شناخت بهترین ابزارهای دورکاری برای حسابداری و استفاده مؤثر از آن‌ها، زمینه‌ای مناسب را برای انجام وظایف حسابداری از راه دور را فراهم می‌کند. یک حسابدار برای انجام درست وظایفش، نیازهای مختلفی دارد که مدیریت امور اصلی حسابداری، برقراری تماس با همکاران و مشتریان و همین‌طور امضای اسناد و اوراق مالی از مهم‌ترین آن‌ها هستند. خوشبختانه ابزارهای دورکاری به همین منظور روی کارآمده اند که کار را بسیار ساده تر کنند. برای مدیریت پروژه و تعامل بهتر با مشتریان می‌توانید از ابزارهایی مثل Teamwork و Slack استفاده کنید. برنامه‌هایی مثل Zoom و Hangouts امکان ملاقات چهره به چهره و برگزاری جلسات از راه دور را برایتان مقدور می‌کنند و برای امضای الکترونیکی اسناد مالی نیز می‌توانید از ابزارهایی مثل DocuSign و HelloSign کمک بگیرید.
فهرست مطالب
ابزار دورکاری در دوران کرونا
با تاثیر کرونا بر مشاغل و دور کار شدن بسیاری از افراد، شناخت ابزارهای دورکاری برای حسابداری هم اهمیت ویژه‌ای پیدا کرد. با اینکه که دورکاری با محدودیت‌های خاصی همراه است اما این محدودیت‌ها نباید در مسیر عملکرد یک حسابدار دورکاری حرفه‌ای، مانعی ایجاد کنند.
دورکاری را یکی از روندهای جدید حسابداری می‌دانند و پیش رفتن با این روند جدید، مستلزم شناخت ابزارهای دورکاری برای حسابداری است. به همین دلیل در این مقاله از گروه نرم افزاری محک به معرفی چند ابزار دورکاری کاربردی می‌پردازیم. بنابراین اگر در جستجوی بهترین ابزارهای دورکاری برای حسابداری هستید،با ما همراه باشید.
بهترین ابزار مدیریت پروژه و ارتباط با مشتری چیست؟
بی‌تردید ابزارهای دورکاری برای حسابداری، باید با آنچه که یک حسابدار انجام می‌دهد، ارتباط مستقیمی داشته باشند. ابزارهایی کاربردی تر اند که مدیریت امور را آسان‌تر کرده و کارایی و اثربخشی را افزایش می‌دهند. چنین ابزارهایی معمولاً در دسته ابزارهای مدیریت پروژه و ارتباط با مشتری قرار می‌گیرند که در اینجا به معرفی چهار مورد از بهترین‌ها می‌پردازیم:
1. Teamwork
Teamwork یکی از معروف‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و از بهترین ابزارهای دورکاری برای حسابداری است. امکان پایش و مدیریت مؤثر پروژه‌های کاری و زمان‌بندی آن‌ها از طریق این سایت دورکاری حسابداری امکان پذیر است . این نرم افزاردورکاری کمک می‌کند پروژه ها در چارچوب زمانی تعیین‌شده به اتمام برسند. این ابزار قابلیت‌های شگفت‌انگیزی دارد که نمودار گانت، مایلستون، ردیابی زمان، مدیریت وظایف و امکان دریافت فوری گزارش‌های جامع، نمونه‌هایی از این قابلیت‌ها هستند. نسخه رایگان نرم‌افزاردورکاری Teamwork ایجاد و مدیریت دو پروژه با حداکثر 5 عضو را امکان‌پذیر می‌سازد.
2. ZenDesk
یکی از ابزارهای کارآمد تعامل با مشتریان و بهینه‌سازی پیام‌ها برای آن‌ها ZenDesk است. پشتیبانی، گفتگو، مرکز تماس و پایگاه دانش ازجمله ماژول‌های پرکاربرد این برنامه هستند که می‌توانید به فراخور نیازتان، نسبت به بهینه‌سازی و استفاده از هر ماژول (به‌طور جداگانه) اقدام کنید. قابلیت‌های این برنامه، پل ارتباطی مناسبی برای تعامل بهتر با مشتریان ایجاد می‌کنند.
3. Slack
حتما تا به حال نام نرم افزاردورکاری Slack را شنیده‌اید. شرکت‌های زیادی ازاین نرم افزار دورکاری استفاده می‌کنند واین ابزار، بستری منسجم را برای انجام اموری مثل برقراری ارتباط‌های کاری و همین‌طور بایگانی، جستجو و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اسناد ایجاد می‌کند. یکی از بهترین ابزارهای دورکاری برای حسابداری Slack است. این نرم افزار دورکاری به عنوان یک ابزار جامع مدیریت پروژه نیاز به برقراری ارتباط کاری از مسیرهای دیگر را به حداقل می‌رساند و به‌این‌ترتیب شما می‌توانید، به همه چیز در یک مکان دسترسی داشته باشید.
4. Monday
تبلیغات این ابزار مؤثر مدیریت پروژه و مشتری را در یوتیوب زیاد می‌بینید. ممکن است بارها قبل از پخش یک ویدئو یا حین تماشای آن، با تبلیغ Monday.com برخورد کرده باشید و اعصابتان بابت نمایش این تبلیغ، حسابی به هم ریخته باشد! اما این چیزی از ارزش قابلیت‌های این نرم افزار دورکاری به‌عنوان یکی از بهترین ابزارهای دورکاری برای حسابداری و فریلنسرها کم نمی‌کند.
Monday.com همه اطلاعات موردنیاز اعضای تیم یا شرکت را در یک محیط متمرکز، ذخیره و به‌روز ساخته و از طریق ایجاد دسترسی برای اعضای تیم، به شکل‌گیری تعامل بهتر بین آن‌ها و بهبود فرایندهای تصمیم‌گیری جمعی یاری می‌رساند. امکان برنامه‌ریزی ساعات کاری و Time Tracking از دیگر قابلیت‌های کاربردی این برنامه است که مدیریت زمان برای حسابدارها را ساده می‌کند.
نرم افزارهای تماس و برگزاری جلسات
ملاقات چهره به چهره و حضور در جلسات کاری، بخش مهم دیگری از زندگی حرفه‌ای یک حسابدار است و دورکاری می‌تواند، مانع برگزاری چنین رویدادهایی شود. اما امروز و به لطف ابزارهای متنوع ارتباطی، می‌توان بر این محدودیت غالب شد تا فواصل جغرافیایی نتوانند مثل قبل، کیفیت تعاملات انسانی را تحت تأثیر قرار دهند. ابزارهایی که استفاده از آن‌ها بسیار آسان و اغلب رایگان بوده و این امکان را برایتان فراهم می‌کند تا علی‌رغم دوری فیزیکی از مشتریان یا همکارانتان، بتوانید با آن‌ها رابطه نزدیکی داشته باشید. ابزارهای ارتباطی مختلفی وجود دارند که هر کدام قابلیت‌های خاصی را ارائه می‌دهند و با توجه به نیاز کاربر، می‌توانند گزینه خوبی برای استفاده باشند. در این بین، Hangouts و Zoom دو پیشنهاد ویژه ما در ارتباط با بهترین ابزارهای دورکاری برای حسابداری هستند.
1. Hangouts
Hangouts یک پلتفرم ارتباطی بسیار خوب و البته رایگان است که گوگل آن را عرضه کرده و برقراری ارتباط تصویری و متنی را برای کاربران امکان‌پذیر می‌سازد. هنگ‌اوت با Gmail ادغام شده است و همین ویژگی، سهولت و سرعت برقراری تماس با مشتریان یا همکارانتان را از طریق آن افزایش می‌دهد. Hangouts را می‌توان از ساده‌ترین و درعین‌حال کارآمدترین ابزارهای دورکاری برای حسابداری و اساساً همه افراد دورکار دانست.
2. Zoom
اسم برنامه Zoom بالأخص بعد از شیوع ویروس کرونا، حسابی بر سر زبان‌ها افتاد. ابزاری که برای اموری مثل میزبانی وبینارها، دوره‌های آموزشی و برگزاری جلسات کاری خصوصی و عمومی یک گزینه بسیار مطلوب است. با این برنامه شما می‌توانید هم‌زمان با برگزاری جلسات گروهی، با هر یک از شرکت‌کنندگان جلسات خصوصی داشته باشید و آنچه را روی صفحه‌نمایش می‌بینید، با افراد حاضر در جلسه به اشتراک بگذارید.
این برنامه نسخه پرمیوم یا پولی هم دارد که در صورت نیاز می‌توانید آن را خریداری کنید؛ البته بسیار بعید است که نسخه رایگان Zoom نتواند پاسخگوی نیازهای یک حسابدار باشد!
نرم افزارهای امضای الکترونیک
امضا کردن، بخش مهم و لاینفکی از فعالیت یک حسابدار است. بدون امضا، اسناد و اوراق مالی اعتباری نخواهند داشت و به همین دلیل، در بین ابزارهای دورکاری برای حسابداری، باید در جستجوی ابزاری باشیم که انجام این کار را به‌صورت غیرحضوری مقدور کند. برای این منظور، شما به یک نرم افزار امضای الکترونیکی نیاز دارید.
شاید در ابتدا کمی برایتان عجیب باشد اما بد نیست بدانید که امضاهای الکترونیکی در مقایسه با امضاهای سنتی، امنیت به‌مراتب بیشتری دارند. علاوه بر این، امضاهای الکترونیکی حاوی اطلاعاتی هستند که به‌واسطه آن‌ها می‌توان فهمید که یک سند، توسط چه کسی، کِی و کجا امضا شده است؟ واضح است که چنین قابلیتی، کار را برای مشتریانتان نیز بسیار آسان می‌کند. DocuSign و HelloSign دو نرم افزار دورکاری بسیار خوب برای این منظور هستند.
1. DocuSign
این ابزار کارآمدِ امضای الکترونیکی با تسریع روند کار، شیوه انجام کارها را به‌کلی تغییر می‌دهد. اگر فقط به ابزاری برای امضای اسناد نیاز دارید، نسخه رایگان نرم افزار دورکاری DocuSign کارتان را راه می‌اندازد و اجازه می‌دهد بدون هیچ محدودیتی، تعداد زیادی سند و برگه را امضا کنید.
شما همچنین می‌توانید از طریق فضای ذخیره‌سازی ابری این نرم افزار دورکاری ، به‌سادگی به همه اسناد امضاشده دسترسی داشته باشید. DocuSign بی‌تردید یکی از کارآمدترین ابزارها برای حسابداری دورکاری است.
2. HelloSign
یکی دیگر از ابزارهای عالی برای امضای الکترونیکی، HelloSign است که الزام حضور فیزیکی برای امضای اسناد را از بین می‌برد. بااین‌حال برای استفاده مؤثر از این نرم افزار دورکاری، باید آن را بخرید زیرا نمی‌توانید بیش از سه امضای رایگان در ماه با آن انجام دهید. فقط سه امضا!
سخن آخر
آنچه از نظر گذراندید، معرفی مختصر و مفیدی از بهترین ابزارها برای حسابداری از راه دور بود. توجه داشته باشید که کاربرد اکثر این ابزارها به حرفه حسابداری دور کاری محدود نمی‌شود و همه تیم‌های کاری مخصوصاً تیم‌های دورکار در حوزه‌های مختلف می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. بااین‌حال، دو نرم افزار آخر را که برای امضای الکترونیکی از آن‌ها استفاده می‌شود، می‌توان جزء موارد اختصاصیِ ابزارهای دورکاری برای حسابداری دانست. امضای اسناد و اوراق مالی، از اقدامات ضروری و پرتکرار حسابداران هستند و به همین دلیل، دسترسی به ابزارهایی که انجام این کار را از راه دور برای حسابداران، ساده کنند، بسیار مهم است.
