حسابداری خزانه چیست؟ | ثبت های حسابداری خزانه داری

حسابداری خزانه به دو بخش عملیات نقدی حسابداری و عملیات غیر نقدی حسابداری تقسیم می‌شود. نرم‌افزار حسابداری خزانه نوعی سیستم پرکاربرد و ساده می‌باشد که اسناد حسابداری، توسط آن و به صورت اتوماتیک صادر می‌شود. در واقع این نرم‌افزار را می‌توان زیر مجموعه‌ای از نرم‌افزار حسابداری بین‌المللی و نرم‌افزار حسابداری بازرگانی دانست. نرم‌افزار حسابداری خزانه داری برگرفته از قواعدی از پیش تعریف شده همراه با ترکیبی از سایر سیستم‌های حسابداری مانند فروش و تدارکات و… است که مدیریت گردش مالی و امور حسابداری را بر عهده دارد.

فهرست مطالب

وصول به موقع مطالبات، تأمین نقدینگی، جمع‌آوری اطلاعات، پاسخگویی به تعهدات، و عملیات خزانه ‌داری ارزی همه جزو نیازهای اساسی سازمان‌ها و شرکت‌ها بوده و انجام درست این‌گونه عملیات از ویژگی‌های مهم و بارز نرم ‌افزار حسابداری خزانه می‌باشد. نرم ‌افزار حسابداری خزانه محک، جزو برترین نرم ‌افزار‌های حسابداری این حوزه بوده که فرایند مدیریت عملیات مالی و امور حسابداری را به صورت خودکار و کارآمد بر عهده می‌گیرد. نرم ‌افزارحسابداری خزانه محک به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا علاوه بر مدیریت امور مالی از جمله پول نقد، دارایی‌ها و… عملیات کنترل اسناد دریافتی، اسناد پرداختی و همچنین نگهداری از اطلاعات و سوابق مالی را در کمترین زمان ممکن انجام دهند.

خزانه کجاست؟

خزانه جایی است که اموال و دارایی‌ها در آن نگهداری می‌شود. امروزه مدیریت اموال و دارایی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها در حسابداری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. خزانه به عنوان یک صندوق و هماهنگ‌کننده منابع مالی تعریف می‌شود. مدیریت وجوه نقد و جریان نقدینگی از جمله مهم‌ترین دغدغه‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها و شرکت‌ها است. حسابداری خزانه‌داری به عنوان یکی از واحدهای مهم در مدیریت منابع و کنترل امور مالی سازمان‌ها و شرکت‌ها، این دغدغه را برطرف می‌کند. در این مقاله از وب‌سایت محک به طور کامل به بررسی خزانه، خزانه داری، حسابداری خزانه داری، نرم‌افزار حسابداری خزانه داری و همچنین سایر نکات مهم در این خصوص خواهیم پرداخت.

خزانه داری در حسابداری

خزانه در مفهوم سازمانی و حسابداری به محلی گفته می‌شود که وجوه نقد، چک‌های دریافتی، دسته چک، اوراق بهادار، شمش طلا، سکه و… را در آن نگهداری می‌کنند. هر سازمان یا شرکتی بسته به اندازه و نوع فعالیت خودش ممکن است یک یا چند خزانه داشته باشد. علاوه بر این می‌توان خزانه را به عنوان یک سازمان دولتی در نظر گرفت که حساب‌ها و درآمد‌های دولت را نگهداری و مدیریت می‌کند. خزانه داری در حسابداری به مجموعه کارهایی در خزانه گفته می‌شود که به منظور ثبت، کنترل و سازماندهی و مدیریت اسناد مختلف (چک، سفته، برات)، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت انجام می‌شود.

خزانه داری چیست؟

مدیریت مالی در هر سازمانی فعالیت‌های متفاوتی نظیر تدوین سیاست‌های مالی، تهیه و تدوین بودجه، اجرا بودجه، قوانین حسابداری و… را دربر می‌گیرد. خزانه داری به فعالیت‌هایی در خزانه گفته می‌شود که به منظور ثبت، کنترل و سازماندهی و مدیریت اسناد مختلف (چک، سفته، برات)، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت انجام می‌شود. در واقع می‌توان گفت که آموزش خزانه داری با هدف مدیریت حساب‌های بانکی، مدیریت پول‌های نقد، حسابداری و گزارش دهی، برنامه ریزی و پیش‌بینی جریان‌های نقد، مدیریت بدهی‌ها و مدیریت منابع مالی به حسابداران داده می‌شود. در پاسخ به این سوال که خزانه دار کیست باید گفت; خزانه دار کسی است که ثبت و کنترل اسناد و دریافت و پرداخت وجوه نقد بر عهده آن است.

تاریخچه خزانه داری در ایران

پس از تشکیل مجلس و وضع قوانین برای امور مختلف کشور در سال ۱۲۸۶ هجری شمسی، قانونی تحت عنوان تشکیلات وزارت مالیه تصویب شد و در ماده (۱۳) قانون تشکیل وزارت مالیه، اصول و وظایف خزانه‌داری کل تعیین شد. گذشت زمان در سال ۱۲۹۰ به بخش‌های مختلفی اعم از خزانه‌داری کل، محاسبات کل و دیوان عمومی و وظایف گمرکات، محاکمات مالیه، کمیسیون تطبیق و… تقسیم شد. دو سال بعد قانونی تحت عنوان قانون تشکیل ترتیبات مالیاتی به تصویب مجلس رسید که خزانه‌داری را مأمور نظارت مستقیم نمود و تشکیلاتی نیز مناسب وظایف مذکور در همین قانون پیش‌بینی شد. در سال ۱۳۶۶ قانون محاسبات عمومی کشور به تصویب مجلس رسید که در آن قانون، وظایف و اختیارات مشخصی را برای خزانه داری تعیین شده بود که بسیاری از این وظایف هم اکنون نیز اجرا می‌شود.

حسابدار خزانه کیست؟

خزانه دار فردی است که مسئولیت یک یا چند خزانه به او واگذار شده است. در واقع در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ خزانه‌دار ها، از بین حسابداران سازمان یا شرکت انتخاب می‌شوند و مسئولیت خزانه و امور مربوط به آن را بر عهده می‌گیرند. حسابدار خزانه باید اسناد، ضمانت نامه‌ها، چک‌ها، اسناد مالی و… را طبقه بندی کرده و علاوه بر نرم‌افزار حسابداری از دفتر صندوق نیز استفاده کند. همچنین باید گزارش صندوق، چک‌های دریافتی، پرداختی و برگشتی، حساب‌های بانکی و… در صورت نیاز به شرکت ارائه دهد.

وظایف خزانه داری چیست؟

حسابداران با شرکت دردوره حسابداری خزانه ، اطلاعات خود را برای انچام بهتر وظایفشان ارتقا میدهند. در این قسمت با برخی از مهم‌ترین وظایف حسابدار خزانه آشنا خواهیم شد:

• بایگانی کلیه اسناد و مدارک مربوط به امـور مالی و حسابداری
• نگهداری، کنترل و ثبت های حسابداری خزانه داری در نرم افزار
• کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارش‌های لازم از نرم‌افزار حسابداری خزانه
• تهیه نسخه پشتیبان اطلاعات مالی و حساب‌ها توسط نرم‌افزار حسابداری خزانه
• ارائه گزارش‌های مربوط به چک‌های دریافتی، پرداختی، معوقه و برگشتی بر اساس آئین نامه
• دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد، اسناد و فرم‌ها
• زمان‌بندی‌کردن پرداخت چک به طرف حساب‌ها
• صادر نمودن چک‌های پرداختی طبق دستور

حسابداری خزانه داری چیست؟

تا این بخش از مقاله توضیحاتی در مورد خزانه، خزانه داری و تاریخچه خزانه داری در کشور توضیحاتی ارائه شد اما بحث اصلی مقاله در مورد حسابداری خزانه داری می‌باشد که در ادامه این بخش از مقاله به آن خواهیم پرداخت. اصولاً در هر سازمان یا شرکتی که بحث امور مالی و هزینه‌ها مطرح باشد نشانه‌هایی از حسابداری و کاربرد آن دیده می‌شود. همان‌طور که در بخش قبل به آن اشاره شد خزانه داری به مجموعه فعالیت‌های گفته می‌شود که در آن سرمایه‌های نقدی نگهداری و سازماندهی می‌شوند. و این سرمایه می‌تواند وجوه نقد، چک‌های دریافتی، دسته چک، اوراق بهادار، شمش طلا، سکه و… باشد.

در تعریف حسابداری خزانه داری در سطح کلان باید گفت خزانه داری مسئول مدیریت، تدوین و توسعه اسناد و جداول حسابداری، حفظ و کنترل استاندارد حسابداری دولتی و افزایش کارایی قوانین و مقررات حسابداری دولتی است. همچنین حسابداری خزانه وظیفه ارائه گزارش‌های کاربردی از اجرای بودجه، گزارش‌های مالی قانونی، آمارهای مالی طبق قوانین کمیسیون اروپا و صندوق بین‌المللی پول و تأمین منابع مالی را به دولت بر عهده دارد. ثبت های حسابداری خزانه داری در سطح خرد وظیفه بسیار مهمی در تمامی رویدادهای مالی بنگاه‌های اقتصادی، مدیریت و سازماندهی و… را بر عهده دارند. در واقع خزانه داری یکی از بخش‌های عملیاتی و مهم حسابداری محسوب می‌شود. در حسابداری خزانه داری برای رویداد‌های مالی سازمان اسناد حسابداری ثبت می‌شود. به همین منظور حسابدار خزانه علاوه بر اینکه اطلاعات مالی از قبیل دریافت‌ها و پرداخت‌ها را مدیریت می‌کند باید ثبت اسناد مربوطه را در سیستم حسابداری خزانه داری را انجام دهند. حسابداری خزانه به دو بخش کلی عملیات نقدی حسابداری و عملیات غیر نقدی حسابداری تقسیم می‌شود:

1. عملیات نقدی حسابداری خزانه

سازمان‌ها و شرکت‌ها حساب‌های مختلفی بسته به نوع فعالیت خود دارند. به هرگونه عملیات واریز، برداشت و انتقال به این حساب‌ها عملیات نقدی حسابداری خزانه گفته می‌شود. یک حسابدار خزانه هنگام واریز و برداشت به هرکدام از این حساب‌ها باید زمان و جزئیات عملیات را به همراه اسناد مربوطه در سیستم حسابداری خزانه داری ثبت کند. عملیاتی که توسط حسابدار خزانه انجام می‌شود ممکن است بین حساب‌های داخلی و خارجی یا شرکت‌ها یا افراد طرف قرارداد باشد. در واقع این عملیات در چارچوب حسابداری خزانه داری انجام می‌شود.

عملیات غیر نقدی حسابداری خزانه داری

در سیستم حسابداری خزانه داری واریز، برداشت و انتقال در برخی از عملیات به‌صورت مدت دار و تعهدی انجام می‌شود. هنگام انجام این عملیات وجهی در لحظه منتقل نمی‌شود بلکه صادر کننده متعهد می‌شود که پرداخت وجه را در تاریخ مشخص شده انجام دهد. یکی از راهکار‌های بانکی جهت انجام عملیات غیرنقدی صادرکردن یک سند مانند چک یا سفته در وجه ذی‌نفع می‌باشد که در تاریخ مشخصی قابلیت نقدشوندگی دارد. درواقع می‌توان گفت عملیات ثبت این اسناد در طی دو مرحله انجام می‌پذیرد که شامل دریافت سند و وصول سند است:

• دریافت سند: هنگام تبادل سند بین دو شخص حقیقی و حقوقی، شخصی که سند را صادر می‌کند بستانکار است و در مقابل شخصی که سند را دریافت می‌کند بدهکار می‌باشد و همچنین اسنادی که می‌بایست پرداخت شوند به عنوان بدهی و اسنادی که دریافت می‌شوند به عنوان دارایی ثبت می‌شود.

• وصول سند: سند در تاریخ مشخص شده قابلیت نقد شدن را دارد که به این نقد شدن وصول نیز گفته می‌شود. هنگام وصول سند، حساب اسناد دریافتی بستانکار و وصول کننده اسناد (معمولاً حساب بانکی، صندوق و…) بدهکار می‌شود.

اسناد خزانه داری

حسابداری خزانه داری به کمک اسنادی انجام می‌شود که جزو ابزار‌های مهم برای اعمال سیاست‌های پولی هستند در واقع این اسناد مهم‌ترین چیزی هستند که خزانه داران با آن سروکار دارند. به همین منظور ارگان‌های دولتی، سازمان‌ها و شرکت‌ها اسناد و مدارک بسیار مهمی را در خزانه داری نگه داری می‌کنند که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از: اسناد دریافتی و پرداختی مانند چک‌ها، اسناد ضمانت نامه، اسناد مالی مربوط به خزانه و…

اصطلاحات حسابداری خزانه داری

• درآمد عمومی: به طور کلی درآمد وزارتخانه‌ها و مؤسسه‌های دولتی و همچنین مالیات و سود سهام شرکت‌های دولتی و… در قانون بودجه کل کشور به عنوان درآمد عمومی تعریف می‌شود.
• واخواست: به پس گرفتن سندی که قبلاً به بانک یا مؤسسه مالی دیگری واگذار شده بود. واخواست گفته می‌شود.
•  استرداد: به عودت و پس دادن سند به صادر کننده یا پرداخت کننده آن استرداد سند گفته می‌شود.
• اسناد خزانه: این اسناد، اوراق بهاداری با ماهیت بدهی هستند که با هدف تأمین کسری بودجه دولت به فروش می‌رسند. در واقع جزو اصلی‌ترین ابزار بازار‌های مالی جهت اعمال سیاست هستند.
• اسناد خزانه اسلامی: اسناد خزانه اسلامی نیز اوراق بهادار هستند که دولت برای تأمین بدهی‌های خود با قیمت اسمی و سر رسید معینی به طلبکاران که عمدتاً غیر دولتی هستند واگذار می‌کند.
• برنامه ریزی مالی و پیش‌بینی: یکی از مباحث مهم در خزانه داری سازمان‌ها و شرکت‌ها برنامه ریزی مالی و پیش‌بینی می‌باشد. برای اطمینان از سازگاری جریان‌های ورودی و خروجی برنامه ریزی مالی لازم است. برنامه ریزی مالی، پیش‌بینی جریان‌های مالی نظیر بازپرداخت وام‌ها یا صورت حساب بدهی‌ها را نشان می‌دهد.
• دریافت و پرداخت در خزانه: حسابداری دریافت و پرداخت به عملیاتی گفته می‌شود که در آن حساب‌های بانکی، صندوق‌ها و… درگیر بوده و مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین در نرم‌افزار حسابداری خزانه داری ثبت می‌شود.
• مدیریت اسناد در حسابداری خزانه داری: یکی از بخش‌های مهم در حسابداری خزانه داری، مدیریت اسناد می‌باشد. عملیاتی مانند طبقه بندی و نگهداری اسناد مالی، ضمانت نامه‌ها، چک‌ها و همچنین ارائه اسناد و چک‌های برگشتی به بخش حسابداری شرکت جهت انجام پیگیری‌های لازم، گرفتن پشتیبانی از اطلاعات و کلیه اسناد خزانه جزو اموری می‌باشد که باید در مدیریت اسناد خزانه داری به آن توجه ویژه‌‌ای شود.
• مدیریت انتقال وجه در حسابداری خزانه داری: یکی از عملیات حساس و مهم که واحد خزانه داری در سازمان‌ها و شرکت‌ها بر عهده دارد مدیریت وجوه انتقالی است. اگر بخش قابل توجهی از منابع شرکت توسط مدیران برای انجام پروژه از حساب شرکت برداشته شده باشد توجهی به سایر نیاز‌های مالی شرکت نشده باشد مشخص است شرکت در مدت کوتاهی با مشکلات زیادی روبه رو خواهد شد. مدیریت انتقال وجه توسط خزانه داری این امکان را فراهم می‌کند تا با ارائه گزارش‌ها و راهنمایی‌های لازم مدیران شرکت را در پیشبرد اهداف شرکت یاری رسانند.
• حواله حسابداری در خزانه داری: حواله حسابداری مانند عملیات دریافت و پرداخت می‌باشد به این صورت که در نرم‌افزار حسابداری خزانه داری حساب‌های دریافت و پرداختی را در قسمت حواله حسابداری هم ثبت می‌کنند.
•  چک‌های پرداختی در خزانه: به چک‌های صادره از حساب بانکی افراد، سازمان‌ها و شرکت‌ها در وجه سایرین، چک‌های پرداختی گفته می‎شود. این اسناد پرداختی به دلیل پیش پرداخت، اجاره بها، پرداخت مالیات، خرید مواد و تجهیزات صادر می‌شوند. ماهیت این اسناد پرداختی بستانکار است.

• چک‌های دریافتی در خزانه داری: هنگامی که کالا، محصول یا خدماتی را به فروش می‌رسانیم ممکن است بابت وجه آن از طرف خریدار چک دریافت کنیم. حواله در حسابداری خزانه داری: امروزه با پیشرفت تکنولوژی سازمان‌ها و شرکت‌ها برای پرداخت وجه کالا و خدمات خود از پول نقد استفاده نمی‌کنند بلکه به صورت حواله‌‌ای وجه آن را از حساب خود به یک حساب دیگر انتقال می‌دهند.
• اسناد امانتی در حسابداری خزانه داری: اسناد امانتی یکی از اسناد مهم در حسابداری خزانه داری محسوب می‌شوند. این اسناد به عنوان زیرمجموعه‌هایی از حساب‌های انتظامی و بدون ماهیت هستند که برای ضمانت استفاده می‌شود.
• اقساط در حسابداری خزانه داری: در نرم‌افزار حسابداری خزانه داری این امکان وجود دارد که وجوه پرداختی و دریافتی افراد به صورت اقساط ثبت شود و در نرم‌افزار حسابداری خزانه داری امکان دریفت دفترچه اقساط برای افراد وجود دارد.

ثبت های حسابداری خزانه داری

امروزه مدیریت و کنترل وجوه نقد، صورت‌های مالی، اسناد مالی و اسناد خزانه و همچنین مدیریت جریان نقدینگی یکی از مباحث با اهمیت و مهم برای مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد. با توجه به اهمیتی که این موضوع دارد و همچنین تنوعی که در دریافت و پرداخت‌های امروزه به وجود آمده، نیاز به نرم‌افزار‌های حسابداری ویژه‌‌ای می‌باشد که از کلیه روش‌های دریافت و پرداخت وجه پشتیبانی کرده و کلیه فرایندها و عملیات حسابداری را به‌صورت هوشمند انجام دهد. نرم‌افزار حسابداری خزانه داری مدیریت وجوه نقد و اسناد دریافتی و پرداختی را کنترل کرده و تمام فرایندهای دریافت و پرداخت وجه، ثبت های حسابداری خزانه داری و کلیه اسناد مالی را به طور خودکار انجام خواهد داد. همان‌طور که اشاره شد، مدیریت انواع حساب‌های دریافتی و پرداختی از وظایف نرم‌افزار حسابداری خزانه داری است. این نرم‌افزار‌ها قابلیت‌های متنوعی دارند و پاسخگوی نیاز انواع سازمان‌ها و شرکت‌ها از قبیل بازرگانی، تولیدی و خدماتی هستند.

 نرم‌افزار حسابداری خزانه امکاناتی را در اختیار سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار می‌دهد که به راحتی بتوانند اطلاعات مالی و محاسبات خود را ثبت و بررسی کنند. اعتبار یک شرکت از طریق صورت‌های مالی آن قابل اثبات است. صورت‌های مالی جامع و شفاف ارائه شده توسط این نرم‌افزار نشان می‌دهد که عملکرد شرکت بدون مشکل و در یک مسیر صحیح و روبه‌جلو می‌باشد. همچنین می‌تواند به افزایش اعتماد سرمایه گذار و مشتری در کسب و کار‌ها کمک کند. یکی از بهترین نرم ‌افزار‌های حسابداری خزانه داری نرم ‌افزار حسابداری محک می‌باشد که با مدیریت و کنترل اسناد دریافتی، اسناد پرداختی و همچنین نگهداری از اطلاعات مالی و مدیریت امور حسابداری بخش مهمی از نیاز‌های مالی و حسابداری سازمان‌ها و شرکت‌ها را رفع کرده است. نرم‌افزار حسابداری محک و با امکانات و قابلیت‌های ویژه‌‌ای که دارد میزبان بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های مطرح کشور کشور است.

امکانات نرم‌افزار حسابداری خزانه داری

در این بخش از مقاله با مهم‌ترین امکانات و ویژگی‌هایی که یک نرم ‌افزار حسابداری خزانه داری باید داشته باشد آشنا خواهیم شد. از مهم‌ترین این امکانات می‌توان موارد زیر را نام برد.

• ثبت عملیات پرداخت به صورت چک، نقد و کارت خوان
• مدیریت انواع وضعیت اسناد دریافتی و پرداختی
• نگهداری تاریخچه کامل اسناد و چک‌های دریافتی و پرداختی
• قابلیت تعریف انواع بانک‌ها، صندوق‌ها، حساب‌های بانکی و …
• امکان ثبت کردن فیش در چند حساب مختلف
• پیوست نمودن اسناد و مدارک مورد نیاز به هر فیش
• مدیریت اقساط دریافتی، پرداختی و کنترل سررسید آنها
• جستجوی پیشرفته فیش‌های صندوق با اعمال فیلتر متنوع
• امکان صدور سند حسابداری هنگام صدور فیش دریافت و پرداخت

سخن پایانی

امروزه بخش بزرگی از معاملات در بخش خزانه داری توسط سیستم‌های حسابداری انجام می‌شود و وجود این سیستم‌ها و نرم‌افزار‌ها از اهمیت بسیاری بالایی در این زمینه برخوردار است. چرا که نبود این سیستم‌ها و نرم ‌افزار‌های حسابداری باعث به وجود آمدن اختلال در سیستم خزانه داری و موجب خسارت‌های جبران‌ناپذیری خواهد شد. مدیریت وجوه نقد، جریان نقدینگی از جمله عملیاتی هستند که در سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار مهم می‌باشند. این عملیات را نمی‌توان بدون وجود یک نرم‌افزار حسابداری مناسب انجام داد، زیرا انجام این عملیات بسیار وقت گیر و با خطا است. یک راه حل مناسب برای انجام این عملیات استفاده از نرم‌افزار حسابداری خزانه داری می‌باشد که انجام تمام عملیات حسابداری را به درستی و بدون خطا امکان‌پذیر کرده است. یکی از بهترین نرم‌افزارها در این زمینه، نرم‌ افزار حسابداری محک می‌باشد که فرایند مدیریت امور مالی و حسابداری، عملیات کنترل اسناد دریافتی، اسناد پرداختی و همچنین نگهداری از اطلاعات و سوابق مالی را به صورت خودکار و بر عهده می‌گیرد. همچنین با ارائه گزارش‌های کاربردی متنوع و پشتیبانی بی‌نظیر، پاسخگوی تمام نیازهای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد. شما عزیزان می‌توانید جهت خرید یا کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نرم‌افزار حسابداری محک با کارشناسان و مشاورین مجرب گروه نرم‌افزاری محک تماس حاصل کرده تا به‌صورت رایگان اطلاعات تکمیلی را دراین‌خصوص را دریافت کنید.