کدینگ انبار شامل فرایند تفکیک و شناسایی کلیه اقلامی است که در انبار نگهداری می‌شوند. انواع مختلفی از کدینگ باتوجه‌به حجم محاسبات وجود دارد. در فرایند کدینگ انبار، کدهای مختلف به اقلام گوناگون تخصیص داده می‌شود. این کدها تعریف جهانی یا استانداردی ندارند و توسط سرپرست انبار تعیین می‌شوند.
فهرست مطالب
به‌عبارت‌دیگر کدینگ انبار به منظور شناسایی کالا در انبار به کار می‌رود. در یک سیستم کدینگ انبار یک شناسه یکتا برای هر قلم کالا در نظر گرفته می‌شود. از این رو استفاده از سیستم مناسب کدینگ انبار از این رو اهمیت دارد که باید باعث سادگی و افزایش سرعت در عملیات انبارداری می‌شود. در واقع سیستم کدینگ انبار باعث کاهش تنوع موجودی کالاها می‌شود. کاهش تنوع موجودی کالاها و سادگی در شناسایی آنها باعث کاهش هزینه‌های موجودی و سفارش دهی می‌گردد. در ادامه این مطلب از گروه نرم افزاری محک، کاربرد کدینگ انبار و سطح‌های کدگذاری و همچنین انواع مختلف روش‌های انجام این کار توضیح داده می‌شود.
هدف از انبارگردانی چیست؟
همانطور که می‌دانیم موجودی انبار هر شرکت، دارایی تجاری آن شرکت به شمار می‌آید. پس بسیار مهم است که در پایان دوره مالی، حداقل یک بار موجودی انبار شمرده شود. اگر موجودی کالای شرکتی کم باشد، به جای انبارگردانی از طریق یک سیستم صحیح و اصولی، موجودی انبار کنترل می‌شود.
در پاسخ به اینکه هدف از انبارگردانی چیست باید بگوییم که هدف اصلی از شمارش موجودی انبار، اطلاع یافتن از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالاها می‌باشد. علاوه براین، در زمانی که انباردار یا سرپرست انبار برکنار می‌شود و شخص جدیدی در این سمت قرار می‌گیرد، به اصطلاح برای تحویل انبار می‌بایست یک بار انبارگردانی شود.
همچنین در مواردی که بین بخش‌های مختلف یک شرکت یا سازمان در مورد موجودی اختلاف نظر وجود داشته باشد، برای کنترل وضعیت، انبارگردانی موردی یا رندمی صورت می‌گیرد.همچنین شما میتوانید برای تسهیل فرآیند انبارگردانی از انواع بارکد خوان استفاده کنید.
هدف از کدینگ انبار چیست؟
نرم افزار انبارداری، یک نرم افزار کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه در یک انبار کمک زیادی می‌کند. سیستم کدینگ انبار در شناسایی و تشخیص تک‌تک کالاهایی که در انبار نگهداری می‌شوند، کاربردی است. در پاسخ به این سوال که کد انبار چیست یا کدینگ کالا چیست؟ باید گفت برخی از شرکت‌ها به جای کد کالا از شماره مدل، کد محصول و … استفاده می‌کنند. در حقیقت اگر شما نتوانید به طور خاص هر کالا را شناسایی و وضعیت و محل نگهداری آن کالا را در موجودی انبار ثبت کنید دچار سردرگمی شدیدی خواهید شد. همچنین کد محصولات برای خلاصه نمودن توضیحات بیش از حد محصول نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. به جای وارد نمودن نام یا توضیح کالا میتوانید از کدینگ انبار استفاده کنید و این‌گونه فرایند ورود داده و مدیریت موجودی انبار در نرم افزار انبارداری شما نیز سرعت می‌یابد.
از مزایای کدینگ انبار چه میدانید؟
سیستم مناسب کدینگ انبار با توجه به تعداد و تنوع موجودی محصولات در یک انبار از اهمیت بالایی در برخوردار است و از مزایای آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اعمال یک سیستم مناسب کدینگ انبار باعث بررسی دقیق اطلاعات مربوط به کالاها می‌شود.
- اعمال سیستم کدینگ انبار امکان بهره‌مندی از سیستم‌های الکترونیکی برای مدیریت انبار و موجودی را فراهم می‌کند.
- امکان ردیابی کالا در هر سطح از سازمان به واسطه کدینگ کالا فراهم است.
- امکان شناسایی تأمین‌کنندگان کالا بر اساس سیستم کدینگ کالا میسر می‌شود.
- کد انتخابی تمامی مشخصات لازم برای معرفی دقیق کالا را نشان می‌دهد.
- استخدام نیروی انسانی کمتر برای انبارگردانی به واسطه کدینگ کالا .
کدینگ انبار به چه صورت است؟
کد شناسایی در انبار یا به اختصار کدینگ انبار به منظور شناسایی و تشخیص تک‌تک کالاهایی که در انبار نگهداری می‌کنید مورد استفاده قرار می‌گیرد و مراحل آن به شرح زیر است:
- شناسایی و کد گذاری: کدگذاری اولیه با هدف شناخت اقلام و تعیین جایگاه آنها در سیستم کدینگ انبار.
- یکسان سازی کدها: تولید درخت ماشین‌آلات برای شناسایی اقلام جایگزین شده و مشابه و اختصاص دادن یک کد واحد به هرکدام.
- ایجاد دستورالعمل: ایجاد یک نام و مجموعه دستورالعمل‌های داخلی برای کاربری موجودی های کالا.
- بررسی بانک اطلاعات موجودی ها
ویژگی‌های یک سیستم کدینگ انبار مناسب چیست؟
سیستم کدینگ انبار به منظور راحت‌تر شدن مراحل شناسایی و همچنین انبارش کالاها در انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد و هنگامی مؤثر واقع می‌شود که شامل ویژگی‌های زیر باشد:
- باید نحوه نام‌گذاری محصولات از روی مشخصات ظاهری و جایگاه اقلام توضیح داده شود.
- به کمک کدینگ تنوع اقلام با یکسان‌سازی کدهای اقلام مشابه و قابل جایگزینی کاهش یابد.
- به‌عنوان‌مثال اگر سه کتاب با سه ویژگی متفاوت قادر به تأمین یک نیاز مشتری هستند، با یک کد و نام مشخص بشوند.
- یک سیستم مناسب کدینگ کالا باید به کاهش هزینه‌های انبار و موجودی کمک بکند و نهایتاً باعث افزایش بهره‌وری شرکت شود.
- در یک سیستم کدینگ انبار باید امکان فیلتر و انتخاب دقیق کالاها مقدور باشد.
- باید بین تمام کالاها و قطعات و خدمات مختلف زبان مشترک ایجاد شود.
- استانداردسازی اقلام از طریق مقایسه اقلام مشابه و حذف تنوع غیر ضروری موجودی‌ها.
- کوتاه شدن بازه‌های زمانی انبار گردانی.
معیار انتخاب سیستم کدینگ انبار مناسب چیست؟
استفاده از سیستم کدینگ انبار در ورود و خروج کالاهای داخلی و خرجی و یا بر نوع فروش و گردش آنها اثرگذار است. به عبارتی به کمک این سیستم می‌توان انبارگردانی را در دست گرفت. پس برای انتخاب سیستم کدینگ انبار مناسب باید موارد زیر را تحت نظر گرفت:
- ظرفیت انبار و تعداد و نوع کالاهای موجود
- موقعیت جغرافیایی انبار
- وسایل نگهداری کالا در انبار
- میزان صادرات و واردات محصولات
- کمیت و کیفیت تامین‌کنندگان کالاها
- مقررات و قوانین تعیین شده توسط مسئول سازمان مربوطه
اهمیت استفاده از سیستم کدینگ انبار چیست؟
استفاده از یک سیستم کدینگ انبار از آن جهت دارای اهمیت است که بر تمام بخش‌های یک سازمان نظیر سیستم درخواست خرید داخل و خارج، سیستم برنامه‌ریزی و کنترل تولید، سیستم فروش، سیستم خدمات پس از فروش تأثیر می‌گذارد. برای مثال:
- موجب دقیق‌تر شدن فعالیت‌های انجام گرفته و بررسی کیفیت آنها می‌شود.
- با پیاده‌سازی یک سیستم مناسب کدینگ کالا در انبار تشخیص میزان کسری‌های واقعی موجودی انبارها به خصوص انبارهای بزرگ میسر می‌گردد.
- انبارگردانیمکانیزه و بدون کاغذ علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه کاغذ، باعث کاهش زمان ورود موجودی شمارش شده کالا در سیستم می‌شود.
- در شرکت‌های بزرگ به طور میانگین تعداد بالایی کالا وجود دارد، سیستم کدینگ انبار باعث کاهش هزینه‌های انبارگردانی خواهد شد.
- از انواع خطاهای سهوی در هنگام نوشتن و خواندن کد محصولات جلوگیری می‌شود.
- بر میزان حمل و نقل اضافه به کمک کدینگ انبار نظارت می‌شود.
- بر فسادپذیری مواد و ضایعات کالا به علت اطلاع از تاریخ تولید و انقضا نظارت می‌شود.
- در به روز کردن موجودی‌های انبار نقش دارد.
انواع طبقه‌بندی کالاها در انبار چه میدانید؟
با توجه به روند افزایشی تولید کالاها و خدمات و افزایش تنوع آنها، ایجاد سیستم‌های طبقه بندی کالا و کدینگ انبار به منظور مدیریت صحیح اقلام انجام می‌گیرد. در ادامه به معرفی انواع طبقه‌بندی کالاها در انبار میپردازیم:
- طبقه‌بندی کالاها در بر اساس برنامه‌ها و طرح‌های سازمانی
- طبقه‌بندی کالاها بر اساس ترتیب و مراحل انجام عملیات مربوطه
- طبقه‌بندی بر اساس زمان مصرف محصول
- طبقه‌بندی استاندارد، که با همکاری مؤسسات دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
روش های کدینگ انبار چیست؟
نرم افزارهای انبارداری امروزه به صورت گسترده در بسیاری از شرکت‌ها و کارخانجات استفاده می‌شوند؛ اما همهٔ این شرکت‌ها از روش‌های صحیح کدینگ کالاهای انبار در این نرم افزارها استفاده نمی‌کنند. استفاده از کدهای ترتیبی (۱۰۰۱ و ۱۰۰۲ و ۱۰۰۳ و…) رایج‌ترین روش کدینگ انبار است که در شرکت‌های مختلف مشاهده شده است.
در حقیقت یک روش کدینگ انبار علاوه بر اینکه کار شما را در هنگام ثبت ورود و خروج‌ها در نرم افزار آسان می‌کند می‌تواند قابلیت طراحی گزارشات مفید را برای شما فراهم کند. روش‌های کدنیگ انبار به شرح زیر است:
- روش ساده با اعداد ترتیبی
- روش اعداد گروهی
- روش اعشاری
- روش حروفی
- روش نیمونیک
- روش مخفی
- روش کدینگ ویژه
- روش کدینگ استاندارد
- کدینگ ساده با اعداد ترتیبی:در این روش کالاها به ترتیب ورود شماره سریال می‌گیرند. این روش برای انبارهایی که تعداد اقلام محدودی دارند به کار می‌آید.
- کدگذاری اعداد گروهی:در این روش انواع کالاها را به چند گروه تقسیم می‌کنیم. برای هر گروه به تعداد 3/1 برابر شماره در نظر می‌گیریم. که این 30 درصد شماره اضافه برای کالاهای جدیدی می‌باشد که احتمالاً در آینده به هر گروه اضافه خواهند شد.
- کدگذاری اعشاری:این روش بیشتر در کتابخانه‌ها عملی می‌شود. در روش کدگذاری اعشاری اعداد کد به‌وسیله اعشارها از هم جدا می‌گردد. هر کدام از اعداد بین دو اعشار نشان دهنده ویژگی خاصی از هر یک کالاهاست.
- کدگذاری حروفی:در این روش از حروف و اعداد به طور هم‌زمان و به صورت ترکیبی برای کدگذاری استفاده می‌گردد.
- کدگذاری نیمونیک:در روش نیمونیک حروف اول، از حرف اول نام کالاها برای تعیین کد آنها استفاده می‌شود. در این روش نیز با محدودیت حروف و اختصاصی بودن آنها برای کالاها مواجه می‌شویم.
- کدینگ مخفی:در روش مخفی برای درک مفهوم ارقام یا حروف به کار رفته در کدگذاری نیاز به مراجعه به کلید یا دفترچه راهنما است.
- کدینگ ویژه:در روش کدگذاری ویژه عملیات کدینگ انبار با توجه به نیاز آن واحد بازرگانی انجام می‌شود. در این روش تمام اقلام موجود در انبار را می‌توان با یک عدد رقمی مشخص نمود. دفتر راهنما باید در اختیار انباردار، مأموران خرید و حسابداری و … قرار داشته باشد. برای استفاده از دفتر راهنما باید ابتدا گروه اصلی، سپس گروه فرعی، و در آخر شماره مربوط به کالا در دسترس باشد.
- روش کدینگ استاندارد:روش کدینگ انبار استاندارد به روش‌های مختلف دستی، کامپیوتری و یا ماشینی گفته می‌شود. این روش در اکثر صنایع کاربردی است.
روش رایج کدینگ انبار کدام است؟
به صورت کلی از روش کد گذاری حروفی زیر برای کدینگ انبار استفاده می شود:
شمارنده کد گروه فرعی کد گروه اصلی کد انبار کد کامل DD CC BB AA AABBCCDD
نحوه ثبت انبار گردانی در نرم افزار محک چگونه است؟
طراحی سیستم کدینگ انبارداری برای سازمان‌ها یا شرکت‌ها اهمیت زیادی دارد و یک کار تخصصی محسوب می‌شود. اگر کدینگ انبارداری با استفاده از نرم افزار کدینگ انبار به صورت صحیح و با دقت انجام شود، بسیاری از مشکلات انبارگردانی که ناشی از خطای انسانی هستند،رفع می‌شود.
کدینگ کالا در حسابداری از اهمیت ویژه ای برخوردار است و یک نرم افزار حسابداری استاندارد، قابلیت تعدیل و تنظیم کدینگ انباراستاندارد را دارد. در نرم افزار حسابداری محک شما میتوانید با توجه به زمینه شرکت بازرگانی که در آن فعالیت می‌کنید، از کدینگ پیش فرض استفاده نمایید و هم میتوانید به کمک پشتیبانان محک، کدینگ انباداری خودتان را در سیستم پیاده سازی کنید.
برای ثبت اطلاعات انبار گردانی:
- وارد منوی عملیات خاص شوید.
- بروی بخش انبار گردانی کلیک کنید.
- موجودی شمارش شده (موجودی واقعی) خود را برای هر کالا در ستون شمارش اول وارد نمایید.
- اگر برای اطمینان شمارش دوم هم انجام شده است در ستون شمارش دوم وارد نمایید.
- بر اساس اطلاعات وارد شده از زیر صفحه دکمهٔ تعدیل به شمارش اول یا تعدیل به شمارش دوم را بزنید.
- نرم افزار به صورت اتومات بر اساس اطلاعات وارد شده توسط شما موجودی کالاها را بررسی می‌کند.
- توجه داشته باشید برای کالاهایی که تعداد آنها افرایش پیدا کرده کالای درآمد شده ثبت می‌شود و برای کالاهایی که کاهش پیدا کرده کالای هزینه شده ثبت می‌شود .
یک پاسخ
مطالب روان و سریع بود.
عالی….