کلید موفقیت کسب و کارها در هر اندازه‌ای توجه به جزئیات است. مطمئنا یک ایده جذاب، پرسنل خبره، بازاری با فرصت‌های مناسب و شاید کمی شانس در موفقیت شما تاثیرگذار باشد. با این حال جزئیات حرف آخر را می‌زنند. این مسئله کاملا در بهبود فرآیند مالی و بهبود فرآیند حسابداری شرکت مشهود است. اگر در این زمینه بتوانید عملکرد خوبی از خود نشان دهید، موفقیت با شما همراه خواهد بود. اما چگونه بهبود فرآیند مالی را در راستای کار خود قرار دهیم و دقیقا این نوع از بهبود چه پایه‌هایی دارد؟
در یک دهه گذشته، اتوماسیون اداری توانسته تحول شگرفی در ساختار کاری کسب و کارها ایجاد کند. پیش‌بینی می‌شود که تا ده سال آینده، این روند اتوماسیون به قوت خود ادامه داشته باشد. یک معادله ساده این میان وجود دارد. اتوماسیون بیشتر، هزینه‌ها را کاهش خواهد داد و اطمینان بیشتری در مورد سندیت فرآیند حسابداری شما ایجاد خواهد کرد. بدین ترتیب باید قدم به قدم شروع کنید و راهکارهای مناسب کسب و کار خود را پیدا کنید. ما در این مطلب به شما کمک می‌کنیم که روند بهبود فرآیند حسابداری خود را آغاز کنید.
مراحل بهبود فرآیند مالی و بهبود فرآیند حسابداری شرکت
حسابداری و اهمیت به فرآیند مالی باید در اولویت‌های ابتدایی شما باشد. اهمیت ندادن به این مسئله، ضربه بزرگی به پیشرفت کسب و کار شما خواهد زد. اگر تصمیم گفتید که روند بهبود فرآیند مالی کسب و کار خود را آغاز کنید، می‌توانید از نکات زیر بهره بگیرید. همانطور که گفتیم، اندازه شرکت اهمیت ندارد و توجه به جزئیات باید در راستای کار شما باشد.
ردیابی تمامی هزینه‌ها
اولین قدم، مدیریت و ردیابی تمامی هزینه‌های ممکن است. با تدوین یک ساختار منسجم و محکم، تمامی اعتبار ورودی به حساب‌های شرکت را دنبال کنید. بدین ترتیب حجم درآمد را کاملا در اختیار خواهید داشت. اگر سیستم حسابداری دقیق و همچنین آرشیو اسناد قوی هم داشته باشید، می‌توانید به دقت هزینه را کنترل کنید. مجموع تمامی این موارد، گردش مالی شما را مشخص می‌کند.
دسته‌بندی‌های فراوان را کنار بگذارید
دسته‌بندی گردش مالی، به روند ردیابی هزینه‌ها کمک خواهد کرد. با این حال، برخی تیم‌های حسابداری به اشتباه از دسته‌بندی‌های فراوانی استفاده می‌کنند. این مسئله خستگی و پیچیدگی افزوده‌ای ایجاد می‌کند و مخل بهبود فرآیند مالی شرکت خواهد بود. کار خود را راحت کنید و از دسته‌بندی‌های زیادی برای مخارج استفاده نکنید.
پیش‌بینی مالی داشته باشید
یک ابزار مهم و مناسب برای بهبود فرآیند حسابداری شرکت شما، پیش‌بینی مالی است. پس از مدتی متوجه وجود الگوها و خط سیرهای مختلف در اوضاع مالی خود خواهید شد. می‌توانید با تکیه بر گزارشات درآمد، هزینه‌ها، آنالیز اندازه شرکت و از این قبیل داده‌های مالی، یک پیش‌بینی جامع داشته باشید. ممکن است امروز شرایط کاملا مناسب و سلامتی را طی کنید اما باید آماده روزهای سخت باشید.
اتوماسیون فعالیت‌های حسابداری
یکی از مهم‌ترین مشاوره‌هایی که می‌توان به یک شرکت تازه‌کار برای بهبود فرآیند مالی داد، اتوماسیون سیستم حسابداری است. سیستم‌های انسانی ممکن است خطا داشته باشند. اما نرم‌افزار حسابداری خطا را کاهش می‌دهند. اتوماسیون فعالیت‌های روزمره و کلی حسابداری توسط نرم‌افزار یک قدم خوب و قوی خواهد بود.
از حرفه‌ای‌ها کمک بگیرید
می‌توانید پرسنلی حرفه‌ای برای تیم حسابداری خود جذب کنید. با این کار، کمی از نگرانی ایجاد یک سیستم کارآمد را کاهش خواهید داد. اما همچنان از مشاوره حرفه‌ای‌ها در تدوین استراتژی مالی خود استفاده کنید. کمک گرفتن از حرفه‌ای‌ها در هر زمانی مناسب خواهد بود.
نرم‌افزار حسابداری محک و بهبود فرآیند حسابداری
در زمینه اتوماسیون فعالیت‌ها، اشاره کردیم که بهتر است از نرم‌افزارهای حسابداری کمک بگیرید. می‌توانید از نرم‌افزارهای بر پایه دسکتاپ یا بر پایه پردازش ابری کمک بگیرید. در هر صورت، باید یک انتخاب خوب داشته باشید. محصولات محک و نرم‌افزار حسابداری محک برای شرکت‌ها، شروعی خوب خواهد بود.
محک بسته‌های جذابی را برای بهبود فرآیند مالی شرکت شما و همچنین اتوماسیون فعالیت‌ها در نظر گرفته. نسبت به بودجه خود، می‌توانید یک بسته مناسب را تهیه کنید. محصولات محک، به شما در زمینه عملیات بازرگانی، حسابداری، انبارداری، حقوق و دستمزد و بسیاری موارد دیگر کمک خواهند کرد. همچنین اگر تیم حسابداری شما تجربه گسترده‌ای ندارد، می‌توانید با تکیه بر پشتیبانی محک، بسیاری از چالش‌های پیش‌رو را پشت سر بگذارید.
چه تحولاتی به بهبود فرآیند مالی مربوط می‌شود؟
تا به اینجا، مواردی را معرفی کردیم که می‌توانید با استفاده از آن‌ها، سریعا روند حسابداری خود را بهبود ببخشید. اما همانند نیاز به پیش‌بینی مالی، باید تحولات آینده را هم پیش‌بینی کنید. صحبت ما از چه تحولاتی است؟ در مجموع به دو نوع تحول اشاره می‌کنیم:
- آنالیز و پایش داده
- نرم‌افزارهای ابری
هر روزه شرکت‌ها و واحدهای مختلف کسب و کارها اهمیت داده را بیشتر درک می‌کنند. داده‌های رفتاری کاربر، داده‌ی فروش و از این قبیل اطلاعات، نقاط قوت و ضعف شما را مشخص خواهد کرد. اهمیت داده مفهوم تازه‌ای نیست. با این حال پیشرفت روش‌های برداشت و تحلیل داده باعث شده که اهمیت آن برای فرآیند مالی و حسابداری بیشتر مشخص شود. داده می‌تواند به شما در زمینه مالیات، مدیریت ریسک و بازرسی دارایی کمک شگرفی کند.
همچنین با رشد داده، نباید از رشد ساختار نرم‌افزارهای ابری هم چشم‌پوشی کرد. حجم فراوان داده نیازمند جایی مطمئن و مناسب برای ذخیره‌سازی است. نرم‌افزارهای ابری این امکان را برای شما فراهم می‌کنند. حالا اگر هر دو این تحولات را دنبال کنیم، می‌توانیم به راهکاری تازه برای بهبود فرآیند مالی شرکت‌ها برسیم.
حرکت مداوم کلید حل مشکلات
پس از تمامی نکاتی که ارائه کردیم، این مسئله هم اهمیت دارد که عملیات مالی و حسابداری، ساختاری پیچیده و نیازمند مراقبت است. پس باید به آن زمان دهید. اگر به دنبال بهبود فرآیند مالی هستید، باید طولانی‌مدت فکر کنید. باید مداوم در حال حرکت باشید. باید آماده باشید که تغییرات بزرگ و ساختاری را اعمال کنید. بدون ریسک و بدون برنامه‌ریزی، موفقیت مالی کسب نمی‌شود. به عنوان صاحبان تجارت، باید به فکر بهینه‌سازی و بهبود تمامی بخش‌های کاری خود مخصوصا حسابداری باشید. همیشه خود را به روز نگه‌دارید و از تمامی تحولات با خبر شوید. بهترین پرسنل و بهترین محصولات کاری را در اختیار داشته باشید.
استفاده از آخرین تکنولوژی‌ها یک قدم صحیح خواهد بود و مسیر شما برای پیشرفت را هموارتر از گذشته خواهد کرد. همچنین در مسیر بهبود فرآیند مالی شرکت همیشه با موفقیت روبرو نخواهید شد. گاهی اوقات شکست می‌خورید و نتایجی که کسب می‌کنید با اهداف یکسان نیست. اما پذیرش شکست‌ها، بررسی دوباره و حل مشکلات گذشته کلید پیشرفت است. با درک صحیح مشکل، مطمئن خواهید شد که دوباره چنین مشکلی تکرار نخواهد شد.
