حساب معین نوعی گزارش حسابداری درون سازمانی است که برای ارائه که به مدیر و مسئولان یک سازمان تهیه می‌شود. همان‌طور که می‌دانید علم حسابداری در دو شاخهٔ درون سازمانی و بیرون سازمانی به ارائه گزارش‌ها مالی می‌پردازد. در واقع حساب معین، گزارشی از ریز حساب‌های درون سازمانی است که توسط حسابدار تهیه و به افراد درون سازمان تحویل داده می‌شود و تنها تفاوت آن با گزارشات برون سازمانی همین جزئیات است.
فهرست مطالب
حال اگر گزارشی جزئی‌تر از حساب معین تهیه شود، به آن حساب تفضیلی می‌گویند. در ادامه این مقاله از گروه نرم افزاری محک به بررسی کاربردها، ویژگی‌ها و انواع حساب معین می‌پردازیم.
طبقه بندی حساب‌ها در حسابداری
داشتن سیستم کدینگ در حسابداری باعث می‌شود رویه ثابتی در ثبت حساب‌ها به کار گرفته شود. به این ترتیب گزارش‌های دقیق‌تری برای تحلیل و مطابقت با طرح تجاری ارائه شده و خطای انسانی در ثبت حساب‌ها هم کاهش می‌یابند. در ادامه به توضیح کوتاه درباره طبقه بندی حساب‌ها در حسابداری می‌پردازیم:
- حساب کل
در طبقه‌بندی حساب‌ها در حسابداری، حساب کل یکی از مهم¬ترین بخش‌هاست. همان‌طور که از اسم آن مشخص است، یک دسته بندی کلی در حساب‌ها شکل می‌گیرد. به این صورت که حساب‌ها در دسته‌های هزینه، درآمد و… قرار می‌گیرند.
این اطلاعات قابل استفاده برای افراد نیست و نمی‌توان آن را مورد استناد قرار داد زیرا ابهام زیادی دارد مثلاً وقتی صحبت از درآمد می‌شود اینکه صرفاً بگوییم درآمدی به مبلغ آن‌قدر تومان داشتیم کافی نیست. لازم است در صورت‌های مالی مشخص باشد که این درآمد از کجا آمده است؟ نقدی است یا غیرنقدی؟ و … تا از آن در گزارشات استفاده کرد. پس حساب کل به تنهایی برای گزارش دهی کافی نمی‌باشد. این حساب باید در دفاتر قانونی که به دفتر کل معروف است ثبت گردد؛ بنابراین باید اطلاعات به نحوی دسته بندی و ثبت شوند که بتواند پاسخگوی اداره مالیات باشد.
- حساب معین
یکی دیگر از طبقه‌بندی حساب‌ها در حسابداری چند سطحی حساب‌های معین است. همان‌طور که از نام حساب کل برمی آید، موارد درج شده در آن بسیار کلی برآورد می‌شوند. حساب معین برای مشخص کردن جزئیات و شرح دادن حساب کل ایجاد شده است. به‌عنوان‌مثال اگر در دفتر کل به موجودی نقدی اشاره شده است، ما در حساب معین متوجه می‌شویم که شامل تنخواه و صندوق است. اهمیت حساب معین کمتر از حساب کل نمی‌باشد زیرا به نوعی به عنوان حل‌المسائل دفتر کل به حساب می‌آید و به پیگیری‌ها کمک بسزایی می‌کند.
همان‌طور که گفتیم، حساب معین برای ارائه گزارش به اعضای درون سازمان کاربرد دارد. برای همه حساب‌های کل، حساب معین وجود دارد که به نوعی شرح حساب کل است. مثلاً اگر مدیر شرکت، گزارش درآمد شرکت را درخواست کند، معلوم است که کل درآمد چه مقدار است اما اگر ترجیح دهد از جزئیات بیشتری اطلاع پیدا کند. در این هنگام حساب معین به کمک حسابدار می‌آید.
- حساب تفضیلی
یکی از کاربردی و مهم‌ترین دسته بندی حساب‌ها در حسابداری چند سطحی، حساب تفضیلی است. این دسته از حساب‌ها در واقع زیرگروه حساب معین هستند. حساب معین به عنوان کلیدی برای درک بهتر حساب کل به کار می‌آید. در صورتی که باز هم قابل فهم و روشن نباشد، از حساب تفضیلی جهت توضیح جزئیات حساب معین استفاده می¬شود. به عنوان مثال در دفتر کل عنوان حساب موجودی نقد و بانک ذکر شده، حساب معین آن بانک محسوب می‌شود و در حساب تفضیلی به نام بانک اشاره می‌شود. حساب تفضیلی می¬تواند به یک حساب معین متصل باشد. لازم به ذکر است در سیستم حسابداری سنتی که در دفاتر ثبت می‌شود تا حساب معین بیشتر تعریف نشده است. در نرم افزار حسابداری محک علاوه بر حساب کل و معین، حساب تفضیلی نیز تعریف شده است و می‌توان مراکز هزینه‌ها را نیز به عنوان سطح چهارم در نظر گرفت.
دفتر حسابداری معین چیست؟
دفتر حسابداری معین، به عنوان دفتر کمکی برای ثبت و نگهداری جزئیات حسابی از دفتر کل مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عنوان مثال ممکن است شرکت مراودات مالی زیادی را با شرح‌های مختلف، با بستانکاران یا بدهکاران خود داشته باشد. ثبت تمام جزئیات در دفتر کل امکان‌پذیر نیست. چرا که هدف از ایجاد آن بررسی و نگهداری اطلاعات کلی است. به همین دلیل حسابداران از دفتری ثانویه برای نگهداری اطلاعات مالی مربوط به اشخاص حقیقی یا حقوقی که تراکنش‌های مالی بالایی با شرکت دارند ایجاد می‌کنند.
نحوه نوشتن دفتر معین
نحوه نوشتن دفتر معین یا عبارتی ثبت حساب معین در دفتر مخصوص به خود توسط حسابدار یک سازمان کار سختی نخواهد بود. کافی است هنگام ثبت آن نکات زیر را در نظر بگیرد :
- یک صفحه جداگانه برای ثبت هر حساب در دفتر معین در نظر بگیرید.
- در انتهای صفحه و سمت چپ، ستونی برای ثبت تاریخ، توضیحات و شماره مجله ایجاد کنید .
- تمام اعتبارات و بدهی‌های مربوط به یکدیگر را در یک سمت جمع‌آوری کنید .
- برای محاسبه میزان درآمد و بدهی از بخش موجودی پول استفاده کنید .
- برای هر کدام از حساب‌ها در پایین صفحه اطلاعاتی مانند بدهی‌ها و اعتبارات را جمع کنید.
انواع حساب معین در حسابداری
از انواع حساب معین می‌توان به دارایی جاری، حساب معین دارایی ثابت، حساب معین دارایی‌های نامشهود، حساب معین بدهی‌ها، و حساب معین بدهی‌های بلند مدت در حسابداری اشاره کرد.
حساب معین دارایی جاری چیست؟
حساب معین دارایی‌های جاری به عبارتی همان وجه نقد یا وجه ای با قابلیت نقدشوندگی در طول یک سال مالی است و به بخش‌های مختلفی نظیر صندوق، بانک، تنخواه گردان، اسناد دریافتنی، حساب‌های دریافتنی، پیش پرداخت‌ها و موجودی کالا تقسیم بندی می‌شود:
- صندوق : به وجه نقد موجود در یک شرکت صندوق می‌گویند.
- بانک : بانک‌هایی که یک سازمان یا شرکت در آنها حساب دارد.
- تنخواه گردان : به میزان هزینه‌ای که یک سازمان برای پرداخت قبوض، هزینه‌های پذیرایی و غیره در اختیار فردی قرار می‌دهد، تنخواه گردان می‌گویند.
- اسناد دریافتنی : شامل چک‌های دریافتی از دیگران می‌شود .
- حساب‌های دریافتنی : طلب یک مجموعه یا شرکت از سایرین است که برای آن سندی یا چکی دریافت نکرده است.
- پیش پرداخت‌ها : مبلغی است که برای دریافت کالا یا خدماتی در آینده به کسی یا سازمانی پرداخت می‌شود. برای مثال در پیش فروش خودرو، پولی پرداخت می‌شود با ضمانت اینکه در آینده پس از تسویه کامل، خودرو در اختیار خریدار قرار داده شود.
- موجودی کالا : به قصد فروش در انبار کالاهایی نگهداری می‌شود که به آن موجودی کالا می‌گویند.
حساب معین دارایی ثابت چیست؟
حساب معین دارایی ثابت شامل موارد زیر می‌شود:
- زمین: قطعات از زمین که یک شرکت یا سازمان آن را خریده باشد.
- ساختمان: انواع ساختمان مجموعه یا شرکت آنها را خرید باشد .
- ماشین آلات: ماشین‌هایی که برای برآورده کردن اهداف شرکت در خط تولید خریداری شده‌اند. ماشین‌هایی مانند دستگاه پرس، ماشین چاپ و …
- وسایل نقلیه: اتومبیل‌هایی که برای استفاده یک شرکت یا سازمان خریداری شده‌اند.
حساب معین دارایی‌های نامشهود چیست؟
علاوه بر دارایی‌های ثابت، انواعی از دارایی‌ها هم هستند که نامشهود و غیر دیدنی و ناملموس‌اند. حساب‌های سرقفلی، حق الامتیازها، حق الاختراع، حق الاکتشاف، برندها و نرم افزارها در دسته دارایی‌های نامشهود قرار می‌گیرند .
حساب معین بدهی‌ها چیست؟
حساب‌های معین بدهی در دو دسته اصلی بدهی جاری و بدهی بلند مدت جای می‌گیرند. از انواع بدهی‌های جاری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حساب‌های پرداختنی (بستانکاران)
- اسناد پرداختنی
- پیش دریافت‌ها
- جاری شرکا
- ذخائر
حساب معین بدهی‌های بلند مدت چیست؟
به آن دسته از بدهی‌ها که برای پرداخت آنها به بیش از یک دوره مالی زمان احتیاج است، حساب معین بدهی‌های بلند مدت گفته می‌شود و به بخش وام‌های پرداختنی بلند مدت و اسناد پرداختنی بلند مدت تقسیم می‌شود.
از ویژگی‌های حساب معین در نرم افزار حسابداری چه می‌دانید؟
از ویژگی‌های مطرح حساب معین در انواع نرم افزار حسابداری می‌توان به «کنترل ماهیت طی دوره» ، «تفضیلی پذیر» ، «ویژگی ارزی» ، «تسعیر پذیری » و «پیگیری» اشاره کرد که در ادامه به بررسی دقیق‌تر هر کدام می‌پردازیم:
- ویژگی «کنترل ماهیت طی دوره »:
کنترل ماهیت حساب‌ها و ثبت بستانکار یا بدهکار بودن آنها از مهم‌ترین دغدغه‌های حسابداران است. اگر ماهیت حساب‌ها به درستی مشخص شود، اصلاح آنها هم کار آسانی خواهد بود. در نرم افزار حسابداری محک، امکان فعال سازی «کنترل ماهیت طی دوره » برای هر حساب معین فراهم است.
در واقع سیستم حسابداری، در زمان تبدیل وضعیت اسناد موقت به اسناد دائمی کنترل ماهیت حساب‌ها را انجام می‌دهد و در صورت وجود مغایرت، آنها را به صورت یک لیست گزارش می‌دهد. لازم به ذکر است که اگر حساب معین در گردش قرار بگیرد، قابلیت تغییر این ویژگی وجود دارد.
- ویژگی «تفضیلی پذیر »:
هنگام ثبت یک سند در حسابداری، برخی از حساب‌های معین باید همراه با جزئیات بیشتری در نرم افزار یا دفاتر معین ثبت شوند. مثلاً وقتی می‌خواهیم یک حساب دریافتنی را ثبت کنیم، باید بدانیم از چه شخص یا شرکتی طلبکار هستیم و یا در هنگام ثبت هزینه ایاب و ذهاب، ذکر مرکز هزینه از اهمیت بالایی برخوردار است. در نرم افزار حسابداری محک، امکان فعال سازی ویژگی «تفضیلی پذیر » برای هر حساب معین فراهم است. در واقع شما به عنوان صاحب یک کسب و کار می‌توانید بعد از استفاده از حساب معین، تفضیل مرتبط با آن را در انواع «تفضیل مرکز هزینه»، «تفضیل طرف حساب» (اشخاص حقیقی و حقوقی) ، «تفضیل قراردادهای پیمانکاری»، «تفضیل حساب‌های بانکی»، «تفضیل صندوق» و «تفضیل سایر» مشخص کنید.
این ویژگی باید قبل از به گردش درآمدن حساب معین مشخص شود و امکان تغییر آن بعد از گردش دار شدن وجود ندارد.
- ویژگی «ارزی » :
همان‌طور که می‌دانید، عملیات مالی در بعضی از شرکت‌ها به‌صورت ارزی انجام می‌شود. طبق قوانین، هنگام ثبت سند حسابداری علاوه بر اطلاعات ریالی، مشخص کردن نوع، مقدار و تعداد ارز بکار برده شده ضروری است. حال برای ثبت هر کدام عملیات‌های ارزی، باید افزونه چند ارزی روی نرم افزار حسابداری نصب باشد. به این ترتیب با فعال سازی ویژگی ارزی برای هر حساب معین می‌توان به نوع ارز، مقدار و تعداد آن پی برد. این ویژگی به تفکیک حساب‌ها هنگام گزارش گیری کمک می‌کند و باید قبل از به گردش درآمدن حساب معین فعال شود.
- ویژگی «تسعیر پذیری »:
بر اساس استانداردهای حسابداری، هر حساب ارزی ممکن است مانده ریالی داشته باشد. برای نمایش مانده حساب صحیح در گزارشات و صورت‌های مالی، این حساب‌های ارزی باید مجدداً با نرخ روز محاسبه و مانده ریالی حساب‌ها به روز شود. به این فرایند تسعیر ارز می‌گویند. حال تکلیف مابه‌التفاوتی که از تسعیر ارز به دست می‌آید چه می‌شود؟ این مقدار ریالی به سود و زیان ناشی از تسعیر ارز منتقل می‌شود. با فعال سازی ویژگی «تسعیر پذیری » برای حساب‌های معین، می‌توان عملیات تسعیر را روی آخرین نرخی که در سیستم حسابداری وجود دارد پیاده سازی کرد. فراموش نشود که این ویژگی باید قبل از گردش دار شدن حساب معین فعال شود.
- ویژگی «پیگیری» :
معمولاً حسابداران، هنگام ثبت سند حسابداری، برای هر ردیف حساب معین، تاریخ و یا شماره‌هایی نظیر تاریخ سر رسید چک، تاریخ صورت‌حساب، تاریخ قرارداد و … درج می‌کنند تا در زمان لازم از آنها استفاده کنند. امکان فعال سازی ویژگی «پیگیری» تحت عنوان تاریخ پیگیری و شماره پیگیری برای حساب معین در انواع نرم افزار حسابداری وجود دارد.
سخن نهایی
رعایت اصول حسابداری، امری حیاتی برای تضمین سلامت مالی و رشد کسب و کار شماست. تا به اینجا دریافتیم که حسابداری چند سطحی و طبقه بندی حساب‌ها نیز به روشن سازی اطلاعات جزئی‌تر مانند مشخصات اشخاص و نوع ارتباط مالی آنها با واحد تجاری کمک می‌کنند و برای ارائه گزارش به اعضای درون سازمان بکار برده می‌شوند. حساب معین به نوعی شرح حساب کل است. شما می‌توانید با نرم افزار حسابداری محک انواع حساب‌های کل، معین، تفضیلی خود را به راحتی ثبت و مدیریت کنید.
منبع : learn.financestrategists
