وقتی واحد مالی، فروش، انبار، تولید و منابع انسانی هرکدام از نرمافزارها و فایلهای جداگانه استفاده کنند، اطلاعات سازمان بهمرور پراکنده میشود. در چنین شرایطی ممکن است یک مشتری با مشخصات متفاوت در چند سیستم ثبت شود، موجودی انبار با گزارش فروش مطابقت نداشته باشد یا مدیران برای تهیه یک گزارش ساده مجبور شوند اطلاعات چند واحد را کنار یکدیگر قرار دهند.
فهرست مطالب
نرم افزار ERP برای حل این ناهماهنگی طراحی شده است. این سیستم فرایندها و اطلاعات اصلی سازمان را در یک بستر یکپارچه قرار میدهد تا واحدهای مختلف بهجای استفاده از دادههای جزیرهای، بر اساس اطلاعات مشترک فعالیت کنند. ERP مخفف Enterprise Resource Planning و به معنی برنامهریزی منابع سازمانی است. نرم افزار ERP میتواند بخشهایی مانند حسابداری، خرید، فروش، انبار، تولید، منابع انسانی، پروژهها و زنجیره تأمین را به یکدیگر متصل کند. البته امکانات هر سامانه ERP به ماژولها، نوع استقرار و نیازهای سازمان بستگی دارد.
در این مقاله از نرم افزار حسابداری محک بررسی میکنیم نرم افزار ERP چیست، چگونه کار میکند، چه ماژولهایی دارد، برای چه کسبوکارهایی مناسب است و چه تفاوتی با نرم افزار حسابداری دارد.
ERP مخفف چیست؟
ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning است که در فارسی به «برنامهریزی منابع سازمانی» ترجمه میشود. منابع سازمان فقط پول و نیروی انسانی نیستند؛ کالا، مواد اولیه، تجهیزات، اطلاعات، ظرفیت تولید، زمان، سفارشها و ارتباط با مشتریان و تأمینکنندگان نیز بخشی از منابع سازمان محسوب میشوند. برنامهریزی منابع سازمانی به این معناست که این منابع و فرایندهای وابسته به آنها در قالب یک سیستم هماهنگ مدیریت شوند.
نرم افزار ERP چیست؟
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان نرم افزار حسابداری محک
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
نرم افزار ERP مجموعهای از ماژولهای مرتبط است که برای مدیریت فرایندهای اصلی سازمان طراحی شدهاند. این ماژولها ممکن است امور مالی، خرید، فروش، انبار، تولید، منابع انسانی، پروژهها و زنجیره تأمین را پوشش دهند. ویژگی اصلی نرم افزار ERP فقط تعداد امکانات آن نیست؛ بلکه ارتباط میان اطلاعات و عملیات واحدهای مختلف است. برای مثال، ثبت سفارش فروش میتواند موجودی انبار، برنامه تولید، حساب مشتری و گزارشهای مالی را تحت تأثیر قرار دهد، بدون آنکه اطلاعات یک معامله در چند سیستم جداگانه دوباره وارد شود. به زبان ساده، ای آر پی یک نرمافزار واحد برای هماهنگکردن بخشهای مختلف سازمان است؛ اما همه نرمافزارهای چندبخشی الزاماً ERP محسوب نمیشوند. سیستم باید بتواند دادهها و فرایندهای اصلی سازمان را بهصورت یکپارچه مدیریت کند.
یک مثال کاربردی از عملکرد نرم افزار ERP
فرض کنید یک شرکت تولیدی سفارش ساخت ۵۰۰ محصول را از مشتری دریافت میکند. در یک ساختار جزیرهای، واحد فروش سفارش را ثبت میکند و سپس اطلاعات را جداگانه برای انبار، تولید و حسابداری میفرستد. هر واحد ممکن است اطلاعات را دوباره در سیستم خود وارد کند.
در یک سامانه ERP، ثبت سفارش میتواند یک جریان یکپارچه ایجاد کند:
- واحد فروش سفارش مشتری را ثبت میکند.
- سیستم موجودی محصول نهایی را بررسی میکند.
- در صورت کمبود موجودی، درخواست تولید ایجاد میشود.
- ماژول تولید، مواد اولیه موردنیاز را محاسبه میکند.
- موجودی مواد اولیه در انبار بررسی میشود. برای کنترل موجودی، تاریخ انقضا، ورود و خروج کالا و جلوگیری از سفارشهای تکراری، نرم افزار حسابداری انبارداری میتواند بخش مهمی از نیازهای عملیاتی را پوشش دهد.
- در صورت کمبود مواد، درخواست خرید برای واحد تدارکات ایجاد میشود.
- پس از تولید، موجودی محصول نهایی افزایش پیدا میکند.
- کالا برای مشتری ارسال و فاکتور صادر میشود.
- اطلاعات فروش، موجودی، بهای تمامشده و حساب مشتری در گزارشهای مربوط بهروزرسانی میشوند.
این مثال نشان میدهد هدف ERP فقط ثبت اطلاعات نیست؛ بلکه هماهنگکردن گردش کار بین واحدهای مختلف سازمان است.
مبانی ERP چه هستند؟
سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان پیرامون یک ساختار دادهای واحد و معین طراحی شدهاند که یک پایگاه داده یا دیتابیس مشترک دارند. این موضوع باعث میشود که اطلاعات مورد استفاده، برای کل شرکت استانداردسازی شده و مبتنی بر تعاریف مشترک و تجارب کاربر بهینه شود. این ساختارهای اصلی بعدها بهواسطه فرایندهای تجاری سازمان که ناشی از گردش کار در بخشهای مختلف هستند ارتباط درون سازمانی ایجاد میکند. بخشهای مختلف سازمان نیز شامل واحدهای تجاری (مثل بخش مالی و حسابداری، منابع انسانی، مهندسی، بازاریابی، عملیات)، سیستمهای اتصال و کاربران آنها هستند. به زبان ساده، ERP وسیلهای برای ایجاد یکپارچگی بین افراد، فرایندها و فناوریها در سرتاسر سازمانها یا شرکتهای امروزی و مدرن است.
به عنوان مثال، یک شرکت خوروسازی را تصور کنید که قطعات موردنیاز خود را از چندین تامینکننده مختلف تهیه و موجود میکند. این شرکت میتواند از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان برای ردگیری سفارشات، درخواستها و خرید این قطعات استفاده کرده و اطمینان حاصل کند که تمام بخشهای سازمان که با کل فرایند تهیه تا خرید قطعات درگیر هستند به یک سری اطلاعات واحد و دقیق، مرتبط با گردش کار سازمان، فرایندهای تجاری، گزارشدهی و تحلیل دادهها دسترسی دارند.
سیستم ERP کمک میکند تا یک قطعه ساده، مثل لنت ترمز جلو، با اطلاعاتی نظیر نام قطعه، اندازه، شماره سریال، کد فنی قطعه، قیمت، ویژگیها و انبوهی از اطلاعات توصیفی دیگر ثبت شده و به طور یکسان در دسترس تمامی بخشها قرار بگیرد. از آنجاییکه در دنیای امروز، اطلاعات و دادهها شریان حیاتی شرکتها و سازمانها محسوب میشوند، پس جمعآوری، سازماندهی، تحلیل و توزیع این دادهها به نحو درست و دقیق میتواند موفقیتهای تجاری را تضمین کند و این مهم با استفاده از سیستمهای ERP میسر میشود.
مزایای ERP برای کسب و کارها
- سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با تهیه و تولید اطلاعات لحظهای از گزارشات، بینش تجاری کسب و کارها را بهبود میدهد.
- با ساده کردن فرایندهای تجاری و استفاده از بهترین روشها و رویهها، هزینههای عملیاتی را کاهش میدهد.
- کاربران در زمینه به اشتراکگذاری دادههای مربوط به عقدنامهها، درخواستها و سفارشات خرید همکاری بهتری خواهند داشت.
- با ایجاد یک تجربه کاربری مشترک که در تمامی فرایندها و فعالیتهای تجاری رخ میدهد، بهرهوری سازمان یا شرکت بالاتر میرود.
- با ایجاد یک حس و دیدگاه یکسان در تمامی اعضا، از مدیران گرفته تا کسانی که مستقیما با مشتریان سروکار دارند، زیرساختهای سازمان انسجام بیشتری پیدا میکنند.
- به واسطه طراحی و تجربه کاربری مشترک، نرخ پذیرش کاربر بالاتر میرود (منظور از نرخ پذیرش کاربر درصد کاربران جدیدی است که از یک محصول یا سرویس استفاده میکنند. مثلا اگر مجموعا 1000 کاربر دارید که 250 مورد آنان تازه به جمع کاربران شما اضافه شدهاند، نرخ پذیرش کاربر شما 25درصد است).
- بهبود یکپارچهسازی دادهها و نظارتهای مالی باعث کاهش ریسک میشود.
- وجود سیستمهای یکپارچه و واحد، هزینههای عملیاتی و مدیریتی را کاهش میدهد.
معایب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
برای اینکه سازمانها و شرکتها بتوانند بهترین نتیجه را از سیستم ERP بگیرند باید موانعی را نیز از سر راه بردارند. معایب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را میتوان در این موارد خلاصه کرد:
- بسته به اندازه سازمان، خرید سیستم ERP، پیاده سازی، نگهداری و پشتیبانی از آن میتواند هزینهبر باشد.
- با توجه به ماهیت سازمان، شاید مجبور باشید برای پشتیانی فنی و ایجاد زیرساختهای مناسب برای واحد IT (فناوری اطلاعات) متحمل هزینه شوید.
- راه اندازی و پیاده سازی سیستم ERP نیاز به صرف زمان، پول و منابع دارد.
- برای تبدیل دادههایی که روی کاغذ هستند به دادههای دیجیتالی باید از افراد متخصص کمک بگیرید.
- انتقال ناقص دادهها و مقاومت افراد و اعضای سازمان میتواند چالشهای بزرگی ایجاد کند.
تاریخچه ای آر پی
سابقه و تاریخچه ERP به بیش از 100 سال پیش برمیگردد. در سال 1913، مهندس فورد وایتمن هریس مدلی را ایجاد کرد که با نام کمیت سفارش اقتصادی یا EOQ شناخته میشد. این مدل یک سیستم تولید و ساخت برای برنامهریزی و زمانبندی تولید محصول بود که روی کاغذ پیاده و اجرا میشد. EOQ برای چندین دهه استاندارد تولید کارخانهها بود. در سال 1964 تولید ابزار Black & Decker تبدیل به اولین شرکتی شد که راه حل برنامهریزی ملزومات مواد (MRP) را به کار گرفت. این شرکت با کمک ابررایانههای آن زمان MRP را با مفاهیم EOQ ادغام کرد.
در سال 1983، برنامه ریزی منابع تولید که با نام MRP II شناخته میشد توسعه یافت. MRP II ماژولهایی معرفی کرد که به عنوان عنصر اصلی معماری نرم افزار شناخته میشوند. MRP II عناصر اصلی تولید شامل خرید، صورتحساب مواد اولیه، برنامه ریزی، زمان بندی و مدیریت قراردادها را یکپارچه کرد. برای اولین بار، شرح وظایف مختلف تولید وارد یک سیستم یکپارچه شدند. MRP II به سازمانها نشان داد که چطور میتوانند با کمک نرم افزارها دادههای سازمان را به اشتراک بگذارند و ساماندهی کنند، و با برنامه ریزی جهت تولید، فهرست موجودی را کاهش دهند، هدر رفتن منابع را کمتر کنند و در نهایت، بهرهوری شرکت را بیشتر کنند.
در دهههای 1970 و 1980 میلادی که فناوری رایانهای پیشرفت کرد، مفاهیم شبیه به MRP II به حوزههای دیگری به جز تولید نیز وارد شدند تا برای مدیریت دادههای مرتبط با فعالیتهای تجاری، امور مالی شرکتها و سازمانها، مدیریت ارتباط با مشتریان و منابع انسانی به کار گرفته شوند. قبل از سال 1990 بود که تحلیلگران نامی برای این نوع از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار درنظر گرفتند که همان برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP میباشد.
چه زمانی سازمان به نرم افزار ERP نیاز دارد؟
هر کسبوکاری صرفاً به دلیل افزایش تعداد کارکنان به ERP نیاز ندارد. نیاز به این سیستم معمولاً زمانی شکل میگیرد که فرایندها، دادهها و واحدهای سازمان دیگر با نرمافزارهای مستقل بهخوبی مدیریت نمیشوند.
مهمترین نشانهها عبارتاند از:
- اطلاعات مشتری، کالا یا تأمینکننده در چند سیستم جداگانه ثبت میشود.
- گزارش واحد مالی با اطلاعات فروش یا انبار مطابقت ندارد.
- تهیه گزارش مدیریتی نیازمند ترکیب چند فایل اکسل است.
- اطلاعات یک عملیات در چند واحد دوباره وارد میشود.
- سازمان چند شعبه، شرکت یا انبار دارد.
- محاسبه بهای تمامشده دشوار و زمانبر است. در شرکتهای تولیدی، محاسبه دقیق بهای تمام شده کالای فروش رفته برای تحلیل سودآوری محصول و تصمیمگیری مدیریتی اهمیت زیادی دارد.
- ردیابی سفارش از ثبت تا تحویل بهسادگی ممکن نیست.
- رشد سازمان باعث افزایش خطا و دوبارهکاری شده است.
- مدیران دید لحظهای و یکپارچهای از وضعیت عملیات ندارند.
ERP فقط مختص شرکتهای بسیار بزرگ نیست. راهکارهایی برای کسبوکارهای کوچک و متوسط نیز وجود دارند؛ اما انتخاب آن باید بر اساس پیچیدگی فرایندها و نیاز واقعی به یکپارچگی انجام شود. ارائهدهندگان بزرگ ERP نیز محصولات مستقلی برای شرکتهای کوچک، متوسط و بزرگ عرضه میکنند.
ارتباط سیستم ERP با سیستم حسابداری
افراد زیادی هستند که نرم افزارهای ERP را با نرم افزارهای حسابداری یکسان میبینند. شاید این دو ویژگیهای مشترکی در خصوص شیوههای حسابداری داشته باشند، اما در واقع، نرم افزارهای ERP میتوانند برای تمام سازمان یا شرکت کاربرد و ارزش داشته باشند، در حالیکه نرم افزارهای حسابداری صرفا برای مدیریت امور پایهای مالی و حسابداری مثل ثبت و گزارشگیری از حساب های دریافتنی و پرداختنی، درآمدها و هزینهها، ثبت فاکتور فروش، تهیه گزارشها و صورتهای مالی شرکت و موارد مرتبط طراحی شدهاند.
سیستم ERP یک سیستم تماما یکپارچه است که علاوه بر کاربردهای حسابداری که برای واحد مالی شرکت مهم هستند، برای تمام واحدهای دیگر یک کسب و کار کاربرد دارد. نرم افزار ای آر پی فقط برای یک بخش خاص طراحی نشده، بلکه تمام بخشهای سازمان اعم از واحد فروش، بازاریابی، انبار، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتریان و البته واحد مالی و حسابداری را پوشش میدهد. ERP تضمین میکند که دادههای مربوط و مختص به هر حوزه در دفتر کل شرکت، آن هم در حساب صحیح، ثبت میشود تا تمامی هزینهها قابل ردگیری و ارائه باشند.
یکی از قواعد اصلیERP این است که برای توزیع دادهها از یک مجموعه مرکزی دادهها استفاده میکند. یعنی به جای چندین دیتابیس مستقل با بی نهایت صفحه گسترده که هیچ ارتباطی هم با هم ندارند، ERP با نظم کامل، دادهها را در اختیار کاربران مختلف، از مدیرعامل گرفته تا کارمندان بخش حسابداری، قرار میدهد. کاربران نیز میتوانند این دادهها را ایجاد، ذخیره و در تمامی فرایندهای مشترک مورداستفاده قرار دهند. وجود یک مخزن داده ایمن و مرکزی این اطمینان را به تمامی اعضای سازمان میدهد که اطلاعات دقیق، قابل اطمینان، بهروز و کامل در اختیار دارند.
یکپارچگی دادهها باعث میشود تا تمامی وظایف مرتبط با حسابداری و امور مالی، از تهیه صورتهای مالی سه ماهه گرفته تا گزارش یک صورت دریافتنی واحد، بدون نیاز به صفحات گسترده که امکان برزو خطا در آنها وجود دارد، انجام شود.
تفاوت نرم افزار ERP با نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان با نرم افراهای حسابداری تفاوتهای های زیادی دارند که در ادامه به اصلیترین تفاوتهای این دو اشاره میکنیم.
دامنه محدودیت نرم افزارها
برخلاف نرم افزارهای حسابداری که عمدتا روی جنبههای مالی تمرکز دارند، کاربردهای یک نرم افزار ERP شامل طیف وسیعی از وظایف مختلف میشود. برای مثال، اگر نرم افزار حسابداری QuickBooks را در نظر بگیرید، میتوان گفت که با یک دیتابیس مستقل کوچک (در مقایسه با دیتابیس عظیم ERP) کار میکند و نمیتواند فرایندهای مختلف یک شرکت را درجا و در لحظه با هم ارتباط دهد. یا مثلا با نرم افزارهای Xero و MYOB فقط میتوانید ورود و خروج پول نقد را مدیریت کنید و در پایان سال مالی گزارش تهیه کنید. اما وقتی به ماژول حسابداری یک نرم افزار ERP نگاه کنیم، جریانات نقدی را متناسب با روند بازار، درجا و در لحظه، به سرعت و با اطمینان کامل مدیریت میکند.
نمای گسترده از سازمان
فرض کنید میخواهید با قطعات لگو یک خانه بسازید. یک نرم افزار ERP مجموعهای از تمام قسمتهای سازمان را پوشش میدهد و نمای 360 درجه از عملکرد و سلامت سازمان ارائه میدهد. برای اینکه یک خانه لگویی بسازید به تعداد زیادی قطعه لگو نیاز دارید و این مجموعه کامل حکم ERP را دارد. در قیاس با یک خانه کامل، نرم افزارهای حسابداری تنها یک قطعه از قطعات لگو محسوب میشوند که فقط امور مالی و حسابداری سازمان را پوشش میدهند و جزئی از کل هستند.
برآورده کردن نیازهای خاص
در مقایسه با نرم افزارهای ERP، نرم افزارهای حسابداری در برآورده کردن نیازهای خاص یک سازمان یا شرکت محدودیت دارند. بسیاری از نرم افزارهای ERP مخصوص صنایع خاص طراحی شدهاند و پاسخگوی نیازهای آن صنف یا صنعت هستند. نرم افزارهای حسابداری نیز تا حدی این نیاز را برطرف کردهاند، اما شخصی سازی نرم افزارهای ERP قویتر و راحتتر از نرم افزارهای حسابداری است.
نرم افزار ERP بهتر است یا نرم افزار حسابداری؟
در پاسخ به این سوال، باید ابتدا نیازهای کسب و کار خود را بررسی کنید. اصولا کسب و کارهای کوچک و متوسط نیازی به ERP ندارند و میتوانند با نرم افزارهای حسابداری امور مالی و حسابداری خود را به راحتی مدیریت کنند.
از سوی دیگر، آموزش نرم افزار erp برای شرکتها و سازمانهای بزرگ لازم هستند. یک نرم افزار erp میتواند تمام فرایندهای تجاری یک سازمان یا شرکت را تحت یک سیستم واحد و یکپارچه مدیریت کند. مواردی مثل مدیریت انبار و انبارگردانی، مدیریت ارتباط با مشتریان، زنجیره تامین و موارد بیشمار دیگری هستند که نرم افزارهای حسابداری به تنهایی پاسخگوی نیازهای آنها نیستند، ولی با ERP به صورت واحد و یکپارچه قابل مدیریت هستند.
| وضعیت کسبوکار | انتخاب مناسبتر |
|---|---|
| تمرکز اصلی روی فاکتور، دریافت، پرداخت و گزارش مالی | نرم افزار حسابداری |
| یک فروشگاه یا شرکت کوچک با عملیات ساده | نرم افزار حسابداری صنفی |
| چند واحد با اطلاعات پراکنده | بررسی ERP |
| تولید، انبار، خرید و فروش بههمپیوسته | ERP یا سیستم یکپارچه |
| چند شرکت، شعبه یا کارخانه | ERP |
| نیاز به برنامهریزی تولید و زنجیره تأمین | ERP |
| نیاز اصلی فقط مدیریت مشتریان | CRM |
| نیاز اصلی اتوماسیون گردش کار | BPMS |
سخن آخر
در این مطلب با مفهموم سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) آشنا شدیم. سیستمهای ERP این قابلیت را دارند که فعالیتها و فرایندهای مختلف سازمان، از جمله مدیریت امور مالی و حسابداری را مدیریت کنند. این سیستمها دادهها را به صورت خودکار یکپارچه میکنند و در اختیار بخشهای مختلف سازمان قرار میدهند. سیستم ERP برای سازمانها و شرکتهای بزرگ امری ضروری و لازم است.
سیستم ERP این امکان را برای تمام بخشهای سازمان فراهم میکند که دادههای منسجم و یکپارچه به صورت خودکار در اختیار تمامی افراد قرار بگیرد و مدیریت تمام فعالیتهای سازمان اعم از نیروی انسانی، امور مالی و حسابداری، مواد اولیه، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، عملیات زنجیره تامین، مدیریت عملکرد سازمان، برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و گزارش گیری مالی سازمانها و موارد دیگر با سرعت بالا و امنیت کامل انجام شود.
شرکتهایی که فعالیتهای خود را با سیستمهای جداگانه مدیریت میکنند، مجبور هستند دادهها را به صورت دستی وارد کنند. نرم افزارهای ERP دادهها را به طور خودکار به بخشهای مختلف انتقال میدهد، در نتیجه دقت، سرعت و انسجام را به همراه میآورد. اگر صاحب کسب و کارهای کوچک و متوسط هستید میتوانید مدیریت امور مالی و حسابداری یا مدیریت ارتباط با مشتری را با نرم افزارهای خاص هر حوزه و به صورت جداگانه انجام دهید. اما سازمانها و شرکتهای بزرگ باید استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را در دستور کار خود قرار دهند.
بسیار مطلب مفیدی بود