات مدل کسب و کار را دارد بدون اینکه تاثیری روی سازمانبندی ساختار، هدف و مدل تجارت داشته باشد.
هنگام انتخاب بهترین نرمافزار مدیریت مالی باید دقت کنید که حتما سه ویژگی ذکر شده در بالا را داشته باشد تا سبب بهبود بازده و انعطاف پذیری گزارش‌دهی آن شود. بهترین نرمافزار مدیریت مالی باید مجموعه کاملی از ماژول‌ها و عملکردهای گسترده‌ای که برای کسب و کارتان نیاز است را داشته باشد. همچنین برای همپارچه شدن بهتر با دیگر سیستمها و نرم‌افزارهای مرتبط باید تکنولوژی باز داشته باشد.
سخن پایانی
همانطور که در این مطلب از وبلاگ محک بیان شد، بهترین نرمافزار مدیریت مالی نرمافزاری است که بتواند گزارشات مالی مختلف را در فرمت‌های گوناگون در اختیار فرد قرار دهد. این نرم افزار باید بتواند خطاهای احتمالی ناشی از ورود اشتباه داده را کاهش داده و در زمان و هزینه‌ی فرد صرفه‌جویی کند. بهترین نرمافزار مدیریت مالی باید قابلیت یکپارچه شدن با سیستمهای دیگر را دارا بوده و همچنین عملکردهای بسیار متنوع و کاربردی داشته باشد. در این مقاله نرم افزار مدیریت مالی محک را به عنوان بهترین نرمافزار مدیریت مالی موجود در بازار معرفی کردیم. این نرم افزار مالی با اتصال به حسابهای بانکی فرد و فراهم کردن اطلاعات در لحظه از وضعیت مالی و میزان سود و ضرر فرد، به او در تصمیمگیری‌های آتی برای ارتقای کسب و کار کمک خواهد کرد.
یک پاسخ
با سلام
مطالب بسیار مفید وکاملی بود . به خصوص برای افرادی که هیچ اطلاعاتی از نرم افزار های حسابداری ندارند میتوان به عنوان یک منبع استفاده کرد .