شاخه‌ای پرکاربرد از حسابداری به نام حسابداری بازرگانی
با کمک تیم‌های حرفه‌ای حسابداری و نرم افزارهایی که در این راستا عرضه شده است، مدیریت امور اقتصادی در هر کسب و کاری بسیار آسان‌تر از گذشته شده است با این وجود دقت و وسواس لازم را می‌طلبد. مدیران یک کسب و کار لازم نیست تک تک استاد مالی را بررسی کنند تا از روند کسب و کار خود مطلع شوند، این کار تنها با بررسی گزارش های تیم حسابداری ممکن است. یکی از شاخه‌های حسابداری که در این راستا به کمک مدیران در کسب و کارهای مختلف آمده است، حسابداری بازرگانی یا تجاری نام دارد.
فهرست مطالب
درواقع با کمک این شاخه از حسابداری در هر شغل و کسب و کاری، وضعیت درآمدزایی و سود دهی از طریق گزارش‌های تهیه شده طبق یک جدول زمانی به دست مدیران می‌رسد. برای درک کامل مفهوم حسابداری تجاری و مزایای استفاده از آن در کسب و کارهای امروزی، ادامه این مطلب را از دست ندهید.
حسابداری بازرگانی چیست؟
فرقی نمی‌کند که به تازگی کسب و کار خود را تأسیس کرده باشید، صاحب امتیاز یک استارت آپ جدید باشید و یا وارد دهمین سال فعالیت در حرفه خود شده باشید، ممکن است این سوال در ذهن شما مطرح شود که “حسابداری تجاری چیست؟” یک تعریف ساده از این شاخه حسابداری به شرح زیر است:
” حسابداری تجاری یا بازرگانی به فرآیند و کل روند طی شده برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی مربوط به فعالیت تجاری، همچنین ثبت معاملات و تهیه و تنظیم صورت های مالی برای یک کسب و کار گفته می‌شود.”
با توجه به همین تعریف مشخص می‌شود که حسابداری بازرگانی یا تجاری برای هر کسب و کاری که در زمینه ارائه کالا و خدمات در حوزه‌های مختلف و درآمدزایی از این طریق فعالیت دارد، اهمیت بسیار زیادی دارد.
اصول و مفاهیم مهم حسابداری بازرگانی
برای اطمینان از عملکرد صحیح فعالیت‌های تجاری خود، باید چند اصل و مفهوم مهم در زمینه حسابداری تجاری را درک کنید که عبارتند از:
- بدهکاری: پولی است که به طلبکاران و فروشندگان مدیون هستید. به دلیل الزام قانونی، به عنوان بدهی در صورت‌های مالی ذکر شده و موظف به پرداخت آنها هستید.
- بستانکاری: پولی است که مشتریان بابت هر خرید کالا یا خدماتی که انجام می‌دهید به کسب و کار شما بدهکار هستند که غالباً به عنوان دارایی معتبر ذکر می‌شود زیرا مشتریان به طور قانونی ملزم به پرداخت هستند.
- دارایی: هر چیزی است که در کسب و کار شما دارای ارزش مالی است، مانند حساب های بانکی، حساب های دریافتنی، موجودی کالا، مبلمان، تجهیزات و املاک و مستغلات و … جز دارایی در صورت‌های مالی قید می‌شود.
- ترازنامه: یک سند مالی است که به عنوان نمایه فوری از وضعیت مالی شرکت شما در پایان یک دوره خاص عمل می‌کند. این صورت مالی تهیه شده توسط بخش حسابداری بازرگانی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام کسب و کار شماست.
- بدهی‌ها: هر چیزی است که به عنوان یک بدهی یا تعهد مالی نسبت به یک شرکت در نظر گرفته می شود، مانند حساب‌های قابل پرداخت، مالیات بر درآمد، دستمزد کارکنان، وام و سایر موارد.
- صورت سود و زیان: صورت سود و زیان که به آن صورت درآمد نیز گفته می‌شود، گزارش سود، هزینه و سود خالص برای یک دوره خاص است.
8 مزیت مهم حسابداری بازرگانی برای کسب و کارهای مختلف
بدون شک شما می‌دانید که هر مجموعه تجاری و شرکتی به حسابداری دقیق احتیاج دارد. با این وجود به نظر می‌رسد که برای برخی فعالیت های تجاری در اولویت قرار دارد و هنگامی به ضرورت این امر پی می‌برند که خیلی دیر است. مزایا یا در واقع دلایل اهمیت حسابداری تجاری و بازرگانی بسیار فراوان است و نشان از حیاتی بودن این امر دارد. برای روشن شدن این ضرورت در ادامه 8 مورد از مزایای استفاده از حسابداری تجاری را برای هر کسب و کاری آورده‌ایم:
کنترل بودجه
حسابداری بازرگانی به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا بودجه‌های شرکت را ایجاد و کنترل کنند. وقتی شما به عنوان مدیر یک مجموعه بدانید که پول شما چگونه وارد مجموعه شده و در چه راهی خرج می‌شود، آمادگی بیشتری برای نظارت بر بودجه‌های تجاری دارید.
در واقع یک شرکت بدون بودجه و بدون در دست داشتن کنترل آن، مانند کشتی است که بدون ناخدا در دریا حرکت می‌کند. حسابداری تجاری به شما اطمینان می‌دهد که کسب و کار شما به سمت کوه یخی به سبک تایتانیک پیش نرفته است.
پیش‌بینی درآمد
صاحبان مشاغلی به دلیل درگیری دائمی با دریافتی و پرداختی امکان کنترل آن را ندارند، اما حسابداری بازرگانی به جزئیات این موارد آگاه است و بهتر می توانند درآمد شرکت را پیش بینی کند. پیش بینی درآمد به شما کمک می‌کند بفهمید آیا تلاش های فعلی بازاریابی موثر است یا اینکه لازم است تغییراتی ایجاد شود. اگر نمی‌توانید درآمد شرکت خود را پیش‌بینی کنید، بدون شک به تیم خبره حسابداری و ابزارهای لازم برای این کار نیاز دارید.
آگاهی از هزینه‌های خرید یک کسب و کار
حسابداری دقیق به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا بتوانند از عواقب تصمیم‌گیری عمده برای خرید مشاغل آگاه باشند؛ از اجاره ساختمان جدید گرفته تا وسایل نقلیه شرکت، هزینه‌های عمده می‌تواند تأثیر قابل توجهی در گردش وجوه ماهانه داشته باشد. هنگامی که حسابداران به طور منظم بر هزینه‌های شرکت نظارت می‌کنند، صاحبان مشاغل می‌توانند با آگاهی بیشتری در مورد صرف هزینه‌های لازم را برای یک کسب و کار تصمیم‌گیری کنند.
ردیابی هزینه‌های جاری کسب و کار
حسابداری بازرگانی به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های جاری شغل خود را پیگیری کنید؛ خواه هزینه لازم برای شرکت در یک کنفرانس باشد یا هزینه‌های تماس‌های تلفنی در یک مجموعه و مواردی از این دست. نظارت بر هزینه‌های جاری کسب و کار شما یک امر ضروری است و بخشی مهمی از صورت‌های مالی یک شرکت است. زیرا هزینه‌های اندک می‌تواند با گذشت زمان جمع شود و تبدیل به عدد بزرگی شود. یک صاحب شغل عاقل با کمک تیم حسابداری خود این هزینه‌ها را روزانه از طریق نرم افزارهای حسابداری مربوطه چون، نرم افزار حسابداری شرکتی پیگیری می‌کنند.
سلامت مالی
حسابداری بازرگانی با نظارت بر جنبه‌های مختلف دارایی کمک می‌کند تا سلامت مالی کسب و کار خود را کنترل کنید. هزینه‌های بسیار زیاد بدون وجود نقدینگی کافی برای هر شرکتی دردسرساز است. اگر حسابداری دقیق بخشی از روش کار شما نباشد، چگونه می‌توانید بفهمید که شرکت شما موفق است یا شکست می‌خورد؟
حسابداری تجاری دقیق به شما کمک می‌کند انگشت خود را روی نبض سلامت مالی شرکت خود نگه دارید و در هر زمانی از روند آن مطلع نباشید.
کمک به تصمیم‌گیری
حسابداری بازرگانی دقیق همچنین می‌تواند در تصمیم‌گیری خرد و کلان به شما در مقام یک مدیر کمک کنند. به طور مثال دانستن اینکه چه موقع باید پرسنل اضافی بیاورید یا چه موقع برای تعدیل نیرو باید اقدام کرد، در گرو همین اطلاعات دقیق است.
وقتی با اطلاع از داده‌های مالی دقیق بفهمید کسب و کار شما چقدر خرج می‌کند، راحت‌تر می‌توانید در مورد حقوق و دستمزد (از جمله مالیات بر حقوق و دستمزد) بهتر آماده تصمیم‌گیری برای رشد و گسترش شرکت خود شوید.
داشتن اطلاعات دقیق در مورد بدهی‌ها و معوقات
همچنین حسابداری بازرگانی به شما کمک می‌کند سوابق دقیق در مورد بدهی به موسسات مالی و میزان مالیات داشته باشید. این امر باعث می‌شود تا به سررسیدهای وام و اظهارنامه‌های مالیاتی را به موقع رسیدگی کنید. در صورتی که این امر به موقع انجام نشود ممکن است عواقب سنگینی چون بهره‌های سنگین و یا جریمه را متحمل شوید.
بررسی روند رشد تجارت
توانایی نظارت بر رشد کسب و کار یکی از برترین مزایای حسابداری بازرگانی است. وقتی از دارایی‌ها، بدهی‌ها و درآمد خود مطلع شوید، می‌توانید به راحتی میزان رشد شرکت خود را پیگیری کنید. همچنین شما مطلع خواهید شد که آیا اهداف فروش برآورده می‌شوند، آیا رسانه‌های اجتماعی و استراتژی‌های مربوط به بازاریابی به درستی روند خود را طی می‌کنند و میزان حساب‌های دریافتی و تعهدات پرداختنی شما چقدر است؟
این مواد تنها هشت دلیل کلی بودند که نشان می‌دهند چرا صاحبان مشاغل باید روی حسابداری تجاری و بازرگانی حساب کنند. استفاده از نرم افزار حسابداری مالی کار را آسان‌تر کرده و گزارش را با جزئیات بیشتری ارائه می‌دهد. وقتی نرم افزار حسابداری شرکتی را در سیستم مالی خود بگنجانید، می‌توانید تأثیر تصمیمات مالی خود را بر همه بخش‌ها درک کنید.
وظایف حسابدار بازرگانی
حسابداری بازرگانی یک قسمت اساسی برای اداره یک کسب و کار است، خواه یک فروشگاه کوچک باشید یا یک شرکت بزرگ. با رعایت اصول حسابداری تجاری، می‌توانید پیگیری اطلاعات مالی شرکت خود را شروع کنید. حسابداری تجاری با ثبت درآمد کل و هزینه‌هایی که شرکت شما دارد و استفاده از این اطلاعات برای پیش بینی سود، تولید فاکتور، پرداخت کامل حقوق و ثبت مالیات استفاده می‌شود. حسابداران بازرگانی به طور تخصصی با این موارد سروکار دارند:
- تهیه صورت های مالی
- تهیه و تنظیم ترازنامه یا بیلان مالی
- تهیه صورت گردش نقدینگی
- تهیه صورت سود و زیان
- نگهداری حساب‌های مالی انبار و دارایی‌های شرکت
- انجام فرایند آسان‌سازی برای پرداخت حقوق
علاوه بر موارد ذکرشده، وظایف عمومی متعددی نیز وجو دارند که توسط حسابدار بازرگانی انجام می‌شود.این وظایف را می‌توان به موارد زیر تقسیم کرد:
امور حسابداری روزانه
وقتی صحبت از کارهای روزمره حسابداری تجاری می‌شود، کار بسیار سبک بوده و تنها نیاز به بررسی موقعیت نقدی یک شرکت است. دانستن اینکه در طول روز واریزی‌ها و دریافتی‌ها چه میزان است و ثبت آنها به پیشبرد بهتر امور روزانه کمک خواهد کرد.
کارهای هفتگی حسابداری
کارهای هفتگی برای حسابداری بازرگانی کمی شامل بررسی و ثبت صورتحساب‌ها، مدیریت داده‌های مالی،ثبت معاملات، رسیدگی به سند‌ها و پرونده‌های مالی همچون کلیه فاکتورهای ارسالی، کلیه رسیدهای نقدی (پول نقد ، چک و سپرده های کارت اعتباری) و … می‌شود.
وظایف حسابداری تجاری به صورت ماهانه
در حسابداری تجاری از آنجا که اغلب سررسیدهای مربوط به وام، حقوق کارمندان و هزینه‌های جاری چون قبوض یک شرکت به صورت ماهانه است، باید کلیه امور مربوط به این موارد انجام شده و اطلاعات دقیق مربوط به آنها در سیستم مالی ثبت شود.
کارهای بلند مدت
یک نقل قول معروف در میان حسابداران وجود دارد که می‌گوید “… در این دنیا، به جز فصل مالیات و اهمیت حسابداری تجاری دقیق، نمی‌توان چیزی را قطعی دانست.” این امر نشان‌دهنده اهمیت این امر در طولانی مدت و بازه سه ماهه و یک ساله است. به ویژه اگر شرکتی سهامی عام باشد و علاوه بر اسناد مربوط به مالیات، باید صورت سود و زیان را هم به بورس ارائه دهد. به این تفاسیر وظایفی چون برآورد P & L ، بررسی سررسیدهای مربوط به مالیات بر فروش، بررسی مطالبات، محاسبه درآمد سالانه و مواردی از این دست را جزء وظایف حسابداری تجاری در بلند مدت دانست.لازم به ذکر است که مدیران شرکت ها به شرط نداشتن رابطه استخدامی با دستگاه ها و سازمان های دولتی مجاز به دریافت کارت بازرگانی نیز هستند.
حسابدار بازرگانی به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟
نیروی آموزش دیده، یک قسمت مهم و اساسی در بحث حسابداری بازرگانی است. نیرویی که علاوه بر آشنایی با مفاهیم و اصولی که گفته شد از عهده انجام وظایف در بازه زمانی مشخص شده بربیاید. اما این تنها یک سمت ماجراست و نمی‌توان یک نیروی حسابداری را با کوهی از اسناد و فاکتورها تنها گذاشت.
در سمت دیگر ضرورت استفاده از ابزار و تکنولوژی‌های مدرن مطرح می‌شود اما داشتن یک کامپیوتر به تنهایی برای ثبت این اسناد کافی نیست. مجموعه نرم افزاری محک با هدف کاهش ترافیک کاری و سهولت در امر حسابداری تجاری و بازرگانی، نرم افزار حسابداری شرکتی را با مجموعه‌ای از قابلیت‌های مفید در این راستا در دسترس شما عزیزان قرار داده است.
سخن پایانی
حسابداری بازرگانی یا حسابداری تجاری با ثبت، تحلیل، تفسیر و ارائه اطلاعات مالی کسب و کار سروکار دارد. راه رشد کسب و کار شما تنها از طریق نظارت و مدیریت بر فرآیندهای مالی هموار خواهد شد. به همین خاطر به حسابداری بازرگانی و ابزارهای لازم برای آن که در طول متن اشاره شد، نیاز خواهید داشت. به طور خلاصه باید گفت که به کمک این شاخه از حسابداری شما یک چشم‌انداز کلی و دید درست از سلامت کسب و کارتان به دست می‌آورید.
