حسابداری فروش برای شرکت‌هایی که عمدتا با خرید و فروش کالا، پخش یا تولید آن سر و کار دارند، امری مهم و ضروری است. در نتیجه لازم است که حسابداران یا مدیران شرکت‌ها درباره حسابداری فروش اطلاعات کافی داشته باشند تا بتوانند به‌طور بهینه در بازار هدف خود فعالیت کنند و قله‌های موفقیت را فتح کنند. حسابداری فروش کمک خواهد کرد که سود حاصل از فروش به‌طور دقیق محاسبه شود. در ابتدای امر باید دانست که حسابدار فروش چیست و چه بخش‌هایی دارد. جدا از این موارد، حسابدار یا مدیر شرکت باید بداند که از چه نرم‌افزاری برای انجام امور حسابداری کمک بگیرد و با طرز کار و ویژگی نرم‌افزار رتبط نیز آشنایی کافی داشته باشد تا بهترین نرم‌افزار ممکن را برای شرکت خود انتخاب کند. اگر به دنبال یک نرم افزار حسابداری فروش مطمئن هستید، خیالتان راحت! با نرمافزارهای حسابداری محک، حسابداری فروش ساده‌تر از همیشه شده است.
فهرست مطالب
حسابداری فروش چیست؟
حسابداری فروش نام نوعی از حسابداری در شرکت‌هایی است که به طور عمده با امور فروش زیاد سر و کار دارند. حسابدار فروش که در این واحد کار می‌کند، مسئول امور فروش و کارهای مربوط به آن است. حسابداری فروش در میان مهم‌ترین امور حسابداری قرار دارد، چرا که اطلاعات مهمی در اختیار مدیران و مسئولان شرکت قرار میدهد. جدا از این مورد، حسابداری فروش می‌تواند سود و ضرر مالی یک شرکت را در مدت زمانی خاص به‌طور واضح نشان دهد. به طور ساده‌تر حسابداری فروش در واقع فرآیندی است که در آن موضوعات مهمی مثل موجودی محصولات شرکت، عملیات فروش محصول یا بازگشت آن، دسته بندی‌ها، رویه‌های فروش و اسناد مربوط به فروش مطرح هستند.
ثبت سند فروش در حسابداری
ثبت سند حسابداری فروش یکی از ارکان مهم در این نوع از حسابداری است. این سند کاربردهای بسیاری در حسابداری امور مرتبط با فروش دارد. سند حسابداری فروش مجموعه‌ای از حساب‌های مختلفی است که می‌توانند در هر شرکت متفاوت باشند؛ اما به‌طور کلی می‌توان به حساب بدهکاران، حساب برگشت از فروش و تخفیفات، مالیات و عوارض ارزش افزوده و سود و درآمد اشاره کرد. امروزه نرمافزارهای فروش یا حسابداری مانند نرم افزارهای حسابداری محک قادر هستند این سند را به سادگی تولید کنند.
اسناد فروش و حسابداری فروش
برای آگاهی یافتن و تسلط بر واحد حسابداری فروش ابتدا باید فرآیندهای آن را به خوبی بشناسیم. در این بخش از مطلب این فرآیندها اشاره می‌کنیم و در مورد هر یک توضیح مختصری ارائه خواهیم داد.
درخواست فروش
اولین فرآیند و مرحله در فروش کالا، درخواست مشتری برای کالا است. در این مرحله واحد فروش درخواست مشتری را دریافت کرده و شرکت براساس آن برای تولید محصول برنامه‌ریزی انجام میدهد.
قرارداد فروش
یکی از فرآیندهای مهم فروش، تنظیم قرارداد فروش است. در واقع قرارداد فروش سندی است که شرکت فروشنده در آن متعهد می‌شود که کالا یا خدماتی با جزئیات مشخص را در اختیار مشتری قرار دهد. در قرارداد فروش باید اطلاعات مشخصی مانند موضوع قرارداد، مدت، قیمت و شرایط طرفین وجود داشته باشد.
برگشت از فروش
گاهی مواقع پیش می‌آید که مشتری از محصول ارائه شده رضایت کافی ندارد و آن را مرجوع می‌کند. در این صورت این عملیات باید در واحد حسابداری فروش حتما ثبت شود. البته شکرت می‌تواند با ارائه امتیاز یا دادن تخفیف به خریدار مشتری را از انجام این کار منصرف کند.
فاکتور فروش
فاکتور فروش سندی است که پس از فروش محصولات شرکت به مشتری صادر می‌شود. فاکتور فروش از این جهت که نشان‌دهنده درآمد یا سود شرکت از فروش محصول یا محصولات است، اهمیت زیادی دارد.
پیش فاکتور فروش
پیش فاکتور فروش پیش از فروش محصول به مشتری، صادر می‌شود و در واقع این خود مشتری است که از شرکت درخواست پیش فاکتور فروش می‌کند. پیش فاکتور فروش اطلاعات و جزئیات محصول شرکت را در اختیار مشتری قرار میدهد تا او بتواند در خرید محصول تصمیم‌گیری کند.
حسابدار فروش کیست؟
حسابدار فروش کسی است که در واحد حسابداری فروش مشغول به کار است و انجام تمامی کارهای مربوط به فروش و صدور اسناد گفته شده و غیره را بر عهده دارد. شرح مختصری از وظایف اصلی حسابدار فروش به صورت زیر است:
- ثبت و کنترل اسناد فروش محصولات شرکت
- ثبت و کنترل پیش فاکتورها و فاکتورهای فروش
- ثبت و کنترل فاکتورهای محصولات مرجوعی
- گزارش نویسی از میزان فروش محصولات، سود از فروش و غیره
- نظارت بر حساب‌های مختلف مشتریان و شرکت
- نگهداری و طبقه بندی اسناد و حساب‌ها
- هماهنگی با واحدهای مختلف از جمله واحد فروش، انبار و غیره
- ارتباط و همکاری با مدیران شرکت، واحد‌ها و متقاضیان
لازم به ذکر است که حسابدار فروش باید دارای سطح علمی بالایی در مباحث حسابداری باشد و بر موضوعات بازرگانی یا دیگر موارد مرتبط تسلط کافی داشته باشد از این رو آموزش حسابداری فروش یا به خدمت گرفتن یک حسابدار فروش متخصص که کار با نرم افزارهای استاندارد فروش مانند نرم افزارهای حسابدای شرکت محک را بدانید، کار حساسی به شمار می‌رود.
ثبت‌های حسابداری فروش
ثبت‌های حسابداری فروش یا فروش محصولات یکی از موضوعات مهم در حسابداری فروش است که واحد حسابداری فروش و حسابدار فروش باید از آن اگاه باشند. ثبت‌های حسابداری از ایجاد بی‌نظمی جلوگیری می‌کنند و به ما کمک می‌کنند تا در کار حسابداری و گزارش نویسی بهتر عمل کنیم.
هر ثبت حسابداری فروش یک محصول دو مرحله «فروش کالا» و «خروج کالا» را در خود دارد که عوامل مختلفی از جمله تخفیف، کرایه حمل محصول یا ارزش افزوده بر آنها تاثیر می‌گذارد.
به‌طور مثال اگر ارزش افزوده بر فروش کالا تاثیر بگذارد، قیمت محصول تفاوت پیدا کرده و ارزش افزوده باید هنگام فروش محصول از خریدار گرفته شود. موضوع تخفیف نیز از مسائل تاثیرگذار و مهم در حسابداری فروش است که در ادامه مطلب به آن می‌پردازیم.
تخفیف و انواع آن در حسابداری فروش
در حسابداری فروش تخفیف امتیازی است که از سوی تولیدکننده یا شرکت به مشتری داده می‌شود تا جذب خرید محصول شده یا اگر می‌خواهد محصول را مرجوع کند از کار خود منصرف شود. همانطور که تخفیف می‌دانید از قیمت واقعی یک محصول می‌کاهد. تخفیف انواع مختلفی دارد که به هر کدام را معرفی می‌کنیم.
تخفیف تجاری در فروش
تخفیف تجاری در فروش به دلایل مختلفی صورت می‌گیرد. مثلا شرکت برای جلب توجه مشتریان نسبت به محصولی خاص اعلام می‌کند که اگر مشتری به مقدار مشخصی خرید کند، تخفیف دریافت می‌کند. یا به‌طور به علت تغییر فصل، ارائه محصولی جدیدتر یا حتی تغییر شغل، کالایی را با قیمت کمتر به فروش می‌رساند.
تخفیف نقدی در فروش
اگر شرکتی محصولی را به صورت نسیه به مشتریان فروخته باشد و بخواهد پول یا بدهی خود را از خریداران محصول زودتر دریافت کند استراتژی تخفیف نقدی را اجرا می‌کند. در انجام این کار شرکت اعلام می‌کند که اگر خریداران محصول مورد نظر بدهی خود را زودتر از زمانی مشخص پرداخت کنند، تخفیف دریافت خواهند کرد.
تخفیف به علت وجود عیب در محصول
اگر شرکتی محصولی را بفروشد که مشکلی در آن وجود داشته باشد یا محصول به فروش رفته با محصول اصلی تطابق نداشته باشد، مشخص است که مشتری کالا را مرجوع خواهد کرد. زمانی که شرکت حاضر باشد تا مبلغی بابت مشکل محصول به مشتری بپردازد تا محصول مرجوع نشود، در واقع به مشتری تخفیف میدهد.
تخفیف توافقی در فروش
تخفیف توافقی یا تخفیف چانه زنی در واقع با توافق میان فروشنده و مشتری صورت می‌گیرد.
حسابداری فروش اقساطی
فروش اقساطی به زبان ساده به این معناست که تولیده‌کننده یا شرکتی محصول خود را با دریافت مبلغ پیش پرداخت در اختیار مشتری قرار دهد و در زمان‌های مشخص شده باقی مبلغ باقیمانده با به مرور از مشتری یا خریدار دریافت کند. در حسابداری فروش اقساطی سه روش وجود دارد که به شرح زیر هستند.
روش اقساطی: زمانی که نتوان میزان قابلیت وصول وجه نقد را برساس مبنایی درست برآورد کرد از این روش استفاده می‌شود.
روش تعهدی: حسابداری فروش اقساطی به روش تعهدی در واقع خوش‌بین بودن شرکت نسبت به مشتری یا خریدار است. اگر شرکت یا تولیدکننده محصول از پرداخت قسط‌ها توسط خریدار مطمئن باشد وخودش نیز تعهدی به خریدار نداشته باشد، از این روش استفاده می‌کند.
روش بازیافت بهای تمام شده: برخلاف روش تعهدی، این روش نگاهی بدبینانه نسبت به دریافت اقساط وشناسایی سود ناخالص دارد.
حسابداری فروش در شرکت‌های پخش
در حسابداری فروش شرکت‌های پخش، موضوعی به نام پخش مویرگی وجود دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم. پخش مویرگی در واقع رویه‌ای است که در آن یک محصول یا محصولات شرکت در شبکه‌ای گسترده پخش می‌شوند. گستردگی پخش اندازه‌های متفاوتی دارد و می‌تواند یک محدوده کوچک یا خیلی بزرگ باشد. پخش مویرگی در صنایع مختلفی نیز کاربرد دارد. پخش مویرگی به دو نوع تقسیم می‌شود که به هرکدام آنها جداگانه می‌پردازیم:
- پخش سرد: پخش سرد برای ارائه یا توزیع خدمات یا کالاهایی به کار می‌رود که در بلند مدت می‌توان از آنها استفاده کرد. یعنی محصولاتی که تاریخ انقضای طولانی مدت دارند یا اصلا تاریخ انقضا ندارند. در پخش سرد ویزیتور که شرکت ابتدا محصول را به متقاضی معرفی کرده و سپس فرآیند خرید صورت می‌گیرد. پخش سرد برای کالاهایی مانند لوازم بهداشتی و آرایشی یا دارو مناسب است.
- پخش گرم: همانطور که احتمالا حدس زده‌اید پخش گرم مناسب کالاهایی است که زمان انقضای محدودی داشته و نمی‌توان در بلند مدت از آنها استفاده کرد. در این حالت ویزیتور شرکت در هنگام معرفی محصول به متقاضی، محصول را به همراه دارد. این نوع پخش برای محصولاتی مانند مواد خوراکی که زود فاسد می‌شوند مناسب است.
پخش کالاها از طریق پخش مویرگی نیازمند هزینه اولیه زیاد است و تفاوتی نمی‌کند شرکت فروشنده بزرگ یا کوچک است. اما باید توجه داشت که پخش مویرگی در نهایت سود بیشتری را از آن شرکت‌های بزرگ‌تر می‌کند.
حسابداری فروش در شرکت‌های تولیدی
حسابداری در شرکت‌های تولیدی رویه‌ها و فرآیندهای متفاوتی نسبت به بقیه شرکت‌ها از جمله شرکت‌های پخش دارد. شرکت‌های تولیدی همانطور که از نامشان پیدا است شرکت‌هایی هستند که با استفاده از مواد اولیه و تجهیزات خود، کالا یا محصولی خاص تولید می‌کنند. دارایی‌ها یک شرکت تولیدی در حسابداری شرکت بسیار مهم هستند. این دارایی‌ها می‌توانند افراد، ذینفعان یا مواد اولیه باشند که همگی نقش مهمی ایفا می‌کنند. پس در حسابداری شرکت‌های تولیدی مهم است که ابتدا دارایی‌های شرکت را بشناسیم.
وجوه نقد که یکی از دارایی‌های شرکت به‌شمار می‌رود باید در حسابداری بسیار مورد توجه قرار بگیرد. وجوه نقد باید توسط حسابدار مدیریت شود تا بتوان در زمان مناسب به میزان مناسب از آن استفاده کرد. در غیر این صورت در دسترس نبودن نقدینگی می‌تواند برای شرکت دردسرساز باشد. واحد حسابداری این شرکت‌ها باید مطمئن شوند که اختلاس در شرکت صورت نمی‌گیرد. دیگر دارایی مهم شرکت موجودی محصولاتی است که تولید می‌کند. اگر شرکت تولیدی بیش اندازه محصول تولید کند، بدون شک ضرر خواهد کرد و به مرور سرمایه خود را از دست خواهد داد. در طرف دیگر اگر شرکتی به میزان کافی محصول تولید نکند در پاسخگویی به مشتری مشکل پیدا خواهد کرد و کم کم سهم خود را در بازار از دست خواهد داد. حسابداری شرکت باید در ایجاد تعادل در دارایی‌های شرکت نقش داشته باشد.
حسابداری هزینه‌ها
هزینه‌ها در شرکت‌های تولیدی انواع مختلفی دارند. هزینه‌ها به‌طور کلی به بخشهای زیر تقسیم می‌شوند:
- طبقه بندی زمانی: هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای
- طبقه‌بندی طبیعی: هزینه‌های ساخت و تجاری
- طبقه‌بندی در ارتباط با محصول: هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم
- طبقه‌بندی در ارتباط با حجم تولید: هزینه‌های ثابت، متغیر و نیمه متغیر
البته هزینه‌ها می‌توانند بسته به نوع فعالیت شرکت متفاوت باشند.
هزینه‌های تولیدی: هزینه‌هایی که به تولید مربوط هستند مثل برقی مصرفی برای تولید، دستمزد افراد، مواد هزینه تهیه مواد اولیه، حمل مواد یا خرید ماشین‌آلات و تجهیزات.
هزینه‌های غیرتولیدی: هزینه‌هایی هستند که پرداخت می‌شوند تا شرکت بتواند به فعالیت خود در بازار ادامه دهد. هزینه‌های توزیع و فروش یا تعمیر تجهیزات و ماشین آلات همگی از این قبیل هزینه‌ها می‌باشند.
محاسبه صورت‌های مالی سود و زیان شرکت تولیدی
واحد حسابداری یک شرکت تولیدی این محاسبات را به صورت زیر انجام میدهد:
مالیات – سود و زیان ویژه = سود و زیان بعد از کسر از مالیات
درآمدهای غیرعملیاتی+ هزینه های غیر عملیاتی- سود و زیان عملیاتی = سود و زیان ویژه خالص (قبل از کسر مالیات)
هزینه های عملیاتی- سود (زیان) ناویژه = سود و زیان عملیاتی
هزینه های بهره و وام – هزینه کارمزدهای بانکی- درآمدهای متفرقه + سود بهره بانکی = هزینه ها و درآمدهای غیرعملیاتی
هزینه های تعمیراتی + هزینه های اداری عملیاتی + هزینه های فروش = هزینه های عملیاتی
بهای تمام شده کالا فروش رفته- فروش خالص = سود (زیان) ناویژه
(تخفیفات نقدی فروش + برگشت از فروش و تخفیفات) – فروش = فروش خالص
موجودی پایان دوره کالا- بهای تمام شده کالا ساخته شده + خرید کالا+ موجودی کالا اول دوره = بهای تمام شده کالا فروش رفته کار در جریان پایان دوره- هزینه تولید+ کار در جریان اول دوره = بهای تمام شده کالا ساخته شده
تفاوت حسابداری خدمات با حسابداری فروش
برای درک تفاوت میان حسابداری خدمات و حسابداری فروش ابتدا باید تفاوت میان خدمت و محصول را درک کرد. خدمات یک شرکت به‌طورکیفی و نسبی اندازه‌گیری می‌شوند و نمی‌توان معیار اندازه‌گیری دقیقی برای آنها در نظر گرفت. از طرف دیگر ارائه خدمات از سوی کارکنان یک شرکت می‌تواند انواع مختلفی داشته باشد. نمی‌توان توقع داشت که خدمت رسانی از سوی کارکنان یک شرکت در تمامی ساعات کاری یا روزی‌های مختلف کاملا یکسان باشد.
اما در رابطه با محصول، این موضوع متفاوت است. محصولات یک شرکت می‌توانند به صورت یکپارچه تولید شده و معیارهای مختلفی برای سنجیدن و تعیین کیفیت آنها وجود دارد. یک شرکت خرید و فروش محصولات یا تولیدکننده، محصولی را برای فروش در انبار‌های خود دارد و حسابداری شرکت براساس فروش این محصولات صورت می‌گیرد. این محصولات نیز معمولا توسط فروشندگان دیگر به دست مشتری‌ها می‌رسد.
نرمافزارهای حسابداری مناسب برای فروش
استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب می‌تواند تاثیر بسزایی در رشد کسب و کار یک شرکت یا حتی فروشگاه داشته باشد. استفاده از این نرم‌افزارها این امکان را به حسابداران و صاحبان شرکت‌ها میدهد که از اشتباهات محاسباتی جلوگیری کنند و امور مالی شرکت را به خوبی مدیریت کنند و این روزها از نان شب واجب‌تر است.
ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری فروش
یکی از نکات مهم در این زمینه این است که از چه نوع نرم افزاری باید برای حسابداری فروش استفاده کنیم و چنین نرم افزاری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا نیازهای ما را پوشش دهد. در این بخش از مطلب ویژگی‌های اصلی یک نرم افزار مناسب برای حسابداری فروش را بررسی می‌کنیم.
سادگی؛ اصل اول
یک نرم‌افزار حسابداری فروش باید ساده باشد. با اینکه بهتر است در حسابداری شرکت از یک حسابدار متخصص استفاده کنیم اما ساده بودن یک نرم‌افزار به همه افراد اجازه میدهد تا امور حسابداری را انجام دهند.
امنیت بالا
از طرف دیگر یک نرم‌افزار حسابداری فروش باید از امنیت برخوردار باشد. اینکه صاحب یا حسابدار شرکت بتواند دسترسی به برنامه را محدود کند، ویژگی مهمی به شمار می‌رود.
شفافیت و عدم پیچیدگی
همانطور که اشاره شد نرمافزارهای حسابداری فروش باید به جلوگیری از بروز اشتباهات و خطاهای محاسباتی کمک کنند. اگر نرم‌افزار مورد استفاده شفافیت مالی کاملی داشته باشد از مزیت و کاربرد بالایی برخوردار است.
پشتیبانی مناسب
تیم توسعه یک نرم‌افزار حسابداری باید افرادی آگاه و مسلط به موضوعات حسابداری و تنظیمات نرم‌افزار داشته باشد. همچنین مهم است که در صورت بروز مشکلات یا نیاز به کمک تیم پشتیبانی نرم‌افزار بتواند در اسرع وقت پاسخگوی مشتریان باشد.
طرز کار و اجزای مختلف یک نرم افزار حسابداری فروش
آشنایی با اجزای مختلف یک نرم‌افزار حسابداری فروش در نهایت این امکان را به کاربر میدهد تا بهتر از آن استفاده کند و بنابراین پیش از کار با یک نرم افزار حسابداری بهتر است اجزای مختلف آن را بشناسید. هر چه اجزای یک نرم افزار حسابداری فروش بیشتر باشند، کاربردهای نرم افزار مربوطه نیز بیشتر خواهد بود و انعطاف مناسب را برای امور حسابداری خواهد داشت.
بیشتر شرکت‌های خرید فروش به یک حسابدار فروش نیاز دارند تا امور مختلف مالی را انجام داده و گزارش‌های مربوطه را به دست مدیران شرکت برساند. اما گاهی پیش می‌آید که این خود مدیران شرکت هستند که مسئولیت حسابداری را برعهده می‌گیرند. پس افرادی که از نرمافزارهای حسابداری استفاده می‌کنند یا خود حسابداران هستند یا مدیران شرکت‌ها.
هر دو این گروه‌ها باید با بخشهای مختلف نرمافزارهای حسابداری فروش که پیش‌تر معرفی شدند آشنا باشند تا بتوانند از قابلیت‌های گوناگون آنها در زمان مناسب استفاده کنند. اجزای اصلی یک نرم افزار حسابداری فروش عبارتند از:
سیستم مدیریت زمان و هزینه
این بخش در جمع‌آوری سریع پرداخت‌ها و انجام سریع‌تر کارها به حسابدار یا کاربر نرم‌افزار کمک می‌کند. همچنین از این قسمت می‌توان برای شناسایی پرداخت‌های با تأخیر نیز استفاده کرد.
فروش و فاکتوردهی
همانطور که از نام این بخش مشخص است، این قسمت از نرم‌افزار وظیفه صدور فاکتورهای فروش و محاسبه مبالغ پرداخت‌ها برعهده دارد. تمامی نرمافزارهای حسابداری از این قابلیت برخوردار بوده و برای فروش یا پرداخت فاکتور ارائه می‌دهند. این قسمت در نرم‌افزارها این اجازه را به کاربر می‌دهند تا عملیات فروش و فاکتوردهی را به صورت خودکار تنظیم کرده یا در آن تغییراتی ایجاد کنند. نرمافزارهای حسابداری فاکتورهای دقیقی را برای مشتریان صادر می‌کنند.
برآورد حقوق و دستمزد
این قسمت تمامی گزارش‌های مربوط حقوق کارکنان را در اختیار حسابدار یا مدیر قرار میدهد. همچنین از دیگر ویژگی‌های آن می‌توان به واریز حقوق کارکنان نیز اشاره کرد. اگر شرکتی تعداد زیادی کارمند داشته باشد، این قابلیت بسیار کاربردی خواهد بود.
سیستم مدیریت موجودی و انبار
سیستم مدیریت موجودی از اجزای اصلی هر نرم افزار حسابداری فروش است که آمار مربوط به موجودی کنونی را پس به روزرسانی آیتم‌هایی که به فروش رفته‌اند، ارائه میدهد.
امکانات حسابداری دقیق
قطعا “حسابداری” مهم‌ترین کاری است که یک نرم‌افزار حسابداری باید انجام دهد. وقتی می‌گوییم حسابداری یک نرم‌افزار حسابداری منظورمان این است که بتوان کارهایی مانند ثبت دارایی‌ها، حساب‌های قابل پرداخت و دریافت در نرم‌افزار انجام بگیرند. البته که یک نرم‌افزار حسابداری باید قادر به انجام عملیات‌های پیچیده‌تری باشد اما در حالت ساده، این حداقل کاری است که یک نرم‌افزار حسابداری برای ما انجام میدهد.
بودجه و پیش‌بینی
نرمافزارهای حسابداری قادر هستند تا عملیات‌های مالی شرکت را در دوره‌ای خاص محاسبه کنند و در تخمین بودجه کمک شایانی برسانند. این قسمت برای این موضوع که به مدیران اجازه میدهد تا برای فروش هدف‌گذاری کنند، حائز اهمیت است.
صندوق فروشگاهی، لازمه حسابداری فروش در فروشگاه‌ها
صندوق فروشگاهی یکی از اجزای لازم برای حسابداری فروش است. صندوق‌های فروشگاهی در بسیاری از فروشگاه‌ها دیده می‌شود. این صندوق‌ها به انجام امور کمک می‌کنند و به سرعت انجام آنها می‌افزایند. علاوه بر این موارد، صندوق‌های فروشگاهی از بروز خطا و اشتباهات جلوگیری می‌کنند و در ارائه خدمات به مشتریان عالی عمل می‌کنند.
صندوق‌های حسابداری به رایانه‌هایی متصل هستند که با برنامه‌های حسابداری کار می‌کنند. این رایانه‌ها اطلاعات فروش و سود فروش را به‌طور صحیح محاسبه کرده و در اختیار صاحبان فروشگاه قرار میدهد.
در این صندوق‌های فروشگاهی از دستگاه بارکدخوان میز استفاده می‌شود که سرعت کار را چند برابر می‌کنند. قطعا وجود این سرعت عمل در فرآیند خرید، کمتر وقت مشتری را گرفته و قطعا رضایت مشتری را در برخواهد داشت.
عدم وجود خطا در فرآیند محاسبه و فروش
مورد مهمی که پیش‌تر به آن اشاره کردیم، عدم بروز خطا و اشتباه در محاسبه مبلغ خرید مشتری است. محاسبه این مبلغ توسط یک فرد، نیازمند حساب کتاب دقیق است و احتمال اینکه در این محاسبه اشتباهی پیش بیاید کم نیست. اما صندوق فروشگاهی و دستگاه بارکدخوان از انجام اشتباه اجتناب کرده و محاسبات دقیق انجام خواهد داد.
عدم خطا در محاسبه قیمت برای مشتری در نهایت کاهش ضرر را هم در بر خواهد داشت. با محاسبه اشتباه فروشگاه ضرر خواهد کرد و از طرف دیگر اعتماد مشتری از دست خواهد رفت. با نبود اشتباه در محاسبه بازده و سود فروشگاه نیز افزایش خواهد یافت که به نفع صاحبان فروشگاه خواهد بود.
مدیریت همه فرآیندهای مالی و تحلیل نرخ بازده سرمایه
صندوق فروشگاهی این قابلیت را در اختیار صاحبان فروشگاه‌ها قرار میدهد که گزارش دقیقی از فروش خود داشته باشند. با استفاده از این صندوق‌ها می‌توان فهمید که چه مشتریانی از فروشگاه بیشتر خرید می‌کنند، چه محصولی بیشترین فروش را دارد و در نهایت بر روی چه اهدافی در فروشگاه باید تمرکز شود. با بدست آوردن این اطلاعات صاحبان این مشاغل خواهند توانست فروش و سود خود را بیشتر کنند و در شغل خود حرفه‌ای تر و موفق‌تر عمل کنند.
صندوق فروشگاهی چطور کار شما را ساده می‌کند؟
انجام چند کار مختلف در فروشگاه‌ها یا مشاغل دیگر می‌تواند سخت و دشوار باشد و به دلیل پیچیدگی کارها و عدم مدیریت مناسب آنها، ممکن است در نهایت شکست یا ضرر را در بر داشته باشد. در فروشگاه‌های بزرگ یا حتی کوچک، وجود صندوق فروشگاهی باعث خواهد شد تا بسیاری از کارهای حسابداری یا مدیریت به‌طور خودکار و بدون اشتباه انجام شوند و نیازی به نظارت دائم یک عامل انسانی نباشد. در ادامه تعدادی از کارهایی که صندوق‌های فروشگاهی به‌طور خودکار انجام می‌دهند، آمده است.
حسابداری فروش
این کار اولین چیزی است که توقع داریم که یک صندوق فروشگاهی قادر به انجام آن باشد. صندوق‌های فروشگاهی می‌توانند همه فرآیندهای پرداخت مالیات را محاسبه کرده و دیگر نیازی نیست که عامل انسانی برای حساب کتاب این موارد وقت صرف کند.
مدیریت لیست موجودی محصولات
صندوق‌های فروشگاهی لیست موجودی محصولات فروشگاه را به سادگی در اختیار کاربران قرار داده و نیازی نیست که چندین نفر مشغول انجام این کار باشند. همچنین این صندوق‌ها آمار فروش، مرجوعی‌ها و باقی گزارشات را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
آنالیز فروش
صندوق فروشگاهی اطلاعات مربوط به فروش را آنالیز کرده و آنها در اختیار صاحبان فروشگاه قرار داده تا برای کارهای خود در آینده تصمیم‌گیری کنند. این اطلاعات نشان خواهند که وضعیت فروش در مدت زمانی خاص به چه صورت بوده و فروشگاه در رقابت با سایر رقبا در چه وضعیتی قرار دارد. با استفاده از صندوق فروشگاهی می‌توان جداول، نمودارها و گزارشات فروش را بدست آورد.
در انتخاب صندوق فروشگاهی به چه مواردی دقت کنیم؟
پیش از انتخاب یک سیستم صندوق فروشگاهی مناسب بهتر است بدانید که باید چه انتظاراتی از آن داشته باشید. ما کار را برای شما آسان کرده‌ایم و برخی از این ویژگی‌ها را برای شما ذکر می‌کنیم.
استفاده از آن آسان باشد
استفاده از صندوق‌های فروشگاهی نباید کار سختی باشد و همه باید بتوانند به راحتی از آنها استفاده کنند. این دستگاه در بلندمدت نیز نباید مشکلی برای استفاده ایجاد کنند تا نیازی به تماس با پشتیبانی و درخواست کمک نباشد.
اتصال به یک نرم افزار حسابداری فروش مناسب
همانطور که پیش‌تر اشاره شد صندوق‌های فروشگاهی مجهز به نرمافزارهای حسابداری هستند که عملیات و فرآیندها در این زمینه را انجام می‌دهند. در خرید صندوق فروشگاهی باید مطمئن باشید که نرم‌افزار سیستم قابلیت‌ها و توانایی‌های موردنظر شما را داشته باشد. همچنین باید با توجه به گوناگونی این نرم‌افزارها باید توجه کرد که با توجه به کسب و کارتان چه نوع صندوق فروشگاهی مناسب‌تر است.
سخت‌افزار مناسب
انتخاب صندوق فروشگاهی باید با توجه به کسب و کار شما صورت بگیرد. اگر کسب و کار کوچک باشد، شاید دیگر نیازی به بارکدخوان، پایانه فروش یا تجهیزات دیگه نباشد و دستگاه‌های ساده‌تر کار مورد نظر شما را انجام دهند.
اتوماسیون
یکی از موارد مهمی که پیش‌تر هم به آن اشاره شد، انجام کارها و عملیات‌ها به صورت خودکار توسط صندوق فروشگاهی است. صندوق فروشگاهی باید قادر باشد که لیست موجودی محصولات را بروزرسانی کرده و ورود دستی اطلاعات را کاهش دهد.
پشتیبانی
صندوق‌های فروشگاهی نباید نیاز به آموزش خاصی داشته باشند تا همه افراد بتوانند از آنها به راحتی استفاده کنند. اما وجود پشتیبانی خوب که پاسخگویی مناسبی داشته باشد، امری ضروری است
بهترین نرم افزار حسابداری فروش کدام است؟
نرمافزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند. بعضی از آنها ممکن است بسیار پیچیده و تخصصی و بعضی دیگر ممکن است بسیار ساده باشند. این نرم‌افزارها قیمت‌های متفاوتی نیز دارند. اگر نرم‌افزاری قیمت بالاتری دارد، باید از امکانات بیشتر و پیچیده‌تری برخوردار باشد. بهترین نرم افزار حسابداری باید از ویژگی‌های گفته شده و حتی قابلیت‌هایی مازاد بر آنها برخوردار باشد و بتواند عملیات‌های مالی بسیاری را انجام دهد.
مهم است نرمافزارهای حسابداری فروش علاوه بر موارد گفته شده بتوانند قوانین حقوقی را نیز رعایت کنند. از این رو باید توجه داشت که نرم‌افزار حسابداری ایرانی و مطمئن خرید که براساس قواعد و قوانین حقوقی کشور عملیات‌های مالی و حسابداری را انجام دهد و از نرمافزارهای غیرمجاز و قفل شکسته که ممکن است همه اطلاعات شما را از بین ببرند، استفاده نکنید.
برنامه حسابداری محک، برنامه‌ای مناسب جهت استفاده در امور مختلف حسابداری فروش است. این برنامه از ویژگی‌های پیشرفته و گوناگونی برخوردار است که به کاربر اجازه میدهد تا امور بسیاری را انجام دهد. لازم به ذکر است که برنامه حسابداری محک از پشتیبانی خوبی نیز برخوردار می‌باشد و در نتیجه خیال مشتری از این بابت آسوده خواهد بود.
سخن آخر
در این مطلب از سایت محک تقریبا هر چیزی که درمورد حسابداری فروش حائز اهمیت بود را بیان کردیم. با توجه به موضوعاتی که در متن مقاله به آنها اشاره کردیم، حتما به اهمیت اجرای صحیح و اصولی حسابداری فروش و استفاده از نرمافزارهای تخصصی و مناسب برای انجام این کار پی برده‌اید.
حسابداری فروش می‌تواند به انواع مختلفی در شرکت‌های گوناگون، سایت‌های فروشگاهی و فروشگاه‌های کوچک و بزرگ فیزیکی در سطح شهر مورد نیاز باشد و شکی نیست که اجرای آن خیلی زود اثر خود را بر کسب و کار شما نشان میدهد. یافتن نرم‌افزار مناسبی که قادر به انجام محاسبات پیچیده امور حسابداری باشد کار سختی نیست و شما می‌توانید با استفاده از نرم افزارهای محک هر آنچه که از حسابداری فروش انتظار دارید را در یک پکیج کامل با پشتیبانی مناسب در اختیار داشته باشید. اگر یک نرم افزار حسابداری فروش دقیق و مطمئن داشته باشید، فقط به یک حسابدار مسلط و با تجربه نیاز خواهید داشت تا فرآیندهای مربوط به این نوع حسابداری را به طور کامل انجام دهید.
