سیستم انبارداری تحت وب چیست؟

به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک، کارها و وظایف زیادی وجود دارند که باید به آن‌ها رسیدگی کنید. سودسازی و جریان نقدینگی همیشه در پس ذهن شما هستند. به‌علاوه شما باید عملیات روزانه و کارهای روزمره کسب و کار خود را مدیریت کنید. هنگامی که می‌خواهید مظنه قیمت بدهید، سفارش بگیرید یا سفارش ثبت کنید و سفارشات دریافتی را ارسال کنید شاید مجبور باشید کمی این دست و آن دست کنید یا محتاط باشید. شما یک مدل کسب ‌و کار ناب را با حداقل هزینه‌های سربار مدیریت می‌کنید و استفاده از نرم افزار مدیریت موجودی مبتنی بر وب و سیستم انبارداری تحت وب نقش مهمی در این فرایند ایفا می‌کند.

فهرست مطالب

مفهوم انبار و انبارداری

انبار به محلی گفته می‌شود که کالاها، طبق چیدمانی خاص و به طور ایمن در آن نگهداری می‌شود و هریک دارای یک کد کالا هستند. نگهداری اقلام به صورت سازمان یافته در انبار منجر به صرفه جویی در هزینه و افزایش بهره وری خواهد شد. انبارداری نوعی تسهیلات است که در کنار قفسه‌های ذخیره‌سازی، به تولیدکنندگان و بازرگانان این امکان را می‌دهد که اختلافات بین جریان ورودی و خروجی کالا را کنترل کنند.

انبارداری با سیستم‌های قدیمی چگونه بود؟

پیشرفت روزافزون فناوری‌های جدید باعث شده تا دیگر حتی فکر کردن به شیوه‌های قدیمی انبارداری محال به نظر برسد. حقیقت این است که حتی نرم افزارها و سیستم‌های انبارداری که تا همین چند سال پیش مورد استفاده قرار می‌گرفتند حالا منسوخ شده‌اند. تا چندی پیش، قبل از اینکه سیستم‌های تحت وب ظهور کنند یا ما بتوانیم در عرض یک دقیقه چند گیگابایت اطلاعات را جابه‌جا کنیم، نرم افزارهایی که روی سی دی و دی وی دی رایت می‌شدند نیاز به وارد کردن کلید منحصربه‌فرد محصول (Unique Product Key) داشتند.

در حین نصب نرم افزار مجبور بودید یک رشته طولانی شامل اعداد و حروف را وارد کنید تا ثابت شود شما آن نرم افزار را خریداری کرده‌اید. اگر هم نیاز داشتید که یک نسخه از نرم افزار را در اختیار چند کاربر قرار دهید یا مجبور بودید مجوز و لایسنس خریداری کنید یا نسخه‌ای از نرم افزار را تهیه کنید که چند کاربر معین را پشتیبانی کند. بعد از آن هم باید هر چند وقت یکبار سیستم را به روزرسانی نموده و هزینه‌ای، ولو با تخفیف، پرداخت می‌کردید. آن روزها به سر رسیده است!

مزایای سیستم انبارداری تحت وب

امروزه، نرم افزارها و سیستم‌های تحت وب این امکان را ایجاد کرده‌اند که از هر جایی، در هر زمانی و با هر مرورگری بتوانیم کسب و کار خود را مدیریت کنیم. استفاده از سیستم‌های تحت وب مثل سیستم انبارداری تحت وب، یعنی اینکه با هر دستگاهی – گوشی همراه، موبایل، لپ تاپ و رایانه رومیزی – عملیات و وظایف مختلف را با دقت و سرعت بالا به انجام برسانیم.

با ظهور سیستم انبارداری تحت وب دیگر نیازی به خرید سی دی و دی وی دی نرم افزار و وارد کردن کدها و مجوزهای طولانی و پیچیده نیست. حتی نرم افزارهای انبارداری تحت وب وجود دارند که فقط با یک عضویت ساده امکانات اولیه انبارداری را به طور رایگان در اختیار کاربر قرار می‌دهند و هر زمانی که بخواهید  با پرداخت هزینه، امکانات پیشرفته‌تری را دریافت خواهید کرد و از خدمات پشتیبانی نیز بهره‌مند خواهید شد.

از همه مهم‌تر اینکه هزینه‌ها و دردسرهای مراقبت و نگهداری تجهیزات به حداقل می‌رسد. به جز هزینه سخت افزارهایی که برای اجرای نرم افزار انبارداری تحت وب لازم است، نیازی به نصب و به روزرسانی سیستم ندارید. در واقع، به روز رسانی سیستم به طور خودکار و کاملا یکپارچه در پس زمینه نرم افزار انجام می‌شود. سیستم انبارداری تحت وب به شما کمک می‌کند تا تمام تمرکز خود را به کسب و کار خود معطوف کنید و نگران مسائل جانبی نباشید.

سیستم انبارداری ابری

همان طور که ذکر شد، نرم افزارهای تجاری از مدل بسته‌های لایسنس دار به سمت مدل‌های مبتنی بر خرید اشتراک و حق عضویت حرکت کردند. قبلا این نوع نرم افزارها را با عنوان نرم افزارهای خدماتی می‌شناختند، اما حالا به این نرم افزارها، اپلیکیشن‌های ابری گفته می‌شود.

به طور کلی، سیستم‌های ابری برای ذخیره داده‌ها و اطلاعات در فضای ابری به وجود آمدند. سیستم ابری یعنی ذخیره سازی داده‌ها روی سرورهای قدرتمند، در جایی دور و شاید نامعلوم، جایی که حتی شما این سرورها را نمی‌بینید اما از هر جایی و در هر زمانی به اطلاعات خود دسترسی دارید. ضمن اینکه عملیات‌های مربوط به حفظ و نگهداری و تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات کاربران به عهده شرکتی است که فضای ذخیره‌سازی ابری را در اختیار شما قرار داده است.

در اوایل دورانی که فضای وب به وجود آمد، حفظ حریم خصوصی و تهیه نسخه پشتیبان از داده‌هایی که در فضای ابری ذخیره می‌شدند دغدغه اصلی کاربران و توسعه دهندگان وب بود. حالا استانداردهای رمزگذاری وب خیال همه را از لحاظ امنیت داده‌ها و حریم خصوصی راحت کرده است. برخی از اپلیکیشن‌های تحت وب به شما اجازه دانلود و ذخیره‌سازی فایل پشتیبان را نیز می‌دهند.

مزایای سیستم انبارداری ابری

ذخیره‌سازی داده‌ها و اطلاعات کسب و کارها در فضای ابری، همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات را برای واحدهای مختلف آسان‌تر و ایمن‌ترمی‌کند. برای مثال، با تعیین سطح دسترسی به کاربران مختلف، کارکنان انبار به اطلاعات و گزارشات مالی که مختص به واحد حسابداری است دسترسی نخواهند داشت. همچنین، از آنجایی که تمامی اطلاعات در یک پایگاه مرکزی ذخیره می‌شوند، دیگر نیازی نیست تا برای پیدا کردن یک فایل خاص چند رایانه و سیستم‌های مختلف را زیر و رو کرد.

شاید تا همین چند وقت پیش برای انجام بسیاری از کارها مجبور بودید تا یک رایانه با سخت افزار مناسب تهیه کنید و کلی نرم افزارهای مختلف روی آن نصب کنید. اما با سیستم‌های تحت وب و فقط با کمک یک مرورگر می‌توانید از امکانات و ابزارهای مختلفی مثل پردازشگرهای متنی، صفحات گسترده، نرم افزارهای ارائه گزارش و حتی ابزارهای گرافیکی و تصویری، آن هم با حداقل هزینه ممکن بهره ببرید.

در سیستم انبارداری تحت وب تمامی استانداردهای مدیریت انبار لحاظ شده است. سیستمی که به صورت یکپارچه و بدون نقص عمل می‌کند. ذخیره اطلاعات و سوابق مشتریان، تامین کنندگان، محصولات، سفارشات و ارسال محموله‌ها در فضای ابری به این معنی است که کاربران می‌توانند از هر جایی و در هر زمانی، درجا و بی درنگ به اطلاعات دسترسی پیدا کنند. وقتی که کارکنان بتوانند سفارشات خرید ثبت شده و مراحل مختلفی را که در طول زنجیره تامین طی می‌شوند مشاهده کنند، شفاف سازی و همکاری بهتری بین کارکنان و واحدهای مختلف سازمان شکل می‌گیرد. با وجود چنین مزیت‌هایی، کسب و کارهای مختلف می‌توانند استفاده از سیستم انبارداری تحت وب را مدنظر قرار دهند.

سیستم انبارداری تحت وب باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟

بر خلاف انواع نرم افزار حسابداری که بر مبنای استانداردهای گزارش گیری و اصول حسابداری بین المللی طراحی می‌شوند، بازار نرم افزار انبارداری و مدیریت موجودی متنوع و متفاوت است. این یعنی اینکه یک سیستم انبارداری که برای یک شرکت خوب جواب داده است ممکن است پاسخگوی نیازهای یک کسب و کار دیگر نباشد. به همین دلیل بهتر است قبل از خرید نرم افزار انبارداری تحت وب، برای مدتی از نسخه آزمایشی یا رایگان آن استفاده کنید تا ببینید آیا برای کسب و کار شما و رفع نیازهای آن مناسب است یا خیر.

به طور کلی، حداقل انتظاراتی که باید از یک سیستم انبارداری تحت وب و نرم افزار مدیریت موجودی داشته باشید این است که مواردی همچون مدیریت اطلاعات مشتریان، تامین کنندگان، محصولات و کالاها، قیمت پایه و سفارشات خرید و فروش، ارسال محموله، انتقال موجودی،رسید انبار، تعدیل و برداشت موجودی، ثبت فاکتور و گزارش گیری را پوشش دهد. هر نرم افزار مدیریت موجودی باید بتواند حداقل تمام موارد ذکرشده را انجام دهد. تفاوت نرم افزارهای مدیریت موجودی و انبارداری مبتنی بر وب، ویژگی‌ صرفه‌جویی در زمان آن‌ها است که برای کاربران اصلی آن‌ها یک ویژگی منحصر به فرد محسوب می‌شود.

علاوه بر این موارد، داشتن رابط کاربری ساده و کاربرپسند باعث می‌شود تا وقت و هزینه خود را صرف آموزش و یادگیری استفاده از نرم افزار نکنید. اهمیت این موضوع را کاربران قدیمی سیستم‌های ERP به خوبی درک می‌کنند! به یاد داشته باشید که انباردار شما یا خود شما روزی 8 الی 12 ساعت باید با سیستم انبارداری تحت وب کار کنید. اگر این سیستم رابط کاربری پیچیده‌ای داشته باشد هم روند کار شما را کند می‌کند و هم بعد از مدت کوتاهی باعث خستگی شما می‌شود و چیزی که قرار بود به راحتی و سرعت بیشتر کار شما کمک کند، بدتر باعث آزردگی و زحمت بیشتر می‌شود.

امکانات پیشرفته نرم افزارهای انبارداری مبتنی بر وب

آنچه نرم افزارهای انبارداری تحت وب را از یکدیگر متمایز می‌کند این است که چطور نیازهای کاربران و مخاطبان مختلف را پوشش می‌دهند. برای مثال، یک نرم افزار انبارداری تحت وب که مخصوص تجارت الکترونیک یا حمل و نقل طراحی شده برای کسب و کارهای سنتی که سعی در تطبیق موجودی در چند انبار دارند مناسب نیست. بنابراین، بهترین سیستم انبارداری تحت وب سیستمی است که نیازهای کسب و کار شما را برآورده سازد.

برای مثال، اگر شما یک بنکدار و پخش کننده هستید باید به دنبال امکاناتی در سیستم انبارداری مبتنی بر وب باشید که هنگام مواجه شدن با موارد پیچیده‌ای مثل انواع مختلف یک کالا، سری ساخت و بارکد محصولات، تاریخ انقضا یک کالا، صادرات و واردات محصولات و غیره بتواند در زمان و پول شما صرفه جویی کند و شما را از سردرگمی نجات دهد.

با توجه به انواع کسب و کارها و نیازهای هر کدام، امکانات پیشرفته زیادی را می‌توان برای یک سیستم انبارداری تحت وب برشمرد. در ادامه سعی می‌کنیم برخی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین این امکانات را بررسی کنیم.

1- مدیریت و تعیین سطح دسترسی کاربران

ماهیت ابری سیستم های مدیریت موجودی و انبارداری تحت وب به این معنا است که لازم است شما برای کاربران مختلف سطح دسترسی تعیین کنید. شاید برای کسب و کارهای کوچک این امر ضرورتی نداشته باشد اما برای کسب و کارهایی که از واحدهای مختلف مثل، انبارداری، حسابداری و مالی، منابع انسانی و غیره تشکیل شده‌اند لازم است تا سطح دسترسی به داده ها، اسناد و امکانات برای هر یک از کاربران به طور جداگانه و متناسب با نیازهای هر فرد و هر واحد تعریف شود. مثلا، واحد فروش باید به اطلاعات جامع مشتریان، محصولات، قیمت‌ها و سفارشات دسترسی داشته باشد، در حالیکه واحد انبارداری نیازی به این اطلاعات ندارد.

2- محاسبه خودکار هزینه های جابه جایی کالا

اگر کالایی را از خارج از کشور خریداری می‌کنید باید کلیه هزینه‌های مرتبط از جمله هزینه گمرکی، بیمه، حمل و نقل و غیره را به آن اضافه کنید. محاسبه دقیق این هزینه ها بسیار مهم است چرا که بر نحوه قیمت گذاری کالا و در نتیجه حاشیه سود شما تاثیر می‌گذارد. برای شرکت‌هایی که واردکننده محصولات و کالاهای گوناگون هستند محاسبه هزینه‌های جابه جایی از اهمیت زیادی برخوردار است. نرم افزار مدیریت موجودی باید بتواند به طور خودکار هزینه های جابه جایی را محاسبه نموده و آن‌ها را روی نسبت کالا به سفارش خرید اعمال کند.

3- مدیریت تاریخ انقضا و سری ساخت

اگر با کالاهایی سروکار دارید که فاسد می‌شوند، مثل مواد غذایی و دارو، پس نیاز به مدیریت تاریخ اتقضا و سری ساخت دارید. ردیابی سری ساخت کالاها برای فراخوان کالاها از اهمیت خاصی برخوردار است و برای کالاهای دارویی و درمانی ضروری می‌باشد. ردگیری تاریخ اتقضای کالاها به شما این امکان را می‌دهد تا موجودی انبار را بر اساس سیستم انبارداری FIFO به فروش برسانید.

4- محاسبه خودکار CBM

اگر صادرکننده کالا هستید، باید یک لیست بسته بندی اجباری برای اهداف گمرکی و حمل و نقل ارائه دهید. با وارد کردن ابعاد بسته بندی محصولات خود در نرم افزار مدیریت موجودی، نرم افزار باید بتواند CBM (مترمکعب حجم حمل و نقل) را به صورت خودکار محاسبه کرده و در لیست بسته بندی قرار دهد. این امکان شما را از محاسبه و تهیه لیست بار به صورت دستی نجات می‌دهد.

5- مدیریت مواد خام

شاید در کسب و کار کوچک شما لازم باشد که کالاها قبل از ورود به انبار به عنوان محصولات نهایی ابتدا مونتاژ شوند. اسباب و لوازم خانگی، مواد آرایشی و بهداشتی و عطر و ادکلن نمونه‌هایی از این گونه کسب و کارها هستند. این فرآیندهای تولیدی ساده نیاز به ذخیره و مدیریت مواد خام، روغن‌ها و عطرها دارند تا وارد چرخه سفارش تولید ‌شوند.

6- سیستم چند ارزی، چند زبانه و مالیات‌های چندگانه

صادرکنندگان و واردکنندگان کالا با ارزها، زبان‌ها و قوانین مالیاتی گوناگون سروکار دارند. سیستم انبارداری تحت وب شما باید امکان مدیریت ارزهای گوناگون را داشته باشد. شما باید بتوانید نرخ تبدیل ارزهای مختلف را طوری تعریف کنید که گزارشات مالی شما به ارز اصلی و رایج تجارت شما آماده ارائه شود.

برای اینکه کسب و کار شما بین المللی شود باید به زبان‌های مختلف تجارت کنید. برخی از سیستم‌های انبارداری تحت وب و مدیریت موجودی می‌توانند اسناد و گزارشات موردنیاز شما را به زبان دلخواه شما آماده و ارائه کنند. این امر باعث می‌شود تا مشتریان شما از هر جایی که باشند راحت‌تر با شما ارتباط برقرار کنند. کشورها و مناطق مختلف قوانین و ساختارهای مالیاتی متفاوتی دارند. نرم افزار انبارداری شما باید بتواند نرخ مالیات‌های فعلی و آتی را کنترل و مدیریت کند.

7- ادغام با سایر نرم افزارهای تجاری مبتنی بر وب

پر واضح است که نیازهای گسترده هر کسب و کاری ایجاب می‌کند تا برای هر کاری از نرم افزارها و ابزارهای گوناگون استفاده کنیم. سیستم انبارداری تحت وب باید قابلیت ادغام و یکپارچه شدن با سایر نرم افزارهای تجاری تحت وب را به سادگی داشته باشد. برای مثال، اتصال آسان سیستم انبارداری به سایت‌های فروشگاهی، نرم افزارهای پخش مویرگی و سیستم حسابداری جزو رایج‌ترین و محبوب‌ترین امکاناتی است که از یک نرم افزار مدیریت موجودی خوب انتظار می‌رود. این موضوع به تهیه گزارشات مالی، پیش بینی بهتر تقاضا و در نتیجه موجود کردن کالاهای موردنیاز کمک شایانی می‌کند.

حالا دیگر همه چیز را درباره سیستم انبارداری تحت وب می دانید

همانند بسیاری از نرم افزارها و اپلیکیشن‌های کاربردی از جمله نرم افزار حسابداری تحت وب، سیستم های انبارداری تحت وب نیز آمده‌اند تا به رونق هر چه بیشتر کسب و کارها کمک کنند.

سیستم انبارداری تحت وب و نرم افزارهای مدیریت موجودی‌ مبتنی بر وب نیاز به تعمیر و نگهداری کمی دارند یا اصلا نیازی به نگهداری ندارند و در صورت نیاز به راحتی می‌توانید کاربران بیشتری را اضافه کنید. مهم‌‌‌تر از همه، این نرم افزارها کارهای سنگین را در پس زمینه انجام می‌دهند و در عین حال وقت شما را برای چیزهایی که واقعا مهم هستند آزاد می‌کنند.

منبع: https://emergeapp.net/