تعریف حسابداری انبار + حسابداری انبار برای کسب و کارها

مقدمه

انبار هر سازمان فارغ از مقیاس آن، جزء اصلی‌ترین بخش‌های کسب و کار به شمار می‌رود. انبارها نقش مهمی در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی دارند و عمده دارایی یک سازمان را شامل می‌شوند. از این رو حسابداری انبار در هر کسب و کاری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و حسابداران هر شرکت باید توجه ویژه‌ای به این نوع حسابداری داشته باشند. بنا بر استانداردهای حسابداری، هر ساله در پایان هر دوره مالی باید حسابداری انبار و انبارگردانی انجام شود؛ اما در بسیاری از سازمان‌های بزرگ که انبارهایی پر از موجودی یا چندین انبار مجزا دارند، دوره‌های مالی به صورت سه ماهه و شش ماهه هستند و این فرآیند در طی یک سال چندین بار تکرار می‌شود.

فهرست مطالب

فایل صوتی مقاله را در زیر گوش دهید.

اگر حسابداری انبار و انبارگردانی به خوبی و با دقت ثبت و آنالیز شود، امکان خطاهای سهوی و گاها عمدی بسیار کاهش می‌یابد. متاسفانه انبارها از مکان‌هایی است که با تغییر در فرم‌های مربوطه به راحتی می‌توان زمینه اختلاس و کلاهبرداری را مهیا کرد. همچنین عدم توجه کافی به این نوع حسابداری ممکن است رشته امور را از دست حسابداران خارج کند و یک شرکت در تعیین صحیح میزان سود و زیان سالانه دچار مشکل شود. از این رو به صاحبان کسب و کار توصیه می‌شود که به جهت پیشگیری از خسارت‌های کلان، حسابداری انبار را به صورت جدی و سختگیرانه پیگیری کنند.‌

[aparat id=”ixCJ3″]

حسابداری انبار

به مجموعه‌ای از فرآیندها که موجودی انبار و اطلاعات مالی مربوط به این موجودی را مشخص می‌کند، حسابداری انبار گفته می‌شود. برای مثال این فرآیند شامل مشخص کردن قیمت اقلام ورودی و خروجی انبار است. برخلاف تصور عموم، منظور از موجودی انبار تعداد و مقدار محصولات و مواد اولیه نگهداری شده در انبار نیست، بلکه قیمت موجودی انبار است که در پایان هر دوره مالی بررسی می‌شود. در حین حسابداری انبار، انبارگردانی نیز انجام می‌شود. حسابداری مالی و انبارگردانی معمولا به صورت سالانه و در پایان هر دوره مالی انجام می‌شوند اما در برخی از شرکت‌های بزرگ، این فرآیند سه ماهه و شش ماهه صورت می‌گیرد.

انواع موجودی انبار

اجناس و کالاهای موجود در انبار هر سازمان تولیدی یا غیر تولیدی در پنج گروه تقسیم‌بندی می‌شوند که به شیوه‌های مختلف وارد انبار شده‌اند. کالاهای موجود در انبار عمدتا از طریق خریدهای داخلی و خارجی وارد انبار می‌شوند. برخی کالا‌ها انتقالی هستند و شامل کالاهای منتقل شده از سایر انبارها و کالاهای برگشتی هستند. برخی کالاها، لوازمی هستند که در کارگاه‌های یک سازمان تولید می‌شود و برخی دیگر از موجودی انبار ممکن است کالاهای امانی باشند. موجودی انبار به یکی از این شیوه‌ها وارد انبار شده و در یکی از آن پنج گروه زیر قرار گرفته است:

• مواد خام یا مواد اولیه که برای تولید کالا استفاده می‌شود
• مواد و لوازم مصرفی
• مواد و لوازم در حال تولید
• کالای تمام شده
• اجناس خریداری شده برای فروش

هدف حسابداری انبار

دارایی هر سازمانی، موجودی انبار آن است و ارزیابی و تحلیل آن برای کسب و کارها از اهمیت بالایی برخوردار است. موجودی انبار به طور مستقیم با سود و مالیات سازمان‌ها در ارتباط است؛ از این رو مدیران سازمان‌های تجاری با استفاده از اطلاعات موجودی انبار، درباره آینده کسب و کار خود تصمیمات مهمی اتخاذ می‌کنند. کنترل هزینه‌های نگهداری موجودی انبار، سفارش، تامین کالا در زمان مناسب و پیشگیری از کمبود مواد اولیه مواردی هستند که از اطلاعات حسابداری انبار تاثیر می‌پذیرد.

هدف از حسابداری انبار، به دست آوردن موجودی کمی و بررسی وضعیت کیفی کالاها و همچنین کنترل دارایی‌های انبار است. کنترل دارایی‌ها از ضرر و زیان سازمان و هدر رفت سرمایه در گردش جلوگیری می‌کند. این کار با جلوگیری از انبار بیش از حد کالا و نیز با دریافت، نگهداری و توزیع صحیح و سریع مواد اولیه و کالاها صورت می‌گیرد.

وظایف حسابداری انبار

حال که اهداف حسابداری انبار را شناختیم، وظایف آن‌ برای ما قابل درک است. مهمترین وظیفه در حسابداری انبار، شناسایی و بررسی اسناد است. اهمیت این کار در این است که اطلاعات دقیقی از موجودی انبار حاصل می‌شود. فرآیندهای حسابداری انبار شامل اقداماتی مثل قیمت‌گذاری و حسابداری مواد اولیه و محصولات، مدیریت انبار، جانمایی کالاها، ارزیابی موجود، ثبت کالاهای ورودی و خروجی، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌گذاری، انبارگردانی و غیره است. به دلیل پیچیدگی، تنوع، اهمیت و حجم بالای فرآیندهای انبارداری و همچنین اهمیت بالای موجودی کالا، این فعالیت‌ها جزء نیازهای اساسی بسیاری از شرکت‌های تولیدی و تجاری است.

بررسی اسناد در حسابداری انبار

همانطور که گفته شد مهمترین کاری که در حسابداری انبار انجام می‌شود، شناسایی و بررسی اسناد است. این اسناد را می‌توان به چهار گروه تقسیم‌بندی کرد: اسناد خرید، اسناد انتقالی بین انبار، بهای تمام شده سند تولید و بهای تمام شده کالای صادره. این اسناد همگی به مواد اولیه، فرآیندهای درحال اجرا و کالاهای باقیمانده در انبار مرتبط هستند. در ادامه به طور خلاصه به هریک از این اسناد می‌پردازیم؛

اسناد خرید

قیمت خرید بر اساس فاکتور مشخص می‌شود و در صورتی که هزینه‌های دیگری مانند هزینه‌های گمرک، انبارداری، حمل و نقل و بیمه وجود داشته باشد، این هزینه باید روی کالا سرشکن شود. همچنین باید به اسناد تخفیفات و ارزش افزوده نیز توجه شود. با این شرایط تا زمانی که قیمت نهایی مشخص نشده باشد، تعیین قیمت حواله فروش نیز امکان‌پذیر نخواهد بود.

اسناد انتقالی بین انبار

انتقال بین انبارها معمولا بار ریالی برای بنگاه‌های اقتصادی ندارد اما در حسابداری انبار لازم است بهای تمام شده این اسناد محاسبه شود. برای انتقال کالا از انبار به سایر واحدهای یک شرکت تولیدی، گام اول این است که سند انتقال از انبار مبدأ صادر شود. مبلغ این سند باید برابر با بهای سند ورود کالا به انبار مقصد باشد. بهای سند وارده انتقالی به یک انبار، مبنای محاسبه اسناد صادره از آن انبار است.

بهای تمام شده سند تولید

یکی از مسائل پیچیدهحسابداری انبار، تعیین بهای تمام شده سند تولید می‌باشد. این مرحله سخت‌ترین مرحله در بخش حسابداری انبار است؛ زیرا علاوه بر هزینه مواد مصرفی برای هر محصول تولیدشده، باید هزینه‌های جانبی آن را محاسبه و لحاظ کنیم. قیمت نهایی کالای تولیدشده شامل هزینه مواد مصرفی، هزینه بسته‌بندی، هزینه حمل مستقیم کالا و سرشکن کردن سایر هزینه‌ها می‌باشد. مشخص‌کردن هزینه‌های مستقیم در فرآیند تولید زیاد سخت نیست، اما برای سرشکن کردن سایر هزینه‌ها به روش‌ها و الگوریتم‌های اختصاصی نیاز است. این الگوریتم بر اساس محصولات و مراکز تولید متفاوت خواهد بود.

باید به خاطر داشت که بهای تمام شده تولید محصول یک رقم تقریبی است و هرگز یک عدد واقعی نخواهد بود. با توجه به اینکه برخی از هزینه‌ها به صورت آنی نامشخص هستند، نمی‌توان بهای تمام شده تولید را به طور دقیق در همان لحظه حساب کرد و این کار را باید در دوره‌های حسابداری مشخص مثل دوره شش ماهه یا یک ساله انجام داد.

بهای تمام شده کالای صادره

قیمت نهایی هر کالا هنگام خروج از انبار باید توسط حسابداری انبار تعیین شود. قیمت خروجی از انبار به طور کلی‌ بر اساس دو سیستم‌ قیمت‌گذاری مشخص می‌شود: سیستم ارزیابی ادواری موجودی که در آن مبلغ کالا در پایان هر دوره تعیین می‌شود. این سیستم در واحدهایی مناسب است که تنوع اقلام گسترده و بهای تمام‌شده کم باشد. دو فرمول زیر برای محاسبه بهای تمام شده کالای خروجی استفاده می‌شود:

ارزش کل کالاهای موجود طی دوره = ارزش موجودی در ابتدای دوره + ارزش کل ورودی طی دوره

بهای تمام شده کالای خارج‌شده از انبار = ارزش کل موجودی طی دوره که از رابطه قبل به دست می‌آید – ارزش موجودی در پایان هر دوره حسابداری

سیستم دوم، سیستم ارزیابی دائمی موجودی است که گزارش مستمر و لحظه به لحظه از تغییرات میزان موجودی کالا حاصل می‌شود. در سیستم ارزیابی دائمی موجودی، نیازی به شمارش موجودی کالا در پایان دوره‌های مالی نیست.

در سیستم ارزیابی دائمی موجودی می‌بایست تمامی مبادلات خروجی و ورودی کالا در حساب موجودی انبار درج شود. در صورتی که قیمت نهایی کالا نسبت به زمان متغیر باشد، می‌بایست از روش‌های مورد پذیرش در حسابداری گردش بهای تمام‌شده استفاده شود.

ریالی کردن اسناد در ارزیابی موجودی‌ها

در ارزیابی موجودی، چند روش برای ریالی کردن اسناد وجود دارد که به طور مختصر به هر یک می‌پردازیم:

روش FIFO یا خروج به ترتیب ورود

اینروش متداول‌ترین روش ارزیابی موجودی‌ها است؛ در این روش کالا به همان ترتیب که وارد انبار شده از انبار خارج می‌شود. گردش اقلام بهای تمام شده در این روش، معمولا با گردش فیزیکی موجودی‌ها مطابقت دارد. این روش معمولا در صورت مثبت بودن نرخ تورم، ارزش ریالی انبار و سود فروش کالا را زیاد نشان می‌دهد. سود بیشتر موجب مالیات بر درآمد بیشتر می‌شود و درآمد‌های جاری با اقلام بهای تمام شده نسبتا قدیمی مقایسه می‌شود. در نتیجه کارایی و سود بیش از واقع نشان داده می‌شود.

روش LIFO یا آخرین ورودی، اولین خروجی ‌ (Last in first out)

در این روش اینگونه فرض می‌شود که آخرین کالاهای خریداری شده پیش از کالاهای دیگر به فروش یا مصرف می‌رسد، بنابراین روند جریان خروج هزینه معکوس جریان ورود هزینه است. از این رو هزینه‌ها دارای ارتباط نزدیکی با درآمدهای جاری هستند؛ استفاده از این روش باعث انطباق مناسب هزینه‌ها و درآمدها می‌شود. در مواردی که قیمت‌ها رو به افزایش هستند، استفاده از این روش باعث بهبود جریان وجوه و سود ناخالص کمتری محاسبه و مالیات بر درآمد کمتری پرداخت می‌گردد. این کار باعث بهبود وضعیت نقدینگی و گردش وجوه نقد می‌شود.

روش میانگین موزون‌ و میانگین متحرک (Weighzed average)

در سیستم ارزیابی ادواری، از قیمت میانگین موزون یک واحد کالا برای دوره استفاده می‌شود. قیمت میانگین موزون یک واحد از تقسیم جمع بهای تمام شده کالاهای آماده برای خروج به تعداد واحد کالاهای آماده برای خروج به دست می‌آید. با ضرب قیمت میانگین یک واحد در تعداد کالاهای خارج شده و موجودی پایان دوره می‌توان مبلغ موجودی پایان دوره را به دست آورد.

روش شناسایی ویژه  (Specific identification)

در این روش جریان گردش فیزیکی و قیمت نهایی هر یک از موجودی‌ها از زمان ورود به انبار تا موقع فروش یا مصرف محاسبه می‌شود. روش شناسایی ویژه زمانی روش مطلوبی است که ارزش ریالی هر قلم از موجودی بطور جداگانه مشخص شده باشد و معمولا برای اقلام گران قیمت و منحصر به فرد مثل جواهرات و آثار هنری و نظیر آن‌ها کاربرد دارد.

نرم‌افزارهای حسابداری انبار

حسابداری انبار یکی از ارکان اداره صحیح و دقیق یک کسب و کار است که از لحاظ کمی و ریالی از اهمیت خاصی برخوردار است. با توجه به اهمیت کالا و انبار در کسب و کارهای تولیدی و بازرگانی، امروزه تکنولوژی به کمک حسابداران آمده است تا با ارائه انواع مختلف نرم‌افزارهای حسابداری، هرچه سریع‌تر فرآیند ثبت، طبقه بندی و گزارش‌گیری را انجام دهد. معمولا نرم‌افزارهای حسابداری با توجه به نیاز کسب و کارهای مختلف توسط شرکت‌های ارائه دهنده، شخصی‌سازی می‌شوند.

سخن پایانی

شرکت محک که عمده فعالیت‌های آن مربوط به حوزه‌های تولید و پشتیبانی نرم‌افزارهای مالی و مدیریتی می‌باشد، از شرکت‌های پیشگام در ارائه نرم‌افزارهای حسابداری انبار است. تکنولوژی نرم‌افزار حسابداری انبار محک در فرآیند حسابداری انبار و بهای تمام شده کالای صادره کمک شایانی به حسابداران کرده است. اگر شما هم جزو کسب و کارهایی هستید که انبار پر رفت و آمدی دارند، حتما نرم‌افزارهای اختصاصی ما را امتحان کنید.

Podcast: Play in new window | Download