در سازمان‌های بزرگ، برای جلوگیری از افزایش تعداد فاکتورهای مالی و ساده سازی فرآیند پرداخت‌های کوچک، بودجه‌ای تحت عنوان تنخواه گردان حسابداری در نظر گرفته می‌شود. این بودجه به فردی تحت عنوان تنخواه دار واگذار می‌شود تا خریدهای روزمره و جزئی سازمان را بدون نیاز به طی مراحل تأیید مالی انجام دهد. میزان این بودجه با توجه به نیازهای شرکت و برآورد حسابدار و تنخواه دار تعیین می‌شود و در هر شرکت ممکن است متفاوت باشد. مهم‌ترین هدف تنخواه گردان حسابداری، طبقه‌بندی و کنترل کامل هزینه‌های هر بخش، پرداخت آسان و حذف روند اداری و به دنبال آن کاهش عملیات حسابداری است.
فهرست مطالب
در ادامه این مقاله سایت نرم افزار حسابداری محک، به تعریف تنخواه گردان، انواع آن از جمله تنخواه گردان ثابت و متغیر و تمام نکات مربوطه می‌پردازیم.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
تنخواه گردان حسابداری مبلغی نقدی است که واحد مالی شرکت به کارکنان یا تنخواه دار می‌سپارد تا هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت را پرداخت کنند. در واقع، این مبالغ برای دوره‌ای مشخص در اختیار مدیران، تنخواه داران یا اعضای تیم مالی قرار می‌گیرد تا نیازهای مالی کوچک اما ضروری شرکت به سرعت و بدون تشریفات پرداخت شوند.
تعیین میزان تنخواه باید بر اساس برآوردی منطقی از هزینه‌های احتمالی صورت گیرد. همچنین تمام مخارج انجام شده باید با ارائه فاکتور یا رسید معتبر ثبت و گزارش شوند. این اسناد پس از بررسی و تأیید توسط مدیر مربوطه، به واحد حسابداری تحویل داده شده و بایگانی می‌شوند. نکته مهم این است که تنخواه فقط باید صرف امور اداری و سازمانی شود و استفاده شخصی از آن مجاز نیست. با مدیریت دقیق تنخواه، نه تنها شفافیت مالی سازمان حفظ می‌شود، بلکه فرآیندهای کاری نیز روان‌تر و سریع‌تر پیش می‌روند.
تنخواه چیست؟
تنخواه حسابداری به مبلغی می‌گویند که برای پرداخت هرینه‌های جزئی روزمره شرکت و سهولت کار هزینه می‌شود. زیرا در اکثر شرکت‌ها مقداری پول نقد برای هزینه‌هایی که امکان صدور چک برای آن موجود نیست، وجود دارد. این مقدار پول نقد که در اختیار یک شخص مشخص قرار می‌گیرد تنخواه نام دارد که باید در جهت منافع شرکتی از آن استفاده شود.
وجه تنخواه به یکی از کارکنان شرکت که معمولا مامور خرید است، تحویل داده می‌شود. این شخص باید تمام مدارک هزینه‌های انجام شده و هزینه‌های ایاب و ذهاب را به صورت رسید یا فاکتور، نگهداری کند. این اسناد باید به شکل مرتب به حسابدار تحویل داده شود تا مورد تایید قرار بگیرد. این اسناد ارائه شده حتما باید دارای تاریخ و هزینه پرداختی باشد حتی در مواردی که هزینه انجام شده ناچیز باشد. چرا که در پایان سال، مجموع همین هزینه‌های ناچیز تبدیل به مبلغ زیادی می‌شود.
ماهیت تنخواه گردان چیست؟
تنخواه گردان حسابداری نقش یک واسطه و تسهیل‌گر را در امور مالی شرکت ایفا می‌کند و به طور ویژه برای پرداخت هزینه‌های کوچک و روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد. این حساب از نظر ماهیت، بدهکار است و عملکردی مشابه حساب صندوق دارد. زمانی که وجهی به این حساب واریز می‌شود، مانده آن افزایش یافته و در حسابداری به صورت بدهکار ثبت می‌شود. در مقابل، هر زمان که مبلغی از آن بابت پرداخت هزینه‌ها برداشت شود، حساب بستانکار شده و مانده آن کاهش می‌یابد. به همین دلیل، حساب تنخواه گردان را می‌توان یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت جریان نقدی کوتاه مدت سازمان دانست.
تنخواه دار کیست؟
تنخواه دار فردی است که مسئولیت نگهداری و مدیریت مبالغ تنخواه را بر عهده داشته و معمولا یکی از افراد معتمد سازمان است. از آن جایی که تنخواه گردانی نیازمند دقت، امانت داری و مسئولیت پذیری است، این وظیفه فقط به افرادی سپرده می‌شود که از نظر اخلاقی مورد اعتماد و از سوی مدیریت یا هیئت مدیره تایید شده باشند. در برخی سازمان‌ها، تنخواه دار یک فرد ثابت است. اما در برخی شرایط خاص یا در سازمان‌های بزرگ‌تر ممکن است چند نفر به صورت دوره‌ای یا هم زمان این وظیفه را بر عهده بگیرند. همچنین ممکن است هر واحد یا بخش مستقل، تنخواه دار جداگانه‌ای داشته باشد تا پرداخت‌های روزمره آن بخش به صورت سریع‌تر و منظم‌تر انجام شود.
اهداف تنخواه گردان حسابداری
استفاده از تنخواه گردان حسابداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها با اهداف مشخص و کاربردی همراه است که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
۱. کاهش حجم عملیات حسابداری
با استفاده از تنخواه، بسیاری از پرداخت‌های کوچک و روزمره بدون نیاز به طی فرآیندهای پیچیده مالی انجام می‌شوند. این رویکرد به مدیریت بهتر زمان، کاهش تعداد اسناد حسابداری و سبک‌تر شدن حجم عملیات‌های مالی کمک می‌کند. در واقع هرچه پرداخت‌های کوچک از طریق بانک یا صندوق مرکزی انجام شوند، زمان و انرژی بیشتری صرف فرآیندهای اداری خواهد شد. تنخواه با کاهش این پیچیدگی‌ها، روند امور مالی را روان‌تر می‌کند.
۲. پرداخت سریع و آسان هزینه‌ها
در شرایطی که دسترسی به ابزارهای بانکی دشوار یا زمان‌بر است، تنخواه به عنوان راه‌حلی سریع و در دسترس عمل می‌کند. این روش نه تنها سرعت پرداخت را افزایش می‌دهد، بلکه دقت و بهره‌وری مالی را نیز در سازمان بالا می‌برد.
۳. افزایش کنترل و نظارت بر وجوه نقد
استفاده از تنخواه به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که هزینه‌های کوچک را به صورت منظم و مستند ثبت و بررسی کنند. این موضوع به شفافیت مالی کمک کرده و نظارت دقیق‌تری بر وجوه نقد موجود در سازمان فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، تنخواه ابزاری کارآمد برای حفظ کنترل مالی و جلوگیری از پراکندگی منابع نقدی است.
انواع تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان حسابداری دارای انواع مختلفی است که انتخاب هر کدام از آن‌ها بسته به سیاست‌های مالی و ساختار داخلی هر شرکت انجام می‌شود. در ادامه با رایج‌ترین انواع تنخواه گردان آشنا می‌شویم:
۱. تنخواه گردان ثابت
در روش حسابداری تنخواه گردان ثابت، مبلغ مشخصی از سوی واحد مالی و با تأیید مدیریت، به عنوان تنخواه در اختیار شخص مسئول قرار می‌گیرد. این مبلغ معمولاً بر اساس نیازهای مشخص و از پیش تعیین شده شرکت در نظر گرفته می‌شود. مسئول تنخواه گردان موظف است در بازه‌های زمانی معین، گزارش کامل پرداخت‌ها و خریدهای انجام شده را همراه با اسناد و فاکتورها به واحد حسابداری تحویل دهد. ویژگی اصلی تنخواه ثابت این است که فقط برای هزینه‌های مشخص شده قابل استفاده است و مسئول تنخواه مجاز به خرج کردن آن در موارد غیرمجاز نیست.
۲. تنخواه گردان متغیر
در این روش از تنخواه گردان حسابداری، سقف مشخصی برای تنخواه تعیین می‌شود و مبلغی در حساب مربوطه یا به صورت نقدی در اختیار شخص قرار می‌گیرد. در پایان دوره، فرد موظف است گزارش کامل هزینه‌ها، اسناد پرداخت و مبلغ باقی مانده را به حسابداری ارائه دهد. پس از بررسی و تأیید اسناد، مجدداً مبلغ تنخواه تا سقف تعیین شده شارژ می‌شود. این روش انعطاف پذیری بیشتری دارد و متناسب با نیازهای متغیر شرکت عمل می‌کند.
۳. تنخواه گردان نقدی
در نوع نقدی، مبلغ ثابتی به صورت پیش پرداخت در اختیار تنخواه دار قرار نمی‌گیرد؛ بلکه هزینه‌ها ابتدا انجام می‌شوند و سپس با ارائه مدارک، رسیدها و فاکتورها، مبلغ پرداخت شده از سوی حسابداری به فرد بازپرداخت می‌شود. این روش برای کنترل دقیق‌تر هزینه‌ها مناسب است و نیازمند ثبت مستمر تمامی پرداخت‌ها می‌باشد.
۴. تنخواه گردان تعهدی
در روش تعهدی، تمرکز اصلی روی تعهد به ارائه اسناد معتبر است، نه اینکه مبلغ مشخصی تعیین شود. در واقع هر هزینه‌ای که انجام می‌شود، باید فقط با یک نسخه سند رسمی و معتبر پشتیبانی شود. در این روش محدودیتی برای میزان مبلغ مصرف شده وجود ندارد، اما ثبت دقیق و مستندسازی کامل تمامی پرداخت‌ها اهمیت زیادی دارد.
5. تنخواه گردان خزانه
بر اساس ماده 24 قانون محاسبات عمومی، وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم و ضروری دستگاه های اجرایی کشور مورد نیاز است، به وسیله ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب، در اختیار خزانه داری کل قرار داده می شود و در پایان سال باید از محل تنخواه گردان خزانه پرداخت شود.اصولا حسابداری خزانه نیز برای ثبت، کنترل و سازماندهی و مدیریت اسناد مختلف (چک، سفته، برات)، دارایی‌های نقدی و تنخواه مهم است.
6. تنخواه گردان استان
بر اساس ماده 25 قانون محاسبات عمومی، وجوهی که خزانه داری کل از محل تنخواه خزانه در ابتدای هر سال مالی به حساب خزانه معین استان پرداخت می‌کند. از آن برای پرداخت مبالغ جهت نیازهای ضروری استان‌ها استفاده می‌شود.
ثبت تنخواه گردان
فرایند ثبت تنخواه گردان دارای 4 مرحله است:
- افتتاح حساب
- ثبت هزینه
- ترمیم حساب
- بستن حساب
البته در روش ثابت، مرحله ثبت هزینه‌ها و ترمیم حساب با هم انجام می‌شود که در ادامه مطلب آن را بررسی خواهیم کرد.
روش ثبت تنخواه گردان ثابت
در این روش، هر ماه مقدار مشخصی وجه ثابت در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. وی پس از انجام هزینه‌ها در یک زمان مشخص، خلاصه پرداخت‌ها را به حسابداری تحویل می‌دهد. در این روش، حساب تنخواه گردان در زمان پرداخت اولیه بدهکار خواهد بود و پس از بررسی، یک چک در وجه تنخواه گردان ثبت می‌شود. هزینه‌های انجام شده از حساب تنخواه گردان در حساب دفتر کل ثبت نمی‌شود و از روی آن قابل مشاهده نیستند. نکته مهمی که وجود دارد این است که تنخواه دار نباید از این حساب به غیر از هزینه‌های مشخص شده، هیچ هزینه‌ای کند.
روش ثبت تنخواه گردان متغیر
در روش ثبت تنخواه متغیر، برای مبلغ آن یک سقف توسط مدیران مشخص شده و در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. در پایان هر دوره مشخص، تمامی مدارک پرداخت و رسیدها به همراه مبلغ باقی‌مانده به حسابدار تحویل داده می‌شود. جمع مبلغ اسناد هزینه شده و باقی‌مانده در حساب باید با مبلغ ثبت شده در حساب تنخواه یکسان باشد. در روش متغیر، مبلغ مانده تنخواه گردان در طول زمان تغییر کرده و تمام مبالغی که از حساب تنخواه گردان هزینه می‌شود، ثبت خواهد شد. همچنین امکان مشاهده هزینه‌های انجام شده در حساب تنخواه گردان وجود دارد. تفاوت دیگری که دارند، پرداخت‌های صندوق باعث افزایش عملیات حسابداری می‌شوند اما پرداختی‌های تنخواه گردان موجب کاهش عملیات حسابداری و تسریع امور می‌شود.
نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
رسیدگی به این اسناد قبل از پرداخت و بعد از پرداخت انجام می‌شود که در ادامه مطلب به آن اشاره می‌کنیم.
رسیدگی قبل از پرداخت تنخواه
در حالتی که خود تنخواه گردان قرار است هزینه را انجام دهد، باید با مسئول مالی هماهنگی انجام شود تا ماهیت پرداخت مشخص باشد. اما در حالتی که شخص تنخواه دار فقط پرداخت کننده است، طبق مقررات امور مالی به آن رسیدگی می‌شود، سپس با تایید صحت این موارد، پرداخت صورت می‌گیرد.
رسیدگی بعد از پرداخت تنخواه
اسناد مبالغی که توسط تنخواه گردان پرداخت می‌شود باید به امور مالی ارسال شود. امور مالی بر اساس ضوابطی که از قبل تعیین شده، آن را بررسی کرده و بعد از تایید آن، حساب تنخواه گردان تامین می‌شود. در رسیدی که توسط شخص تنخواه دار قرار است به حسابداری تحویل داده شود باید مبلغ هزینه‌شده به شکل دقیق به صورت عدد و حروف ذکر شود. همچنین الزامی است نام سازمان یا فروشگاهی که از آن‌جا خرید انجام شده، در رسید نوشته شود و توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری به امضا برسد. در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی، شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال چاپ‌شده بر روی فاکتور، مشخص شده و هیچ زدگی و خدشه‌ای به آن وارد نشده باشد. اگر رسید تنخواه دارای زدگی و فاقد موارد ذکر شده باشد، فاقد اعتبار بوده و نمی‌تواند در بایگانی شرکت ثبت شود.
نکات مهم تشکیل حساب تنخواه
پیش از تشکیل حساب تنخواه گردان، مدیران شرکت باید صلاحیت شخص تنخواه دار را تایید کنند. پس از آن مقدار پولی که قرار است در حساب این شخص قرار بگیرد، توسط هیات مدیره تصویب شده و به‌صورت یکجا در حساب واریز می‌شود. همچنین در قبال تحویل حساب تنخواه، باید از تنخواه دار یک رسید و ضمانت معتبر مانند چک یا سفته دریافت شود. تنخواه دار ملزم است تا رسید و اسناد مالی مبالغ هزینه شده را به حسابداری ارائه دهد. حسابی که در اختیار تنخواه دار قرار می‌گیرد باید در زمان مشخص شارژ شده و اسناد مربوط به آن بایگانی شود.
نمونه فرم تنخواه گردان
نرم افزارهای حسابداری مختلف، فرم‌های ویژه‌ای برای ثبت و بستن حساب تنخواه گردان در اختیار کاربران قرار می‌دهند. این فرم‌ها باید دارای مشخصات دقیقی باشند تا بتوان آن‌ها را به درستی در سیستم‌های مالی و حسابداری ثبت و پردازش کرد. هر نرم افزار با توجه به ساختار خود، مراحل خاصی را برای ثبت این فرم‌ها طراحی کرده و آموزش‌های لازم را نیز به کاربران ارائه می‌دهد. برای آشنایی بهتر با جزئیات این فرم‌ها، در ادامه نمونه‌هایی از فرم‌های تنخواه گردان ارائه شده است.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق شرکت
بین حساب تنخواه گردان و حساب صندوق تفاوت‌هایی وجود دارد که آگاهی از آن‌ها به درک بهتر عملکرد مالی در شرکت‌ها کمک می‌کند. در ادامه به بررسی دقیق تفاوت‌های این دو نوع حساب می‌پردازیم.
- مسئولیت خرید: در حساب صندوق، وجه نقد در صندوق شرکت قرار می‌گیرد. در حالی که در حساب تنخواه گردان، بودجه مستقیماً به فردی که وظیفه خرید دارد اختصاص داده می‌شود.
- هدف استفاده: تنخواه گردان برای پرداخت‌های جزئی، مستمر و روزمره شرکت طراحی شده و در بازه‌های زمانی مشخص خرج می‌شود. این در حالی است که حساب صندوق بیشتر در شرکت‌هایی کاربرد دارد که در فرآیندهای روزمره خود نیاز مداوم به دریافت و پرداخت وجه نقد دارند.
- فرآیند تسویه حساب: بودجه تنخواه پس از پایان دوره مالی یا با اتمام موجودی، مجدداً شارژ می‌شود. در این فرایند، تنخواه دار موظف است مدارک و اسناد هزینه‌ها را به حسابداری ارائه دهد تا تسویه صورت گیرد. این در حالی است که در حساب صندوق، فرآیند تسویه به این شکل وجود ندارد.
- سقف بودجه: مبلغ تنخواه معمولاً دارای سقف مشخص و محدودی است که توسط مدیر شرکت و بر اساس میزان هزینه‌ها و آیین نامه‌های داخلی تعیین می‌شود. این محدودیت به کنترل بهتر مخارج روزمره کمک می‌کند. اما در حساب صندوق چنین محدودیتی وجود ندارد.
- نحوه تأیید پرداخت‌ها: در حساب تنخواه، مسئول مربوطه می‌تواند پرداخت‌ها را بدون نیاز به دریافت تأییدیه جداگانه از مدیران انجام دهد. اما در حساب صندوق، برای هر نوع پرداخت، تأییدیه مدیران الزامی است. این رویکرد به شرکت امکان می‌دهد تا کنترل دقیق‌تری بر پرداخت‌ها داشته باشد و از هزینه‌های پیش بینی نشده جلوگیری کند.
تنخواه گردان حسابداری به چه مواردی تعلق می‌گیرد؟
هزینه‌های تنخواه گردان حسابداری در سازمان‌های مختلف بسته به اندازه، نوع فعالیت و وسعت تجارت آن‌ها متفاوت است. این دسته از هزینه‌ها اگرچه برای اداره روزمره سازمان ضروری هستند، اما مستقیما نقشی در توسعه کسب و کار یا افزایش سودآوری ندارند. به همین دلیل، باید به صورت مستقل و مجزا در سیستم مالی ثبت شوند. به‌طور کلی، رایج‌ترین هزینه‌هایی که از ثبت تنخواه حسابداری پرداخت می‌شوند عبارت‌اند از:
- تهیه مواد غذایی و پذیرایی
- خرید لوازم تحریر و تجهیزات اداری
- هزینه‌های مربوط به ثبت پرونده‌ها یا صدور کارت عضویت اعضا
- خرید لوازم تزئینی یا انجام تعمیرات در دکوراسیون سازمان
- بازپرداخت هزینه‌هایی مانند ایاب و ذهاب که کارکنان به نمایندگی از سازمان پرداخت کرده‌اند
سخن پایانی
تنخواه گردان حسابداری مبلغی است که در جهت پرداخت هرینه‌های جزئی و روزمره شرکت در اختیار تنخواه دار قرار می‌گیرد تا با کنترل وجه نقد موجود در شرکت و تسهیل عملیات‌های پرداخت، از افزایش حجم عملیات حسابداری جلوگیری شود. تنخواه دارها پس از تایید صلاحیت توسط مدیران، به شیوه ثابت و متغیر تعیین می‌شوند و موظفند در قبال هزینه‌هایی که انجام می‌دهند، اسناد آن را به حسابداری تحویل دهند. حسابداری نیز پس از بررسی و تایید مدارک مالی ارائه شده، آن را بایگانی می‌کند. البته رسید تنخواه دار باید دارای شرایط لازم باشد تا مورد تایید قرار بگیرد.
همچنین به انواع حساب تنخواه و تفاوت آن با صندوق اشاره کردیم. هزینه‌های انجام شده از محل حساب تنخواه باید در همان لحظه ثبت شود اما ثبت هزینه‌های صندوق به شکل روزانه است. به علاوه پرداخت‌های صندوق محدودیتی ندارند اما مبالغی که باید از حساب تنخواه پرداخت شوند، از قبل مشخص شده‌اند.
امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شه باشد. در صورت بروز هر سوالی، آن را در بخش دیدگاه‌ها با ما به اشتراک بگذارید.
