به منظور مدیریت و کنترل امور مالی کسب و کارها باید اقدام های لازم حسابداری را به انجام رساند. برنامه حسابداری و امور مربوط به آن نه تنها مانع از فعالیت‌های حرفه ای کسب و کارها نمی شود، بلکه بهترین شیوه برای مدیریت آن ها است.
در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به بررسی اقدام های لازم حسابداری و نکات مهم مربوط به آن داشته باشیم.
فهرست مطالب
اقدام‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه برای حسابداری کسب و کار شما
برخورداری از چک‌لیست اقدام‌های حسابداری مزایای بسیاری برای تجارت‌های مختلف دارد. در واقع تمامی کسب و کارها، چه بزرگ و چه کوچک، موظفند تا گزارش‌های مالی مختلف را تهیه کنند. به طور کلی سه گزارش مالی مهم در برنامه حسابداری وجود دارد که عبارتند از ترازنامه، صورت حساب‌های درآمد و صورتحساب‌های جریان پول نقد.
فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید.
تهیه و تنظیم چنین گزارش‌هایی نیاز به حسابداری حرفه ای ندارد و صاحبان مشاغل تنها با نظر گرفتن اقدام های لازم حسابداری، می‌توانند کنترل امور مالی را در دست بگیرند. در مقاله پیش رو قصد داریم در مورد اقدامات مهم برای حسابداری کسب و کارها صحبت کنیم. در نهایت تاثیر آن ها در کسب و کارها را موردبررسی قرار خواهیم داد.
اقدام های لازم حسابداری کسب و کارها
هنگامی که صحبت از نیازهای تجاری روزانه کسب و کارها می‌شود، بسیاری از افراد دچار ترس و وحشت می‌شوند. گزارش‌های مالی بسیاری وجود دارند که باید به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه موردبررسی قرار گیرند.
مسئولیت‌های حسابداری روزانه تجارت‌ها شامل موارد زیر است:
۱.وضعیت وجه نقد را بررسی کنید.
از آنجا که پول نقد نوعی سوخت برای تجارت‌ها محسوب می‌شود، هرگز نباید پول نقد در دسترس تجارت‌ها به طور کامل از دست رود. به طور کلی توصیه می‌شود که صاحبان مشاغل روز خود را با بررسی میزان وجه نقد شروع کنند. با بررسی جریان وجه نقد، صاحبان مشاغل متوجه می‌شوند که چه میزان دریافت و چه میزان پرداخت را در طی هفته‌ها و ماه‌های آینده خواهند داشت.
کارهای حسابداری هفتگی (مدیریت و کنترل امور مالی)
برنامه حسابداری هفتگی کمی پیچیده‌تر هستند. داده‌های مالی باید به صورت هفتگی جمع‌آوری شوند. از طرفی پس از جمع‌آوری داده‌های مالی، لازم است که این داده‌ها سازماندهی شوند. در اینجاست که برخورداری از سیستم حسابداری حرفه ای، حائز اهمیت می‌شود. به کمک این سیستم حسابداری، می‌توان مدیریت امور مالی را دست گرفت.
ویدئو صوت مقاله رو در زیر میتوانید گوش دهید
۲.ثبت معاملات
بسته به حجم معاملات مالی صورت گرفته، گزارش‌های مربوط به آن باید به صورت روزانه یا هفتگی ثبت شوند. هر معامله تجاری شامل بخش‌های مختلفی می‌شود که عبارتند از صورت حساب‌های مشتریان، دریافت وجه نقد از آن ها و پرداخت به فروشندگان.
ضبط چنین معاملات تجاری به صورت دستی یا در برنامه‌هایی مانند اکسل قابل قبول است. اما به طور کلی توصیه می‌شود که برای این کار از نرم افزارهای حسابداری مشاغل کوچک که قابلیت‌های بی‌شماری دارند، استفاده شود.
۳.رسیدگی به اسناد و پرونده‌ها
کلیه رسیدها و فاکتورهای ارسالی، کلیه رسیدهای نقدی شامل واریز وجه به کارت‌های اعتباری و کلیه رسیدهای مربوط به پرداخت‌های نقدی را نگهداری کنید. به منظور دسترسی آسان، پرونده‌های مربوط به فروشندگان را به ترتیب الفبا مرتب کنید.
پرونده‌های حقوق و دستمزد را بر اساس تاریخ مرتب کنید. همچنین بهتر است که بیانیه‌های بانکی را بر اساس ماه ایجاد آن ها دسته‌بندی کنید. انجام چنین اقدام های لازم حسابداری، رسیدگی به امور مالیاتی را ساده‌تر می‌کند.
یکی دیگر از کارهایی که می‌توان در چک‌لیست اقدام‌های حسابداری قرار داد، این است که به محض ورود داده‌های جدید، پرونده‌ای جداگانه برای آن در نظر بگیرید. قرار دادن این اقدام در برنامه حسابداری سبب دسترسی ساده‌تر به اطلاعات می‌شود و از سردرگمی پیشگیری می‌کند.
۴.صورتحساب‌های پرداخت نشده را بررسی کنید
یکی از اقدام های لازم حسابداری، تهیه یک پوشه برای فروشندگان بدون پرداخت است. سوابق مربوط به فروشندگان خود را که شامل تاریخ صدور صورتحساب، مبلغ معوق و تاریخ‌های موعد پرداخت را نگه دارید. بسیاری از فروشندگان تخفیف‌هایی برای پرداخت زودهنگام را در نظر می‌گیرند، بنابراین به منظور بهره‌مندی از این مزایا سوابق لازم را ثبت کنید.
۵.بدهی‌های خود را پرداخت کنید
از دیگر اقدام های لازم حسابداری این است که بدهی‌های شرکت را پیگیری کنید. پیگیری این بدهی‌ها سبب می‌شود که صاحبان مشاغل آن ها را در موعد مقرر پرداخت کنند و در نتیجه متحمل ضرر نشوند.
در مورد پرداخت‌های آنلاین، فاکتورهای لازم را جمع‌آوری و ثبت کنید. نگهداری چنین فاکتورهایی در نرم‌افزارهای حسابداری، بسیار ساده‌تر خواهد بود و امکان دسترسی را در هر زمانی فراهم می‌کند.
۶.فاکتورها را تهیه و ارسال کنید
از جمله اقدام های لازم حسابداری، ذکر شرایط پرداخت در فاکتورها است. بدون در نظر گرفتن پرداخت‌ها و دریافت‌ها به کمک فاکتورها، تعیین درآمد کسب و کارها، بسیار دشوار می‌شود. به منظور اطمینان از پرداخت در موعد مقرر، همیشه از یک الگوی مشخص در فاکتورهای خود استفاده کنید.
۷.جریان نقدی پیش بینی شده را مرور کنید
مدیریت جریان وجوه نقد، به ویژه در سال‌های نخست فعالیت از اهمیت بالایی برخوردار است. پیش بینی میزان پول موردنیاز مشاغل به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه، به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا وجه موردنیاز برای پرداخت‌ها را در اختیار داشته باشند.
از جمله هزینه‌های پرداختی می‌توان به پرداخت حقوق و مزایای کارمندان، پرداخت به تامین کنندگان و مواردی از این قبیل اشاره کرد. همچنین با بررسی جریان نقد، در مورد هزینه‌ها، می‌توان تصمیمات دست تر و آگاهانه‌تری اتخاذ کرد.
در نهایت باید بگوییم که اقدام های لازم حسابداری در بازه‌های زمانی مختلف سبب در دست گرفتن امور مالی و کنترل بهتر آن ها می‌شود. امور مالی در راس همه فعالیت‌های یک شرکت قرار دارد، لذا لازم است که در هر لحظه، مورد توجه قرار گیرند. از طرفی پیگیری امور مالی با استفاده از نرم افزارهای حسابداری سبب می‌شود که کارها در مدت زمان کوتاه‌تر انجام شوند.
Podcast: Play in new window | Download
