فهرست مطالب
پلمپ دفاتر قانونی از کلیدی‌ترین اقدامات بعد از ثبت شرکت است. به طور کلی همه شرکت‌ها و اشخاص حقیقی گروه اول مشاغل (صاحبان کسب و کار) که موظف به پرداخت مالیات هستند، باید برای قانونی کردن تمامی فعالیت‌های مالی خود نسبت به پلمپ دفاتر قانونی اقدام کنند. در این مقاله از گروه نرم افزاری محک به بررسی مراحل پلمپ دفاتر قانونی، مهلت پلمپ دفاتر، دلایل رد پلمپ دفاتر قانونی مودیان مالیاتی و … می‌پردازیم.
دفاتر پلمپ چیست؟
دریافت دفاتر پلمپ از آن دسته اقداماتی است که هر شرکتی باید قبل از شروع سال مالی جدید نسبت به انجام آن اقدام کند. دفاتر پلمپ در دو شکل دفتر روزنامه و دفتر کل موجود می‌باشند و هر یک از این دفاتر برحسب میزان کارکرد شرکت 50 یا 100 یا 150 برگ خواهند بود. تمام صاحبان کسب و کار باید برای مشخص کردن میزان عملکرد مالی خود، دفاتر پلمپ شده را از مراجع قانونی دریافت کنند. اگر صاحبان کسب و کار در موعد مقرر دفاتر پلمپ را از مراجع مربوطه دریافت نکنند یا پس از دریافت برای پر کردن اصولی آن وقت نگذارند مشمول جریمه‌های مالیاتی سنگین و علی الراس مالیاتی می‌شوند. با استفاده از این دفاتر، فعالیت‌های اقتصادی افراد و شرکت‌ها زیر نظر گرفته می‌شود و شفافیت مالی شکل می‌گیرد. مراجع قانونی برای پلمپ دفاتر قانونی سندیت قائل شده و در صورت بروز اختلاف حساب به آن مراجعه می‌کنند.
نکته قابل توجه آن است که حتی اگر شرکتی هیچ گونه فعالیت مالی نداشته باشد هم باید برای اعلام میزان دارایی‌های خود نسبت به ارائه دفاتر پلمپ خالی و سفید نیز اقدام کند. حوزه دارایی موظف است دفاتر پلمپ مربوط به شرکت‌ها را به صورت تکمیل شده یا خالی دریافت کند.
انواع دفاتر قانونی حسابداری
دفاتر قانونی حسابداری به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند. دفاتر قانونی حسابداری رسمی، دفاتری هستند که باید به صورت اجباری توسط مدیران شرکت‌ها و حسابداران پر شوند. این دفاتر حسابداری رسمی نیز به دو دسته دفتر کل و دفتر روزنامه تقسیم می‌شوند. دفاتر قانونی حسابداری باید از طرف سازمان امور مالیاتی تأیید شده باشند و در ادارات ثبت و اسناد و همچنین دفاتر مشاغل اداره امور اقتصادی و دارایی، پلمپ گردیده باشند.
دفتر روزنامه چیست؟
برای ثبت تمام معاملات مالی، رویدادها، هزینه‌ها و سود زیان یک شرکت به صورت روزانه از دفتر روزنامه استفاده می‌شود. دفتر روزنامه از چند ستون شامل شماره سند حسابداری، تاریخ وقوع رویداد، شرح معاملات، مبلغ بدهکار و بستانکار تشکیل شده است و تمام رویدادهای مالی در این دفتر ثبت و ضبط می‌شوند.
در ستون شرح معاملات دفتر روزنامه باید خلاصه‌ای از رویداد، نام بدهکار و بستانکار نوشته شود. ثبت تمامی وقایع حسابداری در دفتر روزنامه با رعایت ترتیب وقوع ضروری است. حسابداران برای تهیه صورت‌های مالی از دفتر رسمی روزنامه استفاده می‌کنند.
انواع دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه خود نیز به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- دفتر روزنامه عمومی
- دفتر روزنامه خصوصی
برای برخی از کسب و کارها که فعالیت عظیم و گسترده‌ای دارند، هر دو نوع دفتر روزنامه کاربرد دارد. برای ثبت فعالیت‌های خاص مالی از دفتر روزنامه خصوصی و برای ثبت کلیه معاملات و رویدادهای مالی از دفتر روزنامه عمومی استفاده می‌شود.
دفتر کل چیست؟
اطلاعات مالی به صورت کاملاً طبقه‌بندی‌شده و تفکیک شده در دفتر کل ثبت می‌شوند. همان‌طور که می‌دانید بعضی از رویدادهای مالی به خاطر نوع ساختاری که دارند به راحتی از دفتر روزنامه استخراج نمی‌شوند، اینجاست که دفتر کل روی کار می‌آید. در دفتر کل برای هر کدام از حساب‌های مالی، صفحاتی جداگانه در نظر گرفته می‌شود و تمامی وقایع مالی با تفکیک و جزئیات به ترتیب تاریخ وقوع در این صفحه ثبت می‌شوند.
دفتر کل یکی از مهم‌ترین دفاتر رسمی حسابداری در هر مؤسسه و شرکت است. با انتقال کلیه معاملات مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل و تفکیک و طبقه بندی منظم آنها می‌توان به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کرد. انتقال اطلاعات مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل با صلاحدید حسابدار مؤسسه اتفاق می‌افتد. برخی از حسابداران در اواخر هر هفته و برخی دیگر اواخر هر ماه این انتقال داده‌ها و اطلاعات را انجام می‌دهند. دفتر کل در مانده گیری نیز کاربرد دارد. شما به راحتی می‌توانید با کسر تمام موارد بدهکار و بستانکار از هم مانده گیری کنید.
دفاتر پلمپ چه کاربردی دارند؟
دفاتر پلمپ شده با دو هدف از اخذ می‌گردند:
- دریافت کارت بازرگانی
هر شرکتی که در زمینه واردات و صادرات فعالیت می‌کند باید برای ادامه فعالیتش کارت بازرگانی داشته باشد. با توجه به اهمیت این مسئله، کلیه شرکت‌های فعال در این حوزه باید برای دریافت دفاتر پلمپ شده اقدام کنند.
- ارائه اظهارنامه مالیاتی
دفاتر رسمی باید برای ارائه به اداره مالیات و تهیه اظهار نامه مالیاتی پلمپ شوند. اگر شرکتی از عمد و یا غیر عمد مراحل پلمپ دفاتر قانونی را طی نکند، جریمه خواهد شد.
- جلوگیری از اختلاف حساب با ثبت حساب‌های مالی
- ایجاد شفافیت مالی و تهیه اظهارنامه مالیاتی
- قابلیت استناد به دفاتر پلمپ در هنگام بروز اختلاف حساب
چه کسانی باید دفاتر خود را پلمپ کنند؟
هر فردی که فعالیت اقتصادی انجام می‌دهد نباید دفاتر پلمپ شده را دریافت کند. به طور کلی کلیه شرکت‌ها، مؤسسات غیر تجاری و صاحبان اصناف و اشخاص حقیقی که موظف به تسلیم اظهارنامه مالیاتی هستند باید سالانه درخواست دفتر پلمپ بدهند.
فرقی ندارد که شرکت فعالیت دارد یا ندارد، در هر صورت باید در مهلت تعیین شده درخواست پلمپ بدهد. یعنی اگر شرکتی بدون فعالیت باشد هم باید دفاتر پلمپ شده سفید خود را به اداره مالیات تحویل دهد.
مهلت پلمپ دفاتر تا چه زمانی است؟
تکمیل سالانه دفاتر پلمپ شده و ارائه آن به اداره مالیات برای تمامی صاحبان مشاغل مشمول مالیات ضروری است. شما در طی یک سال فرصت دارید تا دفاتر قانونی پلمپ شده را دریافت و پر کنید. برای مثال شما به عنوان شخص حقیقی می‌توانید دفاتر پلمپ شده سال 1401 را از فروردین تا اسفند ماه 1401 دریافت کنید.
دانستن دو نکته زیر ضروری است:
- دفاتر پلمپ شده سال بعد را نیز می‌توانید در سال جاری دریافت کنید. مثلاً امکان دریافت دفاتر پلمپ شده سال 1402 در سال 1401 نیز وجود دارد.
- بهتر است قبل از نزدیک شدن به ماه‌های پایانی سال نسبت به دریافت دفاتر پلمپ شده اقدام کنید. دلیل این پیشنهاد نیز آن است که در ماه‌های پایانی سال سامانه مربوطه شلوغ می‌شود. پس برای جلوگیری از دردسرهای مالیاتی در ماه‌های اولیه سال دفاتر پلمپ شده را تهیه کرده و به طور منظم آن را پر کنید.
آخرین مهلت پلمپ دفاتر قانونی
اسفند ماه هر سال آخرین مهلت پلمپ دفاتر قانونی است. اما به پیشنهاد گروه نرم افزاری محک، به دلیل شلوغی سامانه ثبت اسناد این کار را برای ماه‌های آخر سال نگذارید. شما می‌توانید در اسفند ماه هم‌زمان برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال بعد نیز اقدام کنید.
برای پلمب دفاتر قانونی چه مدارکی لازم است؟
مدارک مورد نیاز برای ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی توسط اشخاص حقوقی و حقیقی متفاوت است. در ادامه به بررسی هر کدام می‌پردازیم:
مدارک اشخاص حقوقی جهت اخذ پلمپ قانونی دفاتر :
● کپی کارت ملی مدیر عامل شرکت
● اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی دریافت شده از سامانه ثبت اسناد و املاک کشور (اظهارنامه مالیاتی باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)
● کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت (در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
● اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)
مدارک اشخاص حقیقی جهت اخذ پلمپ قانونی دفاتر:
● کپی کارت ملی
● کپی شناسنامه
● اصل اظهارنامه دریافت شده از سامانه
● فرم تکمیل شده اظهارنامه
پلمپ دفاتر سال‌های گذشته چگونه است؟
همان‌طور که گفتیم برای پلمپ دفاتر قانونی یک سال مهلت دارید و باید در پایان سال مالی دفتر پلمپ شده قانونی خود را به اداره مالیاتی تحویل دهید. اگر فردی پلمپ دفاتر قانونی خود در سال مالی جاری انجام ندهد، متأسفانه امکان پلمپ دفتر حسابداری سال‌های گذشته وجود ندارد. برای مثال امکان پلمپ دفاتر قانونی سال 1400 در سال 1401 وجود ندارد و شخص حقیقی مشمول جریمه می‌شود.
پلمپ نکردن دفاتر چه مشکلاتی در پی دارد؟
همان‌طور که گفتیم پلمپ دفاتر قانونی روزنامه و کل از نظر سازمان امور مالیات اجباری است. عدم درخواست دفاتر پلمپ شده و پر کردن آن در زمان مقرر می‌تواند شرکت شما را با مشکلاتی نظیر مشکلات زیر روبرو کند:
● فعالیت شرکت غیرقانونی شناخته خواهد شد .
● با پلمب نکردن دفاتر در زمان مقرر جریمه‌های مالیاتی سنگین برای شرکت شما در نظر گرفته خواهد شد.
● برای اینکه معافیت‌های مالیاتی و تشویق های مالیاتی مشمول شخص حقیقی شود، باید دفاتر پلمپ شده شرکت به سازمان امور مالیاتی کشور ارائه شود. پلمپ نکردن دفاتر قانونی باعث محرومیت از معافیت‌های مالیاتی می‌شود.
● بدون پلمپ دفاتر قانونی، امکان تهیه اظهارنامه مالیاتی وجود ندارد.
● بدون پلمپ دفاتر قانونی امکان دریافت کارت بازرگانی برای اشخاص حقیقی و حقوقی نیز وجود ندارد.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
برای دریافت پلمپ دفاتر قانونی طی کردن مراحل زیر برای صاحبان مشمول مالیات ضروری است:
- مراجعه به سایت سازمان اسناد و املاک کشور
- انتخاب بخش پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
- ثبت اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر (حقیقی یا حقوقی)
- ثبت اطلاعات تکمیل‌کننده اظهارنامه پلمپ
- ثبت اطلاعات هیات مدیره شرکت یا مؤسسه
- ثبت سمت اعضای هیات مدیره شرکت یا مؤسسه
- ثبت دفتر مورد تقاضا (دفتر کل و یا دفتر روزنامه)
- تابید صحت اطلاعات
- ارسال مدارک
مدارک لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر چیست؟
طبق مقررات جهت دریافت پلمپ دفاتر قانونی، مدارکی زیر مورد نیاز است:
- مدارک شناسایی مدیرعامل شرکت
- کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده ” در دفترخانه اسناد رسمی یا توسط وکیل مؤسسه” تمامی اعضای شرکت
- تهیه و تنظیم اظهارنامه پلمپ
- انتخاب دفاتر
- اسکن روزنامه رسمی تأسیس
- اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات
- مهر شرکت
- نشانی دقیق شرکت
- کد پستی شرکت
در مرحله آخر و پس از پذیرش نهایی، ارسال چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ و چاپ اظهارنامه پلمب دفتر تجاری و سایر مدارک پیش‌گفته به سازمان ضروری است.
فرم گواهی پلمپ دفاتر چیست؟
برای تأیید پلمپ دفاتر و ارائه مدرکی مبنی بر انجام مراحل پلمپ دفاتر قانونی، باید فرم زیر را تکمیل کرده و به دست شرکت‌ها و مؤسسات برسانید .
دلایل رد پلمپ دفاتر قانونی مودیان مالیاتی چیست؟
رد پلمپ دفاتر قانونی مودیان مالیاتی زمانی اتفاق می‌افتد که یکی از موارد زیر پیش آمده باشد:
- استفاده از دفاتر سال‌های قبل برای سال مالی جاری
- ثبت هرگونه اطلاعات حسابداری غیرواقعی
- ثبت نکردن فعالیت‌های مربوط به شعبه‌های مختلف شرکت
- در صورت فعال بودن شرکت، صفحات دفاتر بیش از حد سفید مانده باشند.
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفتر
- تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات دفتر
- در صورتی که دفاتر از پلمپ خارج و یک یا چند برگ آن کنده شده باشد.
عواقب و جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
اگر مودیان مالیاتی در زمان مقرر شده در طول یک سال مالی، دفاتر قانونی خود را دریافت و پر نکنند مشمول جریمه خواهند شد. جریمه عدم ارائه دفاتر پلمپ شده 20 درصد مالیات است. البته این درصد جریمه می‌تواند سالانه تغییر کند.
مدت نگهداری دفاتر قانونی چقدر است؟
بر طبق قوانین بهتر است شرکت‌ها دفاتر حسابداری قانونی خود را تا ده سال پس از ارائه آن به سازمان امور مالیاتی نگهداری کنند. این قانون درباره شرکت‌های منحل شده نیز صدق می‌کند.
مدیریت دفاتر حسابداری با نرم افزار حسابداری محک
با توجه به مطالب ذکر شده، دریافتیم که یکی از مهم‌ترین کارها برای حسابدار هر شرکتی، نوشتن و پلمپ دفاتر قانونی حسابداری در موعد مقرر است. حسابدار موظف است به صورت روزانه کلیه رویدادهای مالی را در دفاتر حسابداری ثبت کند. امروزه نیز با پیشرفت علم و دانش بشر انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری روی کار آمده است که کار را برای انواع شرکت راحت کرده است. نرم افزار حسابداری محک بهترین گزینه برای ساماندهی به امور مالی شرکتتان است.
