کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟| انواع کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری فرایند اختصاص دادن اعداد یا حروف به داده‌ها برای ایجاد یک پایگاه داده با جستجوی سریع می‌باشد. کدهای حسابداری جهانی نیستند زیرا هر حسابدار ممکن است سیستم کدینگ حسابداری خود را متناسب با نیازهای سازمانی خود ایجاد کند. کدینگ حسابداری فرایند اختصاص دادن اعداد یا حروف به داده‌ها برای ایجاد یک پایگاه داده با جستجوی سریع است. کدینگ حسابداری شامل مجموعه‌ای از کدهای طبقه‌بندی شده برای تعریف حساب‌ها در حسابداری است. این طبقه‌بندی شامل تعیین سطح حساب‌ها و همچنین اختصاص کد برای هر دسته و گروه از آنها می‌شود. هر چه یک کسب و کار طرف حساب‌های بیشتری داشته باشد، به کدینگ نسبتاً پیشرفته‌تری برای حسابداری آنها نیاز است.

فهرست مطالب

اهداف کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟

کدهای حسابداری، کدهایی هستند که برای اهداف حسابداری و ردیابی اطلاعات مربوط به شرکت مشتری استفاده می‌شوند. فعال کردن کدهای حسابداری به مشتریان این امکان را می‌دهد که صورت‌حساب را با مشتریان خود پیگیری کنند و اطلاعات اضافی را برای هر سفارش در هنگام پرداخت جمع آوری کنند. کدهای حسابداری مفهوم مراکز هزینه را گسترش می‌دهد.

کدینگ حسابداری بازرگانی عاملی است که باعث می‌شود حساب‌ها در حسابداری از یکدیگر تفکیک شوند. این کار باعث می‌شود اسناد مالی و حسابداری که معمولاً شامل فاکتور، قبض، سند و مواردی از این دست می‌شوند، تبدیل به داده‌ها یا اطلاعات قابل پردازش شوند. برای مثال بسیاری از شرکت‌های بازرگانی، با داشتن سیستم‌های حسابداری یکپارچه به خوبی از طریق پردازش داده‌های حسابداری فرصت‌های تجاری را شناسایی می‌کنند. در ادامه این مطلب از گروه نرم افزاری محک، کاربرد کدینگ حسابداری بازرگانی و سطح‌های کدگذاری و همچنین انواع مختلف روش‌های انجام این کار توضیح داده می‌شود.

لایه‌های کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟

کدینگ یا کدگذاری به سادگی شامل فرایند جدا کردن حساب‌های مختلف در حسابداری از یکدیگر و اختصاص کد برای آنها است. این کدگذاری می‌تواند با توجه به نیازهای هر کسب و کار محدود یا به نسبت گسترده باشد. در مجموع 4 سطح از کدینگ یا سلسله مراتب کد به صورت استاندارد در ایران پذیرفته شده است که شامل حساب گروه، حساب کل، حساب معین، و حساب تفصیلی می‌شود.

گروه حساب ها چیست؟

گروه حساب ها شامل کلی‌ترین سطح حساب‌ها است که با استفاده از جداسازی منطقی دسته‌های اصلی حساب‌ها در حسابداری تعریف می‌شود. برای مثال «دارایی‌های غیرجاری» شامل یک سطح بسیار کلی از حساب‌های دارایی‌های یک شرکت یا کسب و کار می‌شود که در سطح گروه حساب تعریف شده است. گروه حساب در کدینگ حسابداری بازرگانی برای ثبت اصلی‌ترین دسته‌های حسابداری مثل دارایی‌ها مورد استفاده در شرکت قرار می‌گیرد و معمولا نیازی به وارد کردن آن در سیستم‌های حسابداری به صورت دستی نیست.

همان طور که اشاره شد، به صورت کلی کدینگ حسابداری شامل جدا کردن ردیف‌های حساب‌ها از یکدیگر می‌شود. آشنایی با روش انجام این کار به کاربران کمک می‌کند درک بهتری از نحوه جداسازی حساب‌ها از یکدیگر داشته باشند. اما در عمل در هنگام استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته مثل سیستم‌های حسابداری محک، از یک کدینگ پیش‌فرض پیشرفته استفاده می‌شود که نیازی به تعریف کردن دستی کدها توسط کاربر ندارد.

حساب کل چیست؟

حساب کل شامل اولین سطح از حساب‌هایی که می‌شود که اسناد حسابداری در آنها قرار می‌گیرند و مورد پردازش قرار می‌گیرند. این حساب‌ها درکدینگ حسابداری بازرگانی اغلب به صورت یک کد چهار رقمی تعریف می‌شوند. دو رقم اول از سمت چپ در این کدها، شامل کد حساب گروه شده و دو رقم سمت راست آنها کد اختصاصی کل محسوب می‌شود. برای مثال «اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات» شامل مجموعه حساب‌های مرتبط با این دارایی‌های غیرجاری می‌شود که با کد 1210 تعریف می‌شود. دو رقم سمت چپ یعنی 12 شامل کد حساب گروه دارایی‌های غیر جاری، و کد اختصاصی کل 10 برای اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات مورد استفاده در یک شرکت بازرگانی تعریف می‌شود.

بیشتر سیستم‌های پیشرفته در کدینگ حسابداری بازرگانی به خاطر انتزاعی بودن سطح گروه آن را به صورت پیش‌فرض در نظر می‌گیرند و از کاربران می‌خواهند حساب‌ها را از سطح حساب کل تعریف کنند.

حساب معین چیست؟

درست همان طور که حساب کل زیر حساب گروه قرار می‌گیرد، حساب‌های معین هم در زیر حساب‌های کل تعریف می‌گردند. این دسته از حساب‌ها شامل دسته‌های تفکیک شده حساب‌ها در حسابداری بازرگانی می‌شوند. برای مثال «تجهیزات آبدارخانه شرکت» دسته‌ای از حساب‌ها است که زیر حساب کل «اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات» از گروه حساب دارایی‌های غیر جاری قرار می‌گیرد.

بیشتر اسناد و فاکتورهای حسابداری در سطح حساب معین تعریف می‌شوند. این حساب‌ها شامل انواع حساب‌های مورد کاربرد روزمره، هفتگی، و ماهیانه می‌شوند که نقش بسیار مهمی در کارکرد یک کسب و کار بازرگانی ایفا می‌کنند. این دسته از حساب‌های کاربردی با کد شش رقمی خود شناخته می‌شوند. مواردی مثل تنخواه و همچنین انواع موجودی‌های مختلفی که در یک شرکت بازرگانی تعریف می‌شوند که معمولا در سطح حساب معین قرار می‌گیرند. این حساب را می‌توان شامل کاربردی‌ترین حساب‌ها در حسابداری شرکت بازرگانی در نظر گرفت.

حساب تفصیلی چیست؟

آخرین سطح از کدینگ حسابداری بازرگانی شامل کدگذاری حساب تفصیلی می‌شود. این سطح هم مانند سطح‌های دیگر به صورت سلسله مراتبی و با ترکیب کد حساب معین با کد اختصاصی تفصیلی تعریف می‌شود. به این ترتیب کد حساب تفصیلی یک کد هشت رقمی است که در آن حساب‌هایی که یک مرحله جزئی‌تر از حساب معین هستند قرار می‌گیرند. معمولا حساب‌های بسیار روزمره و خرد در این دسته قرار می‌گیرند. حساب تفصیلی یکی از ردیف‌های کدینگ حسابداری است که بیشتر در نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت استفاده و تعریف دارد. به دلیل خرد بودن محاسبات، معمولا در دفاتر حسابداری سنتی حساب معین آخرین سطح کدینگ محسوب می‌شود.

برای مثال حساب بسیار جزئی «خودکار های شرکت» ممکن است در سیستم حسابداری یک شرکت بازرگانی با حساب تفصیلی تعریف شود و شامل کد فرضی 12100408 شود. شش رقم سمت چپ این کد، همان طور که می‌بینید شامل کد حساب معین «تجهیزات دفتری» می‌شود که در بخش قبل دیدیم خودش چطور از ترکیب حساب‌های گروه و کل ایجاد می‌شود. به هر ترتیب لازم است به یاد داشته باشیم که حساب تفصیلی شامل خرد یا جزئی‌ترین حساب‌ها در حسابداری بازرگانی می‌شود. این کدهای هشت رقمی معمولا برای اشاره به حساب‌ها و اموال کوچک کاربرد دارند.

از مزایای کدینگ حسابداری بازرگانی چه میدانید؟

هر کسب و کاری با یک سری طرف حساب‌های مشخص به صورت روزانه، هفتگی، و ماهیانه سر و کار دارد. تفاوت کسب و کارها در نوع محصول و خدماتی که عرضه می‌کنند باعث می‌شود نحوه ثبت حساب‌ها و دسته‌بندی آنها با یکدیگر متفاوت باشد. بدیهی است که کدینگ حسابداری یک سینما چندان به درد حسابداری یک صرافی نمی‌خورد. دلیل این موضوع سر و کار داشتن آنها با مجموعه‌ای از حساب‌های متفاوت است.

کدینگ حسابداری بازرگانی شامل دسته‌بندی منطقی حساب‌های معمول در حسابداری شرکت های بازرگانی به کمک ساختارهای کدگذاری عددی یا ترکیبی می‌شود. استفاده از این کدینگ در سیستم حسابداری یک شرکت بازرگانی باعث کاهش پیچیدگی فرایند حسابداری و مدیریت مالی مناسب می‌شود. هنگامی که یک کسب و کار بتواند به خوبی فرایند حسابداری خود را سازماندهی کند، می‌تواند از انواع ابزارهای مدیریت و تحلیل مالی برای بهبود فرایندهای تجاری خود نیز بهره‌مند شود.

به این ترتیب کدینگ حسابداری تخصصی شرکت های بازرگانی را می‌توان به عنوان یکی از اجزای مهم در کارکرد تجاری موفق فست فودها در نظر گرفت. این کدینگ به شرکت های بازرگانی اجازه می‌دهد فاکتورها و اسناد مالی خود را که به خودی خود هیچ معنایی ندارند را تبدیل به داده‌های قابل پردازش و تحلیل کنند. آنها با این کار می‌توانند به خوبی فرایند مدیریت مالی را بهبود بخشیده، نقاط قوت و ضعف کار خود را شناخته و در صدد بهبود یا توسعه آنها اقدام کنند.

انواع روش‌های کدینگ حسابداری بازرگانی

کدینگ حسابداری به سادگی شامل تفکیک و دسته‌بندی حساب‌ها به نحوی است که امکان شناسایی آنها وجود داشته باشد. در حالی که فاکتورها و سندهای مالی روزمره فقط یک سری عدد و رقم بدون معنا هستند، با قرار گرفتن در کدینگ حسابداری تبدیل به ردیف‌های اطلاعاتی می‌شوند. تعیین ساختار کدینگ حسابداری با توجه به ویژگی‌هایی مانند اندازه کسب و کار، میزان گردش مالی، و عرضه خدمات تعیین می‌شود.
به هر ترتیب در ادامه اصلی‌ترین روش‌های کدینگ حسابداری به ترتیب از روش‌های ساده‌تر به روش‌های پیشرفته‌تر معرفی می‌شود. این روش‌ها شامل انواع دسته‌بندی‌های منطقی با استفاده از اعداد یا حروف، و یا ترکیبی از این دو می‌شوند.

کدینگ حفظی

کدینگ حفظی ساده‌ترین روش کدگذاری است که با استفاده از حرف اول کلمات تشکیل دهنده هر حساب ایجاد می‌شود. این نوع از کدینگ به دلیل سادگی بسیار زیاد محبوبیت زیادی دارد. با این حال این سادگی باعث محدودیت این روش نیز می‌شود. با استفاده از این روش برای مثال حساب «دارایی‌های غیر جاری» با کد «د. غ. ج.» تعریف می‌شود.

همان طور که دیدیم، در حسابداری یک کسب و کار اغلب سطح‌های مختلف حساب از طریق ترکیب شدن سطح‌های اصلی ایجاد می‌شوند. استفاده از کدینگ حفظی ممکن است در سطح حساب گروه یا نهایتا حساب کل باعث سازماندهی منطقی حساب‌ها شود، اما اگر قرار باشد هشت حرف الفبا برای اشاره به حساب تفصیلی مورد استفاده قرار بگیرند اوضاع کمی غیر منطقی می‌شود. برای همین معمولا از این نوع کدینگ برای حسابداری کسب و کارهای بسیار کوچک با چند طرف حساب جزئی استفاده می‌شود. محدودیت دیگر این روش احتمال بالای خطا در آن است. دو عدد متفاوت نمی‌توانند با هم اشتباه گرفته شوند، اما هنگامی که قرار باشد مخفف نام حساب‌ها به عنوان کد آنها در نظر گرفته شود، احتمال تداخل و خطا بسیار زیاد می‌شود. در نتیجه می‌توان گفت کدینگ حفظی در عمل چندان کاربردی ندارد.

کدینگ متوالی

کدینگ متوالی ساده‌ترین روش کدگذاری با کمک اعداد محسوب می‌شود. در این روش که گاهی به آن کدینگ سریالی هم گفته می‌شود، از اعداد برای گذاشتن کد استفاده می‌شود. این روش به دلیل همخوانی با سیستم‌های کامپیوتری و دیجیتال در بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری به صورت پیش‌فرض مورد استفاده قرار می‌گیرد.

کدینگ متوالی را می‌توانیم ساده‌ترین روش تفکیک منطقی و عددی حساب‌ها در حسابداری در نظر بگیریم. این روش معمولاً به صورت پیش‌فرض در تمام سیستم‌های حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. به همین دلیل آشنایی با آن به درک بهتر نحوه کار این سیستم‌ها کمک می‌کند. همان طور که اشاره شد، سیستم‌های حسابداری معمولاً کدینگ حسابداری را به صورت پیش‌فرض انجام می‌دهند. اما بعضی از سیستم‌های پیشرفته مثل نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی محک به کاربر اجازه می‌دهند کدینگ مورد نظر خودش را در سیستم اجرا کند. کدینگ حسابداری بازرگانی محک به هر حال به نحوی طراحی شده که بهترین کارایی را داشته باشد.

کدینگ حساب‌ها در نرم افزار حسابداری محک به صورت پیش فرض در بخش اطلاعات پایه قرار گرفته شده است .حال اگر حسابداری تمایل داشته باشد کدینگ را تغییر بدهد باید بداند که تغییر کدینگ پیش فرض بدون اطلاع از این ارتباط ها و تغییر آنها باعث ایجاد اشکال در نرم افزار می شود . بنابراین برای انجام تغییر کد های حسابداری در نرم افزار حسابداری محک حتما با بخش پشتیبانی شرکت تماس گرفته و پس از دریافت فرم تائیدیه حذف و تغییر تخصیص کدهای حسابداری دسترسی برای تغییر کدینگ را دریافت کنید.

کدینگ سلسله مراتبی

در حالی که دو روش قبلی کدینگ را می‌توان روش‌های ابتدایی در نظر گرفت، کدینگ سلسله مراتبی را می‌توان یکی از روش‌های پیشرفته‌تر کدینگ و اختصاص کد به حساب‌ها تعریف کرد. در این روش از ترکیبی از روش‌های حفظی و متوالی برای ایجاد کدهای قابل شناسایی استفاده می‌شود.

همان طور که در مثال‌ها مشاهده کردیم، ساختار کدینگ حسابداری بازرگانی اغلب به صورت سلسله مراتبی یا درختی تعریف می‌شود. در این روش هر سطح با یک کد تعریف شده و سطح‌های مختلف زیر هم قرار می‌گیرند. روش سلسله مراتبی یکی از روش‌های منطقی برای دسته‌بندی حساب‌ها است که به حسابدار جای کار زیادی نیز می‌دهد.

در سیستم‌های پیشرفته حسابداری نیز به صورت پیش‌فرض از کدینگ سلسله مراتبی برای کدینگ حسابداری بازرگانی استفاده می‌شود. به کمک این روش کسب و کار شرکت‌های بازرگانی می‌توانند به شکلی دقیق کلیه محاسبات حسابداری خود را کدگذاری و سازماندهی کنند. استفاده درست از این روش کدینگ نیاز به دانش حسابداری بالایی دارد که در سیستم‌های پیشرفته حسابداری مانند محک مورد توجه قرار گرفته است. در بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی نیز امکان استفاده از این نوع کدینگ پیشرفته بدون نیاز به وارد کردن مقادیر به صورت دستی وجود دارد.

کدینگ توده‌ای

روش کدینگ توده‌ای یک روش کدینگ سلسله مراتبی است که در آن فقط از اعداد برای کدگذاری استفاده می‌کنند. این روش همان روشی است که در بیشتر سیستم‌های حسابداری پیشرفته به صورت پیش‌فرض صورت می‌گیرد و از مزیت قابل فهم بودن در این سیستم‌ها برخوردار است.

همان طور که در مثال‌ها دیدیم، در این روش یک عدد به هر دسته یا سطح از حساب‌ها تعلق می‌گیرد و سطح بعدی با اضافه شدن یک عدد دو رقمی به سطح قبلی ایجاد می‌شود. از آنجا که کلیه حساب‌ها در این روش کدگذاری به عدد تبدیل می‌شوند، احتمال خطا یا تداخل حساب‌ها در آن به حداقل ممکن کاهش پیدا می‌کند.

ساختار کدینگ توده‌ای با توجه به استانداردهای محلی تعیین می‌شود. به همین دلیل هیچ ساختار مشخص شده برای این نوع کدینگ وجود ندارد. استانداردهای محلی با توجه به عوامل محیطی تعیین می‌شوند که در کشورهای مختلف متفاوت هستند. برای مثال نرخ مالیات یا دستمزد از جمله عواملی هستند که در حسابداری از حساسیت بسیار بالایی برخوردار هستند. سیستم‌های پیشرفته حسابداری به دلیل محاسبه درست این مقادیر است که محبوبیت دارند.

روش وجهی

در این روش هر سطح حساب به عنوان یک وجه در نظر گرفته می‌شود که می‌تواند با یکی از روش‌های بالا کدگذاری شود. این روش را می‌توان پیشرفته‌ترین روش کدینگ حسابداری در نظر گرفت که در آن امکان استفاده از تمام روش‌های دیگر نیز وجود دارد. این روش محدودیتی در استفاده ندارد و می‌توان از آن برای حسابداری مجموعه‌های به نسبت عظیمی از اطلاعات حسابداری استفاده کرد.

روش وجهی یکی از روش‌هایی است که مدیران مالی متبحر و مجرب از آن برای سازماندهی درست حساب‌ها در یک کسب و کار استفاده می‌کنند. آنها برای این کار نیاز به درکی عمیق از کسب و کار و فرایند حسابداری آن دارند. در حالی که استفاده از روش وجهی به شکل درست می‌تواند باعث تبدیل محاسبات حسابداری به فعالیتی مفید و تحلیلی شود، استفاده اشتباه از آن می‌تواند باعث به هم ریختگی بیشتر حساب‌ها شود.

به هر ترتیب کاربرانی که از سیستم‌های پیشرفته حسابداری مانند نرم‌افزار حسابداری محک استفاده می‌کنند می‌توانند کدینگ پیش‌فرض این سیستم را اصلاح کرده و از روش وجهی یا هر روش دیگری برای کدینگ حسابداری بازرگانی استفاده کنند. نکته مهم در این مورد توجه به هماهنگی و یکپارچگی حساب‌ها و کدینگ آنها است.

کدینگ حسابداری بازرگانی برعهده چه کسی است؟

وظیفه کدینگ حسابداری یکی از کلیدی‌ترین وظایف اولیه در طراحی یک سیستم حسابداری است که توسط مدیران مالی و حسابداران با تجربه است. این موضوع باعث می‌شود دسترسی کسب و کارهای نوپا یا کوچک به سیستم کدینگ مناسب تا حد زیادی سخت شود. پس شرکت های بازرگانی برای دسترسی به یک سیستم مناسب حسابداری دو راه پیش رو دارند:

• ایجاد دپارتمان حسابداری
• خرید نرم افزار حسابداری

این دو روش با یکدیگر تداخلی ندارند زیرا دپارتمان‌های حسابداری هم میتوانند با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی محاسبات را انجام دهند. با این حال، خریدن یک نرم‌افزار حسابداری تخصصی برای اطمینان از محاسبه درست امور مالی گزینه منطقی‌تری برای شرکت های بازرگانی محسوب می‌شود.

کدینگ حسابداری بازرگانی فرایندی است که در آن لازم است به ویژگی‌های اصلی این صنف و کسب و کار توجه شود. تفاوت یک سیستم حسابداری شرکتی بازرگانی با یک سیستم حسابداری عمومی نیز در همین توجه به جزئیات و ریزه‌کاری‌های حسابداری است. نرم‌افزار حسابداری بازرگانی محک از جمله نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی است که با توجه به ویژگی‌های بومی حسابداری برای شرکت های بازرگانی طراحی شده است. در طراحی این محصول انواع امکانات مورد نیاز شرکت های بازرگانی و کسب و کارهای مشابه به خوبی تحلیل و عرضه شده است. با وجود این سیستم حسابداری می‌توانید حسابداری شرکت بازرگانی خود را به شکلی قابل مقایسه با استفاده از یک دپارتمان حسابداری انجام دهید.سیستم کدینگ انبار نیز نقش اساسی در حسابداری بازرگانی سازمان شما دارد .

اجرا کردن کدینگ حسابداری در نرم افزارحسابداری محک

طراحی سیستم کدینگ حسابداری بازرگانی برای سازمان یا شرکت اهمیت زیادی دارد و یک کار تخصصی محسوب می‌شود. اگر سیستم کدینگ حسابداری صحیح و با دقت انجام شود، بسیاری از مشکلات حسابداری شرکت که ناشی از خطای انسانی هستند،‌رفع می‌گردد.

یک نرم افزار حسابداری استاندارد، قابلیت تعدیل و تنظیم کدینگ استاندارد را دارد. در نرم افزار حسابداری محک شما می‌توانید با توجه به زمینه بازرگانی که در آن فعالیت می‌کنید، از کدینگ پیش فرض استفاده نمایید و هم می‌توانید به کمک پشتیبانان محک، کدینگ حسابداری خودتان را در سیستم پیاده سازی کنید. در نرم افزار حسابداری محک امکان تغییرات گسترده در طراحی کدینگ نیز وجود دارد. حساب‌های کل، معین، تفصیلی و سه سطح تفصیلی شناور که هر کدام دارای کد مخصوص به خود می‌باشند.

منبع: fa.ufl.edu