در این مقاله قصد داریم به این سوال پاسخ دهیم که چرا باید به جای حساب دفتری از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟ بررسی حساب و کتاب زندگی برای پیدا کردن راهکارهای بهتر در کنترل هزینه‌ها از دغدغه‌های بیشتر افراد می‌باشد. اگر نگاهی به تاریخ بیاندازیم نوعی حسابداری وجود داشته است. البته در زمان کهن این مسئله ویژه حکومتها و دربار بود که برای بررسی هزینه‌های حکومتی و دریافت خراج از حکام تحت پوشش حکومت مرکزی خلاصه می‌شد. اما با توسعه جامعه مسئله حسابرسی و حسابداری نیز توسعه و وارد بعضی قسمت‌های جامعه گردید. انواع نرم افزار حسابداری و برنامه حسابداری نیز امروزه توانسته جای حسابداری سنتی را بگیرد.
فهرست مطالب
حسابداری چیست؟
برای اطلاع از حساب دفتری، می‌خواهیم بدانیم حسابداری چیست؟ حسابداری علمی‌است که کلیه وقایع مالی اعم از خرید، فروش، هزینه‌ها و دیگر مسائل را ثبت می‌کند. این ثبت امور مالی برای یک دوره مالی یک ساله می‌باشد. امروزه با توجه به پیشرفت جوامع و تجارت، حسابداری نیز در همه زمینه‌ها توسعه یافته است. این علم به زیر مجموعه‌های مختلف تقسیم می‌شود. بعضی از این رشته‌ها در حسابداری عبارتند از: حسابداری عمومی، حسابداری شرکتها، حسابداری دولتی و دیگر موارد. همانگونه که گفتیم در اوایل امور حسابداری ویژه حکومتها بود. اما در طول زمان این امر جنبه عمومی‌پیدا کرد. تجار قدیمی‌افراد با سوادی را به کار می‌گرفتند. با این حال علم حسابداری روز به روز پیشرفته تر از قبل شده است. به جای انواع حساب دفتری قدیم، این روز‌ها انواع نرم افزار حسابداری ارائه شده اند.
حسابداری نوین، حساب دفتری یا نرم افزاری؟
با توجه به پیشرفت جوامع مسئله داد و ستد و تجارت نیز به مرور زمان پیشرفت شایانی کرده است. نمونه تاریخی پیشرفت تجارت جاده ابریشم بود که تجارت را از شرق به غرب متصل کرد و یکی از شاهراههای بزرگ بازرگانی بود. در کنار این پیشرفت ضرورت حسابرسی احساس شد. به همین خاطر حسابداری نیز علمی‌و قانونمند شد. هر چند در اوایل آنچنان جنبه علمی‌نداشت. اما به مرور زمان سیر تکاملی پیموده و امروزه دارای شاخه‌های زیادی است. هر کدام از اهمیت خاصی برخوردار هستند. علم حسابداری در صورتی برای دولت و اداره دارایی جنبه قانونی دارد که کلیه دفاتر توسط دولت مهر و موم شده باشد. در غیر این صورت هیچ ارزش قانونی نخواهد داشت. یکی از وظایف حسابدار ثبت امور مالی در دفتر حسابرسی است. بعضی مواقع به خاطر این که اشتباهی رخ ندهد این ثبت باید در چندین دفتر ثبت گردد که خود کاری سخت بوده است.
حساب دفتری و علم حسابداری در دنیای اقتصاد امروز
باتوجه به پیشرفت علم و فناوری علم حسابداری نیز از این قافله عقب نمانده است. در واقع دچار تغییرات و تحولاتی شده است. بعد از اختراع کامپیوتر حسابداری نیز از حالت سنتی به سمت دیجیتال وپیشرفته شدن رفت. امروزه دیگر با وجود فناوری نوین خبری از حسابداری سنتی و کاغذی نیست.
چرا باید به جای حساب دفتری از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟
همانگونه که گفتیم حسابداری نوین به صورت نرم افزاری شده و نسبت به نوع سنتی و حساب دفتری مزیت‌هایی دارد که عبارتند از:
- نرم افزارهای تخصصی حسابداری به هدف آسان نمودن امور حسابداری برنامه ریزی شده است. با سیستم‌های اتوماتیک با اولین استفاده کاربردی اطلاعات به قسمت‌های دیگر منتقل خواهد شد.
- نرم افزار حسابداری به گونه ای طراحی شده است که کاربر با حداقل دانش حسابداری بتواند نیاز خود را در زمینه حسابداری تا حدود زیادی برطرف کند.
- در حسابداری سنتی و حساب دفتری ثبت به صورت دستی حداقل به چند دفتر فیزیکی نیاز است. زمان و تعداد دفعات بسیار محدود است. درعین حال انجام هر عملی چندین ثبت را می‌طلبد. هر سطرثبتی در هر دفتر ناگزیر به انجام چندین محاسبه و ورود اطلاعات توسط شخص می‌باشد. معمولا امکان خطا را افزایش می‌دهد. لازم به ذکر است که در این روش امکان تصحیح اشتباه بسیار محدود است.
- در نرم افزار حسابداری محدودیتی برای ثبت و محاسبات وجود ندارد. تغییرات و تصحیحات به سرعت و با کمترین دشواری انجام می‌پذیرد. مهم تر این که درصد خطای محاسباتی به صورت قابل توجهی کمتر از دیگر روش‌ها مانند حساب دفتری بوده است. به جرات می‌توان گفت نزدیک به صفراست.
- راحتی استفاده از نرم افزار حسابداری این امکان را به کاربر می‌دهد که هر گزارشی را ظرف مدت بسیار کوتاهی به دست بیاوریم. گزارشاتی را که به دست آوردن آن به صورت سنتی بسیار دشوار است.
- در شیوه حسابداری نرم افزاری امنیت بیشتری بر اطلاعات حاکم است. هرکس به راحتی نمی‌تواند به آن دسترسی پیدا کند. همچنین با کد گذاری در قسمت‌های مختلف به گونه ای امنیت ایجاد می‌کند که در صورت سرقت نیز امکان سوء استفاده از بین می‌رود.
نکته پایانی
استفاده از نرم افزار نسبت به حساب دفتری به علت نیاز کمتر به استفاده از نیروی انسانی و دانش حسابداری در تمامی موارد برتری دارد. برای کسب اطلاعات دقیق در ارتباط با علم حسابداری می‌توانید به متخصصان محک سافت مراجعه کنید.
