حسابداری مدرسه | آنچه مدیران مدارس باید درباره حسابداری بدانند

حسابداری مدرسه به عنوان یکی از زیرشاخه‌های اصلی علم حسابداری شناخته می‌شود. اگر شما هم مدیر مدرسه باشید، قطعاً از اهمیت مدیریت و دقیق بودن حساب و کتاب‌های خود باخبر هستید.همانطور که می‌دانید مدیریت فرایندهای مالی، در هر سازمان یا کسب و کاری مهم است. مدارس نیز به عنوان یک نهاد مستقل، از این قاعده مستثنی نیستند و وجود ابزارهایی که مدیریت سیستم مالی مدرسه را ساده‌تر کند، برای هر مدرسه‌ای ضروری است. در ادامه این مقاله از گروه نرم افزاری محک ، با مفهوم حسابداری مدرسه آشنا خواهید شد.

فهرست مطالب

مدرسه کجاست؟

مدرسه از نظر آموزش و پرورش به کلیه واحدهایی گفته می‌شود که در چارچوب اهداف و وظایف وزارت آموزش و پرورش عهده دار تعلیم و تربیت در دوره‌های مختلف تحصیلی هستند و تمام یا بخشی از هزینه‌های آن به نحوی از بودجه عمومی دولت پرداخت می‌گردد.

منابع مالی یک مدرسه چگونه تأمین می‌شود؟

طبق ماده 11 قانون تشکیل شوراهای آموزش و پرورش در استان‌ها و شهرستان‌ها و مناطق کشور منابع مالی مدرسه عبارت‌اند از:

1. اعتبارات کل آموزش و پرورش که به واحد آموزشی واریز می‌گردد و به آن سرانه میگویند.
2. کمک‌های مردمی (خاص و عام) که بر اساس دستورالعمل و بخشنامه‌های مربوطه به وسیله اشخاص حقیقی به حساب واحدهای آموزشی واریز می‌گردد.
3. منابع مالی که از طریق شورای آموزش و پرورش در اختیار مدرسه قرار می‌گیرد.
4. درآمد حاصل از ارائه خدمات آموزشی فوق برنامه و جبرانی که توسط اولیای دانش‌آموزان به حساب مدرسه واریز می‌گردد.
5. سایر منابع مالی که مدرسه مجاز به دریافت آن می‌باشد مانند: دریافتی بابت سرویس ایاب‌وذهاب دانش‌آموزان و موارد مشابه.
6. کمک‌های بخش دولتی : مبالغی است که به عناوین مختلف از طریق دستگاه‌ها و سازمان‌های دولتی غیر از آموزش و پرورش در اختیار مدرسه قرار می‌گیرد.

دوره مالی مدارس به چه صورت است؟

دوره مالی مدارس، طبق قوانین و مقررات حاکم بر واحدهای آموزش و پرورش از اول مهر لغایت پایان شهریورماه سال بعد می‌باشد که مدارس موظف هستند در پایان هرسال تحصیلی، تراز عملیات مالی خود را تنظیم و طبق ماده 11 دستورالعمل مالی مدارس به واحدهای ذی‌ربط تحویل نمایند. بدیهی است این ترازنامه باید پس از تأیید شورای مالی آموزشگاه ارسال گردد.

از حسابداری مدرسه چه می‌دانید؟

مؤسسات آموزشی (مانند مدارس، دانشگاه‌ها و غیره) هیچگاه با ایده کسب درآمد روی کار نیامده‌اند. آنها به سادگی و با هدف آموزش همگانی، مزایا و خدمات را به مردم ارائه می‌کنند. در نتیجه معمولاً منابع اصلی درآمد آنها از کمک‌های مالی دانش‌آموزان تأمین می‌گردد. حال مدیریت همه این هزینه‌ها از چه طریقی امکان‌پذیر است؟

همان‌طور که می‌دانید، گروهی از افراد، معروف به «هیئت مدیره» ، آموزشگاه‌ها و مدارس را سازماندهی و مدیریت می‌کنند. مدیران مدارس برای مدیریت هزینه‌های تحصیل، هزینه‌های پذیرش، جریمه‌ها، هزینه‌های جلسات و هزینه‌های ویژه، هزینه‌های آزمایشگاه، هزینه‌های کتابخانه، هزینه‌های ورزشی و غیره که باید به طور جداگانه در دفتر کل حسابداری ثبت شوند، به استخدام حسابدار می‌پردازند .

به طور کلی حسابدار مدرسه، حساب‌های مدرسه را بر اساس حسابداری نقدی برآورد می‌کند نه بر اساس حسابداری تجاری. همچنین تطبیق دوره‌ای بین شهریه‌های جمع‌آوری‌شده، هزینه‌های معوقه در ابتدا و پایان دوره، هزینه‌هایی که توسط دانش‌آموزان در کلاس‌های مختلف جمع‌آوری شده است نیز به کمک نرم‌ افزار حسابداری مدرسه انجام می‌شود.

شاخه‌های حسابداری کدام‌اند؟

به طور کلی حسابداری را می‌توان به 6 شاخه تقسیم کرد که هر کدام بر اساس الزامات و شرایط مختلفی شکل گرفته و دارای استفاده و اهمیت مخصوص به خود می‌باشند:

• شاخه اول: حسابداری خدماتی

این شاخه از حسابداری شامل سازمان‌ها و شرکت‌هایی می‌شود که درآمدشان از طریق انجام خدمات تأمین می‌شود.

• شاخه دوم: حسابداری بازرگانی

 در شاخه حسابداری بازرگانی ، ثبت خرید و فروش و گزارشات مربوط به شرکت‌های بازرگانی مورد بررسی قرارمی گیرد.

• شاخه سوم: حسابداری تولیدی

شرکت‌هایی که مواد اولیه را تبدیل به مواد مصرفی می‌کنند ازحسابداری در شرکت های تولیدی استفاده می‌کنند.

• شاخه چهارم: حسابداری پیمانکاری

حسابداری پیمانکاری برای مدیریت هزینه‌های شرکت‌های پیمانکاری برنامه‌ریزی‌شده است.

• شاخه پنجم: حسابداری اعتبارات اسنادی

حسابداری اعتبارات اسنادی، در شرکت‌ها و مؤسساتی مورد استفاده قرار می‌گیرد که بازرگانی خارجی دارند.

• شاخه ششم: حسابداری دولتی

حسابداری دولتی نیز همان‌طور که از نامش پیداست مربوط به سازمان‌های دولتی می‌باشد.

حسابداری مدرسه در کدام شاخه از حسابداری قرار می‌گیرد؟

در پاسخ به این پرسش که حسابداری مدرسه در کدام شاخه از حسابداری قرار می‌گیرد؟ باید بگوییم که، حسابداری مدرسه جزو دسته اول از شاخه‌های حسابداری یعنی حسابداری خدماتی است. حال بسته به اینکه مدرسه دولتی یا غیرانتفاعی است، ثبت بخش درآمدها متفاوت می‌باشد.

تفاوت حسابداری مدرسه دولتی با غیرانتفاعی در چیست؟

فرقی نمی‌کند شما صاحب یک مدرسه‌ی دولتی هستید یا غیرانتفاعی، در هر صورت استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی برای رسیدگی به امور مالیاتی نظیر مدیریت حقوق کارکنان یا هزینه‌های دریافتی بابت شهریه و به طور کلی مدیریت دقیق‌تر و بهینه‌تر مدرسه ضروری است.

در مدارس دولتی، حسابداری مدرسه به دلیل این که درآمد فقط از طریق وزارت آموزش و پرورش تأمین می‌گردد، کار بسیار ساده‌ای است. اما در مدارس غیر دولتی یا غیر انتفاعی درآمد از راه‌های مختلف مانند کلاس‌های تقویتی و المپیاد، فوق‌برنامه‌ها و کمک‌های والدین و کلاس‌های کنکور تأمین می‌گردد. در حقیقت یک سری هزینه‌ها باید در مدارس غیر دولتی اعمال شود که در مدارس دولتی وجود ندارد. روند و اصول کار یکسان است اما حجم کار و محاسبات با هم متفاوت است.

کاربرد نرم افزار حسابداری مدرسه چیست؟

مدارس جهت انجام عملیات مالی و حسابداری نیاز به نرم افزارهایی دارند که با فراهم کردن محیطی ساده، کاربرپسند و به‌دوراز پیچیدگی و به صورت مختصر و مفید امکانات مورد نیاز در اختیار کاربر قرار دهد.

نرم افزار حسابداری مدرسه محک نیز امکان گزارش‌گیری‌های مالی معمول مورد نیاز مدرسه‌ها را به طور کامل فراهم می‌کند. ضمن آنکه امکان انجام امور مربوط به شهریه، به صورت یکپارچه نیزدر این نرم افزار وجود دارد. شما مدیرمدرسه گرامی می‌توانید مواردی از قبیل گزارشات دانش‌آموزان، دفتر روزنامه، دفتر کل، ترازنامه‌های مالی و … را نیز توسط نرم افزار حسابداری تهیه نمایید.

از امکانات نرم افزار حسابداری مدرسه چه میدانید؟

به طور کلی استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب این امکان را به شما می‌دهد که خیلی ساده‌تر فرایندهای مالی مدرسه‌تان را مدیریت و ساماندهی کنید. نرم افزار حسابداری مدرسه یکی از بخش‌های مهم سیستم مالی یک مدرسه محسوب می‌شود . شاید در نگاه اول این‌طور به نظر بیاید که مدارس باید برای مدیریت حساب‌های خود به دنبال نرم افزارهای پیاده سازی شده مطابق با دستورالعمل‌های مالی آموزش و پرورش باشند، اما شما می‌توانید بدون دغدغه از نرم افزارهای رایج مثل نرم افزار حسابداری محک هم استفاده کنید.

یک نرم افزار حسابداری مدرسه خوب، باید امکان تهیه‌ی انواع ترازنامه‌ مطابق با سیستم مالی مدرسه را داشته باشد. همچنین به سادگی با سایر بخش‌ها (مثل شهریه یا حقوق کارکنان) در ارتباط باشد، تا بتواند تمام تراکنش‌های انجام شده در مدرسه‌تان را به شکل یکجا مدیریت کند.

امکان گزارش‌گیری کامل از تراکنش‌های مالی از قابلیت‌های مهم یک نرم افزار حسابداری است. به این طریق مدیر یا مسئول حسابداری مدرسه می‌تواند به سلیقه خود تراکنش‌های مد نظرش را در بازه‌های زمانی دلخواه، با جزئیات کامل بررسی کند. همچنین قابلیت مدیریت چک‌ها و شهریهٔ دانش‌آموزان نیز از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری مدرسه است.

ویژگی های بارز نرم افزار حسابداری مدرسه محک

پیشرفت دانش و تجربه‌ی بشری، شیوه محاسبات مالی را گسترده و دگرگون ساخته است، از همین رو لزوم استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب، بیش از هر زمان دیگری به چشم می‌خورد؛ به گونه‌ای که مدیران مدارس نمی‌توانند محاسبات مالی خود را با روش‌های سنتی انجام دهند.

این روزها هم نیاز به دانش حسابداری و حضور یک حسابدار خبره در مدرسه، همراه با نرم افزار حسابداری با کیفیت بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود. نرم افزار حسابداری مدرسه می‌تواند راه حلی به صرفه و مطمئن برای پاسخ به این نیازها باشد. باور ما بر این است که خرید نرم افزار حسابداری محک با قیمتی مناسب، پیشنهاد خوبی برای انجام امور مالی و مدیریتی کسب و کار شما است. دلایل بسیاری را برای استفاده از نرم افزار حسابداری مدارس محک وجود دارد که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم:

• امکان تنظیم پارامترهای نرم افزار به صورت سفارشی و دلخواه
• امکان تعریف گروه حساب‌ها و حساب کل و معین و تعیین ماهیت حساب در ترازنامه و سود و زیان
• امکان تعیین طول کد حساب‌ها در کلیه سطوح (کل، معین) برای هر سطح
• امکان تعریف اطلاعات کارکنان مدرسه
• امکان نمایش سطوح حساب به صورت درختی
• امکان تغییر نام و آدرس مؤسسه و صاحبان امضا در هر زمان
• رسیدگی به امور دانش‌آموزان
• امکان تعریف پایه تحصیلی و کلاس دانش‌آموزان
• ورود اطلاعات دانش‌آموزان از طریق فایل
• امکان تعریف پایه تحصیلی و کلاس دانش‌آموزان
• امکان ثبت اطلاعات دانش‌آموزان و تعریف و ثبت انواع شهریه (شهریه ثابت و فوق برنامه)
• صدور خودکار سند حسابداری مربوط به ثبت نام دانش‌آموزان
• امکان ثبت تخفیف شهریه دانش‌آموزان
• امکان قسط‌بندی شهریه دانش‌آموزان 
• انتقال اسامی دانش‌آموزان از سال تحصیلی قبل به سال تحصیلی جدید
• نمایش وضعیت مالی هر دانش‌آموز (جزئیات شهریه، لیست پرداختی‌ها و مبلغ باقیمانده)
• چاپ و ارائه قرارداد شهریه دانش‌آموزان

مزایای نرم افزار حسابداری مدرسه چیست؟

برخی از قابلیت‌های نرم افزار حسابداری مدرسه عبارت‌اند از:

• یک بسته نرم‌افزاری جامع با کاربری آسان و امکانات گسترده در حوزه حسابداری.
• نرم افزار حسابداری مدرسه محک، نرم افزاری یکپارچه با قابلیت دریافت اطلاعات از زیرسیستم امور شهریه.
• عدم نیاز به ورود مجدد اطلاعاتی که قبلاً در نرم افزار ثبت شده‌اند.
• طراحی اختصاصی جهت به کار بردن محصول در همه مدارس (اعم از مدارس تخصصی زبان، موسیقی، فنی و حرفه‌ای)
• دارای محیط مدیریتی کاربرپسند با کارکرد راحت و ساده برای انجام حسابداری مدرسه
• مجهز به قسمت فاکتورهای پرداخت اقساطی و چک ها
• ثبت شهریه و حساب مالی برای هر دانش‌آموز به‌صورت جداگانه در نرم افزار حسابداری مدرسه محک
• قابلیت تعریف حساب مالی برای هر کدام از کارکنان مدرسه
• مجهز به سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه برای ارتباط با خانواده دانش‌آموزان
• امکان ایجاد، ثبت خودکار اطلاعات و گزارش گیری از دفتر کل و دفتر روزنامه به صورت کاملاً خودکار
• امکان دریافت تراز مالی در هر بازه زمانی
• گزارش‌گیری مالی به صورت دوره‌ای و در بازه‌های تعریف شده
• قابلیت چاپ تمام اسناد مورد نیاز در سندهای حسابداری نرم افزار حسابداری مدرسه
• تهیه لیست کامل از صورت‌حساب مالی مدرسه شامل پرداختی به معلمان تمام وقت و نیمه وقت
• امکان دریافت و گزارش از موجودی در هر زمان
• تنظیم صفحات بستانکار و بدهکار برای دانش‌آموزان یا معلم‌ها
• امکان ثبت سریع و آسان اسناد حسابداری و درج و ویرایش و حذف هر سند در صورت نیاز
• امکان تعریف طرف حساب برای وضوح بیشتر
• دارای بخش‌هایی نظیر دفتر کل، دفتر روزانه، حساب‌های آغاز و پایان هر ماه
• امکان گزارش گیری از کلیه دفاتر، اسناد و ترازنامه‌ها با فرمت pdf
• دارای پنل اختصاصی با نام کاربری و رمز عبور مجزا برای هر یک از حسابـداران مدرسه

تضمین سلامت مالی مدرسه با نرم افزار حسابداری

عملیات حسابداری، پایه و اساس مدارس با عملکرد عالی است و جمع‌آوری حساب‌ها و گزارش دهی مداوم و کامل آنها برای موفقیت ضروری است.شما مدیر گرامی می‌توانید به کمک سیستم حسابداری مدرسه محک، اثربخشی برنامه مالی خود را تضمین کرده و عملکرد مدارس خود را بهبود ببخشید.

منبع :study