تنظیم صورت های مالی از مهم ترین اقدامات حسابداران برای شرکت ها است. برای مثال یک سرمایه گذار با دانستن اطلاعات صورت مالی می‌تواند نسبت به افزایش یا کاهش سرمایه خود اقدام کند. صورتهای مالی در واقع اطلاعات مالی، میزان دارایی و بدهی‌های آن شرکت است که به صورت خلاصه بیان شده است. تنظیم صورت های مالی باید توسط یک متخصص انجام گیرد تا بتوان یک فرم دقیق و بدون نقص ایجاد کرد. در ادامه با روش تنظیم صورت های مالی و انواع آن، و دو نکته که هر فرد تنظیم کننده این سندها باید بداند آشنا خواهید شد.
صورت مالی چیست؟
صورتهای مالی، ثبت رسمی فعالیت مالی یک شرکت است. این صورت‌ها نمای فعلی کسب و کار شما (چه کوچک باشد و چه مجموعه‌ای از چند شرکت باشد) را فراهم می‌کند و چشم انداز و برنامه‌های آینده آن را پیش بینی می‌کند. تنظیم صورت های مالی برای مشاغل مختلف با حسابداری روزمره شروع می‌شود، برای تنظیم صورت های مالی خود شما از این داده‌ها و سوابق آن استفاده کرده، و آن‌ها را سازماندهی می‌کنید. صورتهای مالی، بخشی اساسی از یک طرح تجاری هستند که به شما در جذب سرمایه گذار یا دریافت وام بانکی نیز می‌تواند کمک کند. در واقع اگر بخواهیم صورت مالی را با یک جمله نشان دهیم، می‌توان این کلمات را استفاده کرد: «پول را به من نشان بده.»
این دقیقا کاری است که صورتهای مالی انجام می‌دهند و اطلاعات مورد نیاز را در اختیار شما قرار می‌دهند. صورتهای مالی پول‌های موجود را مشخص کرده، و نشان می‌دهند دارایی این شرکت از کجا آمده و در کجا خرج شده است، و اگر دارایی نقد است، در کجا قرار دارد.
آشنایی با تنظیم صورت های مالی
به طور کلی چهار صورت مالی بسیار مهم در زمینه حسابداری وجود دارد. این صورتهای مالی عبارتند از:
- ترازنامه Balance Sheet
- صورت سود و زیان Income Statement
- صورت سود انباشته Statement of Retained Earning
- صورت میزان نقدینگی Cash Flow Statement
تحلیل این صورتهای مالی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. سهامداران یک شرکت برای محاسبه بازدهی سرمایه گذاری خود نیازمند گزارشاتی هستند که نشان دهد سرمایه شرکت چگونه خرج می‌شود. اینکه آیا مخارج شرکت تامین می‌شود یا در حال ضرردهی است، و یا در چه زمانی نقدینگی افزایش پیدا می‌کند. علاوه بر سهامداران، مدیران این شرکت‌ها نیز نیاز دارند تا عملکرد خود را به صورت یک گزارش مالی ببینند تا با تصمیم گیری‌ها مناسب نسبت به جلوگیری از ورشکستگی یک شرکت اقدام کنند. تنظیم صورت های مالی باید توسط مدیر مالی انجام گیرد، و تقریبا می‌توان گفت کار بسیار زمان‌بر و پیچیده‌ای است.
در واقع تنظیم صورت های مالی برای این انجام می‌شود تا بتوان با مقایسه آن، با صورتهای سال گذشته و یا شرکت‌های رقیب در همان صنف نسبت به نوع عملکرد شرکت اطلاع پیدا کرد. البته برای دریافت وام بانکی نیز، این شرکت‌ها نیاز دارند تا با ارائه صورتهای مالی، از سود دهی شرکت بانک را مطلع کنند، و تضمین برای بازپرداخت وام دریافتی به بانک بدهند.
آشنایی با 4 صورت مالی بسیار مهم
همانطور که گفته شد 4 صورت مالی مهم وجود دارد که هرکدام از آن‌ها به بیان عملکرد شرکت خواهد پرداخت. ترازنامه نشان می‌دهد که یک شرکت چه متعلقاتی دارد و در یک بازه زمانی مشخص چه میزان بدهکاری دارد. صورت سود و زیان نشان می‌دهد که شرکت در طی یک دوره زمانی چه مقدار پول به دست آورده و چه میزان هزینه کرده است. صورت مالی سوم یا صورت سود انباشته و میزان حقوق سهامداران، که اظهارنامه ارزش سهامداران نیز نامیده می‌شود، تغییرات منافع سهامداران شرکت با گذشت زمان را نشان می‌دهد. صورت جریان نقدینگی، میزان گردش پول بین شرکت و عوامل خارجی را نشان می‌دهد، و بیان می‌کند که در یک بازه زمانی چه مقدار گردش پولی وجود داشته. در ادامه با روش تنظیم صورت های مالی بیشتر آشنا خواهیم شد.
آشنایی با ترازنامه
ترازنامه اطلاعت مفصلی درباره دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت ارائه می‌دهد که در ادامه به توضیح آن‌ها و اطلاعاتی که در تنظیم صورت های مالی ترازنامه وجود دارد خواهیم پرداخت.
دارایی
دارایی شامل مواردی است که یک شرکت در اختیار دارد و دارای ارزش است. این دارایی‌ها به معنی این هستند که می‌توان آن‌ها را فروخت و یا توسط شرکت برای تولید محصولات یا ارائه خدمات استفاده کرد. انواع دارایی‌ها شامل کالاهای فیزیکی مانند مواد تولیدی، خودروها و تجهیزات شرکتی است. همچنین نوع دارایی می‌تواند غیر فیزیکی نیز باشد، مانند میزان اعتبار و اوراق بهادار.
بدهی
بدهی‌های یک شرکت مبالغی است که به یک شخص حقیقی و یا حقوق بدهکار است. این بدهی می‌تواند شامل انواع تعهدات مانند پول قرض گرفته شده، وام و یا اجاره یک ملک یا خودرو باشد. همچنین مواد تولیدی که به صورت چکی تهیه شده نیز جزء این مورد حساب می‌شود. یکی دیگر از انواع بدهی، حقوق ماهیانه شرکت به کارکنان، و هزینه جلسات آتی است که باید در تنظیم صورت های مالی ترازنامه ذکر شود.
حقوق صاحبان سهام شرکت
به حقوق صاحبان سهام گاهی سرمایه یا ارزش خالص گفته می‌شود. در واقع این بخش مقدار پولی است که اگر یک شرکت تمام دارایی‌های خود را به فروش برساند و تمام بدهی‌های خود را پرداخت کند، باقی خواهد ماند. این باقی مانده متعلق به سهامداران یا صاحبان شرکت است.
ترازنامه حسابداری به شکل زیر محاسبه می‌شود، و باید با مجموع بدهی و حقوق صاحبان سهام برابر باشد.
دارایی مجموعه = بدهی‌ها + حقوق سهامداران
در سمت چپ ترازنامه، شرکت‌ها دارایی خود را لیست می‌کنند و در سمت راست، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام باید ذکر شود. در گاهی اوقات نیز هنگام تنظیم صورت های مالی می‌توان دارایی را در بالا نشان داد و به دنبال آن میزان بدهی با ارزش سهام سهامداران لیست شود.
آشنایی با صورت سود و زیان
در تنظیم صورت های مالی یکی از مهم‌ترین این صورت‌ها، اظهارنامه سود و زیان است. صورت سود و زیان در واقع گزارشی است که نشان می‌دهد، شرکت در طی یک بازه زمانی خاص ( معمولا دوره یک ساله یا 6 ماهه استفاده می‌شود) چه میزان درآمد کسب کرده است. صورت درآمد همچنین هزینه‌ها و مخارجی که با کسب درآمد در ارتباط است را نشان می‌دهد. سطر پایانی در تنظیم صورت های مالی به بیان سود یا زیان خالص شرکت می‌پردازد، و نشان می‌دهد در این بازه زمانی چه میزان درآمد یا ضرر داشته است.
در صورتهای سود و زیان، سود هر سهم EPS نیز گزارش می‌شود. این محاسبه به سهامدار خواهد گفت که اگر شرکت تصمیم بگیرد سود خالص ان دوره را توزیع کند، سهامداران چه مقدار پول به ازای هر برگ سهم دریافت می‌کنند. هرچند اکثر شرکت‌ها همه سود را تقسیم نمی‌کنند و بخش بسیار زیادی از آن را برای سرمایه گذاری در جای دیگر استفاده خواهند کرد. برای درک چگونگی تنظیم صورت های مالی درآمد، آن‌ها را مانند یک پله در نظر بگیرید. شما در ابتدا با مجموع فروش‌های انجام شده در طول دوره حسابداری شروع می‌کنید. سپس هربار یک قدم پایین می‌روید. در هر مرحله، برخی هزینه‌های خاص یا سایر هزینه‌های عملیاتی مرتبط با کسب درآمد را از کل مبلغ کسر می‌کنید.
در آخرین مرحله، پس از کسر کلیه هزینه‌ها، خواهید فهمید که شکرت در طول دوره حسابداری واقعا چه میزان درآمد یا ضرر داشته است. در بالای صورت، کل مبلغ فروش آورده شده است که به آن درآمد ناخالص گفته می‌شود، زیرا هنوز میزان هزینه‌ها کسر نشده است. خط بعدی پولی است که شرکت انتظار ندارد در صورت مالی تاثیر داشته باشد، و می‌تواند شامل تخفیف یا بازده یک کالا باشد. بعد از کسر تمام این هزینه‌ها و کمک هزینه‌ها به درآمد خالص شرکت خواهید رسید.
صورت سود انباشته
صورت سود انباشته به شما کمک می‌کند تا مانده موجودی در حساب شرکت را محاسبه کنید. این سود در واقع میزان درآمدی است که شرکت طی سال‌هایی که فعال بوده کسب کرده است. هر شرکت سالانه مقداری درآمد کسب می‌کند که درآمد ناخالص نامیده می‌شود و با کسر هزینه‌ها به درآمد خالص دست پیدا می‌کند. این درآمد خالص بعد از پرداخت سود هر سهامدار و سرمایه گذاری در بخش‌های مختلف مقداری از آن باقی خواهد ماند و به صورت سود انباشته در خواهد آمد. تنظیم صورت های مالی سود انباشته به شکل زیر محاسبه خواهد شد:
| تراز اولیه، سود انباشته (از تراز آزمایشی تعدیل شده) |
| به اضافه درآمد خالص شرکت |
| منهای سود سهام تقسیم و توزیع شده |
| برابر است با تراز پایانی یا سود انباشته |
صورت میزان (جریان) نقدینگی
صورتهای مالی جریان نقدینگی، میزان ورود و خروج پول شرکت را گزارش می‌دهد. تنظیم صورت های مالی جریان نقدینگی از آن جهت مهم است که باعث اطلاع از میزان نقدینگی در آینده و حال خواهد شد. مدیران مجموعه با دانش از میزان نقدینگی می‌توانند به میزان پول در دسترس نسبت به خرید و فروش کالا یا خدمات اقدام کنند. برعکس صورتهای مالی سود و زیان، این صورت مالی می‌تواند به شما بگوید که پولی تولید کرده است و یا در چند ماه دیگر چه میزان نقدینگی ایجاد خواهد شد.
تنظیم صورت های مالی نقدینگی تنها باعث نشان دادن تغییرات آن در طول زمان خواهد شد و نه مقادیری که در یک بازه زمانی مشخص به دست می‌آید. صورتهای جریان نقدینگی به سه دسته تقسیم می‌شوند:
فعالیت‌های عملیاتی
این قسمت به بیان و تحلیل جریان وجوه نقدی شرکت از درآمد یا زیان خالص خواهد پرداخت.
فعالیت‌های سرمایه گذاری
قسمت دوم صورت جریان نقدی، میزان نقدینگی حاصل از کلیه فعالیت‌های سرمایه گذاری شرکت را نشان می‌دهد که شامل خرید و فروش دارایی‌ها و تجهیزات و غیره است.
فعالیت‌های مالی
قسمت سوم صورت، جریان وجوه نقدی حاصل از کلیه فعالیت‌های تامین مالی را نشان می‌دهد.
آموزش نحوه تهیه و تنظیم صورتهای مالی
تهیه و تنظیم صورتهای مالی شامل فرآیند تجمیع اطلاعات حسابداری در مجموعه استاندارد شده‌ای از صورت های مالی است. صورت های مالی تکمیل شده بین مدیریت، وام دهندگان، اعتباردهندگان و سرمایه گذاران توزیع می‌شود که از آن‌ها برای ارزیابی عملکرد، نقدینگی و جریان‌های نقدی یک کسب و کار استفاده می‌کنند. تهیه صورت های مالی شامل مراحل زیر است (ترتیب دقیق مراحل ممکن است در شرکت‌های مختلف متفاوت باشد).
مرحله 1: تأیید دریافت فاکتورهای تامین کنندگان
گزارشات دریافتی را با حساب‌های پرداختنی مقایسه کنید تا مطمئن شوید که تمام فاکتورهای تامین کنندگان را دریافت کرده‌اید. برای هر فاکتوری که دریافت نشده است، هزینه (در حسابداری تعهدی) در نظر بگیرید .
مرحله 2: تایید صدور فاکتورهای مشتریان
گزارشات را با حساب های دریافتنی مقایسه کنید تا مطمئن شوید که تمام صورتحساب های مشتری صادر شده است. اگر هنوز فاکتوری دارید که صادر نشده است برای صدور آن اقدام کنید.
مرحله 3: تجمیع دستمزدهای پرداخت نشده
برای هر دستمزدی که در پایان دوره گزارشگیری باید پرداخت می‌شده اما هنوز نشده است، هزینه‌ای در نظر بگیرید.
مرحله 4: محاسبه استهلاک
هر گونه هزینه استهلاک و انقضا کلیه دارایی‌های ثابت را در سوابق حسابداری محاسبه کنید.
مرحله 5: تعیین ارزش موجودی
یک شمارش نهایی از موجودی فیزیکی انبار انجام دهید یا از یک روش جایگزین برای تخمین مانده موجودی نهایی استفاده کنید. از این اطلاعات برای به دست آوردن بهای تمام شده کالای فروش رفته استفاده کنید و مقدار آن را در سوابق حسابداری ثبت کنید.
مرحله 6: تطبیق حساب های بانکی
حساب های بانکی را تطبیق دهید و برای ثبت تمام تنظیمات مورد نیاز برای تطبیق سوابق حسابداری با صورت حساب بانکی، دفاتر ثبت ایجاد کنید.
مرحله 7: انتقال تراز حساب ها
تمام ترازها و مانده‌های دفاتر فرعی را به دفتر کل انتقال دهید.
مرحله 8: بررسی مجدد حساب ها
حساب‌های ترازنامه را مرور کنید و از دفاتر ثبت برای تنظیم مانده حساب‌ها و مطابقت آن‌ها با جزئیات ثبت شده استفاده کنید.
مرحله 9: بررسی مالی
نسخه اولیه صورتهای مالی را چاپ کنید و آن‌ها را از نظر بروز اشتباه بررسی کنید. احتمالاً چندین خطا وجود خواهد داشت، بنابراین برای تصحیح آن‌ها، دفتر ثبت ایجاد کنید و صورت های مالی را دوباره چاپ کنید. این کار را تکرار کنید تا تمام خطاها اصلاح شوند.
مرحله 10: هزینه مالیات بر درآمد
بر اساس صورت درآمد تصحیح شده، هزینه مالیات بر درآمد را تخصیص دهید.
مرحله 11: بستن حساب ها
تمام دفاتر فرعی را که برای یک دوره مشخص داشتید ببندید و آن‌ها را برای دوره گزارش بعدی باز کنید.
مرحله I2: صدور صورت های مالی
نسخه نهایی صورتهای مالی را چاپ کنید. بر اساس این اطلاعات، پاورقی هایی را به همراه صورت‌ها بنویسید. در نهایت، یک کاور لتر یا نامه پوششی تهیه کنید که نکات کلیدی در صورت های مالی را توضیح می‌دهد. سپس این اطلاعات را در پاکت قرار داده و آن‌ها را در بین گیرندگان موردنظر توزیع کنید.
2 نکته برای تنظیم صورت های مالی
دانستن نحوه کار با اعداد موجود در داده‌های مالی و نحوه تنظیم صورت های مالی برای رشد کسب و کار یک شرکت بسیار حیاتی است. تفسیر و تجزیه و تحلیل این اعداد و ارقام باید توسط حسابداران مجرب انجام گیرد تا بتوان از این صورتهای مالی تنظیم شده به بهترین شکل ممکن استفاده کرد. یکی از بهترین راه‌ها برای تنظیم این صورت‌ها استفاده از برنامه‌های حسابداری معتبر جهت آسان کردن فرآیند آن است. شرکت محک با ارائه انواع مختلف برنامه‌های حسابداری و افزونه‌های مورد نیاز حسابداران، توانسته این فرآیندها را آسان‌تر کند و به انجام آن سرعت ببخشد. در ادامه درباره نکاتی که باید در تنظیم صورتهای مالی به خاطر داشته باشید صحبت خواهیم کرد.
صورتهای مالی = کارت امتیاز
میلیون‌ها سرمایه گذار در سراسر ایران وجود دارند که با درک شیوه سوددهی و میزان فعالیت شما، می‌توانند میزان سرمایه گذاری خود را افزایش دهند. تنظیم صورتهای مالی اگر به شکل شفاف انجام شود، قطعا میزان سرمایه شرکت را افزایش خواهد داد.
استفاده‌های بسیاری از صورتهای مالی می‌توان کرد
علاوه بر سرمایه گذاری، با داشتن صورتهای مالی به شکل اصولی می‌توان در رابطه با نحوه فعالیت شرکت نیز آشنا شد و در رابطه شیوه مدیریت آن تصمیمات مهمی اتخاذ کرد. برای مثال اگر شرکت شما در زمینه خاصی در حال ضرر دهی باشد، می‌توانید به موقع این ضررها را شناسایی کنید و از آن‌ها جلوگیری کنید.
تنظیم صورتهای مالی با نرم افزار حسابداری محک
همانطور که گفته شد محاسبه اعداد و ارقامی که باید در تنظیم صورتهای مالی استفاده گردد بسیار کار زمان‌بر و پیچیده‌ای است. البته با داشتن ابزارهای مالی و حسابداری حرفه‌ای، مثل نرم افزار حسابداری محک و افزونه‌های مناسب برای تنظیم صورت های مالی، یک حسابدار به راحتی می‌تواند آن‌ها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن به پایان برساند. بسیاری از شرکت‌ها بعد از تنظیم این صورت‌ها، آن‌ها را در اختیار سهامداران قرار می‌دهند و یا برای دریافت وام بانکی از آن استفاده می‌کنند. شفاف بودن این صورت‌ها یکی از نکات حائز اهمیتی است که باید رعایت شود.
